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Transcript

Auditer la fonction RH

Enjeu pour une direction ou problématique institutionnelle ?

" Je ne perds jamais, soit je gagne, soit j'apprends "

Nelson Mandela

Un grand merci à Vanessa Fage Moreel, DH, DRH, de l'AP-HP, à l'origine de ce cours

Etape 1

Le rôle du DRH

Etape 2

Approche classique: audit d'une fonction

La structuration des DRH

Etape 3

Outils

Etape 4

Auditer la fonction RH

Ce que nous allons voir ensemble

01

02

03

04

01 Le métier de DRH

Avez vous remarqué ?

Et pour vous, quel est le métier du DRH ?

La fonction RH a beaucoup évolué , même à l'hôpital

Quel est la performance de mon établissement ?

03

Optimisation RH

Quel est ton métier ?

02

Développement des RH-

Quel est ton grade ?

Fonctions socle

04

Qui es tu ?

Attractivité RH

+ info

01

Rémunération, gestion stutaire, recrutement, contrat ..., ces éléments demeurent le coeur de métier de la DRH et sont considérés comme acquis

Des nouveaux défis pour les établissements obligent à repenser le rôle des DRH

Evolution du métier de DRH

L'enquête de l'ANDRH permet une mise en perspective de ces enjeux

https://www.andrh.fr/uploads/files/attachments/61728f340a1f3905431748.pdf



Audit fonction RH

Méthodologie et retours d'expérience

02

Constats et méthodologie

Des constats souvent partagés

Un impact réel sur la fonction RH

Mise sous assurance qualité pour progresser

+ info

+ info

+ info

Absence de gouvernance sur le pilotage du processus RH

Manque de vision consolidée de l'ensemble des process

Rôles et responsabilité des différents secteurs à clarifier

Hétérogénéité des trames documentaires

Procédures peu actualisées et difficilement accessibles

difficultés dans la diffusion

Peu de contrôle

Un fonctionnement des différents secteurs en silo

Des dossiers complexes traités avec moins de pertinence

Manque de visibilité par l'encadrement de l'intégralité de la fonction RH et de ses enjeux

Un diagnostic structuré et des éléments forts de méthodologie/accompagnement sont essentiels (contrôle interne, cellule qualité, audit RH et plans d'actions, LDG ...)

Etapes clés d'une démarche processus

D'après vous, quel est le rôle du DRH ?

Prérequis: références commune découpage (nomenclature)

1-Cartographie des processus RH

Prérequis: référence commune découpage

2- Cartographie sous processus

Prérequis: espace partagé, fiche de contrôle, campagne contrôle

4- Diffusion

Prérequis: gestion documentaire et suivi des modifications

3- Procédures/modes opératoires

+ info

+ info

+ info

+ info

Exemple d'un CHU



Rôle de la démarche qualité

Élaboration trame

Aide à la formalisation

Gestion des cycles de validation et de mise à jour

Diffusion des documents

Création et mise en oeuvre grille de contrôle interne


Ex pour le processus recrutement:

Gérer le recrutement externe d'un métier sensible/critique

Gérer le recrutement externe des "coeur de métier"

Gérer la mobilité inter-pôle

Gérer la demande de mutation d'un agent

Gérer la réintégration d'un agent

Gérer la commission de recrutement

Gérer les contrats de droit privé


Rôle des cadres de la DRH et du/de la DRH pour l'appropriation de ces documents à destination de l'ensemble de la ligne managériale


Qu'est ce que cela a donné ?

Les centres hospitaliers comportaient 1500 ETP et 3000 ETP

100%

des structures ont indiqué partager les constats

50/50

de satisfaction des équipes

2

Difficultés majeures

3

objectifs atteints

Retours d'expérience terrain

Etablissement 1: CH partie d'une zone sous dense.

1500 ETP et 3 sites.

Etablissement sous CREF (COPERMO).

Fort appui de l'ARS qui élabore un diagnostic complet avec un focus RH , un plan d'actions associé


Etablissement 2: CH support d'une zone avec une attractivité limitée.

3000 ETP.

Etablissement en attente d'un projet immobilier mais sans CREF. Autodiagnostic RH mené par la DRH avec l'équipe


Dans les 2 cas: cloisonnement, manque de formalisation, peu/pas de suivi budgétaire

Etablissement 1 partie: ok sur le constat mais moyens insuffisants dans le cadre d'une opération de restructuration. Renfort AAH avec engagements sur la sécurisation juridique et départs choisis avec AAH et 2 ADC qui ne se reconnaissent pas dans le projet performantiel de l'établissement


Etablissement 2 support: ok sur le constat et volontaire sur l'amélioration de la polyvalence mais difficulté à tenir , dans la durée les objectifs. Départs de l'AAH, de 4 gestionnaires et d'un ADC, en désaccord avec le rythme du projet .

Etablissement 1:

1-respect des objectifs RH assignés par le chef d'établissement en matière de suivi des effectifs et de pilotage de la masse salariale

2- structuration d'une équipe de direction RH avec des RRH solides et encadrés


Etablissement 2

3- diffusion de la polyvalence et maintien de l'organisation

1- difficultés dans le temps(effet marathon)

faute d'accompagnement méthodologique (départ du cabinet d'audit dans l'établissement 1 sans internalisation de la méthodologie)

faute de cadrage suffisant dans l'établissement 2 (absence lettre de mission, pas de soutien prévu en amont alors que le cloisonnement était présent depuis plus de 15 ans)


2- difficultés institutionnelles

etablissement 1: analyse RH dans le cadre d'une expertise CHSCT; pas de retour exprimé auprès des experts

établissement 2: relai pris par les OS ; de l'utilité de la médiation

Structuration RH

Métiers et organisations

03

Tips, bonnes pratiques , benchmarck ...

Outils

4

"Les erreurs ne se regrettent pas, elles s'assument "

Simone Veil

¿Réfléchir seul/e à son projet

¿S'affranchir d'une méthodologie robuste gestion de projet /qualité : sponsoring, COPIL, suivi ?

¿Se mettre en première ligne en tant que DRH/RRH ?

¿Ne pas prévoir d'accompagnement (qualité, communication,coaching...)ni de budget ?

¿Penser que le projet ne concerne ni les agents, ni l'encadrement, ni les syndicats ?

¿Aller (très) vite car ce n'est pas grand chose ?

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6 PRINCIPES POUR TOUT RATER

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OUTIL AUTOEVAL ANAP

Evaluer et analyser la performance de la fonction GRH

PRESENTATION 01

PRISE EN MAIN 02

DETAIL 03

INTERPRETATION 04

QUESTIONNAIRE 05

BILAN 06

Temps requis : 3h

L'outil : 4 parties couvrant des fonctionnalités différentes

Outil d'aide à la décision, support à l'échange

La politique, le pilotage, l'organisation sont questionnés

Une lecture rapide de la maturité de l'organisation

+ info

Historique et conception de l''outil

L'outil de diagnostic de la fonction RH a été conçu dans le cadre des Projets Performance, et est aujourd'hui mis à disposition de l'ensemble de la communauté hospitalière.
Cet outil permet de réaliser une analyse organisationnelle de cette fonction au sein d'un établissement, au regard des bonnes pratiques partagées avec les équipes RH contributrices et également identifiées dans les rapports sur la fonction GRH en établissement de santé

+ info

L'outil de diagnostic de la fonction GRH s'adresse aux directions fonctionnelles en charge de la gestion des ressources humaines sur l'ensemble de leur périmètre d'activité. Il s'agit prioritairement de la Direction des Ressources Humaines, mais, en fonction des organisations existantes dans les établissements, il peut concerner également la Direction des Soins ou le Contrôle de Gestion.

+ info

  • Une carte d'identité synthétisant les données générales de votre établissement ;
  • Des questions sur la fonction GRH (politique de GRH, pilotage, processus, compétences et formation) qui permettent d'évaluer le degré de maturité de la fonction GRH sur chacun de ces axes ;
  • Des indicateurs quantitatifs qui permettent d'analyser les ressources consacrées aux différents processus de GRH et de mesurer l'activité de la fonction GRH ;
  • Un onglet de restitution présentant une grille synthétique de maturité par processus de la GRH, ainsi que des indicateurs de performance pour chacun de ces processus.

+ info

Cet outil permet de :

  • Sensibiliser les acteurs à aux bonnes pratiques de la GRH (en général et en particulier dans le secteur hospitalier) définies dans les rapports mentionnés plus haut ;
  • Susciter le dialogue et l'échange autour de la stratégie de GRH et de sa mise en œuvre au sein de l'établissement, en fonction de son contexte, de son histoire et de ses moyens ;
  • Faciliter l'évaluation de la productivité de la fonction GRH de l'établissement, en proposant des mesures de cette activité (indicateurs quantitatifs) ;
  • Identifier les forces et faiblesses de la fonction GRH de l'établissement, afin de mettre en place, le cas échéant, un plan d'action d'amélioration de l'organisation de cette fonction.

+ info

Des points qualitatifs existent: exemple: ancienneté, diplôme en RH ...

Des éléments factuels viennent compléter le questionnaire (ETP, nombre bulletin de paye, nombre conseil de discipline ...).

Limite: pas de benchmarck proposé. Mémo: 1 ETP pour 1000 agents

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#2

Saisir les opportunités institutionnelles: bilan social, EPRD, certification des comptes, audit qualité ....

#4

#3

#5

#1

Valoriser les cv/expériences de l'équipe ... vers une réflexion métier ????

Travailler sur les délégations de signature

Equiper l'équipe (manuel, revues, abonnement service juridique ...)

Plan de formation de l'équipe en intra , sur un format court, avec des visites, des "vis ma vie".

5 IDEES POUR DES "PETITES VICTOIRES"

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MERCI!

Pensez à notre questionnaire d'évaluation pour nous aider à progresser ))))