Facture de doit

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Zones d’identification du fournisseur et renseignements sur l’entreprise émettrice

La facture ou facture de « doit » est un document établi par le fournisseur et adressé au client. Elle est établie en 2 exemplaires au moins.

L’original (1er exemplaire) est destiné au client, le second à la comptabilité du fournisseur.

Pour établir une facture, il faut :

• disposer de la fiche client, du tarif en vigueur, du bon de livraison auquel est agrafé le bon de commande du client.
• connaître les règles fiscales concernant la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

Ceci est une pièce comptable, quel que soit son tracé

Obligation de délivrance d'une facture

Le vendeur est tenu de délivrer la facture dès que la vente ou la prestation de service est devenue définitive et même si le client ne la réclame pas.

Conservation des factures :

• L'acheteur doit conserver les originaux des factures reçues de ses fournisseurs.
• Le vendeur doit conserver les doubles des factures délivrées aux clients.
• Durée de conservation : dix ans, qu’il s’agisse de versions papier, électroniques ou numérisées. Dans le cas d’une facture électronique ou numérisée, le prestataire doit être en mesure de fournir une version papier à tout moment si le client en fait la demande ou les agents de l’Administration.
• Les originaux et les copies de factures doivent être gardés en liasses, par ordre de date.

La Loi de Finances 2020 a annoncé l’obligation d’émettre des factures électroniques dans le cadre des échanges commerciaux entre professionnels assujettis à la TVA d’ici 2023.

Mentions figurant sur la facture (mentions obligatoires)

Le fournisseur crée la facture et l’enregistre à sa date de création. Il doit obligatoirement mentionner la date de paiement (loi Sapin). Le client l’enregistrera à réception.

Le mode de règlement est indiqué.

Si c’est un règlement au comptant :

• par caisse : une pièce de caisse est créée : débit chez le fournisseur, crédit chez le client
• par chèque : le chèque est libellé par le client à l’ordre du fournisseur, daté, signé, envoyé à ce dernier.
• par virement : voir le document concerné.

Si c’est un règlement à crédit :

• par lettre de change ou billet à ordre accepté ou non : mise à jour de l’échéancier chez le client, chez le fournisseur

Coordonnées du destinataire : nom, adresse

Références relatives à la commande du client

Lieu et date de création du document

Identification obligatoire du document

Référence relatives à la livraison et au paiement

• Réf. : Références relevées sur le tarif-clients
• Désignation : libellé de la référence relevé sur le tarif-clients
• Unité de vente : exemple : bidon de 25 litres. la pièce ; relevé sur le tarif-clients
• Qtés : quantités livrées, information provenant du bordereau de réception
• PU HT : information provenant du tarif clients
• % remise : mention du taux de remise accordée (conditions commerciales : bon de commande)
• PU Net : P.U. après remise

• Total HT : somme des montants apparaissant dans la colonne "Montant HT"
• Transport : divers soumis à la T.V.A. (ex : transport facturé)
• TVA : indiquer le taux et le montant de la T.V.A.
• Total à payer : Total HT + Divers (Transport par exemple) + TVA

Pénalités de retard et escompte : on retrouve ces éléments sur les conditions générales de vente ou sur l’accord commercial

Formes particulières de factures

Facture d'acompte

Facture traite

Facture pro forma

Facture congé

Facture d'avancement

Facture mémoire

Facture de clôture

Facture d'honoraires

Facture d'abonnement

Facture consulaire

Facture d’acompte : il est obligatoire d’éditer une facture d’acompte lorsqu’une partie de la somme finale vous est versée avant le début de la réalisation du contrat.

Facture congé : pour les ventes d'alcool

(le congé signifie que le fournisseur a régulièrement

acquitté un impôt indirect spécial sur les alcools

qui est versé aux contributions indirectes).

Facture pro forma (pour la forme) : C'est une facture simulée ou provisoire qui est établie avant la commande, en particulier comme justificatif d'une demande de crédit par exemple. Elle est émise à la demande du client pour que ce dernier puisse se faire une idée du coût réel de son futur achat. Elle n’a aucune valeur juridique ou comptable. Il est nécessaire de joindre une facture pro forma aux colis pour déclarer en douane la valeur de marchandises dans le cadre d’import/ export et des envois non-commerciaux.

Facture traite : la facture est suivie d'une traite établie en même temps et destinée à son règlement.

Facture mémoire : c'est une facture d'un entrepreneur (maçon, menuisier, etc.) qui indique l'état détaillé des travaux effectués et leur prix. Il mentionne aussi le prix des matériaux utilisés et leur quantité.

Facture de clôture ou facture définitive : est délivrée en même temps que les biens ou suite à la réalisation des services. C’est un document à la fois juridique, commercial, comptable et fiscal qui prouve un achat ou une vente de services réalisés ou de marchandises.

Facture d’honoraires : facture portant sur la rémunération (fixée de gré à gré ou tarifée) due aux personnes exerçant une profession libérale en échange de leurs services. Par exemple facture d'un avocat ou d'un architecte.

Facture d'abonnement ou facture récurrente : est un document comptable qui dans la majorité des cas est envoyé à la même date avec le même montant. Il sert à constater le paiement effectué pour le service ou la prestation vendue sur une période donnée. Par exemple votre abonnement téléphonique, internet, gaz, électricité, logiciel…

Facture consulaire : est un type de facture (dont la forme et le libellé varient d’un pays à un autre) exigé par certains pays et qui est à remplir par l’exportateur. Elle fournit le détail des biens expédiés et informe sur les identités du donneur d’ordre et du destinataire et sur la valeur de l’expédition. Elle est certifiée par une administration du pays de destination et doit être présentée à un commissionnaire en douane.

Facture d’avancement ou de situation : correspond à une facture intermédiaire que le professionnel édite au fur et à mesure de l’avancée de la prestation ou des travaux.