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RESTITUTION DES COMMISSIONS

GROUPE

OPTIMISER
LES PROCESS

GROUPES DE TRAVAIL

4

GROUPE DE TRAVAIL

eme

  • Gain de temps/argent
  • Intégrer Qualiopi
  • rôle/mission des uns et des autres dans le respect des process
  • Audit intermédiaire prévu en juin/juillet

OPTIMISER LES PROCESS

LES OBJECTIFS DE DEPART

Laura (référente), Elodie, Lucie, Céline

LA TEAM :

  1. Lister toutes les étapes de travail des organisations Liberty et Formagest
  2. A chaque étape, identifier les process (existants, à améliorer ou a créer), repérer les acteurs et les parties prenantes
  3. Analyser l'existant, noter le niveau de conformité attendu et le niveau d'amélioration à construire pour chaque process listé
  4. Regrouper les documents et recenser les informations disponibles (Trello)
  5. Choisir une méthodologie rédactionnelle commune pour chaque process

NOTRE METHODOLOGIE DE TRAVAIL

FORMAGEST

Analyse par es étapes du
DOSSIER CLIENT

LIBERTY PROGRESS
Analyse par es étapes de la
RELATION FORMATEUR
(OF ou Soustraitant)

3 TYPES D'ACTEURS

Info

THIBAUT - TC
LAURA - LK
GHISLAINE - GF
GRACIANNE - GP

ELODIE - EV

LUCIE - LR
ALEX - AA
CHLOE - CD
CELINE - CC
GILLES - PG

FORMATEURS OF - OF

SOUSTRAITANTS - SST

REFERENTS

INTERNES

EXTERNES

2
IDENTIFIER LES ACTEURS

1
DEFINIR LES ETAPES DE TRAVAIL
DES STRUCTURES
FG / LP

3
ANALYSER L'EXISTANT

PISTES AMELIORATION

NIVEAU QUALIOPI

COMMENT

DOCUMENTS

QUAND

QUOI - POURQUOI

QUI

NOS CONSTATS

Beaucoup de process administratifs existent déjà MAIS


  • il n'y a pas de lien entre eux, ils sont décontextualisés et manquent de hierarchie globale
  • ils sont souvent obsolètes et incomplets, par rapport aux dernières évolutions des structures (rôles et missions de chacun)
  • ils sont mal organisés, mal rangés, inaccessibles aux acteurs concernés
  • ils manquent d'uniformité et de méthodologie rédactionnelle
  • parfois, ils ne répondent pas au niveau d'exigence Qualiopi
  • il en manque au niveau Liberty, pour organiser le travail et la coordination avec les OF et soustraitants (cela limite leur engagement)

3 NIVEAUX IDENTIFIES

PROCEDURES

PROCESSUS

MODES OPERATOIRE

Enchainement d'activités transformant

des données d'entrées
en données de sorties

Cartographie
des procedures et indicateurs

Description des règles d'organisation, de la façon de réaliser les activités

Documents formels et écrits

Liés à une fonction / une mission. Détaillent les tâches d'une activité

Documents formels et écrits
complétant les procédures

HIERARCHISER POUR OPTIMISER LES PROCESS

2
IDENTIFIER
ET TRIER
LES PROCESS

PROCESSUS
ADMINISTRATIF FG

PROCEDURE DE REMBOURSEMENT

MO ENCAISSEMENT DE CHEQUE

LE TABLEAU DETAILLE

DE NOTRE STRUCTURE

LES PROCESSUS/PROCEDURES/MO

LES ACTEURS A CHAQUE NIVEAU

(Liste non exhaustive)

Afin de définir les champs d'intervention et de responsabilité mais aussi le suivi et la MAJ régulière

4
REGROUPER LES INFOS ET DOCS EXISTANTS

  • les éléments existants
  • les documents et référentiels
  • les analyses, recommandations
  • outils de méthodologie

  • 1 seul endroit
  • 1 seule version
  • accessible a tous
  • accessibles à tout moment

REGROUPER LES
PROCESS VALIDES

REGROUPER LES
RESSOURCES DISPONIBLES

5
METHODOLOGIE
COMMUNE

SOUS FORME DE TABLEAU REDACTIONNEL:

carte d'identité :
  • nom, version datée, actualisée du document
  • noms redacteur / approbateur
  • date et moyens de diffusion
descriptif exhaustif :
  • QUOI : activités, objectifs, champs d'application, référentiels réglementaires
  • QUI : acteurs, pilotes, référents
  • QUAND : procedures rattachées, process en amont, en aval
  • COMMENT : ressources nécéssaires, points de contrôle, indicateurs de performance
  • DOCUMENTS : actualisés datés et versionnés, identification des emplacements et moyens de diffusion

PROCESS

DETAILLES

SOUS FORME DE LOGIGRAMME :

logiciel open source dédié


légende visuelle unique

PROCESS

SCHEMATISES

Données d'entrée
et de sortie

Activités

Validation
(?)

Acteurs

Documents

OUI

N
O
N

Clikcharts NCH Software

UN EXEMPLE CONCRET

LE MODE OPERATOIRE ENCAISSEMENT DES CHEQUES

LA FICHE PROCESS DETAILLEE

LE LOGIGRAMME SCHEMATISE

LA SUITE A DONNER

VALIDATION DE LA LISTE DES PROCESSUS / PROCEDURES / MO

CREATION DE GROUPES DE REDACTION
  • groupes "processus" et " procédures"
  • validation et rédaction
  • validation de la liste des MO a rédiger

REPARTITION DE LA REDACTION DETAILLEE "MODES OPERATOIRES"
  • identification des pilotes et référents
  • par acteurs concernés

VALIDATION DES RESULTATS ET CREATION DES LOGIGRAMMES

DIFFUSION ET SUIVI DES CATALOGUES DE PROCEDURES LP/FG

2

3

4

5

1

MARS

  • Validation liste processus et procedures et création des groupes
  • Validation de la méthodologie commune
  • Validation du retroplanning général

AVRIL

  • Validation des résultats processus/procédures
  • Diffusion des fiches détaillée et création des logigrammes liés
  • Validation liste des MO et épartition de la rédaction

  • Diffusion des logigrammes processus /procedures
  • Validation des résultats MO et diffusion des fiches détaillées
  • Création des logigrammes MO
  • Pilotage du suivi et de l'évaluation des process

  • Diffusion de la revue complète de fiches détaillées et logigrammes des structures


SEPTEMBRE

PROPOSITION DE RETROPLANNING GENERAL

10

15

15

01

JUIN

Objectif : rédiger tous les process et logigrammes avant les audits de surveillance

Thanks!

Site internet - catalogue - fiches commerciales - programmes - livret du stagiaire - RI - accessibilité

Prérequis -objectifs - duréé - délais accès - tarifs et cgv - contacts - méthodes - évaluation et sanction de la formation - intervenants - accessibilité - RGPD - droit à l'image - modalités pratiques

- Fiche d'analyse des besoins

- Programme

- Evaluation des prérequis stagiaires
(selon programme)

- Devis
- Convention/contrat de formation
- Livret stagiaire / RI

- Questionnaire de positionnement
- Convocation

- Autoevaluation des acquis (partie 1)

- Supports pédagogiques

- Exercices

- Ressources pédagogiques

- Evaluations intermédiaires

- Emargement

- Evaluation de fin de formation
- Autoevaluation des acquis (partie 2)

- Enquête de satisfaction stagiaire à chaud

- Enquête de satisfaction stagiaire à froid
- Enquête de satisfaction prescripteur/financeur à froid

PROCEDURE
administrative

Les étapes de travail

FORMAGEST

INFORMATIONS
PREALABLES

ETAPES DE LA RELATION
DOSSIER CLIENT

RENCONTRE
CLIENT

PROPOSITION DE FORMATION

POSITIONNEMENT BENEFICIAIRE

MISE EN OEUVRE DE LA FORMATION

SUIVI DU
BENEFICIAIRE

EVAL DES ACQUIS BENEFICIAIRE

EVAL A CHAUD
DE LA FORMATION

EVAL A FROID
DE LA FORMATION

AMELIORATION
CONTINUE

- Facture client

Site internet - catalogue - fiches commerciales - programmes - livret du stagiaire - RI - accessibilité

Prérequis -objectifs - duréé - délais accès - tarifs et cgv - contacts - méthodes - évaluation et sanction de la formation - intervenants - accessibilité - RGPD - droit à l'image - modalités pratiques

- Fiche d'analyse des besoins

- Programme

- Evaluation des prérequis stagiaires (selon programme)

- Devis
- Convention/contrat de formation
- Livret stagiaire / RI

- Questionnaire de positionnement
- Autoevaluation des acquis (partie 1)

RECRUTEMENT

ETAPES DE LA RELATION FORMATEUR

ADHESION

LIBERTY/FORMAGEST

INTEGRATION

ENGAGEMENT

OFFRE DE FORMATION

MISE EN OEUVRE DE LA FORMATION

SUIVI PEDAGOGIQUE

SUIVI/EVALUATION PEDAGOGIQUE

EVALUATION DE LA PRESTATION

DEVELOPPEMENT DES COMPETENCES

- Supports pédagogiques

- Exercices

- Ressources pédagogiques

- Evaluations intermédiaires

- Emargement

- Facture client

- Evaluation de fin de formation

- Enquête de satisfaction stagiaire à chaud

- Enquête de satisfaction stagiaire à froid
- Enquête de satisfaction prescripteur/financeur à froid

AMELIORATION
CONTINUE

PROCESS

base administrative

RH

PEDAGOGIQUE
ABSENCES/ABANDONS
AVIS/RECLAMATIONS/DYSFONCTIONNEMENTS
MAJ DOCUMENTAIRE /VEILLE/AMELIORATION
CONTINUE

- Sélection des intervenants
- Charte qualité formateur
- Contrat de soustraitance
- CVthèque

- Recolte des avis et satisfaction
à chaud et à froid
- Tableau des résultats des
enquêtes à chaud
- Tableau de traitement des
dysfoctionnement
- Avis et réclamations

- Facturation soustraitant

- Plan de développement des compétences

- Emargement

- Relances absences et
abandons
- Facturation

- Catalogue de formation

- Adaptation des contenus
- Prérequis matériels - lieu (ERP)

- Déroulé pédagogique
- Programme

- Organigramme structurel
- Process de recrutement

- Compte rendus de réunions d'équipes

-Veille métier et pédagogique

-Veille reglementaire

- Plan d'amélioration continue
- tableau de MAJ documentaire

LOGIGRAMME
RELATION FORMATEUR

Version 1 du 23/02/2022