Guide des stages professionnels/étudiants

Guide des stages

Pour les professionnels et les étudiants

Je suis :

PROFESSIONNEL

Guide DES stages

étudiant

Sommaire

Je veux noter des informations sur le terrain que je propose

Je souhaite renseigner mes disponibilités pour l'année

Quelles sont les coordonnées des référents stages de l'IFE ?

Formations, webinaires

Je souhaite télécharger des documents (portfolio, guide...)

Je souhaite des informations générales sur les stages

Sommaire

Procédures stages

Documents utiles (étudiants ou tuteurs)

Je veux des informations sur mon terrain

Indémnités de stage et kilométriques

Je veux déposer mon portfolio

ORGANISATION Générale des stages

GUIDE DES STAGES

Comment sont réparties les périodes de stage ?

y a t'il des obligations concernant la réalisation de certains stages ?

Comment se passe l'organisation des stages au sein de l'ife ?

Qui sont mes interlocuteurs AU NIVEAU Des stages ?

comment ça se passe avant, pendant et après le stage ?

Quelles sont les conditions d'Acces au stage ?

Quels sont les documents importants lors de mon stage ?

pros

etu.

Comment sont réparties les périodes de stage ?

GUIDE des stages

Périodes de stage

Les périodes de stage représentent 9 mois de la formation, répartis ainsi :

Les stages permettent d’acquérir des ECTS pour mon diplôme :

Un stage d’un mois me permet d’acquérir 4 ECTS (en 1ère année)
Un stage de deux mois me permet d’acquérir 8 ECTS (en 2ème et 3ème année)

Ils seront attribués en fonction de :

La validation des compétences
La présence en stage

y a t'il des obligations concernant la réalisation de certains stages ?

GUIDE des stages

Les stages devront êtres validés dans 3 domaines différents Domaine 1 : SSR : Soins de suite et de réadaptation (Rééducation)Domaine 2 : Santé mentale (Psychiatrie) Domaine 3 : Lieux de vie (Ehpad, IME, Domicile) Vous pouvez effectuer 5 à 7 stages sur vos 9 mois de stage durant votre formation. Si vous le souhaitez, vous pouvez diviser 1 ou 2 périodes de 2mois afin de faire un mois dans une structure, un mois dans une autre (non obligatoire).

Quelles sont les conditions d'Acces au stage ?

GUIDE des stages

Il vous sera demandé des documents pour votre protection au sein du stage : - Une responsabilité civile comprenant les stages en milieu paramédical pour l’année de scolarité. - Une attestation de votre médecin traitant reprenant vos vaccins à jour. Ces documents seront obligatoires pour pouvoir partir en stage, à transmettre au secrétariat.

Quels sont les documents importants lors de mon stage ?

GUIDE des stages

Le portefolio est le document de référence de l’étudiant pour l’organisation, le suivi et l’évaluation des stages. Il sert de guide au tuteur et de référence pour le suivi pédagogique. Dans le portefolio on trouve : Les objectifs de stage Les analyses de pratiques de l’étudiant (mi et fin stage) Les commentaires du tuteur (mi et fin de stage) Le bilan de l’étudiant La validation des compétences

Quels sont les documents importants lors de mon stage ?

GUIDE des stages

Vous trouverez, sur l'ENT : Une grille d’évaluation : Cette grille est une proposition d’outil d’évaluation et d’amélioration des attitudes professionnelles de l’étudiant. Validée en Conseil Pédagogique, elle vient en complément du portfolio.

Quels sont les documents importants lors de mon stage ?

GUIDE des stages

Il vous sera distribué avant chaque stage : Une feuille de présence : Vous devrez y renseigner les informations vous concernant, concernant le tuteur de stage et le terrain de stage, le référent stage devra attester de votre présence. Cette feuille permet le suivi du stagiaire mais aussi à l’indemiser selon les régles établies par le Ségur de la Santé et l’IFE.

Informations générales sur les stages 2/3

GUIDE des stages

Des documents à destination des tuteurs de stage sont disponibles sur l’ENT.Arrivés sur votre lieu de stage, vous pourrez transmettre ces documents à vos tuteurs

Comment se passe l'organisation des stages au sein de l'ife ?

GUIDE des stages

comment ça se passe avant, pendant et après le stage ?

GUIDE des stages

Je suis en :

Première année

GUIDE des stages

DEUXIème ou troisième année

Pour le stage de s2

sur la liste principale

HORS LISTE EN FRANCE

GUIDE des stages

MISE EN LIGNE DE LA LISTE PRINCIPALE

SONDAGE

Je souhaite un stage :

Info

Vous retrouvez la liste de tous les terrains de stage qui sont disponibles, ou non à cette période. Regardez bien toutes les cases : - Lorsque vous voyez écrit "0", c'est que le terrain n'est pas disponible à cette période - Lorsque vous voyez écrit "1", c'est que le terrain est disponible pour recevoir un étudiant - Lorsque vous voyez écrit "2", c'est que le terrain est disponible pour recevoir deux étudiants etc...

Un sondage vous est transmis par mail. Merci de noter votre prénom, votre nom et d'inscrire si vous souhaitez : - un stage sur la liste - un stage hors liste

Je souhaite EFFECTUER un stage :

sur la liste principale

a l'etranger

GUIDE DES STAGES

HORS LISTE EN FRANCE

je souhaite effectuer UN STAGE SUR LISTE

j'attends que mon groupe puisse se positionner

je peux contacter MON terrain de stage

Je reçois ma convention ou un mail de confirmation

GUIDE DES STAGES

Votre groupe, en fonction de l'ordre de priorité, a une semaine pour se positionner sur la liste principale : vous devez vous organiser entre vous pour organiser le placement. Une fois que vous avez choisi, vous envoyez un mail au référent de votre groupe pour lui donner votre souhait. Pour rappel : tout positionnement sur la liste principale est définitif !

Vous retrouverez les coordonnées utiles au sein des fiches répertoires des structures : Fiches répertoire stages Si jamais vous ne retrouvez pas la fiche répertoire de la structure, n'hésitez pas à vous rapprocher des référents du parcours stage.

La secrétaire pédagogique s'occupe des formalités administratives. - Soit votre structure est conventionnée annuellement avec l'IFE : vous recevrez un mail de confirmation du stage. - Soit votre structure n'est pas conventionnée annuellement avec l'IFE : vous aurez une convention à signer (avant la signature de la direction, puis de la structure)

je souhaite effectuer UN STAGE HORS LISTE

je transmets ma liste de souhaits aux référents parcours stage

je fais des recherches

GUIDE DES STAGES

JE NE DOIS PAS CONTACTER LES STRUCTURES PAR MOI-MÊME

Info

fiche de souhaits

et après ?

Pour rappel, vous trouvez la fiche de recherche de stages en cliquant sur l'onglet "fiche de souhaits". La fiche de souhaits doit être accompagnée de CV et de lettres de motivation personnalisées en fonction du lieu de stage. N'oubliez pas que les référents parcours stage sont 2 et doivent être systématiquement tous les deux en copie de votre mail. Pour les stages de S3, S4, S5 et S6 : vous avez 15 jours (à partir de la fin de votre tour de priorité) pour faire parvenir votre liste de souhaits aux référents parcours stage.

Vous devez adresser aux référents parcours stage une liste de souhaits (fichier téléchargeable en cliquant sur l'onglet). Gardez en tête que vous ne devez pas contacter vous-mêmes les structures. Si vous souhaitez savoir si un ergothérapeute est présent dans la structure, alors appelez juste le secrétariat pour poser cette question... N'ALLEZ PAS PLUS LOIN ! Pour vous aider dans les recherches, vous pouvez aller sur ce site : Annuaire Sanitaire-Social - Maisons de Retraite, EHPAD, hôpitauxL'Annuaire Sanitaire et Social vous permet de retrouver un choix unique d'organismes médico-sociaux de tout type tels que des maisons de retraite,...Annuaire Sanitaire et Social

Les référents parcours stage contactent les structures, adressent les demandes de stage. Si les terrains souhaités se trouvent dans un lieu/une région où un autre IFE est présent, les référents parcours stage prennent contact avec cet IFE pour savoir si ces terrains sont sollicités par leurs étudiants : - si oui -> alors les référents parcours stage reviennent vers vous pour vous demander d'autres souhaits - si non -> les référents parcours stage contactent les structures pour leur adresser des demandes de stage. Si accord du terrain : * Les référents parcours stage demandent une confirmation écrite à la structure * Ils leur font remplir une fiche stage pour établir la convention * Font valider la fiche stage à votre référent individuel * La secrétaire pédagogique établit la convention

Je souhaite EFFECTUER un stage a l'etranger :

Dans un pays erasmus +

EN SUISSE

GUIDE DES STAGES

HORS ERASMUS (et hors suisse)

et au niveau des aides financières ?

Je souhaite EFFECTUER un stage dans un pays erasmus + :

GUIDE DES STAGES

Je constitue un dossier

Je passe en commission

Je réalise les démarches administratives avec Mme Nier

Je contacte mon terrain

J'effectue mon stage... Et après ?

Vous devez faire remplir une attestation de stage par le terrain, que vous transmettez ensuite à Mme Nier (vous pouvez aussi le déposer sur le site de la région). Vous recevrez un mail de "mobility tool" pour remplir un QCM sur en ligne et vous devrez réaliser un second test de langue.

Le dossier doit être envoyé à la direction en mettant en copie la coordinatrice des projets de mobilité internationale (Mme Nier). Il comprend : - Le pays ou les pays où vous souhaitez aller - Vos motivations argumentées - Les terrains ciblés et pourquoi - Votre niveau de langue - Votre organisation du départ, de l'immersion, la prise en compte du budget...

Un entretien avec les membres de la commission interne à l'IFE est organisée. Suite à cette commission, la réponse quant à la validation ou non de votre projet vous est transmise.

Lorsque vous avez obtenu l'accord de votre terrain de stage, un contrat de mobilité est à remplir, conjointement avec Mme Nier, qui envoie, par la suite, les documents nécessaires au terrain de stage. Dès réception de ces derniers, elle adresse le dossier à Erasmus pour qu'ils puissent l'étudier en commission. Un test de langue sera également à effectuer (coordonné par Mme Nier). Lorsque la commission ERASMUS a validé votre projet, les référents du parcours stage prennent contact avec les terrains pour échanger autour des modalités d'évaluation.

Contrairement à la procédure en France, c'est à vous de contacter et d'effectuer la demande auprès de votre futur terrain de stage.

Je souhaite EFFECTUER un stage dans un pays hors erasmus et hors suisse

GUIDE DES STAGES

Je constitue un dossier

Je passe en commission

Vous faites les démarches auprès de ce terrain

Je contacte mon terrain

Un entretien avec les membres de la commission interne à l'IFE est organisée. Suite à cette commission, la réponse quant à la validation ou non de votre projet vous est transmise.

Lorsque vous obtenez l'accord de votre terrain de stage (n'oubliez pas de leur demander un mail de confirmation), vous leur faites remplir une "fiche stage" (n'hésitez pas à demander le document aux référents parcours stage). Une fois cette fiche validée par votre référent individuel, la secrétaire pédagogique établit la convention.

Contrairement à la procédure en France, c'est à vous de contacter et d'effectuer la demande auprès de votre futur terrain de stage.

Je souhaite EFFECTUER un stage en suisse :

GUIDE DES STAGES

Je constitue un dossier

Je passe en commission

Je contacte mon terrain et effectue les démarches auprès de ce dernier

Je transmets ma liste de souhaits aux référents parcours stage

Un entretien avec les membres de la commission interne à l'IFE est organisée. Suite à cette commission, la réponse quant à la validation ou non de votre projet vous est transmise.

Les référents parcours stage se mettent en lien avec Sylvie Meyer pour savoir si le contact avec les structures son possibles ou non. Nous vous tenons, bien entendu, au courant de sa réponse.

je souhaite effectuer UN STAGE SUR LISTE

Un tirage au sort est réalisé

je peux contacter MON terrain de stage

Je reçois ma convention ou un mail de confirmation

GUIDE DES STAGES

UN rdv est fixé pour le choix des stages

Et si plus aucun stage ne m'intéresse quand c'est mon tour sur la liste principale ?

Un tirage au sort est effectué par les référents parcours stage. Il définit un ordre de priorité individuel. En fonction de votre place, vous aurez plus ou moins de choix de terrains de stage.

Un créneau est bloqué dans votre emploi du temps pour organiser le choix des stages. Un référent stage nomme votre nom, vous donnez votre souhait, le second référent stage met à jour la liste principale (en ligne). Pour rappel : tout positionnement sur la liste principale est définitif !

Je souhaite des documents pour :

moi

GUIDE DES STAGES

mon tuteur

Je souhaite des documents pour mon tuteur :

GUIDE DES STAGES

Les documents à destination des tuteurs sont disponibles sur le site internet de l'IFE

Je souhaite avoir acces aux documents me concernant :

GUIDE DES STAGES

Tous vos documents liés au stage sont disponibles sur l'ENT (Espace commun IFE - onglet stages) :

je souhaite des informations sur mon terrain de stage :

GUIDE DES STAGES

Cliquez ici :

Si vous ne trouvez pas la fiche répertoire de votre terrain, rapprochez vous des référents parcours stage.

INDEMNITés : j'ai une question concernant

je souhaite consulter le calendrier des indemnités

Les indemnités kilométriques en france

GUIDE DES STAGES

Les indémnités de stage en france

Questions fréquentes concernant les indemnités de stage

GUIDE DES STAGES

Sur quelle base sont calculées mes indemnités de stage ?

Quand dois-je rendre mes feuilles de présence ?

Quand vais-je percevoir mes indemnités de stage ?

Qu'est-il important que je fasse pour percevoir mes indémnités de stage ?

✓ 1 ère année : 36 euros par semaine ✓ 2 ème année : 46 euros par semaine ✓ 3 ème année : 60 euros par semaine (article 23 de l’arrêté du 5 juillet 2010 modifié par arrêté du 16 décembre 2020- art.1)

Il est demandé à l’étudiant de présenter un justificatif afin que la secrétaire, en lien avec le service comptabilité puissent calculer le montant de l’indemnité de stage. Ce justificatif est représenté par la fiche de présence journalière, remplie lors du stage, signée chaque jour par l’étudiant et signée par le tuteur de stage en fin de stage. Cette feuille de présence doit être renvoyée au secrétariat, à la fin de chaque mois, à l’adresse suivante : secretariat@ergotherapiemontpellier.com ou déposée à l’accueil. Attention : En retour, le secrétariat vous confirmera par mail la bonne réception de vos feuilles. Si vous ne recevez pas ce mail vous devez renvoyer vos feuilles et prendre contact avec la secrétaire.

Questions fréquentes concernant les indemnités kilométriques

GUIDE DES STAGES

Quels sont les critères pour percevoir des indemnités KILOMétriques ?

comment sont calulées mes IK ?

Quand vais-je percevoir mes indemnités kilométriques ?

Qu'est-il important que je fasse pour percevoir mes indémnités kilométriques ?

Quand dois-je rendre mes feuilles de présence ?

Le stage doit être effectué : o Sur le territoire français, o Dans la région d’implantation de l’IFE : Occitanie, o Dans une région limitrophe de l’IFE : Nouvelle Aquitaine, Auvergne-Rhône-Alpes, Provence-Alpes-Côte d’Azur, o Hors de la commune d’implantation de l’IFE : Montpellier

Il est demandé à l’étudiant de : - envoyer par mail la photocopie de votre carte grise (une seule fois suffit) - présenter un justificatif afin que la secrétaire pédagogique en lien avec le service comptabilité puissent calculer le montant de l’indemnité kilométriques. Ce justificatif est représenté par la fiche de présence journalière, remplie lors du stage, signée chaque jour par l’étudiant et signée par le tuteur de stage en fin de stage. Cette feuille de présence doit être renvoyée au secrétariat à l’adresse suivante : secretariat@ergotherapiemontpellier.com ou déposée à l’accueil.

je veux connaître les dates butoir pour mon stage de

procédures des stages

Pour rappel : Le remboursement des frais de déplacement et le versement des indemnités de stage sont effectués à l’issue de chaque mois de stage.

➢ Après la date butoir « Retour des feuilles de présence » -> votre stage sera indemnisé avec retard de paiement➢ Après la date butoir « Paiement des indemnités » -> votre stage ne sera pas indemnisé.

IMPORTANT ! Si vous envoyez votre feuille de présence au secrétariat :

Date butoir du rendu des feuilles de présence 5 mars Date butoir des paiements des indemnités 28 mars

S3 / SeptembreS3 / OctobreDate butoir du rendu des feuilles de présence5 octobre5 novembre Date butoir des paiements des indemnités 28 octobre28 novembre

S4 / MaiS4 / JuinDate butoir du rendu des feuilles de présence5 juin5 juilletDate butoir des paiements des indemnités 28 juin28 juillet

S5 / NovembreS5 / DécembreDate butoir du rendu des feuilles de présence 5 décembre5 janvierDate butoir des paiements des indemnités 28 décembre28 janvier

S6 / MarsS6 / AvrilDate butoir du rendu des feuilles de présence5 avril5 maiDate butoir des paiements des indemnités 28 avril28 mai

GUIDE DES STAGES

Calcul des indémnités kilométriques de stage

Pour rappels : * Les IK sont plafonnées au montant maximal de 500€ pour chaque période de stage* Le trajet pris en charge est celui entre l’IFE et le lieu de stage* Pour les stages effectués dans le Gard et l’Hérault, l’étudiant est indemnisé pour un Aller-Retour quotidien.* Pour les stages effectués en Occitanie et en région limitrophe, l’étudiant est indemnisé d’un Aller-Retour mensuel.

voiture

transports en commun

Je me rends en stage en :

Si périmètre desservi par le réseau "TAM" : indemnités basées sur le tarif d'un abonnement mensuel TAM (mensuel)
Si hors périmètre TAM (mais en occitanie) : indemnités basées sur le tarif d'un abonnement mensuel SNCF kartatoo
Si hors occitanie / régions limitrophes : basé sur le tarif d'un aller-retour train SNCF

Le calcul du remboursement s'effectue sur la base du barème des indemnités kilométriques de l’année en cours (basé sur arrêté du 26 février 2019 - différent barème fiscal), uniquement si l’étudiant a fourni la copie de sa carte grise.

bourses à l'étranger

GUIDE DES STAGES

Je veux déposer mon portfolio sur l'ent :

GUIDE DES STAGES

Cliquez ici :

Vous trouverez ici l'espace sur l'ENT où déposer votre portfolio

Je souhaite télécharger des documents

GUIDE DES STAGES

Les documents à destination des tuteurs sont disponibles sur le site internet de l'IFE

Télécharger le guide de l'accompagnement en stage de l'étudiant

Télécharger la grille d'attitudes professionnelles (complément au portfolio)

Télécharger le guide de l'accompagnement en stage de l'étudiant

Télécharger la grille des ARPP

Télécharger le guide de l'accompagnement en stage de l'étudiant

Télécharger le portfolio numérique

Je veux noter des informations sur le terrain que je propose

GUIDE DES STAGES

Cliquez ici pour remplir une "fiche répertoire" : fiche qui, une fois envoyée, sera mise à disposition des étudiants

Et après, je l'envoie à qui ?

Aux merveilleux référents stage ! Arthur BOURCET : arthur.bourcet@ergotherapiemontpellier.com Gilliane MORETTINI DARRE : gilliane.morettinidarre@ergotherapiemontpellier.com

Coordonnées des référents stages à l'ife

GUIDE DES STAGES

arthur.bourcet@ergotherapiemontpellier.com

ARTHUR BOURCET

Formateur et référent parcours stage

Gilliane MORETTINI DARRE

Julie DUBUISSON

Secrétaire pédagogique

Formatrice et référent parcours stage

gilliane.morettinidarre@ergotherapiemontpellier.com

stages@ergotherapiemontpellier.com

06.77.10.25.56

06.77.10.25.38

04.67.10.79.99

Les autres membres de l'équipe pédagogique

Pro.

Etu.

Je m'occupe de l'organisation des stages pour les étudiants de chaque promotion : - Je prends contact avec les terrains pour organiser les stages. - Je peux également rendre visite aux tuteurs sur le terrain pour en savoir plus sur les spécificités de ce dernier - Je peux organiser visio ou appel téléphonique pour sensibiliser les tuteurs aux outils d'accompagnement de l'étudiant - Je suis disponible (appel, sms, mail) pour toutes questions liées aux stage

Je me charge de la partie administratives des stages : envoi conventions annuelles, nominatives, avenants. Pour toutes modifications de l’organisation du stage : absences, journée en télétravail, changement des horaires (hors modifications ponctuelles), modification des dates du stage, ...

Chaque étudiant a un référent individuel dans l'équipe pédagogique (+ direction). Le nom de ce référent se trouve sur la première page du portfolio. Nous suivons nos étudiants tout au long de leurs trois années, nous nous chargeons d'assurer son suivi lors du stage et d'adapter certaines modalités si nécessaire. Nous proposons systématique un appel à mi stage aux tuteurs, afin d'échanger sur le déroulement du stage.

Je veux remplir mes disponibilités pour l'année 2022-2023

GUIDE DES STAGES

Cliquez ici pour télécharger le "planning des disponibilités" pour l'année universitaire 2022-2023En remplissant ce planning, votre terrain apparaît directement dans la liste des stages mise à disposition des étudiants, sauf si vous nous précisez que vous ne le souhaitez pas

Et après, je l'envoie à qui ?

Aux merveilleux référents stage ! Arthur BOURCET : arthur.bourcet@ergotherapiemontpellier.com Gilliane MORETTINI DARRE : gilliane.morettinidarre@ergotherapiemontpellier.com

Liste des formations, replay webinaires, infos diverses

GUIDE DES STAGES

Formation tutorat

Documents pour tuteurs

replay Webinaire

Guide des stages professionnels/étudiants

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