Parcours apprenant 2022

10) La rentrée

A /Prospect en recherche

B/Candidat potentiel

C/ Candidat en formation

1) Prise d'informations

4) Préinscription

7) Etude de cas / orientation

5) Inscription

6) EPEF /PROFILAGE/PREREQUIS

8) Admissibilité

9) Positionnement

12) Organisation pédagogique

12) Evaluations et suivi de l'apprenant en centre

13) Evaluations et suivi de l'apprenants en structure

14) Certifications

15) Evaluation de la formation

D/ Sortie de formation

LES ACTIONS SUR LE PARCOURS APRENANT

3) Demande de renseignements

2) Communications

Je suis apprenant : Je peux trouver des informations sur le site internet, les réseaux sociaux, les plateformes de recensement de formation. Je téléphone, je prend contact par mail ou je viens à Formasat.

Je suis le pôle ADM: Je collabore à la transmission des éléments demandés en lien avec les différents pôles notamment le financier

Je suis le pôle DEV/COM : Je recense toutes les informations nécessaires aux actions de communication, j'organise et je prépare la diffusion des informations et les actions de communication à venir en fonction des différents calendriers (FPC, formations longues, autres..). J'organise l'accueil et la réception des demandeurs.

Je suis le pôle PÉDA : J'ai transmis toutes les informations (à tous les pôles) à jour concernant les formations qui démarrent (calendrier, modalités de sélection et de positionnement, modalités de suivi, programme, suivi de la formation et suivi de l'alternance, modalités de certifications)

Je suis le pôle FINANCIER : Je réceptionne les différents éléments liés aux candidatures, aux formations et aux financements et organise le suivi des éléments et des actions à venir.

Je suis le pôle QUALITÉ : S'assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires.

Je suis le pôle DIRECTION : Je vérifie la quantification et la qualification des différentes actions des pôles, j'harmonise les besoins avec les objectifs chiffrés financiers et les candidats.

Je suis apprenant : Je participe aux actions de communication (JPO, salons) en amont de la formation, je télécharge les supports de communication ou je viens à Formasat récupérer des supports ou prendre rdv.

Je suis pôle ADM : je collabore aux actions de communication, je transfère et redirige.

Je suis pôle DEV/COM : j'organise les actions, je crée ou mets à jour les supports papiers et digitaux. j'organise toute l'information et la communication / je participe aux salons et donne les premières tendance, j'organise les journée portes ouvertes

Je suis pôle PEDA : je collabore aux actions de communication, je contribue à la vérification des actions sur les supports

Je suis le pôle FINANCIER :

Je suis le pôle QUALITÉ : S'assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires.

Je suis le pôle DIRECTION : Je réceptionne les bilans et analyses des différentes actions de communication.

Je suis Apprenant : J'envoie un mail à contact ou j'appelle Formasat pour demander des renseignements sur la formation que je souhaite intégrer.

Je suis pôle ADM : Je réponds aux appels et donne les informations de niveau 1, si information de niveau 2 je transfère au collaborateur concerné (cf LP) ou je propose à l'apprenant d'être rappelé. Je transfère ensuite au collaborateur pour que le candidat soit rappelé.

La même procédure s'applique sur les réponses aux mails qui arrivent sur @contact. Je m'assure de la traçabilité des réponses via l'outil de suivi (one note ou à venir). Je renseigne le candidat sur les aspects généraux de la formation.

Je suis pôle DEV/COM : Le développement de l'alternance assure les prises de contacts qui lui sont transférées, il assure également la traçabilité de ses contacts pris (outils à prévoir). Le candidat est renseigné sur les financements de formation et sur la recherche d'alternance si besoin

Je suis pôle PEDA : je me rends disponible dès que je suis sollicité, je renseigne l'outil de suivi sur les contacts que l'on m'a transférés. Si nécessaire je balise des rdv individuels téléphoniques, visio ou présentiel. Je renseigne le candidat sur tous les aspects techniques et organisationnels de la formation.

Je suis le pôle FINANCIER : Je suis informé des possibilités de financements en cours et j'organise le suivi.

Je suis le pôle QUALITÉ : S'assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires.

Je suis le pôle DIRECTION : Je réceptionne les profils et les modes de financement.

Je suis Apprenant : je renseigne le formulaire de demande de renseignement et de prise de contact

Je suis pôle ADM : Je réceptionne les demandes filtrées et transmises par le pôle DEV/COM. Après vérification des conditions d'âge pour la formation pressentie, le pôle envoi un mail de confirmation pour remplir le formulaire d'inscription complète avec identifiant et mot de passe

Je suis pôle DEV/COM : Réceptionne, filtre et transfère les demandes / le développeur de l'alternance récolte les données et assure les prises de contacts avec les pré inscrits

Je suis pôle PEDA : réceptionne les demandes spécifiques techniques filtrées et transmises par le pôle DEV/COM et ou le pôle ADM

Je suis le pôle FINANCIER :

Je suis le pôle QUALITÉ : S'assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires.

Je suis le pôle DIRECTION :

Je suis Apprenant : Mes résultats d'EPEF me sont communiqués en direct, je patiente avant de recevoir ma convocation en formation, conditionnée à plusieurs facteurs (structure avérée, financement, résultats EPEF et profilage).

Je suis pôle ADM : Enregistre les situations règlementaires avérées avec contrats, conventions, devis, financement

Je suis pôle DEV/COM : Le développement de l'alternance accompagne l'apprenant si besoin dans sa recherche de structure

Je suis pôle PEDA : L'équipe pédagogique analyse les résultats de profilage et formalise une proposition de parcours individualisé avec identifications des besoins. Je formalise un pré positionnement pour préparer le positionnement officiel. Si la structure d'alternance est trouvée je m'assure que les activités sont conformes au diplôme préparé.

Je suis le pôle FINANCIER : Prend connaissance et enregistre les contrats et assure et organise le suivi nécessaire pour les devis

Je suis le pôle QUALITÉ : S'assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires.

Je suis le pôle DIRECTION : Je réceptionne tous les effectifs et les orientations proposées avec critères et indicateurs factuels. Je prends connaissance des entrants potentiels.

Je suis Apprenant : dès réception de la convocation je prépare tous les éléments nécessaires à la satisfaction des EPEF, je prépare mes TEP.

Je suis pôle ADM : Je collabore à l'organisation des TEP (réservations de salle) , je réceptionne et archive les justificatifs nécessaires à la satisfaction des EPEF. J'enregistre les résultats sur les plateformes officielles (FOROMES) et transmet les résultats au pôle DEV/COM

Je suis pôle DEV: Je participe au TEP, je réalise les entretiens pour guider les apprenants dans les recherches de structures et/ou de financements le cas échéant. Je réoriente les apprenants en cas d'échec aux TEP. (Les développeurs de l'alternance)

Je suis pôle COM : Je communique sur les dates des TEP

Je suis pôle PEDA : J'organise les sessions de TEP, épreuves règlementaires et les épreuves proposées par Formasat (profilage = test de français, test de logique, CV , recueil des attentes) (Cf DH étapes de sélection Fiche B2 / Annexe III à VI )

Je suis le pôle FINANCIER :

Je suis le pôle QUALITÉ : S'assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires.

Je suis le pôle DIRECTION : Je réceptionne les résultats du profilage avec le croisement entre la pertinence des outils, les critères et les entrées en formation.

Je suis Apprenant : Je suis les consignes qui m'ont été transmises et je réalise ma candidature en ligne en déposant également tous les justificatifs exigés

Je suis pôle ADM : Je réceptionne et m'assure de la complétude du dossier, relance le cas échéant. Dès validation du groupe Orientation, je transmets la convocation aux TEP. Je transmet la complétude du dossier de formation (Longues, FPC, dispositifs préparatoires,...). Je réalise les devis selon les demandes.

Je suis pôle DEV/COM : Le développement de l'alternance réalise des points d'étapes avec le pôle adm, il contacte les candidats potentiels lors d'abandon d'inscription (à détailler, réorientation). Les candidatures sont étudiées avec le pôle adm sur la complétude du dossier, le financement envisagé et la situation d'alternance avérée ou potentielle.

Je suis pôle PEDA : Je reste à la disposition des autres pôles pour toutes questions techniques spécifiques liées aux formations.

Je suis le pôle FINANCIER : Je réceptionne les typologies et profils des candidatures pour toutes les formations et établis les devis demandés dans le respect de la procédure validée.

Je suis le pôle QUALITÉ : S'assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires.

Je suis le pôle DIRECTION : Je réceptionne les données sur le nombre de candidatures exprimées sur l'ensemble des formations pour étude et analyse. Je valide les éléments proposés par le groupe Orientation ou propose des actions de régulation le cas échéant

Je suis apprenant : Je démarre officiellement en parcours de formation, je prends connaissance du règlement intérieur et signe le document de consentement. Si ma situation d'alternance est avérée je reçois une dotation apprenant

Je suis pôle ADM : Dès réception des consentements nominatifs je les archive dans l'espace numérique de l'apprenant. Je pointe cette réalisation dans le CRM et les outils Qualiopi.

Je suis pôle DEV/COM : J'organise et assure la transmission des dotations des apprenants

Je suis pôle PEDA : Je prépare et présente le livret de l'apprenant, je balise un temps dédié à la lecture et au consentement du règlement intérieur, j'assure les relances pour les absents. Je présente toute la formation et les outils qui seront utilisés (carnet de bord, programme, Google G suite, plateforme pédagogique...)

Je suis le pôle FINANCIER :

Je suis le pôle QUALITÉ : S'assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires.

Je suis le pôle DIRECTION :

Je suis apprenant : Je suis ma formation et respecte le calendrier qui m'a été transmis

Je suis pôle ADM : J'assure le relevé des assiduités

Je suis pôle DEV/COM :

Je suis pôle PEDA : Je mets en place mes actions de formations dans le respect du dossier d'habilitation et des ingénieries de formation validées annuellement. Je respecte le programme de formation. Mon organisation pédagogique est précisée et mise à jour annuellement, mon calendrier et mon ruban pédagogique sont formalisés, à jour et transmis par discipline.

Je suis le pôle FINANCIER :

Je suis le pôle QUALITÉ : S'assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires.

Je suis le pôle DIRECTION :

Je suis Apprenant : Je suis ma formation avec assiduité, investissement et motivation.

Je suis pôle ADM : J'organise et mets en œuvre le suivi de l'assiduité quotidiennement pour toutes les formations. J'extrais des bilans d'assiduité en préparation des conseils de section. Je prépare la facturation aux échéances et les transmets au pôle financier.

Je suis pôle DEV/COM :

Je suis pôle PEDA : Je mets en place les situations nécessaires au suivi de l'apprenant (temps de coordo, entretiens individuels...). Je prépare et anime les conseils de section, je formalise les résultats en direct dans le livret de l'apprenant. Je transmets un mail avec accès à ce livret aux tuteurs et aux structures après chaque conseil de section

Je suis le pôle FINANCIER : Je traite les facturations

Je suis le pôle QUALITÉ : S'assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires.

Je suis le pôle DIRECTION : Prends connaissance et analyse les travaux des différents organes d'organisation et de suivi pédagogique

Je suis Apprenant : Je m'insère dans la vie active ou je poursuis mon parcours de formation

Je suis pôle ADM : Je transfère l'attestation de sortie de formation. J'envoie la première enquête insertion à 6 mois, puis à 1 et 2 ans suivant la sortie de l'apprenant

Je suis pôle DEV/COM : Je communique sur les résultats de formation. J'organise les journées de sorties de formation. (gala de fin d'année)

Je suis pôle PEDA : J'organise les journées de fin de formation. J'informe et facilite les démarches dans les situations de poursuites de parcours. Je laisse à disposition tous supports et documents à l'attention du CA et du conseil de perfectionnement permettant de synthétiser les résultats et travaux des sessions de formation.

Je suis le pôle FINANCIER :

Je suis le pôle QUALITÉ : S'assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires.

Je suis le pôle DIRECTION :

Je suis Apprenant : Je réponds à l'enquête. Si besoin je sollicite un entretien individuel (fin de première année)

Je suis pôle ADM : J'assure la transmission des enquêtes tuteurs et employeurs, j'organise le système de relance dans le respect du calendrier d'enquêtes.

Je suis pôle DEV/COM :

Je suis pôle PEDA : Je balise un temps dans le calendrier de formation dans les deux dernières semaines afin d'assurer le renseignement de l'enquête. Je transmet l'enquête par mail aux absents et assure les relances. J'organise les entretiens en réponse aux demandes (fin de première année)

Je suis le pôle FINANCIER :

Je suis le pôle QUALITÉ : J'organise le dispositif complet d'enquêtes pour toutes les cibles. S'assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires.

Je suis le pôle DIRECTION :

Je suis Apprenant : Je prépare les certifications dans le respect des consignes qui me sont passées. J'informe mon coordonnateur de toute difficulté rencontrée avant le passage en certification

Je suis pôle ADM : J'envoie les convocations aux certifications dans le respect des commandes passées par le pôle pédagogique. J'envoie les supports aux jurys après validation de l'équipe pédagogique. Je transmets les grilles d'évaluation au jury plénier et je prépare les tableaux récapitulatifs des résultats

Je suis pôle DEV/COM :

Je suis pôle PEDA : Je prépare les certifications (liste candidats, ordres de passage, validation des éléments préparatoires...). J'assure l'accueil et les rappels de consignes avant les sessions. Je veille au bon déroulement des épreuves. Je recrute, forme et mobilise les évaluateurs.

Je suis le pôle FINANCIER :

Je suis le pôle QUALITÉ : S'assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires.

Je suis le pôle DIRECTION : J'analyse et je vérifie l'efficience et la pertinence du dispositif.

Je suis Apprenant : Je réalise les missions confiées par ma structure dans le cadre de mon alternance, j'informe mon tuteur et mon employeur du déroulé de ma formation. Je facilite la mise en place des évaluations en structure.

Je suis pôle ADM : Je collabore à l'organisation des formations tutorales.

Je suis pôle DEV/COM : Je collabore à l'organisation des formations tutorales.

Je suis pôle PEDA : J'organise les réunions et formations tutorales indispensables au suivi de l'alternance. Je mets en place et assure le suivi des étapes du carnet de bord. J'organise et assure le suivi des visites. J'assure la traçabilité de toutes ces actions dans le livret de l'apprenant en informant le tuteur et l'employeur.

Je suis le pôle FINANCIER : J'assure le suivi et la facturation de la formation tutorale

Je suis le pôle QUALITÉ : S'assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires.

Je suis le pôle DIRECTION : Je vérifie et j'analyse la pertinence du contenus et les modalités de la formation tutorale

Je suis Apprenant : En fonction de ma situation les documents administratifs me sont transmis pour signature. Je collabore à la finalisation des dossiers si il y a lieu

Je suis pôle ADM : Après validation de la Direction, envoie les convocations officielles de rentrée. Le CRM est enregistrée et mis à jour avec tous les enregistrements nécessaires (structure, financement, parcours, ….) et de procéder le cas échéant à des relances.

Je suis pôle DEV/COM : Se tient à disposition du pôle ADM en fonction de l'avancée des actions

Je suis pôle PEDA : Se tient à disposition du pôle ADM en fonction de l'avancée des actions

Je suis le pôle FINANCIER :

Je suis le pôle QUALITÉ : S'assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires.

Je suis le pôle DIRECTION : Je valide la liste des entrants

Je suis apprenant : Je respecte ma convocation de rentrée et participe aux épreuves de positionnement

Je suis pôle ADM : Je réceptionne les résultats de positionnement et je prépare les courriers de positionnement. Je transmet ce document à l'employeur, au bénéficiaire et je l'archive dans l'espace numérique de l'apprenant

Je suis pôle DEV/COM :

Je suis pôle PEDA : J'organise et je mets en place les situations de positionnement dans le respect du dossier d'habilitation ( Modalités positionnement fiche B2). Je formalise les résultats de positionnement et les transmet au pôle ADM.

Je suis le pôle FINANCIER : Sur cas particulier j'établis les devis post positionnement après validation du parcours par la cellule du CODIR

Je suis le pôle QUALITÉ : S'assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires.

Je suis le pôle DIRECTION : Je contrôle et vérifie le respect des différentes étapes