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2022

LOGISTIQUE

start

DE DISPOSITIF ÉVÉNEMENTIEL

GESTION

index

Maturité du sujet

Présentation

Introduction

Les étapes

01

Présentation

du module

01

Présentation

Objectifs pédagogiques & compétences

L'objectif premier de ce module est de vous faire découvrir le métier de logisticien événementiel ainsi que son périmètre d’intervention. Peu importe le domaine événementiel visé, la maîtrise de ce pôle est indispensable pour toute personne travaillant dans l’événementiel.

Pour que chacun puisse tirer le meilleur de ce module de cours, il existe néanmoins quelques règles à suivre. Je compte sur votre savoir-être et un respect mutuel pour que le plan se déroule sans accroche.

01

Découverte des caractéristiques qui font l'événement.

Logistique

événement

Tout ce qui fait que le participant peut en effet participer à l'événement.

Logistique

parties prenantes

Les modélisations en tout genre n'auront plus de secret pour vous.

Implantation

2D/3D

Présentation

Programme du module

Devoirs

Exercices pratiques à rendre hors séance.

Partiel

Partiel de fin

de semestre.

Participation

Exercices pratiques & participation en séance.

01

Présentation

Validation des acquis

25%

25%

50%

02

Maturité du sujet

Rendez-vous sur ce lien afin de définir vos objectifs personnels

Objectifs personnels

02

Maturité du sujet

Rendez-vous sur ce lien afin d'évaluer vos compétences sur le sujet.

Cochez la case dès que vous pensez posséder cette compétence !

Évaluation des compétences

03

Introduction

Un mot pour ... la logistique événementielle

Rendez-vous sur ce lien pour rejoindre le nuage de mots

Donnez-moi des mots qui vous évoquent la logistique événementielle.

03

Introduction

La logistique événementielle

Événementiel. La logistique évènementielle est la transposition de la logistique (organiser et optimiser les flux de production), appliquée au monde de l’événementiel.


En d’autres mots, il s’agit tout d’abord d’identifier les ressources et compétences qui seront nécessaires pour le succès de l’événement (techniciens son et lumière, sonorisation, éclairage, location d’une salle de réception, installation d’une scène, espace restauration et bar, micro, parking).

03

Introduction

Les parties prenantes d'un événement

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Que vous travailliez à votre compte, pour une agence ou encore chez l'annonceur, vous devrez vous entourez des bonnes personnes pour mener à bien votre organisation de dispositif événementiel.

03

Introduction

L'échosystème événementiel

Pas d'événement sans lieu. Vous devrez collaborer de façon étroite avec son gestionnaire pour s'assurer que l'événement réponde à vos contraintes et à celle du lieu d'accueil.

Plus que le lieu d'accueil, la destination d'accueil est primordiale et souvent négligée dans la chaîne de valeurs d'une organisation de projet.

Il existe autant de prestataires de services qu'il existe de services. Ils interviennent à votre demande sur n'importe quelle mission que vous ne pouvez réaliser vous-même.

Gestionnaires

de lieux

Acteurs

territoriaux

Prestataires

de services

Le meilleur exemple connu de nos jours de l'importance de la logistique est celui du meilleur festival au monde qui n'a jamais eu lieu.

03

Introduction

Le cas FYRE Festival

03

Introduction

Les outils d'un bon logisticien

03

Introduction

Les outils d'un bon logisticien

Une organisation de projet performante passe par une allocation optimale des ressources disponibles.

Contrôle des ressources

Connaître et savoir maîtriser les temporalités de chaque aspect du projet font partie des compétences d'un bon logisticien.

Contrôle du temps

03

Rétro-planning

Qu'est-ce que c'est ?

Le rétro-planning est un calendrier qui est utilisé comme outil de montage d’un événement ou d’un projet. Il s’élabore à partir de la date de fin (deadline) du projet.

Toutes les tâches préparatoires et nécessaires à la réalisation d’une action y sont listées, avec pour chacune, leur(s) responsable(s) et leur échéance.
Le principe de cet outil est de fixer les dates auxquelles chaque tâche doit être réalisée et de les répartir à chacun. Il aide également à construire une démarche de réalisation et permet de visualiser dans le temps les étapes de votre projet.

03

Rétro-planning

À quoi sert-il ?

Savoir quand débuter au plus tard le projet,
Déterminer les ressources nécessaires à la réalisation d’un projet. Et donc le coût du projet, important pour respecter le cahier des charges,
Vérifier la faisabilité de chaque tâche dans un délai imparti et définir leurs échéances,
Donne une vision large et chronologique au chef de projet.

01

02

03

04

Lister les tâches à réaliser

Estimer la durée des tâches du projet

Définir les responsables de chaque tâche

Ordonner les tâches de manière chronologique.

03

Rétro-planning

Comment le créer ?

03

Rétro-planning

Exercices pratiques

Lecture

d'un rétro-planning ...

03

Rétro-planning

Exercices pratiques

Commercialisation
Commercialisez votre événement, vendez les tickets d’entrée, définissez les prix, les promotions et cherchez des sources de financement.

Analyse
Analysez les retombées et la data de l'événement.

Organisation interne
Organisez votre projet de l’intérieur, organisez vos méthodes de travail en équipe.

Diagnostic
Analysez la situation de l’entreprise et du marché sur lequel vous allez intervenir via votre événement et définition des enjeux de votre événement.

Logistique
Identifiez les ressources et compétences qui seront nécessaires au succès de l’événement. En d’autres termes : Préparez le jour-J.

Contenu
Définissez les contenus de votre événement : Intervenants, sujets d’intervention, animations ou autres.

Communication
Faites parler de votre événement.

Production
Produisez votre événement.

Créez un rétro-planning sur excel,

Ajoutez-y les étapes ci-dessous et trouvez 3 sous-tâches par étape.

04

Les étapes

de la logistoque événementielle.

Enveloppes budgétaires

Le cahier des charges

Sourcing prestataire

Logistique participants

Plans

Budget final - Post production

01

02

03

04

05

06

04

Les enveloppes budgétaires

Qu'est-ce que c'est ?

Initialement, la méthode des enveloppes est utilisé dans la gestion de budget dans les ménages. Elle consiste à glisser votre budget en espèces dans une enveloppe par nature de dépense, et à y piocher quand vous devez effectuer vos achats. Ainsi, vous êtes certain de tenir votre budget : impossible de dépasser votre montant de base si l'enveloppe est vide !

En événementiel, le principe est le même : diviser le budget de manière homogène et réaliste en fonction des postes de dépense de votre événement.

04

Les enveloppes budgétaires

Pourquoi avoir des enveloppes budgétaires ?

Respecter le budget global,
Faciliter le travail en équipe,
Orienter les recherches de prestataire,
Négocier les devis des prestataires.

04

Les enveloppes budgétaires

Comment le créer ?

Lister les postes de dépense

Allouer un pourcentage du budget par poste

Transformer le pourcentage en chiffre concret par rapport au budget du client.

01

02

03

Dans le cas où on à un budget définit

04

Les enveloppes budgétaires

Exercice pratique

Brief :

Club XPAIRS

Type d’événement :
Assemblée générale & soirée

Date :
Novembre 2022

Horaires :
9h - 23h

Lieu :
Paris ou petite couronne

Budget :
35.000€ TTC

Thème :
"Anniversaire"

Déroulé :

8h00 - Accueil des participants
8h00 à 8h30 - Café d'accueil
9h00 à 12h - Plénière :
Format hybrid
10 intervenants
Interractions
12h - Cocktail déjeunatoire
14h à 18h - Plénière :
Format hybrid
10 intervenants
Interractions
18h - Animation Quizz
19h - Soirée :
Cocktail dinatoire
Live Jazz
Animations diverses

Contraintes :

Format de rendu :
Tableur google drive

Par équipes de deux

04

Le cahier des charges

Qu'est-ce que c'est ?

Le cahier des charges événementiel peut avoir deux fonctions :
Fonctions en externe :
Plutôt utilisé lors d'un lancement d'appel d'offre, le cahier des charges en externe sert à formaliser les besoins et à les expliquer aux futurs candidats. Ils pourront ensuite sur base de ce cahier des charges, répondre à votre appel d'offre au plus près de vos besoins.

Fonction en interne :
Le cahier des charges sert à formaliser les besoins et à les expliquer aux différents acteurs pour s'assurer que tout le monde soit d'accord. Il sert ensuite à sélectionner le prestataire et à organiser la relation tout au long du projet. Il recense la totalité des besoins nécessaires pour que l'événement soit la retranscription exacte et concrète des ambitions créatives de votre équipe.

04

Le cahier des charges

À quoi sert-il concrètement ?

En interne, votre cahier des charges
vous permettra :

D'avoir une vision globale des besoins
de votre événement,

De vous assurer que tout ces besoins
sont comblés,

De gagner du temps pour vos
demandes de devis,

De suivre leur l'avancée.


04

Le cahier des charges

Quelles informations contient-il ?

Formaliser les besoins de l'événement et les expliquer aux prestataires.

OBJECTIFS

Budget

Durée

Animation visée

Besoins

Information client

Lieu

coordonnées

Date, l'heure

04

Le cahier des charges

Quelles informations contient-il ?

Formaliser les besoins de l'événement et les expliquer aux prestataires.

OBJECTIFS

Informations sur le client

Secteur | Entité à facturer

Informations sur l'événement
C Q Q C O Q P

Listing des besoins par catégorie
Lieu | Restauration | Accueil | Animations | Dynamisations | Technique | Décoration | Communication | Transport | Transfert
| Frais de vie

04

Le cahier des charges

Exercice pratique

Brief :

Club XPAIRS

Type d’événement :
Assemblée générale & soirée

Date :
Novembre 2022

Horaires :
9h - 23h

Lieu :
Paris ou petite couronne

Budget :
35.000€ TTC

Thème :
"Anniversaire"

Déroulé :

8h00 - Accueil des participants
8h00 à 8h30 - Café d'accueil
9h00 à 12h - Plénière :
Format hybrid
10 intervenants
Interractions
12h - Cocktail déjeunatoire
14h à 18h - Plénière :
Format hybrid
10 intervenants
Interractions
18h - Animation Quizz
19h - Soirée :
Cocktail dinatoire
Live Jazz
Animations diverses

Contraintes :

Format de rendu :
Tableur google drive

Par équipes de deux

04

Sourcing prestataire

Qu'est-ce que c'est ?

04

Sourcing prestataire

Qu'est-ce que c'est ?

Le sourcing prestataire est un document excel vous permettant de faciliter votre recherche de prestataire ainsi que d'en assurer le suivi.

04

Sourcing prestataire

Qu'est-ce que c'est ?

Le sourcing prestataire est un document excel vous permettant de faciliter votre recherche de prestataire ainsi que d'en assurer le suivi.

À quoi sert-il ?

Réunir sur un seul et même document toutes les informations utiles faites par l'équipe organisatrice,


Donner une vision claire des avancées des recherches,

Éviter les erreurs,

Faciliter le choix du prestataire final,

Assurer le suivi avec les prestataires.

04

Sourcing prestataire

Qu'est-ce que c'est ?

Le sourcing prestataire est un document excel vous permettant de faciliter votre recherche de prestataire ainsi que d'en assurer le suivi.

Comment le créer ?

04

Sourcing prestataire

Qu'est-ce que c'est ?

Le sourcing prestataire est un document excel vous permettant de faciliter votre recherche de prestataire ainsi que d'en assurer le suivi.

Comment le créer ?

01

Lister les catégories de besoins grâce au CDC

02

Sourcer plusieurs prestataires par catégories identifiées

04

Sourcing prestataire

Quelles informations à récolter ?

Brief XPAIRS
Hotesses d'accueil




Animations




Lieu

04

Sourcing prestataire

Recherche de lieu

Le terme établissement recevant du public (ERP), défini à l'article R.123-2 du code de la construction et de l’habitation (CCH), désigne tous bâtiments, locaux et enceintes dans lesquels des personnes sont admises, soit librement, soit moyennant une rétribution ou une participation quelconque, ou dans lesquels sont tenues des réunions ouvertes à tout venant ou sur invitation, payantes ou non.

ERP

Établissement recevant du public

04

Sourcing prestataire

Recherche de lieu

Sont considérées comme faisant partie du public toutes les personnes admises dans l’établissement à quelque titre que ce soit en plus du personnel.
La définition d’ERP regroupe un très grand nombre d'établissements comme les cinémas, théâtres, magasins, bibliothèques, écoles, universités, hôtels, restaurants, hôpitaux, les établissements flottants (péniches à quai), etc., que ce soient des structures fixes ou provisoires (chapiteaux, ou structures gonflables).

Les mesures qui doivent être respectées par les constructeurs, propriétaires et exploitants des ERP, sont déterminées compte tenu de la nature de l’exploitation, des dimensions des locaux, du mode de construction et du nombre de personnes pouvant être admises dans l’établissement.

C’est pourquoi les ERP sont classés par types en fonction de la nature de leur exploitation
et par catégories en fonction du nombre de personnes accueillies à l’intérieur des établissements.

04

Sourcing prestataire

Recherche de lieu

Types d'ERP
Par nature de l'activité

J
L
M
N
O
P
R
S
T
U
V
W
X
Y
Z

Établissements spéciaux

EF
GA
PA
PS
SG
CTS
EG
REF

Structures d'accueil pour personnes agées et/ou handicapées
Salles d'audition, conférences, réunions, spectacles ou à usages multiples
Magasins, centres commerciaus
Restaurants, débits de boissons
Hôtels, pensions de famille
Salles de danses, salles de jeux
Établissements d'enseignement, colonies de vacances
Bibliothèques, centres de documentation
Salles d'exposition
Établissements sanitaires
Établissements de culte
Administrations, banques, bureaux
Établissements sportifs couverts
Musées

Établissements flottants
Gares
Établissements de plein air
Parcs de stationnement couverts
Structures gonflables
Chapiteaux et tentes
Établissements flottants
Refuges de montagne

04

Sourcing prestataire

Recherche de lieu

Types d'ERP
Par catégories

1
2
3
4

5

Au dessus de 1500 personnes
De 701 à 1500 personnes
De 301 à 700 personnes
300 personnes et au dessous, à l'exception des établissements compris dans la 5e catégorie
Établissements dans lesquels l'effectifs du public n'atteint pas le seuil fixé par le réglement de sécurité pour chaque type d'exploitation.

L’organisation d’une manifestation culturelle ou festive exceptionnelle dans un local autorisé pour une autre activité (ex. : une exposition dans une gare ou une soirée dansante dans une école), nécessite une autorisation au titre de la sécurité préventive et de l’accessibilité aux personnes handicapées, délivrée, à Paris, par le Préfet de police. Il en est de même pour tout aménagement sur la voie publique.

Le BERP s’appuie sur l’expertise des services techniques de la préfecture de police pour proposer au préfet de police un avis favorable ou défavorable à la tenue de la manifestation.

04

Sourcing prestataire

Recherche de lieu

LES FORMATS

Cabaret ou îlot

Le format cabaret est idéal pour favoriser des échanges dynamiques en petits groupes de 4 à 10 personnes.

Repas assis

Permettant de vous installer par groupe autour de tables en général rondes, il permet de regrouper vos participants par 6 à 10 personnes.

Cocktail

Tout à fait adapté après une réunion ou une conférence, ce format permet de faire connaissance librement.

04

Sourcing prestataire

Recherche de lieu

LES FORMATS

Théatre

Le format théâtre a pour avantage de permettre de libérer facilement l'espace après votre conférence.

Amphithéâtre

Salle destinée à la pratique de l'enseignement, mais qui est tout aussi idéal pour réaliser vos présentations devant un large auditoire.

Réunion

Format U ou format carré, ces 2 formats étant les plus adaptés pour des échanges importants entre l'orateur et les participants

04

Sourcing prestataire

Recherche de lieu

LES CENTRALES
OU BROOKER

Les centrales de lieux, appelées également brooker, sont des sites entreprises qui ont pour fonction de référencer divers lieux afin de faciliter la tâche au logisticien dans sa recherche. Cela fonctionne donc en quelques sortes comme un catalogue de lieux.

Il en existe deux types :
Les entreprises qui référencent et celles qui référencent et gère la commercialisation du lieu.

04

Sourcing prestataire

Recherche de lieu

Le cahier des charges du lieu

Chaque lieu recevant du public doit avoir son cahier des charges et le transmet à l'organisateur qui doit s'assurer de le suivre à la lettre.

04

Sourcing prestataire

Recherche de lieu - Exercice pratique

01

Choisissez trois types d'ERP par nature de l'activité.

02

Trouvez une centrale de lieux

03

Trouvez 2 exemples de lieu par catégories choisies en première étape.

04

Projet Logistique 01

À faire hors séance

Brief :

L'ICD Business School souhaite organiser un événement d'influence pour ses communautés, le mardi 23 mai 2022 de 19h à 00h. Après avoir interrogé le client, le pôle création a produit la reco de l'événement.

Type d’événement :
Évènement de marque

Date :
23 mai 2022

Horaires :
19h - 00h

Lieu :
Campus Parodi

Budget :
5.000€

To do :

  • Construisez le cahier des charges de l'événement.

  • Définissez les enveloppes budgétaires de l'événement.

  • Rédigez un modèle de brief par typologie de prestataire nécessaire.

  • Pour chaque typologie, faites une proposition de 3 prestataires.

Travail à faire par groupe et à mettre sur le drive pour le 13/04 avant 23h59

04

Sourcing prestataire

Demande de devis - Brief prestataire

Brief :

Club XPAIRS

Type d’événement :
Assemblée générale & soirée

Date :
Novembre 2022

Horaires :
9h - 23h

Lieu :
Paris ou petite couronne

Budget :
35.000€ TTC

Thème :
"Anniversaire"

To do :

  • Trouvez 3 prestataires traiteurs pour cet événement.

  • Dans un google doc, écrivez le mail de brief pour votre demande de devis.

04

La logistique participant

Qu'est-ce que c'est ?

La logistique participant est tout ce qui concerne la venue des participants sur les lieu de l'événement.

Concrètement, il s'agit de la gestion de leur inscription, de leur transport et transfert vers l'évenement, de leur hébergement mais également le paramètrage de leur expérience en fonction de leur contraintes.

04

La logistique participant

Les inscriptions

3 types d'accès à un événement :

Sur place


En amont


Listing

Quels outils ?
Quelles informations récolter ?


Quels outils ?
Quelles informations récolter ?


Quels outils ?
Quelles informations récolter ?

04

La logistique participant

L'hébergement

Type d'hébergement :

04

La logistique participant

L'hébergement

Type d'hébergement :

  • Hôtel
  • Boutique Hotel
  • Cottage
  • Auberge
  • Camping
  • Chalet
  • Structure nomade

04

La logistique participant

L'hébergement

Gamme de l'hébergement :

La gamme peut alors varier et ne sera pas officielle.

Non-classés

Il s'agit des hôtels 1*

Économique

Il s'agit des hôtels 2*

et 3*.

Millieu de gamme

Il s'agit des hôtels 5* (comprenant les palaces).

Haut de gamme

La gamme et le statut des solutions d'hébergement concerne les hôtels, les campings, les parcs résidentiels de loisirs, les résidences de tourisme et les villages de vacances.


L'attribution d'étoiles se fait sur la base de l'appréciation des 3 grands critères suivants :
Qualité de confort des équipements / Qualité des services proposés dans les établissements
Bonnes pratiques en matière de respect de l'environnement et de l'accueil des clientèles en situation de handicap

04

La logistique participant

L'hébergement

Les services à prendre en compte :

L'hébergement peut vous garder vos bagages pendant une courte durée.

Bagagerie

L'hébergement peut s'occuper de la mise en chambre de vos bagages.

Mise en chambre

Pension complète, all in, demi-pension ou encore en petit-déjeuné seul.

Pension

Des consommations supplémentaires peuvent être à disposition pour le client.

Consommation add.

04

La logistique participant

L'hébergement

Les services à prendre en compte :

La connectivité de l'hébergement est une donnée indispensable à connaître.

Wifi

Espace de fitness auquel vos participants auront accès librement

Workout Center

Salles de conférences, salles de réunions et divers infrastructures dédiés au travail de vos participants.

Business Center

Espace détente où vous pourrez retrouver : Sauna, Hammam, piscine ou encore divers soins.

Spa

04

La logistique participant

L'hébergement

À ne pas oublier !

Conditions d'annulations
La politique d'annulation est propre à chaque hôtel et elle peut avoir un véritable impact sur le budget.

La rooming list
Un document qu'il vous faudra systématiquement fournir à l'hébergement.

04

La logistique participant

Rooming list - Exercice pratique

Brief :

Emerging Valley

Type d’événement :
Sommet de l'innovation

Date :
Du 15 au 17.02

Lieu :
Marseille

Hôtel :
Novotel Vieux-Port

Standard : Classique
V.I.P : Premium vue vieux port
Presse : Classique
Staff : Premium

To do :

Sur base des résultats obtenu dans le sondage ci-dessus. Créez la rooming list à envoyer à l'hotel.

N'oubliez pas, l'hotel à besoin :

  • Des informations des participants

  • Du nombre de nuit par jour et par gamme de chambre.

04

Plans

d'implantation

04

Plans d'implantation

Qu'est-ce que c'est ?

Le plan d’implantation est une étape cruciale dans la création de votre évènement pour des raisons :

Techniques,
Logistiques,
Esthétiques,
Répondre à des contraintes de sécurité.

04

Plans d'implantation

Concrètement

Faire votre présentation client
Donner une idée du rendu
D'avoir une base de travail
Calculer l’espace
Aménager votre lieu
Faire votre dossier de sécurité
Anticiper le planning de montage/démontage

Les plans d'implantation vous permettent de :

04

Plans d'implantation

Exemples

04

Plans d'implantation

Exemples

04

Plans d'implantation

Exemples

04

Plans d'implantation

Exemples

04

Plans d'implantation

Exemples

04

Plans d'implantation

Plans 2D - Exercice pratique

Brief :

L'ICD Business School souhaite organiser un événement d'influence pour ses communautés, le mardi 23 mai 2022 de 19h à 00h. Après avoir interrogé le client, le pôle création a produit la reco de l'événement.

Type d’événement :
Évènement de marque

Date :
23 mai 2022

Horaires :
19h - 00h

Lieu :
Campus Parodi

To do :

  • Sur base du fichier présent dans votre drive, créez le plan d'implantation de cet événement.

Prenez en considération des cotes du lieu, les flux de circulation des participants ainsi que des vos équipes.

04

Plans d'implantation

Plans 3D - Exercice bonus

Brief :

L'ICD Business School souhaite organiser un événement d'influence pour ses communautés, le mardi 23 mai 2022 de 19h à 00h. Après avoir interrogé le client, le pôle création a produit la reco de l'événement.

Type d’événement :
Évènement de marque

Date :
23 mai 2022

Horaires :
19h - 00h

Lieu :
Campus Parodi

To do :

  • Sur base de votre plan d'implantation 2D et de votre présentation visuelle (reco break) creez le plan 3D de l'événement.


Vous trouverez des tutos sketchup dans votre dossier drive de rendu.

20XX

01

Milestones

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