Para diagramar un sistema o un procedimiento, como premisa debe conocerse profundamente.
- El encabezado de los modelos de presentación de los Diagramas de Flujo, es variado en su contenido, dependiendo del tipo de control que la organización desee establecer. Ejemplo: Nombre de la empresa, identificación del documento, nombre del sistema, nombre del procedimiento, firma de quien lo autorizo.
- El tiempo del verbo que se debe escribir dentro de los símbolos, es el presente indicativo, ejemplo; revisa, analiza, compara, anexa, firma, autoriza, etc.
- En la narrativa y en los D.F, al que ejecuta la acción, no se le identifica con su nombre, sino con su cargo o puesto que desempeña. Se utiliza abreviatura dentro del símbolo del documento, ejemplo: O/V, que significa Orden de Venta u O/C, orden de compra.
Criterios y Normas para el diseño de los Flujogramas
- Es conveniente no mezclar en un mismo lado del símbolo varias líneas de entrada y salida.
- No debe haber más de una línea de unión entre dos símbolos.
- Las líneas de unión deben representar mediante líneas rectas; en caso necesario se utilizan ángulos rectos.
- Para efectos de presentación, es recomendable que los símbolos tengan tamaño uniforme, salvo que se requiera resaltar una situación especial.
- La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser realizada mediante frases breves y sencillas.
- Es aconsejable que el contenido del conector de página, sea numérico, y que el símbolo que indica el destino contenga el número de página donde continua el diagrama.
Clasificación
Para efecto de estudio los diagramas pueden clasificarse en los grupos siguientes:
- Que indican sucesión de hechos
- Con escala de tiempo
- Que indican movimiento
- Por su presentación
- Por su formato
- Por su propósito
Recomendaciones para el uso y aplicación de los símbolos
- Permite visualizar gráficamente un procedimiento
- Muestra qué es lo que pasa en el procedimiento actual de una forma sencilla y práctica.
- Refleja las principales actividades y operaciones de un órgano administrativo.
- Facilita la comprensión y análisis de un procedimiento.
- Permite detectar rápidamente los puntos sujetos a supervisión y control.
- Se visualizan las actividades duplicadas o innecesarias, o bien se detecta si hay omisión de información.
Ventajas
El diagrama de procedimientos, también denominado diagrama de flujo o flujograma, es la representación gráfica que muestra la secuencia de actividades y operaciones de un determinado procedimiento.
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DIAGRAMAS DE FLUJOS
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