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Utilisation du cadre méthodologique pour des dossiers sériels

CISS Fatou

Le cas des dossier Agents

C'est quoi un dossier sériels

c'est un dossier dans lequel les informations sont ajoutés dans l'ordre dans lequel ils sont produits où des éléments s'y ajoute au fur et à mesure.

Dossier seriéls défi majeur de l'archiviste

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L'archiviste est confronté à un défi majeur qui est la sélection des des dossiers sériels, produits dans le cadre d’une procédure administrative définie par la réglementation en vigueur. C’est en effet dans cette catégorie que son rôle et sa responsabilité sont les plus importants, car il ne peut toujours préjuger ni de l’intérêt des documents qu’il évalue ni de l’utilisation que les chercheurs peuvent en faire. Le problème se pose particulièrement dans les dossiers nominatif par exemple les dossiers agent. Car dans la plupart du temps ces dossiers sont volumineux par conséquent ne peuvent etre tous conservé dans leur intégralité sous peine de faire saturer les magasins d'archivage


CISS Fatou

Méthodes de traitement des dossiers sériels

  • la désignation de spécimens: permet de garder la trace d’une activité, d’une procédure
  • le tri qualitatif qui peut etre objectif comme subjectif, je vais y revenir

  • le tri sélectif représentatif: Il peut être alphabétique, chronologique ou topographique.
  • le tri aléatoire:Il est inspiré de la technique des sondages. Il est utilisable pour les fonds sériels classés numériquement.

Compositon d'un dossier agent

  • Votre état civil
  • Votre situation de famille
  • Vos diplômes
  • Votre carrière : arrêtés de nomination, d'avancement, de promotion interne, de changement de position statutaire (détachement, mise en congé parental, etc.)
  • Vos évaluations professionnelles
  • Les formations que vous avez suivies
  • Vos absences : arrêtés de mise en congé (de maternité, de paternité, de maladie, etc.)

Dossier agent

réunit tous les documents relatifs à sa situation administrative et à l'évolution de sa carrière.

Regroupe deux(2) tri objectif et subjectif:
Tri objectif:il peut renvoyer à un critère technique, à un chiffre ou à une catégorie préexistante fixée par la loi ou le règlement (exemples : ne garder en intégralité que les dossiers de carrière des cadres et échantillonner ceux des employés ) ; autre exemple, ne garder que les marchés ou les contrats qui dépassent une certaine somme ;
dans le cas du tri subjectif, une plus grande liberté d’action est laissée au moment du tri.
Ce tri qualitatif répond au souci : d’éliminer des catégories de documents trop volumineux ou répétitifs et sans intérêt global ;
de préserver des sources de renseignements utiles pour la recherche historique.

sélection qualitative pour un fonds de Dossiers agents

DURée de conservation d'un dossier agent

Au départ de l'agent, chaque document fait l'objet d'un archivage intermédiaire ou d'une destruction dans des conditions fixées par arrêté.
L'archivage intermédiaire prend fin à vos 80 ans.

bordereau de versement

Le bordereau de versement est mis en place par la loi de Janvier 1979 régissant les
Archives Publiques.
→ Décret 79-1037 du 3 décembre 1979 art. 18
Lors du transfert […] des documents dans un dépôt d’archives relevant de la
direction des Archives de France, il est établi un bordereau descriptif par les soins
[…] du service d’origine des documents qui effectue le versement.
→ Circulaire AD 83-1 du 8 mars 1983 Instruction sur le traitement des
archives communales. Ils (les bordereaux de versement) sont dressés en triple exemplaire par le service versant

Le bordereau de versement est une liste décrivant le contenu des boîtes ou articles à
archiver, dossier par dossier, par référence au tableau de gestion. Il est obligatoire et
doit être rédigé par le service versant en trois exemplaires.
NB: https://www.indre.fr/docs/Archives/Archives_des_administrations/BORDEREAU_DE_VERSEMENT_EXEMPLE.pdf

Recaputilatif:

1. Différencier les documents archives de la documentation

2. Toiletter les dossiers (ôter doublons, imprimés vierges, documents
« pour information », trombones, élastiques…)
3. Numéroter les dossiers de 1 à n (Un dossier =un numéro unique)
4. Mettre les documents dans les boites d’archives
5. Remplir sous informatique ou à la main le bordereau de versement
provisoire
6. Indiquer sur le bordereau quel service fait le versement, à quelle date,
le nom de la personne ainsi que le nombre de boites
7. Faire le versement physique
8. Laisser une trace du bordereau provisoire avec les boîtes versées

MERCI DE VOTRE ATTENTION