Chapitre 9

Les plateformes de travail collaboratif

e-communication

② Les outils favorisant la coordination

Pages wiki

Forums de discussion

Messagerie électronique

Quelques définitions 🤔

Quels sont les outils permettant de créer un environnement numérique collaboratif ?

Chapitre 9 Le partage de l’information

• La e-communication est une communication numérique qui utilise la technologie d’Internet comme moyen de transmission.

• Les pages wiki sont un outil de travail collaboratif permettant à n’importe quel utilisateur de créer ou de modifier à volonté une page Web.

La publication d’une contribution sur un wiki est instantanée, il n’y a aucun délai d’attente dû à une révision du contenu par un quelconque administrateur ; en revanche, l’historique des modifications peut être consulté en tout temps.

Contrairement à un forum, qui est une suite de conversations ayant un début et une fin, administré par un modérateur, le wiki est un projet évolutif dans son contenu et dans sa forme, dont toute la communauté est responsable.

Par exemple

Wikipédia est une encyclopédie libre dont les pages wiki peuvent être améliorées par les utilisateurs. N’importe qui peut faire des modifications, si elles lui paraissent sensées. Un bouton « modifier » est prévu pour cela en haut de chaque page.

• La messagerie électronique est un moyen efficace pour la diffusion de l’information. Outil de communication principalement utilisé dans les organisations, il permet, notamment grâce au Webmail, l’accès distant à ses messages.

Toutefois, la messagerie électronique a des inconvénients :

– le courriel est souvent une communication individuelle ;

– la gestion des courriels prend beaucoup de temps ;

– les boîtes aux lettres sont souvent surchargées de messages publicitaires (spams).

Même si la messagerie électronique est un outil de communication très apprécié, elle freine la productivité des salariés et ne facilite pas le travail collaboratif.

• Les forums de discussion sont des espaces de discussion sur un sujet précis, ouvert à plusieurs participants. Les discussions y sont archivées par thèmes (c’est ce qui différencie les forums de la messagerie instantanée).

Pour obtenir des informations dans un forum, l’utilisateur doit faire la démarche de le consulter (et parfois de s’inscrire).

Un forum limite le partage des connaissances aux personnes l’utilisant. L’information ne vient pas à l’utilisateur, c’est à lui d’aller la chercher.

Par exemple

Un forum de discussion pour les enseignants exerçant les mathématiques au lycée. Les enseignants doivent s’inscrire pour pouvoir utiliser les ressources et participer aux discussions du forum.

• Les plateformes de travail collaboratif sont des espaces de travail virtuel.

Elle intègre des outils informatiques, logiciels, des méthodes de travail en groupe pour améliorer la communication, la production, la coordination.

L’objectif du travail collaboratif est de faciliter la communication entre les individus dans le cadre du travail. L’utilisation d’une plate-forme de travail collaboratif permet d’obtenir :

– des plannings et agendas partagés ;

– des documents partagés ;

– des messages signalant de nouvelles informations disponibles ;

– des forums de discussion ;

– l’historique de toutes les étapes du projet ;

– l’identification précise de tous les intervenants.

Par exemple :

Dokéos est une plate-forme collaborative de l’université d’Évry. Elle permet aux enseignants et aux étudiants de partager des ressources pédagogiques (cours, devoirs, tests, diaporamas, liens Internet…) mais aussi de communiquer par l’intermédiaire de forums de discussions et par l’organisation de réunions virtuelles.

Un workflow est une application informatique permettant d’automatiser un flux d’informations au sein d’une organisation, par exemple en transmettant automatiquement des documents entre des personnes.

Comment un réseau social d’entreprise (RSE) favorise-t-il l’émergence d’une intelligence collective ?

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• Un RSE est conçu pour gérer de grands volumes de conversations collaboratives au sein de groupes de projets (communautés). Il s’appuie sur les concepts des réseaux sociaux tels que Facebook ou LinkedIn, mais en intégrant des fonctionnalités destinées aux entreprises.

• Un RSE n’est plus centré sur le partage de documents ou d’informations, mais sur la conversation et les relations sociales entre les participants. L’objectif étant de rechercher des compétences et des expériences permettant à une organisation d’être plus efficace.

• Un RSE nécessite que chaque participant s’identifie par le biais d’un profil – ce profil pouvant être intégré à des communautés (projet, tâche, idée…) afin de collaborer et de coopérer avec d’autres profils à l’aide d’outils de travail collaboratif. La notion de communauté est donc la composante de base d’un RSE.

• Chaque conversation de groupe au sein du RSE fait l’objet d’une vue unique de tous les fils de la conversation, avec l’ensemble des documents et fichiers partagés. Par rapport aux listes de diffusion des messageries électroniques, cela permet d’éliminer les opérations de recherche et de regroupement des conversations.

• Les employés peuvent facilement adhérer à une communauté du RSE en fonction de leurs besoins, ce qui accroît le niveau de participation et valorise les talents de l’entreprise.

• Chaque participant au RSE a un profil détaillant ses compétences, ses centres d’intérêt et ses expériences.

L’entreprise peut donc facilement identifier les salariés pouvant apporter de la valeur ajoutée à un projet.

• Il permet d’intégrer dans ses communautés des acteurs externes à l’entreprise (partenaires, clients) afin de développer et de partager des idées, tout en préservant la confidentialité et le contrôle sur les éléments partagés.

• L’augmentation de la productivité grâce à une amélioration de la collaboration et des échanges.

• La réactivité accrue de l’entreprise.

• L’identification et la valorisation des talents internes.

• La collecte centralisée et automatisée des connaissances.

• La recherche de connaissances facilitée.

• L’augmentation de la mobilisation et donc de la motivation des salariés.

• Une coopération accrue entre l’entreprise et ses partenaires.

Par exemple :

Altaïde est un cabinet de recrutement qui a mis en place un RSE afin de permettre à ses consultants et à ses clients de partager des ressources et des discussions sur les moyens mis en œuvre pour recruter un collaborateur. Ce RSE a permis de diminuer de façon significative la durée de recrutement.

Il répond à deux enjeux :

– donner aux clients d’Altaïde un accès privilégié à un espace de travail collaboratif leur permettant d’échanger, de gérer et de partager autour de leurs besoins en recrutement ;

– capitaliser en interne sur l’information : lui donner davantage de visibilité, diminuer le nombre de réunions et l’effort de coordination, réutiliser davantage l’expérience des consultants.

Comment l’intelligence artificielle peut-elle automatiser les tâches organisationnelles ?