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Diagramas de flujos administrativos

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Transcript

Diagramación

Representación gráfica de hechos, situaciones, movimientos, relaciones o fenómenos de todo tipo por medio de símbolos que clarifican la interrelación entre diferentes factores administrativas.

Ventajas Tecnicas

Criterios y Normas

Recomendación de uso y aplicación

Clasificación de los diagramas de flujo

Simbología

El lenguaje grafico a utilizar debe de ser coherente y se permita comprender los diferentes procedimientos. Diferentes instituciones elaboraron símbolos de diagramación, ellos son:

  • La American Society of Mechanical Engineers (ASME)
  • La American National Standard Institute (ANSI)
  • La International Organization for Standarization (ISO)
  • El Instituto Alemán de Estandarización, Deutsches Institut fur Nurmung e. V. (DIN)

Uso Aplicación Destino Comprención e Interpretación Integración Simbología Diagramación

Uso: Facilita el llenado y lectura del formato en cualquier nivel jerárquico. Destino: Permite al personal que interviene en los procedimientos identificar y realizar correctamente sus actividades. Aplicación: Por la sencillez de su representación hace accesible la puesta en práctica de las operaciones. Comprensión e Interpretación: Puede comprenderla todo el personal de la organización o de otras organizaciones. Interacción: Permite más acercamiento y mayor coordinación entre diferentes unidades, áreas u organizaciones. Simbología: Disminuye la complejidad gráfica por lo que los mismos empleados pueden proponer ajustes o simplificación de procedimientos, utilizando los símbolos correspondientes. Diagramación: Se elabora en el menor tiempo posible y no se requieren técnicas ni plantillas o recursos especiales de dibujo.

Debido a la utilización y adaptación de las mismas para diferentes necesidades particulares, se presentan difr'erentes variantes.

La utilización de una u otra norma, o bien su combinación, depende de las necesidades que se deban satisfacer en el momento de desarrollar el trabajo de la diagramación administrativa.

Herramientas de evaluación y control

En cuanto a dibujo

  • Es conveniente no mezclar varias líneas de entrada y salida en un mismo lado del símbolo.
  • Por claridad, no debe haber más de una línea de unión entre dos símbolos.
  • El símbolo de decisión es el único que puede tener hasta tres líneas de salida.
  • Las líneas de unión deben representarse mediante líneas rectas; en caso necesario se pueden utilizar ángulos rectos.
  • Para efectos de presentación es recomendable que el tamaño de los símbolos sea uniforme, salven caso de que se requiera hacer resaltar alguna situación especial.

En cuanto a su contenido, uso o ambos

  • Para facilitar su comprensión, el contenido del símbolo de operación debe redactarse mediante frases breves y sencillas.
  • Cuando el símbolo terminal identifique una unidad administrativa debe incluir el nombre completo de ella; en caso de utilizar iniciales para identificarla hay que anotar su significado al pie de la hoja del diagrama.
  • El símbolo de documento debe contener el nombre original de la forma o reporte de que se trate.
  • Si existen varios ejemplares de un documento, el original tiene que identificarse con la letra “o” y las copias mediante los dígitos “1”, “2”, “3”, etc. Se recomienda hacer esta anotación en el extremo inferior derecho del símbolo.

  • Que indican sucesión de hechos.
  • Con escala de tiempo.
  • Que indican movimiento.
  • Por su presentación.
  • Por su formato.
  • Por su propósito.

Homogeneizar y fortalecer los sistemas de administración para garantizar la calidad de los productos optimizando el empleo de los recursos en los procedimientos de trabajo.

Para evaluar el efecto de disponer de procedimientos se utiliza:

  • Listado con la cobertura de los aspectos organizacionales que deben considerarse para garantizar su eficacia (check list).
  • Indicadores para diagnosticar su comportamiento.

Benjamin, E., & Fincowsky, F. (2009). Capítulo 7: Procedimientos y procesos (pp.298-326). En Organización de Empresas. México. McGrawHill.