Les audits - CM 2022
deborah.lazzerini
Created on January 26, 2022
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Transcript
Les audits
Déborah LAZZERINI - GÉNIN
START
Objectifs
- Comprendre ce que c'est un audit
- Se familiariser avec la démarche des audits
- Ne pas avoir peur de vivre un audit
Index
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Un audit, c'est quoi ?
Quelques définitions pour bien débuter
1.
L'audit, c'est...
Rien ne vaut un centre expert en qualité pour vous l'expliquer.
Définition de l'audit selon l'ISO 19011
Processus méthodique, indépendant et documenté permettant d’obtenir des preuves d’audit et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d’audit sont satisfaits.
Programme d’audit
Ensemble d’un ou plusieurs audits planifiés pour une durée spécifique et dirigés dans un but spécifique
Preuve d’audit
Enregistrements, énoncés de fait ou autres informations, qui se rapportent aux critères d’audit, et sont vérifiables; les preuves peuvent être qualitatives ou quantitatives
Champ d’audit
Etendue et limite d’un audit. Il inclut généralement une description des emplacements physiques, des unités organisationnelles, des activités et des processus ainsi que la période couverte
Critères d’audits
Références servant de base à l’analyse (exigences, doc, …)
L'accréditation
C’est une attestation délivrée par un organisme habilité et indépendant qui reconnait la compétence d’une organisation dans un domaine donné. Elle peut être une démarche volontaire ou réglementaire. Elle s’appuie sur un référentiel normatif.
La certification
C’est la reconnaissance par un organisme indépendant et compétent de la conformité d’un produit, service ou processus à des exigences fixées dans un référentiel
Audit Interne
Demandé par la Direction de l'organisation, selon une planification annuelle
L'auditeur est un salarié de l'organisation, formé aux techniques d'audit
Un salarié ne peut pas auditer son propre service (impartialité)
Audit client / financeur
Demandé par le client / le financeur pour se rassurer
L'auditeur est une personne mandaté par le client ou le financeur
L'organisme est audité sur un périmètre/un champ bien précis
Audit Tierce Partie ou Certification
Demandé par l'organisme auprès d'un certificateur
Le certificateur est accrédité par le COFRAC
Le certificateur mandate un auditeur formé aux techniques d'audits et à la norme qu'il doit auditer
L'organisme dans son ensemble est audité sur le référentiel de certification demandé
L'Audit, ça sert à quoi ?
Les objectifs sont :
- Déterminer la conformité ou la non-conformité du SMQ aux exigences prescrites par le référentiel d'audit choisi
- Déterminer l’efficacité du SMQ aux exigences prescrites par le référentiel d'audit chois
- Donner à l’audité la possibilité d’améliorer ses pratiques.
- Reconnaître l'expertise de l’organisme sur certaines activités (cas d'un audit de certification)
Organiser et préparer ses audits
Un homme averti en vaut deux
2.
Indépendant
Il n'appartient pas à l'entreprise ou au service audité
Compétent
Il a suivi une formation aux techniques d'audits et au référentiel à auditer.
Adaptation
Présentation et vocabulaire adapté, expression claire et précise, respectueux des salariés
Curieux, il enquête
Examen des documents, recherche des faits et comparaisons aux référentiels, il veut des preuves de conformité.
Prendre parti
Il ne doit pas avoir d'à priori et ne doit pas se laisser influencer, ne doit pas critiquer les salariés
Faire preuve de rigidité
Il ne doit pas se comporter comme un juge, un inquisiteur
Manquer de préparation
Il se doit de maîtriser son sujet et d'avoir pris connaissance de l'organisation
Fournir des conseils
Il est là pour évaluer à un instant T l'organisation
Elle relève de l'auditeur
Notification écrite suffisamment tôt
C'est le jour J !
A destination des audités,
Suivi
Mise en place d'un plan d'actions
Adressée aux responsables du ou des secteurs audités
- Résumé des observations
- Evaluation de l'Efficacité
- Conclusion de l'audit
- Fiches de non-conformités
Les auditeurs
Qui ?
Le cadre de l'audit
Périmètre, champ, finalité
Etablir le plan
Chronologie des interviews
La préparation de l'audit
Elaborer sa check-list
Questionnaire conducteur
Analyse préliminaire
Documents de l'organisation
Quel audit ?
interne ? externe ? quels processus ? quelles activités ? Quel référentiel ? Quand ?
Parmi les salariés...
Qui sera audité ? Qui doit participer à l'audit ?
Parmi les auditeurs ...
Qui constitue l'équipe d'audit ?
Se rendre disponible
Bien noter la présence de l'auditeur, la plage retenue pour son "interview", la présentation des éléments de preuves
Le plan d'audit est toujours validé par une fonction habilitée, dans l'organisation auditée (Direction, RQ, etc.)
On s'interroge...
Quelles questions poser ?
Quels sont les éléments de preuves attendus dans le référentiel ?
Quels documents demander ?
Analyse par l'auditeur
Des procédures de l'organisation, des plans d'actions, des anciens rapports d'audit
La réunion d'ouverture
C'est le jour J de l'audit ! Et le premier temps fort, c'est votre rencontre avec l'auditeur lors de cette réunion.
Recueil des preuves
Obtenir une confiance mutuelle
Réunion Ouverture
Entretiens / Examens
1
2
Investigations
Questions ouvertes permettant de s'en tenir au fait (Qui Quoi Où Quand Comment Combien Pourquoi ?)
Demande des éléments de preuves par Critères et Indicateurs lorsqu'ils sont spécifiés
Vérifications de la réalisation et de l'efficacité de l'activité à partir d'enregistrements (documents, guides, dossiers de stagiaires et d'apprenants...) et d'observations
L'auditeur se préoccupe de l'audité : le met à l'aise, le rassure
L'audité présente son activité en restant de bonne foi, reçoit l'équipe d'auditeur dans de bonnes conditions
Synthèse à chaud - remerciements
CHARTE DE L’AUDITEUR INTERNE
L’objectif de la Charte est de promouvoir la déontologie et le professionnalisme de l’auditeur interne et de donner confiance aux audités.
L’auditeur interne s’engage à respecter ces 4 principes :
- Objectivité : L’auditeur s’appuie sur des informations factuelles et ne doit en aucun cas apporter tout jugement de valeur au regard des personnes auditées et de leur travail.
- Indépendance : L’auditeur reste indépendant vis-à-vis du Responsable de l’entité auditée.
- Confidentialité : L’auditeur utilise les informations et propos recueillis d’un audité uniquement dans le cadre de la mission d’audit. Les informations et propos recueillis non utilisés dans le rapport ne sont en aucun cas divulgués à d’autres salariés ou à son responsable hiérarchique.
- Compétence : L’auditeur se doit toujours d’actualiser sa qualification et ses connaissances du ou des référentiels en application. Il doit également respecter la procédure d’audit qualité interne.
Finaliser dans les 2 à 3 semaines
Basé sur des faits
Constats
Préparation du CR
3
4
Passer en revue les observations
Réunion de clôture
5
On retrouve
Des points forts
Des points sensibles
Des suggestions d'améliorations
Des non-conformités / Ecarts
On distingue, pour ce rapport
Les Non-Conformité (NC), majeure ou mineure, qui sont des écarts à la norme/au référentiel audité. Elles peuvent remettre en question la certification / la relation contractuelle avec le client
Les points forts
Les points sensibles : ce ne sont pas encore des non-conformité, mais ça peut le devenir ! Une vigilance doit être mise en place pour surveiller ces points
Les pistes de progrès : les éléments méritant d'être communiqués/améliorés pour l'amélioration globale de l'entreprise
Se réunir pour formuler les constats
Exposer les conséquences, les risques
Rappel des exigences
Qualifier les écarts
Comment réussir la réunion de clôture ?
Un soin particulier doit être apporté à ce dernier temps de présentiel avec les audités
Suivi et Amélioration continue
Raisonnons toujours selon le PDCA !
Réception rapport
Communication
Plan d'actions
Suivi, vérifications
Evaluation
Un outil
d'aide à la décision
Efficacité
Des actions
A l'ensemble
des salariés
Sous la responsabilité des audités
• L’audité a la responsabilité de déterminer et de lancer toutes actions nécessaires pour :
- Corriger une non-conformité.
- Eliminer une cause d’une non-conformité. Il a en charge l’établissement d’un plan d’action.
• La responsabilité de l’auditeur se limite à l’identification de la non-conformité
Par l'équipe d'audité
Il est préconisé de mettre en place un système de relance des actions post audit : réunion de suivi d'avancement, système d'alerte par email, etc.
Exemple de plan d'actions
Exemple de non-conformité majeure : “Il n’existe pas de plan de formation pour assurer la formation des intervenants et le bon déroulement de l’action de formation”.
En conclusion
Ce qu'il faut retenir de ce cours
L'audit n'est pas une inspection...
C'est un véritable outil qualité, participant à l'amélioration d'un service, d'une organisation
Permettre de progresser
Lancer des actions d'amélioration
Prouver l'atteinte des objectifs
Comprendre les activités et les problèmes rencontrés
Factuel
Merci pour votre attention !
Vous êtes prêt à mener vos propres audits !