Projet Harmonisation des process BPCEA BPCE IARD

• 7 webinars
• Communications FIP & Réseaux

• Communication FIP

Conduite du changement

Conduite du changement

Travail collaboratif avec : les collaborateurs de la FIP : BPCE APS / SAP et PARC accompagnés par DJVI / DCONF

Démarche globale des ateliers

Travail collaboratif avec : les collaborateurs de la FIP : BPCE APS / SAP accompagnés par DJVI / DCONF / MOA Innove

Démarche globale des ateliers

Travail collaboratif avec : les collaborateurs de la FIP : BPCE APS / SAP accompagnés par l'Offres / Animation commerciale (CE & BP) / ECI / DJVI / DCONF/MOA

Conduite du changement

LOT 3 - Cohérence sur les supports quel que soit le périmètre BPCEA – BPCE IARD

Travaux réalisésAteliers/Réunions ≈ 15

Livrable :

• 33 modèles de courriers manuels dont :

- 31 modèles communs adaptés à chaque marché - 2 spécifiques « particulier »

• 5 maquettes Docprint (1 création et 4 modifications)

LOT 2 - Harmonisation des éditiques BPCE IARD PRO & PART

Travaux réalisésAteliers/Réunions ≈ 8

Livrable :

• Mise en œuvre BPCE IARD PRO : 8 supports
• Mise en œuvre BPCE IARD PART – BPCEA : 6 supports process BPCEA modifiés
• Création d’un support spécifique concernant les listings pour la partie BPCE IARD PART

LOT 1 - Harmonisation des process BPCE IARD PRO (CE & BP) BPCEA – BPCE IARD

• 14 webinars BPCE APS dont PDS et PARC (population majoritairement impactée)
• Mise à disposition d’une présentation en autonomie (population faiblement impactée)
• Communication FIP
• Suivis post MEP :

- 3 suivis Post MEP (phase pilote) - 3 suivis Post MEP (Phase généralisation)

Travaux réalisés Ateliers/Réunions ≈ 27

Evolutions validées :

• BPCE IARD PRO : 115 évolutions
• BPCEA BPCE IARD : 48 évolutions

Démarche globale des ateliers

+info

+info

+info

Projet Harmonisation des process

• Partage de l’état des lieux réalisés par le DPA sur chaque thématique et des propositions d’harmonisation
• Identification et alimentation des éléments non recensés avec les contributeurs
• Identification des mises à jour réalisables
• Priorisation des éléments en fonction de l’activité quotidienne des collaborateurs APS
• Validation des évolutions souhaitées en interne BPCEA
• Mise en évidence des points nécessitant validation Maaf
• Validation Maaf

Démarche globale des ateliers réalisés par thématique

Formulaire CAR CE

Modes Opératoires sur les contrôles

Divers

Résiliations

VDI Cartographie des fonctionnalités BP et CE

Post-Innove

Généralités des contrats (CDD/CDI et CED)

Contrôle des pièces

Compte client

Thématiques des ateliers menés

Contributeurs métiers FIP

• BPCE APS : Justine D Hinzelin / Coralie Roblin

• FIABILISATION : Erwan Dréau

Ateliers VDI

• BPCE APS : Audrey Glowacki

• SAP : Laëtitia Borja

Change

• BPCE APS : Marianne Chassaigne / Audrey Glowacki / Christelle De Larrard / Francine Mourlevat / Héloïse Pillet et Florian Richard (Formulaire CAR CE)

• SAP : Marion Chadeuf / Sonia Deloge

Ateliers (hors VDI & Change)

• Partage de l’état des lieux réalisé par le DPA par domaines des courriers existants sur chaque réseau en base documentaire BPCE APS
• Identification et alimentation des éléments non recensés avec les contributeurs
• Identification des éléments pouvant être harmonisés/fusionnés
• Validation les éditiques par les contributeurs métiers
• Validation des éditiques par le Juridique et Conformité de BPCEA

Objectifs

Démarche globale des ateliers

Objectifs

Editiques manuelles :Avoir un référentiel de courriers manuels pour BPCE IARD scindant les 2 périmètres « particuliers » et « professionnels », quel que soit le réseau distributeur :

• Adapté aux produits concernés
• Facilitant pour l’utilisation par les collaborateurs
• Adapté aux 2 réseaux distributeurs
• Adapté aux actes de gestion à effectuer

Editiques Docprint-Optimus :Harmoniser les relances Client / Agence / Conseiller

Contributeurs métiers FIP

• BPCE APS : Audrey Glowacki

• SAP : Laëtitia Borja

Change

• BPCE APS : Marianne Chassaigne / Christelle De Larrard / Francine Mourlevat

• SAP : Marion Chadeuf / Sonia Deloge

Ateliers

Feuille de route des ateliers

Une conduite du changement adaptée au profil

Organisation groupe de travail

Recueil des besoins

ZOOM SUR LE LOT 3

• Adapter selon les spécificités de chaque entité

• Mise en évidence des différences selon les réseaux de distribution

• Optimisation de la recherche d’information

• Centralisation des process dans la globalité

Recueil des besoins réalisé avec les métiers

Simplicité

• Supports collaborateurs cohérents quel que soit le périmètre

• Réduction du nombre de supports

Efficacité

Personnalisation

Prise en compte des spécificités de chaque entité

Efficacité

Plusieurs leviers identifiés :

Fluidifier les informations avec des supports clairs et détaillés avec formulation précise,

Intégrer des liens pour faciliter la navigation, des tableaux et schémas,

Dissocier les informations process / formation /guide outils

5 grands principes identifiés :

Cohérence dans les supports,

Harmonisation au sein de la FIP,

Simplicité,

ATELIERS (APS / PARC & SAP) SYNCHRONISATION - Présentation des supports proposés - Relecture des supports - Validation

ATELIER 2 (APS / PARC & SAP) ARCHITECTURE SOMMAIRE DES MODULES CIBLES - Partage des points process/guides outils et documentation métiers identifiés - Partage des thématiques recensées dans les supports cible (sommaire par support) : proposition / ajustements / validation - Identification d’une thématique pour servir de modèle (atelier suivant)

ATELIER 3 (APS / PARC & SAP) STRUCTURE DE LA DOCUMENTATION - Partage sur la structure du document : présentation du modèle, architecture des documents pour fluidifier et simplifier la recherche - Proposition / ajustements /validation d’un modèle de présentation

ATELIER 1 (APS & SAP) ARBO STRUCTURE - Présentation de la démarche - Etablir la structure de la documentation dans sa globalité (supports cible, périmètre BPCE IARD PRO et PART) - Centraliser les thématiques - Identifier les thématiques pour chaque support cible

Arbo structure globale Supports cibles

• Travaux réalisés par l’équipe projet
• Recueil du bon de commande & mise en œuvre

Synchronisation

Synchronisation

Structure de la documentation

Mise en œuvre du bon de commande

ROADMAP DES ATELIERS

Elaboration d’un modèle / Support de référence

Répartition des thématiques pour chaque support cible

Construction des supports

Ateliers d’évolution avec les métiers

MEP généralisée

MEP Phase pilote

• Elaboration Mise en œuvre du bon de commande

• Partage sur la mise en œuvre : proposition – ajustement
• Validation en séance

Architecture des sommaires

Recueil des besoins métiers

02 NOV

04 OCT

23 SEP

15 SEP

AUG

JUL

30 JUIN

16 JUIN

03 JUIN

20 MAI

06 MAI

11 MARS

Recueil des besoins

• Partage sur les besoins de demain
• Axes d’évolution

Pilotes

• BPCE APS : Marianne Chassaigne / Benjamin Dutkiewicz / Meg Anne Lopez / Fabrice George / Margaux Pradourat / Raphaëlle Poinsot / Nelea Sossah / Séverine Baertsoen /Olivier Hibelot / Daniel Stamenkovic / Margot Roux / Emilie Dupont / Jocelyne Thibaud

• PARC : Maylis Hunag Kuong Ping / Julie Lacausse / Sandrine Salomon / Jean-Daniel Coudein / Hugo Bonadona / Tiphaine Miquel

• SAP : Sonia Deloge / Morgane Blaud

Contributeurs métiers FIP

• BPCE APS : Marianne Chassaigne / Benjamin Dutkiewicz / Meg Anne Lopez / Tourniaire Laetitia / Francine Mourlevat

• PARC : Maylis Huang Kuong Ping / Tiphaine Miquel

• SAP : Marion Chadeuf / Sonia Deloge

Ateliers d'évolution des supports

• BPCE APS : Audrey Glowacki

• SAP : Laëtitia Borja

• PARC : Hélène Roelants

Change

• BPCE APS : Marianne Chassaigne /Benjamin Dutkiewicz / Meg Anne Lopez / Marie Laure Ollier

• PARC : Maylis Huang Kuong Ping / Tiphaine Miquel / Stéphan Palain

• SAP : Marion Chadeuf / Sonia Deloge

Atelier Recueil des besoins

PART & PRO

PART

PRO

• BPCE APS PART hors run off + PDS
• PARC sans compétence PRO + PDS
• SAP

• BPCE APS PRO
• BPCE APS run off

• PARC avec compétence PRO
• BPCE APS PART et run off + PDS

Dispositif définif d’ 1 heure de webinar

Dispositif définif d’ 1 heure de webinar

Mise à disposition d’un genially : animation ludique en autonomie

Distribution des informations hors process dans les supports adéquats : Formation-Produits/Guide outils/Annuaire des n° utiles.

Répartition des thématiques process dans les supports existants BPCEA avec mise en évidence de l’assureur concerné si ≠.

Répartition des thématiques process dans les nouveaux supports définis avec des contributeurs métiers avec mise en évidence du distributeur concerné si ≠ et intégration de liens de redirection vers d’autres supports.

Une conduite du changement adaptée à chaque profil