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L'amélioration du travail administratif

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Les enjeux du travail administratif sont à la fois économiques, commerciaux et sociaux.

La qualité du travail administratif permet une meilleure rentabilité, une bonne harmonie au sein du personnel, et une plus grande efficacité avec les partenaires de l'entreprise.

L'analyse des processus administratifs

L'analyse de la répartition des tâches

Le tableau de bord

ANALYSE DES ACTIVITES ADMINISTRATIVES

Le calcul des coûts

Les processus administratifs

Les processus administratifs sont des processus fonctionnels ayant pour objectif de mettre à la disposition de l'entreprise toutes les informations nécessaires pour assurer son bon fonctionnement.

Régulièrement l'activité administrative doit être analysée et quantifiée afin de pallier tous les fonctionnements qui peuvent subvenir en raison :
- d'une mauvaise répartition des tâches
- d'une mauvaise circulation de l'information
- de l'incompétence des opérateurs, pour lesquels des formations seraient nécessaires.

Les diagrammes de flux et diagrammes "événement-résultat" peuvent permettent l'analyse des processus administratifs.

Le tableau de bord

C'est un outil de pilotage qui permet de suivre, au moyen d'indicateurs, l'évolution des activités administratives.

Les indicateurs peuvent s'exprimer en nombres, en ratio, en taux ou sous forme d'échelle de valeur. Ils permettent d'effectuer une analyse de données chiffrées.

Comment le realiser

Avant tout il faut définir les objectifs et les indicateurs pertinents.

Sous forme de :

  • TABLEAUX
  • GRAPHIQUES

Son objectif principal :

COMPARER DES DONNEES prévisionnelles ou réelles et de calculer des écarts.



Le tableau de répartition des tâches (TRT)

C'est un outil de contrôle. Il récapitule de manière chiffrée l'ensemble des tâches réalisées dans un service, et les salariés qui interviennent dans la réalisation de ces tâches.
L'analyse est effectuée à partir d'une fiche d'auto-analyse ou auto-pointage - chaque salarié, durant une période définie (en général, 1 semaine) relève précisément le temps passé à la réalisation de chacune des tâches.

Comment le realiser

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Le Tableau de Répartition des Tâches

C'est un tableau à double entrée.

  • Les acteurs sont répertoriés en colonne.
  • Les tâches (regroupées par thème) sont énumérées dans les lignes.


Les résultats obtenus dans la fiche d'auto-pointage sont reportés dans le TRT.

Son objectif principal :

  • ANALYSER le temps passé par salarié et par tâche. L'analyse démontre des dysfonctionnements quantitatifs ou / et qualitatifs,
  • ALERTER sur les dysfonctionnements éventuels,
  • REPARTIR différemment les tâches entre les salariés d'un même service. Cette nouvelle répartition tient compte des compétences des salariés et de la charge de travail. Ainsi la charge de travail est répartie de manière équitable entre les salariés du service.



Les dysfonctionnements quantitatifs concernent le temps de travail effectif de chaque salarié global et par tâche


A savoir :

  • La charge nette : charge estimée majorée d'un coefficient d'aléa (environ 15%) qui correspond au temps introductif (pauses).
  • Le taux d'engagement (charge nette / temps de travail légal


Les dysfonctionnements qualitatifs concernent les tâches inutiles, les tâches redondantes, les activités redondantes, les activités qui font double-emploi avec celles d'un autre service, la cohérence du temps consacré aux activités.


La mise en place d'une nouvelle répartition tient compte de l'analyse effectuée et permet une amélioration du travail administratif en tenant compte des aspirations et des compétences des salariés ainsi que du temps passé sur les différentes tâches.


Le Calcul des coûts

La productivité du travail administratif peut être améliorée par une bonne maîtrise des coûts. Cela consiste à prévoir et contrôler les dépenses afin éventuellement de les réduire.

Un budget est une prévision chiffrée des différents postes de dépenses et de recettes correspondant à une activité ou un projet. Il permet de mesurer les écarts entre les prévisions et les réalisations.

A savoir :

Dans le domaine administratif, des budgets sont établis notamment pour évaluer les dépenses relatives à l'organisation d'événements internes ou externes.