No es una guía más, es la nuestra

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Una guía práctica para trabajar en equipo de manera híbrida

UNFPA Colombia

¿Cómo leer esta guía?

Tipo de trabajo

Diagnóstico

Roles y responsabilidades

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Caja de herramientas

Equipos saludables

Tips para leer ésta guía

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¿Cómo leer esta guía?

Tipo de trabajo

Diagnóstico

Roles y responsabilidades

Somos conscientes de que las personas pueden no tener suficiente tiempo para leer la totalidad de esta guía por eso dejamos los siguientes tips para que puedan revisar su contenido:

Recuerda que para el trabajo híbrido no hay espacio para la improvisación

Evalúa que necesitan como equipo y diríjete únicamente a esa secciónLee algúnas páginas para inspirarte Diríjete a la sección de caja de herramientas para tomar lo que necesitasRevisa si tiene un caso de estudio que valga la pena publicar en alguna sección de la guía

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Reglas de oro para el trabajo híbrido

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Roles y responsabilidades

¡No supongas nada!

Asegúrate de conocer a tus usuarixs (población que tiene el problema) de manera profunda, indaga cuáles son sus pasiones, sus dolores y su vida cotidiana para descubrir puntos clave a ser mejorados.

No improvises

Si presencialmente las cosas pueden salir mal de manera remota puede ser mucho peor si no te preparas, asegúrate de contar con una agenda o cronograma detallado con responsables de las acciones que se llevarán a cabo.

El tiempo sincrónico es sagrado

No desgastes minutos de quienes están al otro lado de la pantalla, revisa las actividades que podrías adelantar con tus usuarixs de manera asincrónica y retómalas en los momentos sincrónicos con avances.

Sal de la zona de confort

Ve más allá de lo que ves y de lo que te genera comunidad, los cambios no se verán si no empiezas a hacer las cosas de manera diferente, atrévete a intentar cosas nuevas y a observar lo que ocurre, para el trabajo remoto no hay solo una receta que funciona.

El mismo zapato no le queda a todxs por igual

Recuerda que todas las poblaciones son diversas, es por esto que debemos identificar los accesos a conectividad, tanto sus dispositivos como la conexión a internet y sus habilidades con las herramientas que vamos a proponer.

Abraza el fracaso

Intentar, intentar e intentar. En el trabajo remoto todo puede salir mal, así que no te dejes derrumbar si algo no sale como lo esperabas, ¡NO TE RINDAS!, la clave es seguir intentándolo todo hasta que comprendas que es lo que mejor funciona de acuerdo a nuestrxs usuarixs y su entorno.

La evidencia es la clave

Recuerda que lo que haces te permitirá identificar en donde debes pisar la próxima vez y así mismo otrxs podrán aprender de ti y tus avances en el trabajo remoto, así que de cada etapa saca lo más importante y documéntalo, tus éxitos, tus fracasos y lo más importante tus lecciones aprendidas.

Si no puedes divertirte, no hay sentido en hacerlo

Haz de tus proyectos un desafío constante, el trabajo remoto puede ser divertido así que recuerda que si no te apasiona lo suficiente como para divertirte haciéndolo debes cambiar la fórmula de trabajo. De ti depende el éxito de tu equipo.

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Tabla de Contenido

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Roles y responsabilidades

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Equipos saludables

Recuerda que el contenido de esta guía no es líneal por lo que puedes iniciar tu recorrido por el tema que más te cause interés.

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Equipos saludables

La pandemia nos ha enseñado el valor del trabajo presencial y virtual, demostrandonos que cada uno tiene factores esenciales que pueden ser complementarios a la hora de trabajar, es a esta mezcla de modalidades de laborales a lo que le llamamos: trabajo híbrido.

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Presencial

Remoto

Híbrido

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El trabajo híbrido ha cobrado mucha más fuerza y se esta posicionando como la nueva modalidad de trabajo en la mayoría de sectores. Hoy en día, la mayoría del personal prefiere contar con un horario flexible de asistencia a la oficina, dado que sienten mayor productividad desde sus hogares y se han disminuido sus gastos en alimentación y transporte. Sin embargo, se ha convertido en una preocupación la salud mental de los equipos por la sobrecarga laboral estando desde casa y por la falta de contacto con colegas de manera presencial.Es por esto que la flexibilidad de los horarios y los contactos esporádicos de manera presencial con los equipos, especialmente para reuniones o sesiones colaborativas, son un gran complemento para trabajar de manera más eficiente en esta nueva era.En esta guía queremos dejarte algunas recomendaciones para asumir el trabajo híbrido en equipo.

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Trabajo híbrido

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Establecer roles, responsabilidades y conformar un equipo flexible para el trabajo remoto te llevará a asegurar la eficacia y eficiencia en un ambiente digital. Explora esta sección para conocer algunos roles, qué responsabilidades y metodologías para la autogestión son las que debe tener un equipo que se enfrenta a un trabajo remoto. Si estás o no pensando en conformar un equipo para este propósito, esta sección es para ti.

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Roles y responsabilidades

La importancia de los roles

Equipos autogestionados

Toma de decisiones efectiva

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Un rol es un conjunto de comportamientos, obligaciones, creencias y normas conectados entre sí. En nuestro caso la definición de un rol incluye un propósito a expresar un dominio a controlar y responsabilidades a realizar. La distribución de roles y responsabilidades en los equipos de trabajo es una parte fundamental para el logro de nuestros objetivos y la salud del equipo. Esta distribución depende de cada proyecto que se emprenda, sin embargo debe tener una claridad mayor cuando se trata de trabajo híbrido ya que la coordinación y efectividad es clave en esta nueva modalidad de trabajo.No hay una regla única para definir roles y responsabilidades, pero si la necesidad de dejar claro las funciones y las responsabilidades que cada persona va a adelantar. Esto permite la medición, acompañamiento y el logro de los objetivos.

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Roles y responsabilidades

La importancia de los roles

TIP: Cuando se trata de trabajar desde casa, muchxs de nosotrxs hemos descubierto que las listas de tareas y las listas de cosas por hacer son más útiles que nunca. Saber lo que te queda por hacer y la satisfacción de tachar una tarea de tu lista de tareas puede ser una gran motivación para finalizar roles y responsabilidades.

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En la Holocracia sí existe una estructura y un marco regulatorio. Solo que un marco diferente al tradicional. Una de las ideas más falsas sobre la Holocracia es que supuestamente no tiene estructura. Al contrario, la holocracia tiene mucha más estructura porque todos deben tener claro qué quieren y qué hacen. En la holocracia no hay micromanagement/microgestión. El verdadero empoderamiento requiere límites y reales demarcaciones para definir lo que se quiere realmente. Se necesitan “buenas” y “claras” limitaciones para crear algo. Además un verdadero empoderamiento requiere de expectativas claras.

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Equipos autogestionados

"Cada célula tiene un rol y su propio proceso, es autogestionada y autónoma pero al mismo tiempo depende de un mismo cuerpo, de un mismo sistema".

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La toma de decisiones puede llegar a ser confusa para muchos grupos de trabajo. De ahí la importancia de clarificar el protocolo interno para la toma de decisiones que puede variar según el tipo de reunión, actor o decisión de la que se hable.

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Toma de decisiones efectiva

Consenso

Consentimiento

Consejo

Mandato

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Busca lo mejor para el grupo, lo que puede significar dejar de lado las preferencias personales. Incluye al mayor número posible de interesados y da a todos la misma voz en el proceso. Intenta comprender las preocupaciones y objeciones para poder modificar y mejorar la propuesta. Puede que no llegue a un acuerdo unánime, pero todos deben estar satisfechos de que esta es la mejor decisión que se puede tomar.

El Consentimiento es la ausencia de objeciones. Se busca una propuesta que sea "lo suficientemente buena por ahora y lo suficientemente segura para probar". Todo el mundo tiene derecho a hacer una "objeción de principio". Una objeción válida es: "creo que hay un grave riesgo de que esta propuesta pueda hacer daño a...", una objeción que no es válida es "tengo una idea mejor" o "no me gustó".

Cualquiera puede tomar una decisión, si primero escucha el consejo de las personas que se verán afectadas y de las personas que tienen la experiencia pertinente, y asume la responsabilidad del resultado. Como responsable de la toma de decisiones, la decisión es tuya. No hay que negociar para satisfacer a todo el mundo, sino que hay que escuchar y comprender de verdad los consejos. Cualquiera puede tomar una decisión, si primero escucha el consejo de las personas que se verán afectadas y de las personas que tienen la experiencia pertinente, y asume la responsabilidad del resultado. Como responsable de la toma de decisiones, la decisión es tuya. No hay que negociar para satisfacer a todo el mundo, sino que hay que escuchar y comprender de verdad los consejos.

Es una autoridad limitada para tomar decisiones sobre un conjunto específico de asuntos con un proceso definido.Cuando los equipos maduran y las personas comprenden los puntos fuertes de los demás, la mayoría de las decisiones se pueden delegar en individuos o subequipos con un mandato. La mejor manera de actuar es con transparencia, para que puedas ver lo que se está decidiendo, aunque no se le consulte.

Identificando fortalezas y debilidades para la conformación de equipos creativos e innovadoresEl Equipo de Innovación del Fondo de Población de Naciones Unidas -UNFPA- Colombia realizó un diagnóstico de roles de trabajo para los equipos de cada outcome permitiendo (auto)evaluar actitudes, habilidades y roles para la conformación de equipos saludables e innovadores, descubriendo puntos ciegos y oportunidades en el trabajo de equipos.Este ejercicio permitió a los equipos realizar una reflexión acerca de las posibilidades de acelerar el aprendizaje, trabajar juntxs y liderar el cambio. Solo creando espacios para la innovación y creando procesos para inspirar acciones y movilizar equipos humanos para asegurar el logro de los resultados estratégicos.

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Estudio de caso

Agilidad, empatía, resiliencia, imaginación, reflexión, coraje y curiosidad son actitudes clave en los equipos innovadores y colaborativos

"Comportamientos, actitudes y habilidades que facilitan la innovación"

LO QUE DEBERÍAS SABER:

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Emprender un trabajo remoto es desafiante, más si es con comunidades. Hacer un diagnóstico externo como interno es fundamental antes de iniciar cualquier trabajo. Antes de iniciar cualquier proyecto, debemos realizar un diagnóstico de las condiciones de nuestra población objetivo, a nivel de conectividad, capacidades digitales, hardware y costumbres.Una vez comprendemos el contexto de la población, debemos realizar una evaluación de las capacidades y recursos que se tienen como equipo para analizar aquellas que deben fortalecerse para cumplir con el objetivo establecido. Aprovecha esta sección para iniciar tu propio diagnóstico que te sirva para plantear alternativas y llegar a las comunidades de manera híbrida.

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Diagnóstico

Check list de diagnóstico

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Check list de diagnóstico externo

Define el objetivo del proyecto

Define los stakeholders

Revisa con tus aliados si existe una posibilidad de acercamiento con tu población objetivo

Establece puntos focales que conecten con la población objetivo

Revisa con tus puntos focales los accesos a conectividad, dispositivos y habilidadades tecnológicas de tu población objetivo

Evalúa el lenguaje y el contexto de tu población objetivo antes de la sesión

Define fechas para las sesiones necesarias con dos semanas de anterioridad como mínimo

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Check list de diagnóstico interno

Define roles y responsabilidades dentro de tu equipo por medio de un cronograma

Busca los perfiles que te hacen falta para el proyecto

Define la caja de herramientas/metodologías que usarán como equipo y las que compartiran con la población objetivo

Define muy bien el objetivo de la sesión, no se puede tratar todo en una sola

Revisa si es posible dejar actividades asincrónicas (que no necesitan de conexión) para aprovechar al máximo los momentos sincrónicos (de conexión)

Establece una agenda para cada sesión

Revisa si tu equipo debe fortalecerse en el uso de alguna metodología o herramienta

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Estudio de caso

Comprender las necesidades, contextos y accesos de la población garantiza el exito de una sesión.

LO QUE DEBERÍAS SABER:

Pasar de un campamento presencial a uno virtual requirió un diagnóstico previo y un diseño centrado en el usuarixLo anterior, con el fin de optimizar y adaptar digitalmente el campamento a las características, disponibilidades y realidades de lxs usuarixs, así como también al contexto colombiano, en pleno contexto de pandemia, confinamiento y amplia brecha digital. Este ejercicio de diagnosticar y diseñar junto al usuarix, le permitió al equipo organizador de UNFPA Colombia llevar a cabo un campamento con una participación del 99%.

“Nada para las juventudes sin las juventudes”

En el trabajo remoto no hay espacio para la improvisación y esto ejerce mucha presión a los equipos. Mantener equipos saludables desde el trabajo híbrido es un desafío. Si algo nos ha demostrado la actual pandemia es que la línea entre la vida laboral y la vida personal se ha vuelto bastante delgada, las enseñanzas sobre adaptación, flexibilidad, rigurosidad, comunicación, productividad y autogestión son esenciales para preparar mejor este 2022. Por lo tanto, queremos a través de este capítulo socializar y evidenciar algunas buenas prácticas, consejos y lecciones para lograr conciliar el trabajo y la vida personal/familiar en la era del trabajo híbrido.

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Manten las cosas tan simples como puedas

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No tienes tiempo para añadir más complejidad a tus ya ocupados días. Establece los canales de comunicación para cada actividad, usa herramientas para asignar tareas y fechas claras para entregarlas

La comunicación es clave

Para mantener la productividad de todos, se necesitan herramientas que proporcionen a sus trabajadores una variedad de formas de comunicarse con voz, vídeo, web o mensajería, todo en un solo lugar.

Las personas importan

Como todo cambio, el paso a trabajar desde casa puede ser confuso y difícil. Si su equipo es nuevo en el trabajo a distancia, puede tener preguntas y necesitar respuestas sobre la nueva cultura virtual. "¿Tengo que encender la cámara?"¿Está bien si mi equipo ve que estoy trabajando desde mi cocina en mi fondo?" "¿Y si mi perro no deja de ladrar?"

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Autoreconocimiento

Date el tiempo de identificar lo que funciona para ti y luego comunicalo efectivamente con tu equipo

El trabajo en equipo debería ser sencillo

Intercambien mensajes y archivos entre dispositivos.Envíen mensajes privados a una persona o creen un chat de grupo.Utilicen una pizarra digital para hacer una lluvia de ideas.Definan listas de trabajo y objetivos.Asignen roles y responsabilidades.

Creen rituales de equipo

Revisen que les hace bien como equipo, establecer momentos de crecimiento como equipo un poco más informales le da un aire diferente al equipo y les permite fortalecer la confianza. Los viernes del fracaso, los días de ejercicio conjunto o la música pueden desatar conversaciones interesantes de bienestar de equipo.

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Estudio de caso

Atribuirse fracasos y éxitos como equipo es parte fundamental para garantizar la motivación continua y buen funcionamiento de equipos autogestionados

LO QUE DEBERÍAS SABER:

El Equipo de Innovación del Fondo de Población de Naciones Unidas -UNFPA- Colombia ha retomado una buena práctica de equipos de alto impacto de unidades de innovación a nivel global llamada, Failure Fridays, espacio que permite cada final de semana retomar lecciones aprendidas de éxitos, confusiones y sobre todo fracasos que cada integrante del equipo enfrentó a nivel profesional y personal. Desde hace un año, el Equipo de Innovación UNFPA Colombia viene implementando esta estrategia que ha resultado en una buena práctica a la hora de promover y motivar constantemente el trabajo autogestionado de las y los miembros del equipo. Hoy, el viernes del fracaso se ha convertido en un espacio de dos horas en la mañana, fundamental e inamovible que promueve la salud emocional del equipo de innovación, permitiendo la atribución de éxitos y fracasos conjunta para la búsqueda de soluciones oportunas.

Viernes del fracaso

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Estudio de caso

Paso 1. Generar un espacio seguro de confidencialidad de equipo.Paso 2. Cada integrante de manera voluntaria comparte los éxitos de la semana, sin importar que alguien ya lo haya dicho. Paso 3. Cada integrante comparte de manera voluntaria los fracasos tanto personales como profesionales que considere pertinentes. Paso 4. Cada integrante comparte de manera voluntaria las confusiones que tiene en cuanto a la dinámica de trabajo.Paso 5. Se debe cerrar la sesión con objetivos claros para apoyar los fracasos o confusiones del equipo y dando agradecimiento a cada integrante para incentivar la participación en el siguiente viernes del fracaso.

Etapas clave de los viernes del fracaso:

La importancia de espacios sincrónicos en los equipos durante la pandemiaCon la nueva realidad que ha impuesto el COVID-19, cada vez es más importante la gestión de trabajo en los equipos, en donde se deben definir claramente espacios sincrónicos y asincrónicos. Ante el volumen de trabajo tanto personal y profesional que se genera en el trabajo remoto, los momentos sincrónicos deben ser espacios totalmente eficientes en donde cada integrante pueda percibir la coerción de equipo y se definan las acciones clave a ejecutar. Es por este motivo que los viernes del fracaso durante la pandemia han tomado mayor relevancia, dado que funcionan como espacios de coordinación y cohesión de equipo para cerrar la semana con objetivos claros y dar continuidad al trabajo colaborativo.

Los viernes del fracaso en la pandemia

No podrías tener un trabajo remoto sin una caja de herramientas. Cómo te vas a comunicar asincrónica y sincrónicamente, por qué canal vas a compartir archivos, qué herramientas digitales de coocreación vas a utilizar, etc. Si quieres conocer herramientas y quieres diseñar un “toolkit” que se ajuste a las necesidades que has identificado para el trabajo remoto, te recomiendo que le des un vistazo a esta sección.

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¿Sientes que nadie te está escuchando?, ¿Te cuesta cerrar las discusiones para obtener pasos a seguir?. Si algo nos ha demostrado la virtualidad es que capturar la atención de los participantes en una reunión o sesión de trabajo sincrónico es indispensable. Sin embargo, las sesiones de trabajo cuentan con diferentes momentos que requieren de herramientas y metodologías que te permitan continuar la conexión con tu audiencia. Es por esto que aquí te dejamos algunas metodologías y herramientas que pueden ayudarte a guiar tu sesión.

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Para revisar la caja de herramientas da clic acá

¡Antes de empezar! Recuerda siempre establecer las reglas de oro de tu sesión. Te dejamos algunas para que te inspires y las compartas antes de iniciar con tus asistentes:

Alista todos los materiales

Ninguna idea es mala

Escribe y captura todas las ideas que vengan a tu mente

Primero haz una lluvia de ideas individual y luego grupal

Algunas veces es mejor cantidad sobre calidad

Elige el canal de comunicación para responder preguntas

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Definir metodologías y herramientas ágiles para cada momento cada sesión (inicio, intermedio y cierre) es clave.Seleccionar herramientas y metodologías para compartir archivos, para comunicar, para organizar tareas, para crear visualmente así como el tipo de hardware requerido.

LO QUE DEBERÍAS SABER:

El Equipo de Innovación del Fondo de Población de Naciones Unidas -UNFPA- Colombia fue llamado a co-diseñar y re-diseñar la reunión de líderes regionales (RLM). Estas reuniones siempre se llevaron a cabo de manera presencial y dada la coyuntura actual debieron ser organizadas por primera vez de manera virtual. En este sentido, fue determinante asignar canales de comunicación y herramientas sincrónicas y asincrónicas para garantizar el éxito de la reunión. Sin duda alguna, las pausas activas, las herramientas ágiles como mural y mentimeter, los ejercicios detonadores de energía y los Daily Digest marcaron una gran diferencia en esta reunión.

Reunión de Líderes Regionales (RLM) LACRO

No es una guía más, es la nuestraFondo de Población de Naciones Unidas -UNFPA- Colombia Representante de paísAida Verónica Simán Equipo de Innovación UNFPA Colombia Jaime Aguirre Coordinador Oscar Nieto Líder de Experimentación Susana CifuentesLíder de Evidencia Ximena Osorio Líder de Experimentación

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