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Documentación encantada

Para no estar hechizado, actualizar documentos con los cambios encontrados

Novedades de la documentación del SGC-VAF

#5. Septiembre-octubre de 2021

Para informar novedades de la información documentada del periodo septiembre-octubre, os voy a contar un cuento, que incluye duendes y bruja, reina, príncipe y castillo.


En el reino de esta historia, que se llama SGC-VAF, habita una bruja mala que quiere tener poder. Para esto la malvada, tiene unos horribles duendes que le ayudan con sus hechizos y trampas. No contenta con sus sucias artimañas, de vez en cuando realiza maleficios y truquinis, que envuelven los habitantes de este poderoso reino, poniendo trabas a todo. impidiendo resultados y afectando el desempeño.

...mientras tanto en el castillo


Pero habita en este reino también una reina buena, que protege con su magia el reino SGC-VAF, de todos esos malvados que atacan continuamente. Tiene un hijo muy valiente que le ayuda en las batallas y defiende decidido hechizos y encantamientos, que incumplen los requisitos, que afectan los documentos. Entre los dos fortalecen este poderoso reino, para que siga creciendo y lo quieran más y más.

No os perdais esta historieta, no caigas en el hechizo, que te nubla la mirada y afecta el entendimiento.

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Esta noble soberana, no descansa ni un minuto, luchando constantemente con porfiados y atrasados. Cuenta con mágicos dones para ayudar a quien quiere, trabajar con cero errores: les recuerda vencimientos, les ofrece soluciones, les brinda las herramientas para lograr objetivos y ser cada vez mejores. Como todos la persiguen, resulta ser exigente con el servicio del reino, que se atiendan bien los clientes, se cumplan los requisitos, que se innove en el servicio, se implementen tratamientos para combatir los riesgos, que las oportunidades se aprovechen sin demora, se ejecuten siempre a tiempo acciones y actividades, que todos los documentos se actualicen prontamente, para que en verdad reflejen lo que hacen diariamente.


Respecto a los documentos, a continuación encuentras un obsequio de la reina: son tres contras que te ayudan a evitar encantamientos.

Zoyla Norma Conforme, reina del SGC-VAF

Recomendaciones respecto a la información documentada

Actualizar

Comunicar

Controlar

¡para conocer detalles, dar clic en cada imagen!

Para que no se presenten errores, se materialicen riesgos o se detecten hallazgos, se requiere evidenciar que todo se está cumpliendo. Para ello se sugiere implementar los controles que apliquen y se evidencie sin duda conformidad en lo que se hace: oportunidad en los tiempos; cumplimiento de requisitos, totalmente los legales y los institucionales, por supuesto los del cliente, obviamente los implícitos; no olvidar los requisitos de los registros y entregables definidos en todos los documentos.


Revisión de las solicitudes y la información de entrada, con todos los requisitos, si no se han indicado, confirmarlos previamente a empezar con el servicio. En cada etapa de la provisión y prestación del servicio, confirmar que se cumplió cabalmente lo que aplica, con la Verificación de cada entregable o salida, comparando requisitos especificados respecto a los resultados, si detectan errores efectuar las correcciones que apliquen, dependiendo del hallazgo y la etapa del servicio: antes, durante o después. En el caso de servicios, corresponde al cliente o a los grupos de interés la Validación de la conformidad con lo que se ha solicitado. Para esto se sugiere, revisar evaluaciones del servicio que se presta, teniendo en cuenta observaciones, sugerencias y recomendaciones. Conviene tener en cuenta las quejas o los reclamos para identificar otros cambios necesarios.

  • Considera la vigencia del documento en cuestión para su actualización, cada vez que cumpla un año o de inmediato, cuando se produzca un cambio: en los tiempos de respuesta, en el método aplicado para cada actividad, cuando se implementen mejoras e innovaciones.
  • Ten en cuenta que los cambios también pueden afectar otros documentos propios del proceso o subproceso, es decir, aplica que la revisión se haga en forma integral: si es un procedimiento mirar si también se deben actualizar instructivos y formatos, caracterización y matrices y demás.
  • Si la novedad afecta la gestión de otro proceso o subproceso, no puedes ser arbitrario al establecer el cambio, conviene concertar con el implicado, lo que va a actualizarse, para no causar hallazgos.
  • Recuerda que si no hay cambios, igual debe actualizarse la fecha de la versión vigente, para ello simplemente aplica la directriz de indicar que se revisa y no hay nada por cambiar, pero debe registrarse igual la solicitud, para que en el Control de Cambios, del documento en cuestión, se incluya esta observación, se actualice el registro y el plazo de la revisión siguiente.
  • Quien actualiza el documento, estructura el Control de Cambios, no puede ser que esta función se le deje a otra persona, que demande mucho tiempo descubriendo que ha cambiado.



Se debe comunicar a los grupos de interés, de los cambios realizados en todos los documentos, indicando la vigencia de versiones. Conviene identificar la estrategia más idónea para informar novedades, dependiendo del nivel de interacción con el servicio prestado, de cada grupo o segmento, definiendo la suficiencia y adecuación de la información a enviar.


Difusión para quienes no participan mayormente o no afectan o se afectan con los cambios realizados, en este caso requieren simplemente, conocer las novedades y vigencia de las versiones de la información documentada.


Para quienes solicitan, revisan los requisitos, suministran entregables como información de entrada para prestar el servicio, aprueban o autorizan trámites internos, mínimo Divulgación, señalando claramente los cambios realizados y la gestión requerida de cada participante, estandarizando en modo, tiempo y lugar lo que cada uno hace.


Si se implementan opciones para mejorar o se realizan cambios en los que los interesados participan activamente, la Socialización es mejor, incluyendo capacitación en el uso de formatos, aplicaciones o herramientas informáticas, aplicación de controles; se recomiendan videos, talleres o tutoriales que expliquen detalladamente que se hace en cada caso.


Cuando se requiere la toma de conciencia respecto al cambio realizado, aplica la Sensibilización, señalando beneficios de cumplir estrictamente con lo que se ha indicado o el impacto negativo de omitir o incumplir con lo descrito.




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Este noble caballero trabaja incansablemente, evitando los hallazgos por los viejos documentos. Se enfrenta constantemente a las no conformidades reales y potenciales, porque no se documentan los cambios y novedades. Su ejército lo componen los líderes aplicados que actualizan documentos, de acuerdo a su vencimiento o cuando implementan cambios en los métodos y tiempos, en los requisitos previos, en controles aplicados, entre otros fundamentos.


Príncipe Elhoy Vigente

Paladín de la conformidad

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Sus hazañas son diversas, sus logros reconocidos, sin embargo, aún no consigue que todos cumplan con todo, por eso se siente triste y a veces desanimado, otras veces aburrido, algunas muy enojado. No obstante todos los líos, continua con su lucha, porque quiere que este reino, cada vez sea más conforme con la Norma que lo rige.

Prefiere ser proactivo, oportuno y eficaz, a quedarse como un zombie que no sabe a donde va. Aporta ideas y opciones que convierte en soluciones, motiva a todo su equipo a cumplir obligaciones, valora el tiempo que tiene, acata las instrucciones. Es por eso que difiere con aquellos infractores, que piensan que su trabajo es distinto del sistema.


Príncipe Elhoy Vigente

Aquí las novedades de la documentación de este periodo

SGC-VAF

SG-SST

Gestión Documental


Otros documentos de interés general

¡para brujear estas novedades, dar clic en la imagen!

VAF-FT-003-UDES Peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones

V. 06 Sept. 14/21

Se actualiza el texto del formato dando un cordial saludo a los usuarios, se da una explicación al usuario de donde puede dirigiese para aclarar qué tipo de incidencia es la que va a presentar. En la opción de tipo de solicitante se cambia la palabra Egresado por Graduado. Se agrega una nota donde aclara que el formato debe ser diligenciado con letra clara y legible.

Se ajustan entradas del control de cambios según procedimiento Control de documentos y registros v14 numeral 4.2.5.


VAF-FT-006-UDES Plan de Auditorías

V. 05 Sept. 14/21

En revisión anual del documento no se presentó cambios. Se ajustan entradas del control de cambios según Procedimiento control de documentos y registros v14 numeral 4.2.5.


VAF-FT-031-UDES Identificación de posibles salidas no conformes

V. 03 Sep. 14/21

En revisión anual del documento no se presentó cambios. Se ajustan entradas del control de cambios según Procedimiento control de documentos y registros v14 numeral 4.2.5.


VAF-FT-026-UDES Plan de Trabajo

V. 09 Sept. 29/21

En revisión anual del documento no se presentó cambios. Se ajustan entradas del control de cambios según Procedimiento control de documentos y registros v14 numeral 4.2.5.


VAF-FT-013-UDES Control de Llamadas

V. 04 Sept. 30/21

Se incluye al formato las casillas de: proceso y/o subproceso, responsable y nombre del cargo. Se unificó las hojas de formato de llamadas recibidas y llamadas realizadas, se creó campo l tipo de llamada, se incluye campo nombre de contacto, correo y número de contacto, campo asunto a tratar que contiene, las casillas de solicitud de información, reporte de novedad, cambio de solicitudes realizadas y registro de incidencias. Se modifica la palabra respuesta por solución, se incluye campo llamada transferida a proceso y/o subproceso.


Se incluye Nota aclaratoria: Este formato debe ser utilizado para registrar las llamadas entrantes o llamadas salientes externamente, según sea el caso.


Se ajustan entradas del control de cambios según procedimiento Control de Documentos y Registros v14 numeral 4,2,5


VAF-PR-007-UDES Procedimiento de la Gestión del Riesgo

V. 05 Sept. 30/21

En el numeral 5.4 EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS, se elimina la condición de la evaluación conjunta del riesgo, cuando éste se presente en los tres campus. Significa que, en la matriz correspondiente deberá identificarse la calificación y evaluación del riesgo por campus, separadamente.


VAF-PR-003-UDES Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora

V. 14 Oct. 25/21

En el numeral 4.1.2.2 se actualiza Tabla resumen de responsables, en Evaluación y cierre, se incluyen como responsables al líder de Gestión Documental, cuando el plan de acción corresponde al tratamiento de hallazgos reportados en los seguimientos al cumplimiento de criterios de Gestión Documental; Auditor Interno, cuando el plan de acción corresponde al tratamiento de hallazgos de auditoría interna.


Se ajustan entradas del control de cambios según procedimiento Control de documentos y registros





NUEVOS


SST-PC-016-UDES Protocolo de Bioseguridad para Retorno Seguro a Actividades presenciales Sede Consultorio Jurídico

V. 00 Oct. 1/21

Versión de prueba


SST-PC-017-UDES Protocolo de Bioseguridad para Retorno Seguro a Actividades presenciales Sede Centro de Conciliación

V. 00 Oct. 1/21

Versión de prueba



GED-FT-032-UDES Actas

V. 05 Sept. 14/21

Se modifica el identificador del responsable del documento por cambio de Vicerrectoría Administrativa y Financiera a Gestión de Documental, por disposición de la Alta dirección. Se ajustan numeración de los literales, se incluye campo Seguimiento a compromisos, se elimina entradas de compromisos, se modifica enunciado En constancia firmas asistentes por título Firmas.


Se ajustan entradas del control de cambios según procedimiento Control de documentos y registros v14 numeral 4.2.5.


GED-IN-004-UDES Instructivo de Documentos Académico-Administrativos

V. 05 Sept. 20/21

Se modifica descripción de los campos del Acta. (5.6.1). Se incluye Actas en aplicativo de administración. (5.6.2). Se ajustan entradas del control de cambios según Procedimiento Control de documentos y registros v14 numeral 4.2.5.


GED-PC-001-UDES Uso adecuado y protección de la información

V. 02 Sept. 30/21

En consulta de información, se incluye consulta de información se realizará de acuerdo a procedimientos y medios establecidos e informados.


Se incluye numeral 6. Obtención para tratamiento de datos personales, 7. Video vigilancia, 8. Capacitación, 9. Tratamiento de incidentes seguridad de la información.


GED-PR-004-UDES Procedimiento de Control de Documentos y Registros

V. 15 Oct. 22/21

En Condiciones Generales 13 Se modifica tratamiento de nuevas solicitudes una vez notificado plan de auditoria. 17 se incluye responsable de Gestión Documental de informar los nuevos documentos según solicitud.


En Documentos anulados y obsoletos se aclara el campo de registro de los hallazgos, así como en formato GED-FT-028-UDES para la documentación que no se está utilizando (4.2.6)


En Control de los Registros (4.3) se modifica ejemplo de encabezado para el Centro de Conciliación.

Se aclara el listado maestro de registros para el CEC aplica a Bucaramanga.

Se aclara nombre del instructivo GED-IN-002-UDES


En consideraciones del Control de Registros (4.3.1), 6. se aclara responsabilidades en reportes de documentación externa.


Se ajusta en los anexos, tablas de códigos

Compras

COP-FT-006-UDES Pedido de Insumos de Almacén

V. 05 Oct. 4/21

Se elimina mención de diligenciamiento Líder de Centro de costos que autoriza en los campos solicita, cargo, correo electrónico. Se elimina campo Cantidad


Mercadeo Institucional

MEI-FT-008-UDES Autorización Uso de Imagen

V. 05 Sept. 4/21

En la revisión anual del documento no se presentan cambios. Se ajustan entradas del control de cambios según Procedimiento Control de Documentos y Registros.


PRESUPUESTO

PRE-FT-004-UDES Requisición

V. 06 Sept. 16/21

Se elimina especificaciones técnicas y físicas de los bienes o productos solicitados. Se ajustan entradas del control de cambios según procedimiento Control de documentos y registros v14 numeral 4.2.5.


PRE-FT-005-UDES Remesas

V. 05 Sept. 16/21

Se incluye campo Ítem, se incluyen formulas para totales. Se ajustan entradas del control de cambios según procedimiento Control de documentos y registros v14 numeral 4.2.5.


TALENTO HUMANO

TAH-FT-014-UDES Autorización Tratamiento de Datos Personales

V. 01 Sept. 22/21

Se ajusta datos de contacto para ejercer derechos por los titulares, se incluye disposición de Ley 1918 de 2018.


Se ajusta en el encabezado logo ICONTEC según protocolo de Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC v03.

Se elimina del encabezado la fecha de implementación del formato, según disposición de la Alta dirección Consejo Superior.




Soi Obsoleta

Así se llama esta malvada hechicera. Se complace con errores, disfruta el incumplimiento, que no se observen u omitan los requisitos que aplican, que los documentos se encuentren incompletos y obsoletos.


Para ayudarla en sus planes, tiene tres bellacos duendes: Procasty Nando, Otto Socapa y Máximo Apathia. que se encargan prontamente de entorpocer la gestión, con argucias y misterios. Como si esto fuera poco, con todas sus travesuras, en cuanto a los documentos, estos duendes han logrado que no se revisen juntos los documentos que aplican. Evitan a toda costa, que se comuniquen cambios a quienes les interesan o actúan en las etapas que componen el servicio. Que perversos Obsoleta y estos maliciosos duendes, que celebran los hallazgos por estos incumplimientos.


"Poderosos duendecillos que obstruyen los resultados, les ordeno que detengan los líderes aplicados; que los otros no detecten documentos atrasados, que sigan con las excusas y débiles argumentos para los incumplimientos, que avancen por el camino de las no conformidades. No permitan que se alejen del alcance de mi hechizo, que olviden su compromiso y responsabilidades con el reino SGC-VAF".

Conozca estos malos duendes y sus perversos poderes

Procasty Nando

Procrastinar significa posponer o aplazar tareas, deberes y responsabilidades por otras actividades que nos resultan más gratificantes pero que son irrelevantes.

Procrastinar es una forma de evadir, usando otras actividades como refugio para no enfrentar una responsabilidad, una acción o una decisión que debemos tomar.

Otto Socapa

Socapa: Pretexto que sirve para ocultar la intención de conseguir una cosa.

Máximo Apathía

El término proviene del vocablo latín “apathia” el cual hace referencia a la falta de fuerzas, al desgano, a la indiferencia y la propia desidia, entendiendo que todos estos términos se vinculan al estado de ánimo en el que una persona no quiere hacer nada, esta a la deriva, o sencillamente le da igual lo que pueda o no ocurrir en su alrededor.

lClic en el nombre del duende para saber el significado y en la foto del malvado, para conocer sus trucos!

Este duende es un granuja que atesora los achaques, pretextos, quejas y excusas. Las comparte con aquellos que las requieren para justificar todos los incumplimientos: que eso no me toca a mí, que el sistema nos agobia, es que el tiempo no me alcanza para hacer lo del sistema, que si hago mi trabajo no puedo con otras cosas, que me falta personal, que los clientes no planean, que no informan los requisitos del servicio que requieren. El duende se regodea cuando escucha todo esto, porque sabe que funciona lo que ha estado haciendo. Para sus adentros dice, como es que no han entendido que el sistema y el trabajo están articulados, o es que acaso lo que hacen no es conforme con lo escrito?, que es lo que el sistema exige, diferente de buen servicio y satisfacción del cliente, ese no es el objetivo por el que todos trabajan? porque fallan los servicios si están bien planificados? en el caso de los clientes, como es que ellos son culpables si no se les ha indicado, cuales son las condiciones para las solicitudes? Él sólo piensa al respecto: cuando hicieron las excusas todo el mundo quedó bien, especialmente los que no asumen los errores cometidos.


Para evitar el efecto negativo, del hechizo de este duende, ten en cuenta lo siguiente: complementa tu trabajo con la toma de conciencia, echa un vistazo frecuente a la documentación, comprueba que lo que se hace corresponde a lo descrito, a los grupos de interés, comunica con oportunamente los cambios en el servicio, requisitos y demás información.

Este granuja atesora los achaques, las excusas, los pretextos y las quejas. Prontamente las comparte a quienes las necesitan, para justificar las fallas: "que eso es mucho trabajo"; "eso no me toca a mí"; "que eso no me lo dijeron" "que me falta personal", "es que el sistema me estresa", "que si hacen el trabajo no pueden con lo demás", "que nos bajan el avance de la ejecución de planes", "que los clientes no planean y no cumplen condiciones", "que nos hacen seguimiento mensual a lo que no se ha cumplido", "que actualizar documentos les demanda mucho tiempo".


El duende está satisfecho pues sabe que está logrando que se vuelvan más comunes estos flojos argumentos y analiza lo siguiente: no entiendo como separan el sistema del trabajo, es que acaso los buenos resultados, calidad en el servicio y cumplimiento de metas no son comunes a ambos?; ¿la ejecución se realiza diferente a lo descrito?; ¿los controles que se aplican no detectan los errores?; ¿no se toman las acciones para evitar recurrencia?; en el caso de los clientes y demás interesados, ¿Por qué la culpa es de ellos? ¿se les mantiene informados de los cambios realizados, las condiciones que aplican para lo solicitado?


Los que escapan de sus redes aplican estas acciones: corroboran que lo que hacen sea conforme a lo descrito en todos los documentos; revisan los cumplimientos de las metas y objetivos, detectan las desviaciones para la toma acciones, reconocen los errores, no se escudan en socapas, ni le endilgan a otros fallas, asumen con valentía los hallazgos reportados, identifican las causas y proponen soluciones. De esta manera se frustran bruja y duende, que pierden con estas prácticas.


Apathía es un bellaco que domina mente y cuerpo. Los que caen en su embrujo le ponen problema a todo, tratan a todo momento de evitar los compromisos. El malvado lo que quiere es lograr que simplemente se cumpla con el día a día, sin afanes por atrasos ni pendientes, sin preocuparse por las no conformidades, las quejas o reclamos.


Su poder se manifiesta cada vez que con desgano se realizan las tareas encargadas, cuando no se pone empeño en las cosas que se hacen, trabajan con displicencia y no ponen interés, sin embargo lo más grave, es que todos sus adeptos tratan de convencer a los otros, para que esta mala praxis se repita por doquier.


Para romper este hechizo, se requiere que te liberes de esos malos pensamientos, renovando el compromiso, tratando de poner al día al proceso y subproceso y procurando atender de acuerdo a lo definido, con lo que no se ha vencido. Actualizar sin demora documentos requeridos, cada vez que se produzcan cambios o innovaciones, comunicando las novedades a los grupos de interés con la estrategia debida, no importa que se requieran más acciones o demande más trabajo.


Este duende sinvergüenza juega con plazos y tiempos. Envuelve a los responsables para que dejen para luego lo que pueden hacer de una. Se jacta con los hallazgos por no cumplir lo planeado o por todos los atrasos: no son oportunos los tiempos en el servicio, se desconocen los plazos en los planes de trabajo, en acciones de los planes y en los otros compromisos; se postergan las tareas y demás actividades, se incrementan las urgencias, se descuida lo importante y se omite lo planeado.

Ante tanto incumplimiento de los plazos y tiempos, ¿Cuál es la causa real? ¿La planeación se realiza por cumplir el requisito, sin tener en cuenta requisitos para la oportunidad?


Respecto a los documentos, envuelve a los responsables para no ser aplicados, por salir del requisito se estimen plazos y tiempos que parezcan una broma, se ajusten los documentos el día menos pensando, sin tener en cuenta el año que aplica para tal fin.


Para combatir su hechizo, conviene planear con juicio, que se estimen bien plazos y tiempos que aplican de acuerdo a lo complejo de la actividad que se hace, observando con cuidado requisitos definidos en los compromisos previos, considerando novedades del servicio y otras actividades.

Un pensamiento mágico

Dímelo y lo olvido; enseñame y lo recuerdo; invólucrame y lo aprendo.


Benjamín Franklin

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¡..escalofriante..!

No te enojes, no te asustes a no ser que en estos datos, caigan algunos de los documentos tuyos:

39%

LOS DOCUMENTOS VENCIDOS

161 DE 415

126

LOS TIPOS DE DOCUMENTOS MÁS ATRASADOS

FORMATOS 56; PROCEDIMIENTOS 29; MATRICES 21 E INSTRUCTIVOS 20

125

QUÍENES TIENEN MÁS VENCIDOS

SST; TAH; GED; CRC; IFT

LOS AÑOS DE LOS DOCUMENTOS VENCIDOS

2016 4; 2017 9;

2018 50; 2019 21; 2020 77.

161


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Todo lo que está atrasado o pendiente, no va desaparecer como por arte de magia, se requiere del esfuerzo y empeño de todos los que conforman el equipo de trabajo.

Dejar de procastinar, terminar con las excusas y barrer toda esa apatía, son acciones que te ayudan para poner todo al día.

Conviene tomar partido por la reina o por la bruja, sin embargo, ten en cuenta que el buen trabajo, satisface a quien lo hace, que al contrario si se hace mal lo que corresponde, se generan los problemas con reprocesos y hallazgos, con las quejas de los clientes y otras no conformidades.




¡..a barrer se dijo..!

Conclusión

Colorin, colorado, este cuento no ha acabado. No olvides que eres el dueño de tu actuar frente al sistema, que el sentido de pertinencia y la respopnsabilidad son valores y conductas que tu mismo, deberías cultivar.


Que la toma de conciencia, no sólo es un requisito, es un plus que te distingue en tu entorno laboral. Indica que eres consciente que el trabajo que realizas impacta en los resultados y en logro de objetivos.

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Soi Obsoleta

Ser secuaz de esta malvada, no requiere mucho esfuerzo, pero quien cae en su embrujo y en las mañas de sus duendes, puede demorar un poco y requerir más esfuerzo para lograr su objetivo.

vs

Zoyla Norma Conforme

Esta reina no te obliga, te brinda las herramientas para logres el éxito y el reconocimiento. Pero como nada es gratis, exige que cumplas siempre con todos los requisitos. La fórmula es combinar: compromiso y competencias del equipo de trabajo, con la responsabilidad.

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Gracias!