pas à pas parcours de formation MAJ mars 22
delphine.blondel
Created on March 9, 2022
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LE PROCESSUS DE FORMATION
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VALIDATION DU PROJET
VALIDATION DU PROJET
SAISIE DE L'EFO
RECHERCHE / POSITIONNEMENT FORMATION
FINANCEMENT
REMUNERATION
AIDES
ACCELER' EMPLOI
EMBAUCHE
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VERIFICATION
DU PLAN
DE FORMATION
ENTREE EN FORMATION
CONCLUSION D'ENTRETIEN
ET JALON
Gestion du parcours de formation : rôle et mission du conseiller
Rouen Aubette mars 2021 Delphine-Fanny-Maria
Menu type d'alerte
youpi j'ai mon diplôme !
Sommaire des alertes
Alerte AIS Individu à recalculer ou Anomalie calcul à lever
Alerte AIS DE radié
Alerte AIS Organisme de formation inconnu
Alerte AIS Convention à traiter
AES "papier"
Alerte AIS Plan à traiter
Alerte AIS financement absent
Alerte AIS DE à traiter
Alerte projet
La boîte à outils
Les conclusions d'entretien
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AES "papier" sur A&P activité et pilotage
VALIDATION DU PROJET
lien BUDI guide conseiller : co-construire un parcours de formation
lien "mes services PE : choisir un métier
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Y A-T-IL UN EFO ?
Quand un DE parle de formation, il faut saisir un EFO à "O" souhaité
Si le projet est validé,
- passer l'EFO de "O" souhaité et "C" conseillé
ou
- saisir l'EFO directement à "C" si pas existant auparavant
- saisir l'objectif de l'action (certification, professionalisation, remise à niveau...)
- saisir l'origine de la prescription (PE, ML, DE...)
- saisir le consentement à la mobilisation du CPF...
Quand retour sur EFO après que le DE a été postionné sur une action de formation,
- vérifier que le formacode correspond à celui de l'action de formation sur le Carif Oref
- vérifier que l'objectif est cohérent ( par exemple "D" pour toutes les formations "savoirs") et qu'il est identique à l'action de formation
Pensez à supprimer les EFO en doublon ou "anciens" ou qui ne sont plus d'actualité
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1- Rechercher ou confirmer le choix de formation sur AUDEF à partir de l'EFO
Dans l'onglet "réservation" de la session, postionner le DE sur une RIC ou sur les rendez-vous sur inscription
2- Le DE peut aussi se postionner de lui-même sur une formaation via TMF ou MF notamment pour la FOAD ou sur l'appli CPF s'il souhaite bénéficier d'une formaton via son CPF
3- Le DE peut être positionné via l'OF sur KAIROS dans le cas d'un contact direct après avoir réussi les tests de sélection
LA RECHERCHE DE FORMATION
lien vers site carif oref Région "trouver ma formation"
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Procéder à l'ingénierie financière : mobilisation d'un dispositif de financement
lien vers le site des parcours, un métier de la Région
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LA REMUNERATION DE LA FORMATION 1/2
Schéma rému...
NE PAS OUBLIER LES AMOB
lien vers amob BUDI
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lien guide rému BUDI
montant ARE formation Mini 21.17
Dans ce cas il faut un courrier de l'OF confirmant qu'il n'y a pas de rému et le DE percevra l'ASS-F
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INSTALLATION DU PLAN DE FORMATION - AIS
Le DE est inscrit sur la session de formation :
l'EFO passe automatiquement à "I" Inscrit dans AUDE s'il a bien été postionné à "C" à l'étape précédente et qu'il n'y a pas d'autres blocages.
Le plan de formation donne les informations sur les dates réelles de la formation, les éventuelles interruptions, sur la RFF...
Dans certains cas l'AIS ne s'installe pas ; il faut alors traiter l'alerte concernée.
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L'ENTREE EN FORMATION
Une fois que l'AIS est saisie (EFO à I) et que le centre de formation atteste l'entrée effective de DE sur la session de formation, alors l'EFO passe automatiquement à "R" réalisé et le dossier bascule en catégorie 4 "formation"
L'AES est indispensable pour déclencher la rémunération du demandeur d'emploi
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L'APRES FORMATION
ACCELER'EMPLOI - EMBAUCHE
ACCELER'EMPLOI permet de :
- Booster la recherche d’emploi
- Perfectionner les candidatures et entraîner aux entretiens d’embauche
- Participer à des ateliers ciblés en fonction des besoins
(par exemple : valoriser les compétences, découvrir le marché du travail, organiser la recherche d’emploi etc.)
- Bénéficier des conseils personnalisés d’un conseiller spécialisé
- Partager son expérience avec d’autres demandeurs d’emploi
lien vers "mes services PE": trouver un emploi
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Où trouver les alertes Kairos ?
La to do list
Tableau de synthèse des alertes
Création d'un tiers MA04
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Où trouver les alertes dans le dossier du DE ?
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Dans dossier et pilotage
Dossiers à traiter
Parcours de formation à traiter
La liste de l'ensemble des alertes du conseiller s'affiche quand il y en a
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Où trouver les alertes dans le dossier du DE ?
Dans AUDE : onglet "placement" en rouge
Puis dans le déroulé "parcours de formation à traiter
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Où trouver les alertes dans le dossier du DE ?
Dans MAP: sur la page "l'essentiel"
Dans MAP: ou dans les "notifications"
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BOITE A OUTILS
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BOITE A OUTILS
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BOITE A OUTILS
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Nom de l'organisme de formation :
Numéro de SIRET :
Adresse :
Numéro de téléphone :
Numéro INSEE (chercher sur Google avec le code postal) :
CREER UN TIERS MA04
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BOITE A OUTILS
CONCLUSION D'ENTRETIEN
ET
JALON
Saisir une conclusion d'entretien avec des éléments factuels sur :
- la validation du projet
- le financement de la formation
- la rémunération
- la durée
- la mise en place d'une prestation pour favoriser le retour à l'emploi à l'issue de la formation
Informer le DE :
- de l'obligation de s'actualiser en formation dès le 1er mois
- du changement de catégorie
- de l'accord ou refus de la RFF si concerné
- de la nécessité de se réinscrire lors de chaque interruption de stage supérieure à 15 jours, ainsi qu'à la fin de la formation si de nouveau en recherche d'emploi
JALON A POSER !
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Saisir une conclusion d'entretien avec des éléments factuels sur :
- la validation du projet
- le financement de la formation
- la rémunération
- la durée
- la mise en place d'une prestation pour favoriser le retour à l'emploi à l'issue de la formation
Informer le DE :
- de l'obligation de s'actualiser en formation dès le 1er mois
- du changement de catégorie
- de l'accord ou refus RFF si concerné
- de l'obligation de se réinscrire lors de chaque interruption de stage supérieure à 15 jours, ainsi qu'à la fin de la formation si de nouveau en recherche d'emploi
LES ALERTES FORMATION
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EFO
AIS
AES
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KAIROS
Kairos est l'interface / applicatif mis à dispostion des OF
Kairos a 2 objectifs principaux :
- maximiser les entrées en formation, en simplifiant et en dématérialisant les démarches administratives des OF lors de la constitution du dossier et du suivi des DE- garantir à PE la traçabilité des parcours de formation et la bonne actualisation des DE
Cet applicatif est ouvert aux OF conventionnés par PE
Une équipe dédiée aux échanges avec les OF et en appui aux Directions régionales pour la promotion de KAIROS est mise en place par PE.
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N° de téléphone UNIQUE (hotLine nationale) : 09 72 72 00 70
Equipe kairos Normandie-pôle formation de la DODS : Normandie@kairos.fr
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GESTION DES ALERTES FORMATION
Le flux de données issues de Kairos sont intégrées dans AUDEF.
AUDEF envoit ensuite ces informations dans AUDE DE sur une action EFO.
Des situations d'alerte sont créées quand leur installation automatique n'abouti pas.
Les conseillers sont ainsi avertis des actions à mener quotidiennement pour régulariser les dossiers :
- traiter les signalements d'inscription en formation (EFO)- traiter les plans de formation (AIS) qui n'ont pas pu s'automatiser- traiter les entrées en formation (AES) qui n'ont pas pu s'automatiser
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GESTION DES ALERTES FORMATION dans le parcours de formation
La gestion quotidienne des alertes liées au parcours de formation s'inscrit dans le procesus global de la gestion du portefeuille. La dématérialisation du parcours de formation simplifie les échanges avec le demandeur d'emploi, mais elle ne remplace pas les contacts avec lui afin de co-construire son projet de formation.
Il convient de :
- veiller à la co-construction du diagnostic en apportant au DE les éléments lui permettant d'arriver lui-même à l'analyse de la situation au regard du marché du travail.
- questionner les éléments de rémunération en interrogeant notamment sur la nécessité et la possibilité de mise en oeuvre d'une RFF ou RFPE, AMOB et également de la mobilisation du compteur CPF
Des conclusions d'entretien devront être réalisées de manière systématique afin de formaliser l'ensemble des points évoqués avec le DE.
Les alertes sous AUDEF sont alimentées par 2 types de rejets :
- les rejets d'automatisation des plans de formation de l'AIS à l'AES saisis par les conseillers- les rejets d'automatisation de l'ensemble des actes métiers réalisés par les OF à partir de Kairos
Le non traitement des alertes peut générer des réclamations et la non satisfation des DE (impacts ACO1 à ACO4 et également FOR1). Lors du traitement d'une alerte, ne pas se cantonner à la gestion de la dite alerte, mais gérer la globalité des actes métier afin d'installer le plan de formation et la rémunération du DE qui en découlent.
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ALERTE PROJET DE FORMATION A VALIDER
2 types d'alertes :
1- EFO à vérifier (ex : FOAD)2- INSCRIPTION à valider(ex : proposition du DE par l'OF à valider)Ces 2 types d'alertes se traitent de la même façon
Où les trouver ?
Dans "dossiers et pilotage", "dossiers à traiter", "parcours de formation à traiter"
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Alerte projet 2/12
Les conséquences
Le traitement
La situtation
l'EFO a été crée, son statut est à "O" Souhaité
- EFO crée suite à auto positionnement du DE via PE.FR (par exemple FOAD)
- EFO saisi par le conseiller à "O"souhaité
- EFO saisi via Kairos par l'OF, suite à inscription sur rdv collectif ou individuel, si DE retenu suite à ce rdv...
- Création automatique de l'EFO via Kairos quand il n'y a pas d'EFO dans AUDE ou quand l'EFO a été créé depuis plus de 6 mois ou quand un DE est radié ou quand il y a un EFO mais dont le formacode et l'objectif ne coïncident pas avec celui de la session.
-
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- Le projet peut ne pas avoir été validé dans le cadre du PPAE
- Le plan de formation (AIS) ne peut pas s'installer
- Le passage en catégorie 4 ne peut pas se faire
- La rémunération ne peut pas se déclencher
Si validation du projet de formation dans le cadre du PPAE :
- modifier / vérifier le formacode et l'objectif + consentement CPF
- passer l'EFO à "C" Conseillé après s'être assuré que le projet est bien validé
- étudier si besoin le financement de la formation
- installer l'AIS
- supprimer les EFO obsolètes et si présence de 2 EFO (1 du conseiller et 1 de l'OF) il faut supprimer celui du conseiller
Si refus du projet de formation dans le cadre du PPAE car pas validé :
- informer le DE
- mobiliser les outils pour la validation du projet
- supprimer l'EFO "concerné" + supprimer l'alerte manellement
Conclusion d'entretien + Jalon
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Alerte projet 3/12
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En cliquant sur la loupe, on arrive directement sur l'EFO concerné en statut "O" souhaité dans le dossier du DE
Pour aller chercher l'alerte, il faut aller dans AUDE "dossiers et pilotage", puis onglet "parcours de formation à traiter" .
l'ensemble de vos alertes est affiché par défaut
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Alerte projet 4/12
Avant de traiter l'alerte, il faut retourner sur la synthèse pour faire la gestion globale du compte (cf la TO DO LIST de la boîte à outil)
- Vérifier si le DE est inscrit et à quelle date
- Consulter les conclusions d'entretien, PDC, diagnostic... pour vérifier la validation du projet
- Etudier la situation financière du DE pour cadrer la rémunération du DE durant la formation
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Alerte projet 5/12
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Dans l'onglet "session et rendez-vous" , on peut retrouver les infos sur :
L'organisme financeur
Le n° de conventionnement
La modalité de recrutement
ATTENTION : les dates indiquées dans cet onglet, ne correspondent pas forcément aux dates du plan de formation ! (il peut s'agir des dates du marché en cours)
Pour retrouver les dates du plan de formation, il faut cliquer sur "retourner sur session sélectionnée"
Après avoir fait la gestion globale du compte, retourner sur l'alerte en cliquant sur l'onglet de l'alerte
Rouen Aubette mars 2021 Delphine-Fanny-Maria
Alerte projet 6/12
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Après avoir cliqué sur "retourner sur session sélectionnée" (étape précédente), il faut aller sur acte métier "Etat des inscrits" ou "liste des inscriptions à valider"
Ensuite il faut rechercher le nom de DE concerné en balayant les différents onglet
Les dates du plan correspondent aux dates réelles du plan de formation du DE (inscrits sur l'AIS). Ces dates doivent être en cohérence avec les dates d'inscription du DE*
*quand incohérence, une autre alerte s'installe
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Alerte projet 7/12
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Dans l'onglet "inscription en formation" , on peut retrouver le n° de conventionnement et le nom de l'OF, vérifier le détail et la nature de l'alerte en question
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Alerte projet 8/12
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Après vérification que le projet est bien validé et inscrit dans le PPAE, passer le statut de l'EFO à "C"
Vérifier que le formacode et l'objectif sont cohérent
pour les formations "savoirs" l'objectif doit être à "D" "remise à niveau"pour ne pas être pris en compte dans FOR1
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Recueillir le consentement CPF
Après avoir fait la gestion globale du compte et balayé les différents onglets, on peut traiter l'alerte
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Alerte projet 9/12
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Une fois les éléments mis à jour sur l'EFO, il faut enregistrer.
L'onglet "saisir AIS" devient alors visible
On va alors aller saisir l'AIS.
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Rouen Aubette mars 2021 Delphine-Fanny-Maria
Alerte projet 10/12
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Sur l'onglet AIS, on va retrouver les dates de la formation, la durée totale...
(Si la date de début ne coïncide pas avec la date d'inscription, il faut d'abord la modifier dans cet onglet, puis dans l'onglet "modules/périodes")
Sur l'onglet "Modules / périodes" on va visualiser les éventuels différents modules notamment lorsqu'il y a des interruptions.
Une vigilance à avoir quand il y a ce bandeau :
il faut s'assurer qu'il n'y a effectivement pas de période d'interruption (incidence possible sur la Rému !)
Possibilité de modifier les dates (si interruption, si incohérence avec la date d'inscription...). une fois les dates ou modules modifiés, il faut valider puis enregistrer puis confirmer
En cas de modicification des dates il faut également le faire dans l'onglet "AIS"
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Alerte projet 11/12
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Quand la formation a déjà démarré, que l'on gère l'alerte et que l'on saisit l'AIS, alors l'alerte disparait
et le dossier bascule en AREF Cat 4
Le courrier de "notification d'inscription à un stage" est alors adressé au DE
Le statut de l'EFO passe à "R" "Réalisé" (dans ce cas car l'AES est déjà saisie par l'OF) ou a "I" "Inscription" (lorsque la formation n'est pas encore commencée et donc l'AES pas encore saisie)
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Alerte projet 12/12
Ne pas oublier la conclusion d'entretien et le jalon
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ALERTES
Alerte plan de formation à traiter - AIS
Les conséquences
Le traitement
La situtation
l'AIS ne s'est pas installée en raison de la détection d'un besoin de :
- RFF (automatisée sauf AFPR et POEI)
= "alerte DE à traiter"
- Absence ou erreur du financeur
= "alerte financement absent"
- Formacode et/ou objectif différent entre la session et l'EFO (très rare)
- Concomitance de plans
- DE radié
- Le plan de formation (AIS) ne peut pas s'installer
- Le passage en catégorie 4 ne peut pas se faire
- La rémunération ne peut pas se déclencher
- DE à traiter : détection d'un besoin de RFF
Si la RFF ne s'est pas automatisée ou si la formation n'est pas éligible à la RFF, le conseiller doit gérer la RFF
Si RFF KO, en allant sur l'AIS, le courrier va être automatiquement adressé au DE. Il devra alors nous le retourner signé (avec engagement à poursuivre la formation même s'il ne sera pas rémunéré jusqu'à la fin)
Au retour du dossier signé des 2 parties, alors il faut retourner sur l'EFO et saisir l'AIS
- Absence ou erreur du financeur
Contacter l'OF pour s'assurer du financeur. Si l'OF nous confirme le bon financeur, il faut supprimer l'EFO et le recréer. S'il ne sait pas ; donner l'info au RM pour faire un "on action"
- Plan à traiter : problème de concomitance
Un DE ne peut pas suivre 2 formations en même temps ; il faudra alors ajuster un des 2 plans de formation (modification des dates sur les modules) + saisir contact avec dates initiales
-Individu à recalculer : blocage indemn (MF10+ cliquer sur saisir AIS et si KO voir avec RM)
-DE radié : Selon le motif de radiation,saisir un contact avec le N° de conventionnement, la date d'entrée et la date de RAD (en cas de besoin on pourra retrouver facilement le référencement et recréer l'EFO si le DE se réinscrit) - puis supprimer l'alerte ou réinsciption DE (accord DE et ELD)
Formacode et/ou objectif différent entre la session et l'EFO : mettre en cohérence domaine/formacode/objectif
doc cathy p34
ALERTE AIS"DE à traiter" 1/6
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Alerte dans "dossier et pilotage"
AIS - DE à traiter
Cliquer sur loupe pour aller sur l'EFO et voir le motif de l'alerte
Dans l'onglet "inscription en formation", on visualise le motif de l'alerte"
Rouen Aubette mars 2021 Delphine-Fanny-Maria
ALERTE AIS"DE à traiter" 2/6
Après avoir fait les vérifications d'usage (gestion globale du compte), le traitement de l'alerte consiste à notifier dans l'AIS l'accord ou non du DE à poursuivre sa formation même s'il ne sera pas payé jusqu'au bout. Pour déclencher l'envoi automatisé du courrier RFF il faut d'abord cliquer sur "saisir AIS"
Pour acceder aux données RFF et générer le courrier, il faut cliquer sur "enregistrer".
A cette étape il ne faudra pas saisir l'accord (tant que le DE n'a pas retourné le courrier signé) et donc il ne faudra pas confirmer l'enregistrement
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Rouen Aubette mars 2021 Delphine-Fanny-Maria
ALERTE AIS"DE à traiter" 3/6
un bandeau apparait précisant que l'on ne peut traiter le plan de formation (AIS) que si l'on a l'accord du DE
Le courrier est généré et se trouve dans les courriers en attente de diffusion
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Rouen Aubette mars 2021 Delphine-Fanny-Maria
ALERTE AIS"DE à traiter" 4/6
Au retour du courrier signé , il faut retourner sur l'alerte et saisir l'AIS pour enregistrer la RFF
Compléter l'accord ou refus du DE, puis cliquer sur "enregistrer" puis sur "confirmer l'enregistrement"
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Rouen Aubette mars 2021 Delphine-Fanny-Maria
ALERTE AIS"DE à traiter" 5/6
Le DE doit SCANNER son courrier de RFF depuis son espace personnel "mes échanges avec PE" "Transmettre et suivre un document"
"Attestation de formation ou de stage ou rff"
Le doc arrivera dans la GED DE et sera traité par le conseiller référent depuis A&P
(en cas de contrôle le doc doit être stocké dans la GED DE)
Il peut aussi le retourner par mail, il sera enregistré dans son dossier en cas de contrôle
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ALERTE AIS"DE à traiter" 6/6
Ne pas oublier la conclusion d'entretien et le jalon
Rouen Aubette mars 2021 Delphine-Fanny-Maria
ALERTES
ALERTE AIS"financement absent" 1/3
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Alerte dans "dossier et pilotage"
AIS - Financement absent
Cliquer sur loupe pour aller sur l'EFO et voir le motif de l'alerte
Dans l'onglet "inscription en formation", on visualise le motif de l'alerte"
Rouen Aubette mars 2021 Delphine-Fanny-Maria
ALERTE AIS"Financement absent" 2/3
Le financement n'a pas été renseigné par l'OF ou a été mal renseigné : il convient de contacter l'OF afin de voir qui est le financeur et ensuite de supprimer l'EFO et le recréer avec les bonnes informations
EN ATTENTE EX CONCRET POUR CAPTURES ECRAN POUR FAIRE LE PAS A PAS
L'alerte est traitée : saisir conclusion entretien + Jalon
Si l'OF ne sait pas nous dire qui est le financeur , alors il faut alerter le RM pour faire un "on action"
ex PROMOTRANS
Rouen Aubette mars 2021 Delphine-Fanny-Maria
ALERTE AIS"Financement absent" 3/3
Ne pas oublier la conclusion d'entretien et le jalon
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ALERTES
ALERTE AIS"plan à traiter" 1/4
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Alerte dans "dossier et pilotage"
AIS - Plan à traiter
Cliquer sur loupe pour aller sur l'EFO et voir le motif de l'alerte
Dans l'onglet "inscription en formation", on visualise le motif de l'alerte"
Rouen Aubette mars 2021 Delphine-Fanny-Maria
ALERTE AIS "Plan à traiter" 2/4
L'alerte est traitée : saisir conclusion entretien + Jalon + saisir un contact avec les dates initiales du plan modifié
Pour les alertes liées à la
CONCOMITANCE de plans,
Pour les traiter, se RAPPROCHER de
Maria, Fanny ou Delphine
= le traitement de l'alerte peut avoir une incidence
sur le dossier "indemnisation" du DE
Rouen Aubette mars 2021 Delphine-Fanny-Maria
ALERTE AIS"plan à traiter" 3/4
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Cette alerte apparait lorsqu'il y a concomitance de plans de formation. Or un DE ne peut pas suivre 2 formations en même temps.
Il faut donc contacter le DE pour connaitre les dates exactes et modifier le plan de formation
Dans l'exemple de l'alerte il s'agit d'un Cléa qui se réalise sur une journée
Or le 20/10 /20, le DE était déjà en parcours de formation (cf autres EFO réalisés)
A cette date, en effet, la personne était en POEC DIGITELLE
Il va donc falloir modifier un des 2 plans de formation (modifier l'AIS) et saisir l'AIS de l'EFO concerné par l'alerte
Rouen Aubette mars 2021 Delphine-Fanny-Maria
ALERTE AIS"plan à traiter" 4/4
Ne pas oublier la conclusion d'entretien et le jalon
Rouen Aubette mars 2021 Delphine-Fanny-Maria
ALERTES
ALERTE AIS"Individu à recalculer ou anomalie calcul à lever" 1/3
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Alerte dans "dossier et pilotage"
AIS - Individu à recalculer ou anomalie calcul à lever
Cliquer sur loupe pour aller sur l'EFO et voir le motif de l'alerte
Dans l'onglet "inscription en formation", on visualise le motif de l'alerte"
Rouen Aubette mars 2021 Delphine-Fanny-Maria
ALERTE AIS "individu à recalculer ou anomalie calcul à lever" 2/3
Pour ce type d'alerte il faut d'abord faire une MF10 (ce qui permet de rafraîchir le dossier), puis cliquer sur "saisir AIS"
Si OK = l'alerte disparait
Si KO = voir avec RM pour traiter l'alerte (fonction indemnisation nécessaire)
Rouen Aubette mars 2021 Delphine-Fanny-Maria
ALERTE AIS"Individu à recalculerv ou anomalie calcul à lever" 3/3
Ne pas oublier la conclusion d'entretien et le jalon
Rouen Aubette mars 2021 Delphine-Fanny-Maria
ALERTES
ALERTE AIS"DE radié" 1/4
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Alerte dans "dossier et pilotage"
AIS - DE radié
Cliquer sur loupe pour aller sur l'EFO et voir le motif de l'alerte
Dans l'onglet "inscription en formation", on visualise le motif de l'alerte"
Rouen Aubette mars 2021 Delphine-Fanny-Maria
ALERTE AIS"DE radié" 2/4
Le plan de formation a été validé et une cessation d'inscription est intervenue ultérieurement et/ou peu de temps avant l'entrée en formation
dans l'exemple : la formation a lieu du 30/03/21 au 30/07/21
et la DE est radiée depuis le 28/02/21
l'EFO est à "C": réinscription en catégorie d'origine à minima la veille de l'entréeen stage (avec accord ELD et du DE)
A faire par un membre de l'ELD
Puis retourner sur l'EFO et saisir l'AIS
Si l'OF a saisi l'AES, le passage en catégorie 4 AREF se fera automatiquement .
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Rouen Aubette mars 2021 Delphine-Fanny-Maria
ALERTE AIS"DE radié" 3/4
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Ensuite il faut supprimer l'alerte :
Retourner dans l'EFO, sélectionner "S" suppression dans le statut, puis "retenu sur autre formation" en sous motif
puis enregistrer
Si le DE est radié depuis plus de 2 mois, on ne le réinscrit pas
Copier/coller le n° de conventionnement
41N......
Puis saisir un contact :
Internet/Entrant/Formation orientation/ Information sur Formation
Il faudra écrire : Alerte Kairos supprimée
c/c le 41N...
date d'entrée xx/xx/xxxx
date de radiation xx/xx/xxxx
Rouen Aubette mars 2021 Delphine-Fanny-Maria
ALERTE AIS"organisme de formation inconnu " 1/3
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Alerte dans "dossier et pilotage"
AIS - organisme de formation inconnu
Cliquer sur loupe pour aller sur l'EFO et voir le motif de l'alerte
Dans l'onglet "inscription en formation", on visualise le motif de l'alerte"
En attente cas concret pour faire captures écran
Rouen Aubette mars 2021 Delphine-Fanny-Maria
ALERTE AIS"organisme de formation inconnu " 2/3
L'organisme de formation est inconnu ou le n° SIRET (= création du SIRET en base A4)
Puis saisir l'AIS
COMPLETER LE DOCUMENT
(BOITE A OUTILS)
PUIS LE TRANSMETTRE A FANNY
POUR FAIRE LA MA04
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ALERTE AIS"organisme de formation inconnu " 3/3
Ne pas oublier la conclusion d'entretien et le jalon
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ALERTES
ALERTE AIS"convention à traiter " 1/2
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Alerte dans "dossier et pilotage"
AIS - Convention à traiter
Cliquer sur loupe pour aller sur l'EFO et voir le motif de l'alerte
Dans l'onglet "inscription en formation", on visualise le motif de l'alerte"
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ALERTE AIS"convention à traiter" 2/é
Quand la convention est inexistante dans le SI, nous ne pouvons pas traiter l'alerte.
Voir avec RM qui fera un "on action"
Ce type d'alerte
arrive très rarement
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ALERTE AES
La situtation
- L'automatisation de l'AES n'a pas pu aboutir
- L'AES n'est pas enregistrée
- DE non inscrit au moment de l'entrée en formation : alerte "entrée en formation hors PEC"
Les conséquences
Le traitement
- Le DE n'est pas dans la bonne catégorie d'inscription et il ne perçoit pas la bonne rémunération
- risque de double paiement et donc de TP pour les bénéficiaires de l'ASS
-Géré en appui par la plateforme (uniquement pour attester l'entrée en formation manuellement) s'il y a des éléments bloquants en amont, c'est le conseiller qui traite
- Risque de double paiement et donc de TP pour les bénéficiaires de l'ASS
- ATTENTION :
Quand un DE nous dit en entretien qu'il est en formation, il faut alors vérifier si un EFO est bien saisi (sinon le faire), demander l'AES et à réception de l'AES, la donner au PAG mais UNIQUEMENT après avoir vérifié le dossier du DE (EFO, saisie de l'AIS, vérification de la rému...)
- Entrée en formation "hors PEC" : mettre en cohérence la date de début du plan de formation
Voir avec l'équipe" Kairos"
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ALERTE AES
- Le DE est en ASS et il est indiqué sur l'EFO qu'une rému est possible par la Région = voir si le DE est bien en ASS payé et si oui le contacter pour savoir s'il touche la RPS (rémunération publique des stagiaires)
- S'il perçoit les 2 , voir avec RM pour bloquer les paiements ASS et déclencher si besoin le TP + prévenir le DE et saisir ccl entretien
- Si le DE ne perçoit pas la RPS, lui demander une attestation de l'OF indiquant le non paiement et le remettre au RM
en construction
EN ATTENTE DE SITUATION REELLE POUR FAIRE PAS A PAS
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ALERTE AES
hors PEC
en construction
EN ATTENTE DE SITUATION REELLE POUR FAIRE PAS A PAS
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LA GESTION DES AES "PAPIER" CANAL D'ENTREE VIA A & P 1/4
Plusieurs situations :
- AES arrive dans la GED DE
- AES à l'accueil
- AES en situation d'entretien
- AES par mail
Dans tous ces cas, le traitement sera le même et devra être réalisé par le conseiller référent du DE
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LA GESTION DES AES "PAPIER" CANAL D'ENTREE VIA A & P 2/4
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Exemple via le canal Activités et pilotage
A&P
LA GESTION DES AES "PAPIER" CANAL D'ENTREE VIA A & P 3/4
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Dans A&P, aller dans l'onglet "prescription",
puis "suivi des formation"
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LA GESTION DES AES "PAPIER" CANAL D'ENTREE VIA A & P 3/4
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Le motif qui concerne une AES "papier" est intitulé "justificatif de formation à traiter"
Ensuite cliquer sur le "crayon"
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LA GESTION DES AES "PAPIER" CANAL D'ENTREE VIA A & P 4/4
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le document en GED va s'ouvrir
une fois la saisie de l'AES via l'EFO (pages suivantes) il faut noter "traité" dans le statut
et enregistrer
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LA GESTION DES AES "PAPIER" sur AUDE 1/9
Plusieurs situations :
- AES arrive dans la GED DE
- AES à l'accueil
- AES en situation d'entretien
- AES par mail
Dans tous ces cas, le traitement sera le même et devra être réalisé par le conseiller référent du DE
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LA GESTION DES AES "PAPIER" 2/9
Reprendre l'EFO concerné si déjà créé ou en créer un
Depuis l'EFO on va aller rechercher la formation sur AUDEF
ATTENTION : il faut veiller à la cohérence du formacode et objectif avec celui de la session concernée
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LA GESTION DES AES "PAPIER" 3/9
Sous AUDEF je recherche ma formation avec les éléments notifiés sur l'AES
Lorsque je suis sur la session, je vais cliquer sur le pavé "mémorisation"
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LA GESTION DES AES "PAPIER" 4/9
ensuite cliquer sur "valider"
Ce bandeau apparait
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Rouen Aubette mars 2021 Delphine-Fanny-Maria
LA GESTION DES AES "PAPIER" 5/9
Retourner sur l'EFO du dossier puis cliquer sur "retourner sur session sélectionnée
dans l'onglet détail je retrouve la durée hebdomadaire
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Rouen Aubette mars 2021 Delphine-Fanny-Maria
LA GESTION DES AES "PAPIER" 6/9
Dans l'onglet "financement",
vérifier si des places sont achetées et repérer le financeur
SI PAS DE PLACES ACHETEES IL FAUT APPELER LE DE OU L’OF POUR SAVOIR QUI FINANCE LA FORMATION ( ex qualif indiv, PE, Région....)
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LA GESTION DES AES "PAPIER" 7/9
Dans l'onglet "réservation",
Cocher "place ferme"
Sélectionner l'organisme financeur
Cocher "réserver place ferme" puis compléter les infos qui s'affichent
cf les informations transmises dans l'AES de la GED et si pas suffisamment d'infos sur l'intesité habdo, se référer à l'info donnée dans l'onglet "détail" vu précédemment
Ensuite "enregistrer"
Puis nouvel écran : "valider"
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enregister
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LA GESTION DES AES "PAPIER" 8/9
Retourner sur l'EFO
il apparait bien comme étant à "I" inscrit
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PREVENIR MARIA POUR QU’ELLE ATTESTE L'ENTREE ET ENLEVE LE BLOCAGE PAIEMENT
(possible aussi aupres de Fanny et Olivier)
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LA GESTION DES AES "PAPIER" 9/9
Ne pas oublier la conclusion d'entretien et le jalon
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ALERTES