jak pisać email

Błędy, wpadki,ciekawostki

Jak napisać e-mail ?

Korespondencja tradycyjna (listy) od pewnego czasu nie jest już tak często używana, jak kiedyś. Za przyczynę takiego stanu rzeczy zdecydowanie odpowiedzialny jest rozwój technologii i internetu. To właśnie sieć dała nam szansę na szybszą wymianę korespondencji w postaci listów elektronicznych. Jednak czy pamiętamy o zasadach, gdy je piszemy?

Wyobraźmy sobie, że pracujemy w ogromnej korporacji i każdego dnia dostajemy setki wiadomości e-mail. Żaden z nadawców nie wpisał tematu. Naszym zadaniem jest odnaleźć te wiadomości, które dotyczą konkretnej sprawy. Zadanie okazuje się bardzo trudne, ponieważ całą korespondencję musimy raz jeszcze otworzyć i ponownie ją przeczytać. A przecież nadawcy mogli pamiętać o tytule, prawda? Nie zapominajmy, że tytuł to nie tylko kwestia uporządkowania, lecz także szacunku do odbiorcy. Jest również swego rodzaju wprowadzeniem do wiadomości.

Dlaczego należy pamiętać o temacie wiadomości?

Jak należy się przywitać?

Wszystko oczywiście zależy od naszej zażyłości z osobą, do której wysyłamy e-mail. Jeżeli odbiorcą wiadomości jest osoba, z którą mamy bliskie stosunki, możemy napisać hej, cześć itp.Jeśli odbiorcę znamy już przynajmniej z wcześniejszej korespondencji, użyjmy słów, jakie wypowiedzielibyśmy na żywo, czyli „Pani Doroto”. ​ Sytuacja wygląda inaczej, gdy piszemy wiadomość do profesorów czy ważnych osobistości. Wówczas list mailowy należy rozpocząć słowami: szanowny Panie, szanowna Pani. A co z popularnym witam?

O tym, czy po przywitaniu powinniśmy zacząć treść e-maila od małej czy wielkiej litery, świadczy znak interpunkcyjny. Jeżeli po dzień dobry postawimy wykrzyknik, zdanie należy zacząć dużą literą. Jeżeli natomiast używamy przecinka, to powinniśmy kontynuować treść wiadomości małą literą. Nigdy nie należy stawiać kropki!

Przecinek, kropka, a może wykrzyknik? Mała czy duża litera?

Co z językiem wypowiedzi?

Warto również pamiętać o dobraniu odpowiedniego języka wypowiedzi. Jeżeli wymieniamy wiadomości z bliskimi osobami, piszmy swobodnie, lecz zgodnie z regułami języka polskiego. Podczas kontaktów oficjalnych starajmy się używać zwrotów grzecznościowych i zachować spójność oraz rzetelność naszych wypowiedzi. Warto pamiętać o zawarciu konkretnych informacji. Najczęściej są to odpowiedzi na pytania: kto?, gdzie?, kiedy?, o której godzinie?, z kim?, dlaczego?

Zakończenie e-maila

Ponownie musimy zwrócić uwagę na to, kim jest nasz odbiorca. Ze znajomym żegnamy się podpisem: całuję, pozdrawiam, ściskam itd. Takich zwrotów powinniśmy jednak unikać, gdy piszemy listy do osób, z którymi nasze relacje nie są zbyt bliskie, jak chociażby wcześniej wspomniani pracodawca czy wykładowca. Wówczas użyjmy zwrotów: z wyrazami szacunku, z poważaniem bądź zakończmy wiadomość samym imieniem i nazwiskiem. Po formule pożegnalnej nie stosujemy przecinków.

Budowa e-maila

Przywitanie osoby do której piszemy

Pożegnanieoraz imię i nazwisko

Treść e-maila

Temat wiadomości

Dziękuję!