Les audits - CM 2022

Les audits

Déborah LAZZERINI - GÉNIN

START

Objectifs

• Comprendre ce que c'est un audit
• Se familiariser avec la démarche des audits
  
• Ne pas avoir peur de vivre un audit
  

Index

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Un audit, c'est quoi ?

Quelques définitions pour bien débuter

1.

L'audit, c'est...

Rien ne vaut un centre expert en qualité pour vous l'expliquer.

Définition de l'audit selon l'ISO 19011

Processus méthodique, indépendant et documenté permettant d’obtenir des preuves d’audit et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d’audit sont satisfaits.

Programme d’audit

Ensemble d’un ou plusieurs audits planifiés pour une durée spécifique et dirigés dans un but spécifique

Preuve d’audit

Enregistrements, énoncés de fait ou autres informations, qui se rapportent aux critères d’audit, et sont vérifiables; les preuves peuvent être qualitatives ou quantitatives

Champ d’audit

Etendue et limite d’un audit. Il inclut généralement une description des emplacements physiques, des unités organisationnelles, des activités et des processus ainsi que la période couverte

Critères d’audits

Références servant de base à l’analyse (exigences, doc, …)

L'accréditation

C’est une attestation délivrée par un organisme habilité et indépendant qui reconnait la compétence d’une organisation dans un domaine donné. Elle peut être une démarche volontaire ou réglementaire. Elle s’appuie sur un référentiel normatif.

La certification

C’est la reconnaissance par un organisme indépendant et compétent de la conformité d’un produit, service ou processus à des exigences fixées dans un référentiel

Audit Interne

Demandé par la Direction de l'organisation, selon une planification annuelle

L'auditeur est un salarié de l'organisation, formé aux techniques d'audit

Un salarié ne peut pas auditer son propre service (impartialité)

Audit client / financeur

Demandé par le client / le financeur pour se rassurer

L'auditeur est une personne mandaté par le client ou le financeur

L'organisme est audité sur un périmètre/un champ bien précis

Audit Tierce Partie ou Certification

Demandé par l'organisme auprès d'un certificateur

Le certificateur est accrédité par le COFRAC

Le certificateur mandate un auditeur formé aux techniques d'audits et à la norme qu'il doit auditer

L'organisme dans son ensemble est audité sur le référentiel de certification demandé

L'Audit, ça sert à quoi ?

Les objectifs sont :

Organiser et préparer ses audits

Un homme averti en vaut deux

2.

Indépendant

Il n'appartient pas à l'entreprise ou au service audité

Compétent

Il a suivi une formation aux techniques d'audits et au référentiel à auditer.

Adaptation

Présentation et vocabulaire adapté, expression claire et précise, respectueux des salariés

Curieux, il enquête

Examen des documents, recherche des faits et comparaisons aux référentiels, il veut des preuves de conformité.

Prendre parti

Il ne doit pas avoir d'à priori et ne doit pas se laisser influencer, ne doit pas critiquer les salariés

Faire preuve de rigidité

Il ne doit pas se comporter comme un juge, un inquisiteur

Manquer de préparation

Il se doit de maîtriser son sujet et d'avoir pris connaissance de l'organisation

Fournir des conseils

Il est là pour évaluer à un instant T l'organisation

Elle relève de l'auditeur

Notification écrite suffisamment tôt

C'est le jour J !

A destination des audités,

Suivi

Mise en place d'un plan d'actions

Adressée aux responsables du ou des secteurs audités

• Résumé des observations
• Evaluation de l'Efficacité
• Conclusion de l'audit
• Fiches de non-conformités

Les auditeurs

Qui ?

Le cadre de l'audit

Périmètre, champ, finalité

Etablir le plan

Chronologie des interviews

La préparation de l'audit

Elaborer sa check-list

Questionnaire conducteur

Analyse préliminaire

Documents de l'organisation

Quel audit ?

interne ? externe ? quels processus ? quelles activités ? Quel référentiel ? Quand ?

Parmi les salariés...

Qui sera audité ? Qui doit participer à l'audit ?

Parmi les auditeurs ...

Qui constitue l'équipe d'audit ?

Se rendre disponible

Bien noter la présence de l'auditeur, la plage retenue pour son "interview", la présentation des éléments de preuves

Le plan d'audit est toujours validé par une fonction habilitée, dans l'organisation auditée (Direction, RQ, etc.)

On s'interroge...

Quelles questions poser ?

Quels sont les éléments de preuves attendus dans le référentiel ?

Quels documents demander ?

Analyse par l'auditeur

Des procédures de l'organisation, des plans d'actions, des anciens rapports d'audit

La réunion d'ouverture

C'est le jour J de l'audit ! Et le premier temps fort, c'est votre rencontre avec l'auditeur lors de cette réunion.

Recueil des preuves

Obtenir une confiance mutuelle

Réunion Ouverture

Entretiens / Examens

1

2

Investigations

Questions ouvertes permettant de s'en tenir au fait (Qui Quoi Où Quand Comment Combien Pourquoi ?)

Demande des éléments de preuves par Critères et Indicateurs lorsqu'ils sont spécifiés

Vérifications de la réalisation et de l'efficacité de l'activité à partir d'enregistrements (documents, guides, dossiers de stagiaires et d'apprenants...) et d'observations

L'auditeur se préoccupe de l'audité : le met à l'aise, le rassure

L'audité présente son activité en restant de bonne foi, reçoit l'équipe d'auditeur dans de bonnes conditions

Synthèse à chaud - remerciements

CHARTE DE L’AUDITEUR INTERNE

L’objectif de la Charte est de promouvoir la déontologie et le professionnalisme de l’auditeur interne et de donner confiance aux audités.

L’auditeur interne s’engage à respecter ces 4 principes :

• Objectivité : L’auditeur s’appuie sur des informations factuelles et ne doit en aucun cas apporter tout jugement de valeur au regard des personnes auditées et de leur travail.
• 
  
• Indépendance : L’auditeur reste indépendant vis-à-vis du Responsable de l’entité auditée.
• 
  
• Confidentialité : L’auditeur utilise les informations et propos recueillis d’un audité uniquement dans le cadre de la mission d’audit. Les informations et propos recueillis non utilisés dans le rapport ne sont en aucun cas divulgués à d’autres salariés ou à son responsable hiérarchique.
• 
  
• Compétence : L’auditeur se doit toujours d’actualiser sa qualification et ses connaissances du ou des référentiels en application. Il doit également respecter la procédure d’audit qualité interne.

Finaliser dans les 2 à 3 semaines

Basé sur des faits

Constats

Préparation du CR

3

4

Passer en revue les observations

Réunion de clôture

5

On retrouve

Des points forts

Des points sensibles

Des suggestions d'améliorations

Des non-conformités / Ecarts

On distingue, pour ce rapport

Les Non-Conformité (NC), majeure ou mineure, qui sont des écarts à la norme/au référentiel audité. Elles peuvent remettre en question la certification / la relation contractuelle avec le client

Les points forts

Les points sensibles : ce ne sont pas encore des non-conformité, mais ça peut le devenir ! Une vigilance doit être mise en place pour surveiller ces points

Les pistes de progrès : les éléments méritant d'être communiqués/améliorés pour l'amélioration globale de l'entreprise

Se réunir pour formuler les constats

Exposer les conséquences, les risques

Rappel des exigences

Qualifier les écarts

Comment réussir la réunion de clôture ?

Un soin particulier doit être apporté à ce dernier temps de présentiel avec les audités

Suivi et Amélioration continue

Raisonnons toujours selon le PDCA !

Réception rapport

Communication

Plan d'actions

Suivi, vérifications

Evaluation

Un outil

d'aide à la décision

Efficacité

Des actions

A l'ensemble

des salariés

Sous la responsabilité des audités

• L’audité a la responsabilité de déterminer et de lancer toutes actions nécessaires pour :

- Corriger une non-conformité.

- Eliminer une cause d’une non-conformité. Il a en charge l’établissement d’un plan d’action.

• La responsabilité de l’auditeur se limite à l’identification de la non-conformité

Par l'équipe d'audité

Il est préconisé de mettre en place un système de relance des actions post audit : réunion de suivi d'avancement, système d'alerte par email, etc.

Exemple de plan d'actions

Exemple de non-conformité majeure : “Il n’existe pas de plan de formation pour assurer la formation des intervenants et le bon déroulement de l’action de formation”.

En conclusion

Ce qu'il faut retenir de ce cours

L'audit n'est pas une inspection...

C'est un véritable outil qualité, participant à l'amélioration d'un service, d'une organisation

Permettre de progresser

Lancer des actions d'amélioration

Prouver l'atteinte des objectifs

Comprendre les activités et les problèmes rencontrés

Factuel

Merci pour votre attention !

Vous êtes prêt à mener vos propres audits !