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S'initier AU MONTAGE ET à la gestion de projets DE TRANSFORMATION PEDAGOGIQUE

Support de formation -
Mission d'appui à la Pédagogie et à l'Innovation (MAPI)

les objectifs de la formation

  • Identifier les étapes et déterminer les fondamentaux d'un projet

  • Connaitre les outils de la gestion de projet

  • Analyser les risques potentiels en gestion de projet

PARTIE I - Mise en situation

Votre mission si vous l'acceptez : Prioriser les tâches restantes en vu de ne pas trop retarder le départ de l'équipe sur terre.

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Sommaire

DEFINITION ET CARACTERISTIQUES

LE DIAGNOSTIC

CONCEPTION

La gouvernance

EVALUATION ET CAPITALISATION D'EXPERIENCE

MISE EN OEUVRE DU PROJET

Les dispositifs de soutien

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Définition et caractéristiques

"Un projet est un processus unique qui consiste en un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées, comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques, incluant des contraintes de délais, de coûts et de ressources."

Organisation Mondiale de Normalisation, norme ISO 10006 (2003)

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QUELLES CARACTéristiques ?

Dimension innovante

Objectifs clairements définis, et réalistes

Durée limitée

Des étapes distinctes et identifiables

Des contraintes (humaines, financières, techniques et des risques

Les projets sont souvents complexes et collectifs :

un projet vit

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Le Cycle de projet

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Diagnostic

Conception

Soutien

Mise en oeuvre

Bilan et évaluation

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Le DIAGNOSTIC

Pourquoi un diagnostic ?

Le diagnostic permet de déterminer la problématique et les modalités pour y répondre.

Il permet en particulier de :

Mieux cerner le contexte du projet.

Collecter les données

Concevoir une stratégie d’intervention

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Les pièges à éviter

Ne pas analyser les causes

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Réaliser seul le diagnostic

Ne pas envisager les risques

BOITE à OUTIL

Tableau des problèmes

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Conception

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Objectif du projet

Un objectif ? Kézaco ?

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La situation souhaitée à l’issue du projet.


C’est la raison pour laquelle le projet a été développé. L’objectif est la réponse au diagnostic posé.

ACTIVITES

LIVRABLES

OBJECTIF

La logique d'intervention du projet

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Réponse à la problématique posée

> Produit des activités entreprises

> Se mesure grâce à des indicateurs préalablement définis

Tâches exécutées dans le cadre du projet pour produire les résultats du projet

Nous avons ...

Définis l'objectif

Identifié les résultats attendus

Listé les activités

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Planification

Planification

Mise en oeuvre

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Comment Faire un planning ?

Répartir les responsabilités de gestion
Identifier pour chaque activité les moyens à associer

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Identifier et lister

Construire

Planifier

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BOITE à OUTIL

Planning opérationnel

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Comment Faire un budget ?

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Lister et classer

Construire

Estimer

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BOITE à OUTIL

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Les moyens peuvent être de plusieurs types

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MASSE 10
Fonctionnement

MASSE 20
Investissement

MASSE 30
Personnel

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La gouvernance

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Conte

" Il était une fois quatre individus qui s’appelaient Tout le monde, Quelqu’un, Chacun et Personne.
Il y avait un important travail à faire et l’on avait demandé à Tout le monde de le faire.
Tout le monde était persuadé que Quelqu’un le ferait.
Chacun pouvait l’avoir fait, mais en réalité Personne ne le fit.
Quelqu’un se fâcha, car c’était le travail de Tout le monde !
Tout le monde pensa que Chacun pouvait le faire. Et Personne ne doutait que Quelqu’un le ferait.
Finalement, Tout le monde fit des reproches à Chacun parce que Personne n’avait fait ce que Quelqu’un aurait pu faire. "

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Definition


C’est la définition des rôles et des responsabilités de chacun, au niveau stratégique et opérationnel.

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La gouvernance existe dans tout projet, l'important est de la formaliser

La définir et la cadrer permet :

d'assurer le bon déroulement des activités, leur continuité et leur pérennité,

faciliter la prise de décisions,

fluidifier la circulation de l’information entre les acteurs,

organiser les échanges et le suivi du projet (réunions, comités de suivi etc.),

faire remonter plus rapidement les risques

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Opérationnel

Stratégique

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BOITE à OUTIL

Matrice RACI

RACI est l'acronyme en anglais de Responsible, Accountable, Consulted, Informed.

Si l'on devait traduire la matrice RACI en français cela donnerait :

Responsible pour réalisateurs ;
Accountable pour autorités ou responsable;
Consulted pour consultés ;
Informed pour informés.

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matrice RACI "DEST2500"

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LA mise en oeuvre

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Diagnostic

Conception

Mise en oeuvre

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Comment réduire les risques lors de la mise en oeuvre ?

Faire un suivi régulier

Prioriser

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BOITE à OUTIL

Mais comment faire un suivi efficace ?



Le PASSAD

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BOITE à OUTIL

Mais comment prioriser...?



La matrice d'Eisenhower

URGENT

OUI

NON

IMPORTANT

OUI

NON

FAIRE

Urgent

Important

PLANIFIER

Important

Non urgent

Déleguer

Non important

Urgent

éliminer

Non important

Non urgent

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Evaluation et capitalisation d'experience

Un projet doit se cloturer

La clôture se fait par l’évaluation et/ou la capitalisation d’expérience.


L’évaluation et la capitalisation d’expériences sont souvent complémentaires.

Elles doivent être prévues dés le début du projet et intégrées aux outils du projet (planning et budget).

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Evaluation

CENTREE SUR LES RESULTATS
=
S’intègre souvent dans le rapport final d’activité

CAPITALISATION

CENTREE SUR LES PROCESSUS

=
à vocation a être partagée avec le reste de la communauté, pour alimenter de futurs diagnostics

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Les dispositifs de soutien

comment choisir mon dispositif ?

Axes stratégiques de l'Appel à Projet

Les dépenses éligibles

Les règles de financement (ex : co-financement)

Les règles particulières de l'Appel à Projet (ex : partenariat obligatoire)

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Info

comment Répondre à un Appel à projet ?

S'assurer des éléments nécessaires du dossier de candidature

Construire un rétroplanning avant le dépôt du dossier

Reprendre les termes clés ;

Montrer la cohérence entre les objectifs et les axes stratégiques.

Plus d'informations ?

soutien-projets.mapi@u-bordeaux.fr

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soutien-projets.mapi@u-bordeaux.fr