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l'ORGANISATION D'UN EVENEMENT
COMMERCIAL

Chapitre 17:

START

La communication événementielle

Mobiliser les participants

Préparer l'accueil

Animer l'événement

Evaluer le budget

La réunion de présentation

Evaluer les résultats

INDEX

LA COMMUNICATION EVENEMENTIELLE

01

la strategie

Améliorer l'image de l'entreprise

Améliorer la notoriété de la marque

Promouvoir des produits

Section 01

En réunissant des publics cibles ou des influenceurs

Maddy Sheidler

LES CIBLES

Section 01

Public interne
Public professionnel
Grand public

LES OBJECTIFS

Section 01

Informer
Echanger des connaissances
Partager des experiences
Lancer un produit
Développer le réseau
Améliorer l'image
Recruter et former
Motiver et remercier
Favoriser l'esprit d'équipe

  • L'information sur l'événement se diffuse par les réseaux sociaux
  • En créant du buzz
  • Chaque particpant devient un ambassadeur de la marque


Pour cela il faut:
  • Développer l'interactivité, mesurer l'impact et augmenter la durée de vie de l'événment

LE digital

evaluer le budget

02

Plusieurs stratégies sont possibles:

- Estimer le budget en fonction des ressources
- Définir un % du CA consacré à la communication
- S'alligner sur la concurence
- Evaluer des objectifs et des moyens


Définir des choix stratégiques

+ INFO

Le budget directeur est celui des ventes, il est établit en fonction des ventes prévsionnelles de l'année à venir. Celui-ci détermine:

- Le budget des achats
- Le budget de production
- Le budget des investissements
- Le budget commercial
- Le budget de trésorerie

Hiérarchiser les budgets

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Evaluer le budget commercial

Prospection digitale

Prospection téléphonique

Prospection physique

Communication

Fidélisation

C'est évaluer le coût de l'opération à travers l'établissement de postes de dépenses:

- Agence
- Lieu
- Traiteur
- Multimédia
- Aménagment
- Accueil
- Assurances

+ INFO

Evaluer le budget d'un événément

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LA REUNION DE PRESENTATION

03

- Choisir le type de réunion
- Définir les objectifs de réunion
- Définir la cible
- Tisser un fil conducteur
- Planifier la réunion et informer
- Elaborer les supports de communication
- Prévoir la logistique

+ INFO

Préparer la réunion

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CONCLUSION

objectifs

idees

debtas

INTERACTIONS

BILAN

ANIMER LA REUNION

L'animateur est l'homme orchestre

+ INFO

+ INFO

+ INFO

Amélioration de la notoriété
Valorisation de l'image

ARGUMENTS RELATIONNELS

Fidélisation des clients
Développement du fichier

ARGUMENTS COMMERCIAUX

L'ARGUMENTATION

Evaluation des contacts touchés
Estimation du ROI

ARGUMENTS FINANCIERS

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+ INFO

PREPARER LE PITCH

75%

Méthode AIDA

A: Attirer l'interlocuteur
I: suciter son Intérêt
D: provoquer le Désir
A: pousser à l'Action

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mobiliser les participants

04

Définir le format

Concevoir le contenu

Développer les contacts et optimiser les retours

Choisir un thème mobilisateur

Le thème représente 80% de la réussite d'un événement

Le format dépend du type de l'événement choisi et de la cible

Les messages doivent communiquer sur le thème de l'événement mais également sur les intérvenants

Il convient de choisir le type de mail (interne, annonce, invitation, relance, rappel) et ensuite la communication sur les réseaux appropriés

PREPARER L'ACCUEIL

05

la logistique

Le lieu est féfini selon le nombre de participants, le budget et le thème

Privilégier un prestataire. Prévoir toujours plus que le nombre d'invités pour éviter les ruptures.

Décoration, matériel, éclairage, son, vidéo, micro, ordinateur...

Réserver un lieu

Choisir un traiteur

Prévoir l'aménagement

Anticiper très en amont la logistique

SOIGNER L'accueil

le jour j

Dédier une équipe d'accueil

Mettre en place la signalétique
Distribuer de la documentation aux particpants

eN AMONT

Prévoir la formation de l'équipe d'accueil

Envoyer un plan d'accès
Vérifier la présence des participants

animer l'EVENEMENT

06

Choisir les intervenants

Faire participer les convives

Mettre en scène

L'évenement doit être unique et exceptionnel. Il faut privilégier la dimension affective des particpants

Des intervenants exteruers pour les événements internes et des intervenants de la société pour les événements dediés aux clients

Il faut impliquer les particpants en proposant par exemple des activités autours du jeu

evaluer les resultats

07

le 1er bilan doit être fait en interne:


- Quels étaient les objectifs ?
- Qui a participé ?
- Quels sont les points positifs ?
- Les points négatif ?
- Les axes d'amélioration ?

C'est un bilan à chaud

en interne

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EVALUER LA SATISFACTION

Enquête de satisfaction

Rapport d'étonnement
Recueil d'avis

60%

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+ INFO

Nombre de participants

Taux de réponse
Taux de présence
Taux de satisfaction

evaluer la participation

50%

75%

100%

25%

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