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Transcript

L'organisation des déplacements

Analyse des besoins et des contraintes

Organisation

Suivi

Remboursement des frais

Sommaire

Réduire les frais ?

A la suite du déplacement, un bilan doit être dressé à l'aide de comptes rendus au cours de réunions.

Les conférences virtuelles permettent de limiter les déplacements et réduire les coûts.

Ces conférences doivent être préparées au préalable et l'entreprise doit s'assurer d'avoir l'équipement nécessaire.

Il faudra notamment prendre en compte le décalage horaire le cas échéant.

Dernier point à noter, la visio-conférence ne permet pas le même niveau de concentration car l'équipe n'a pas toujours conscience de l'indisponibilité de leur collègue malgré sa présence physique.

  • des besoins

  • des contraintes

Dans le cadre du développement de l'entreprise, les déplacement des salariés représentent un coût qu'il convient de maîtriser notamment grâce à une organisation rigoureuse. Cela passe par l'analyse :

Les besoins nécessaires au bon déroulement du déplacement doivent être analysés

Besoins humains

Personnel impliqué et concerné par le déplacement.

Personnes contactées avant, pendant et après le déplacement.

Besoins
matériel

Equipement à emporter :

  • ordinateur,
  • documents,
  • échantillons,
  • matières,
  • produits...

Besoins informationnels

Informations utiles pour l'organisation du déplacement, pendant et après.

Besoins
financiers

Budget à prévoir pour couvrir le déplacement

Remboursement des frais

Achats spécifiques

FINANCIERES

TEMPORELLES

ADMINISTRATIVES ET MEDICALES

Les différentes contraintes rencontrées

En fonction du pays de destination et de la durée du déplacement

ANTICIPATION

Les contraintes temporelles concernent la durée, les dates de début et de fin, la manière dont s'organisent les activités durant le déplacement ainsi que les répercussions sur le temps de travail initialement prévu.

Documents officiels :

  • CNI, Passeport, Visa, carte de séjour, permis de travail, autorisation de sortie du territoire,
  • Formalités douanières si besoin, déclarations de marchandises,

Protection sociale :

  • Prise en charge médicale, carte européenne d'assurance maladie, assurances complémentaires, etc.

La santé :

  • Vaccinations, carte de groupe sanguin, carnet international de vaccination etc.

Les devises


  • Limites budgétaires allouées
  • Contrôle de la rentabilité du projet


L'hébergement et les repas peuvent être remboursés au forfait (tout dépassement est à la charge du salarié) ou aux frais réels

Anticiper l'impression de documents si besoin


L'organisation

Une liste de contrôle peut être utilisée afin de planifier les différentes tâches à réaliser et ne rien oublier.

Profil voyageur

Gestion des
réservations

La préparation

Une fiche profil voyageur

  • Identification
    • Nom, prénom, nom de jeune fille, nationalité, adresse, personne à contacter en cas d'urgence


  • Passeport et carte d'identité
    • Numéro, date de délivrance, fin de validité

  • Permis de conduire
    • Date de délivrance et obtention, type

  • Carte de fidélité
    • SNCF, Air France ou autres

  • Préférences (hublot, fenêtre, menu végétarien...)

La gestion des réservations

Il est impératif d'optimiser les coûts de déplacement.
Une négociation avec les prestataires de service est mise en place. L'entreprise peut publier un appel d'offres afin d'obtenir les tarifs les plus avantageux.

Les réservations téléphoniques doivent faire l'objet d'une confirmation écrite (courrier/e-mail);

  • Les moyens de transport : le choix dépend du lieu et de la durée du déplacement. Sur place, il faudra veiller à la facilité des déplacements (transport en commun, voiture de location, taxis, etc.

  • L'hébergement : le choix de l'hôtel dépend de sa catégorie, de sa situation géographique par rapport aux lieux de réunion ou de RDV et des équipements proposés.

La préparation du déplacement

L'ordre de mission

Le dossier récapitulatif

Il protège juridiquement le salarié et sert de justificatif de remboursement pour les frais de déplacement. Il inclut l'identification du salarié, le motif de sa mission, les dates et moyens de transport utilisés et la signature de l'employeur (obligatoire).

C'est un dossier récapitulatif à destination du salarié dans lequel il retrouvera les informations liées aux réservations, le planning de son périple mais également tout ce qui relève du pays concerné (culture, décalage horaire, us et coutumes, jours fériés, numéros utiles...).

Le remboursement des frais

A l'issue de son déplacement, le salarié doit rendre compte de son déplacement, des informations collectées et des activités réalisées.

Le salarié ne doit pas oublier de remplir sa note de frais sur des fichiers partagés grâce à des droits d'accès. Il joindra les justificatifs pour que le service compta puisse le rembourser.