GEDO

El módulo Generador Electrónico de Documentos Oficiales (GEDO) permite crear, firmar, registrar y archivar los documentos inherentes a la gestión administrativa. Este módulo es considerado el mayor proveedor de documentos del Sistema GDE porque desde aquí se pueden producir los documentos comunicables de CCOO, y documentos para expedientes, entre otros.

Funcionalidad

Ventajas

Cuando hayas recorrido los botones, usá estas flechas para avanzar.

Hacé click en Funcionalidad y en Ventajas para ver más información

Este módulo es considerado el mayor proveedor de documentos del Sistema GDE. Esto significa que el resto de los módulos del sistema (por ej, Expediente Electrónico (EE), etc.) utilizan los documentos producidos por el módulo GEDO. Desde aquí se pueden generar:

• documentos (como por ej.: actas, decretos, resoluciones, informes, etc.),
• documentos comunicables (como por ej., notas, memorandos, etc.).

Esto quiere decir que desde el módulo GEDO también se pueden producir los documentos comunicables que se generan en el módulo CCOO.

Las ventajas de su implementación son:

• el reemplazo de los documentos en soporte papel por documentos electrónicos con firma digital de validez oficial,
• la unificación de las tipologías de documentos,
• el alto nivel de seguridad informática,
• los ahorros en registración y transporte de la documentación, espacio (archivos transitorios y definitivos) y tiempos (vista en simultáneo de la documentación).

Mis Tareas

Tareas de otros usuarios

Tareas Supervisados

Solapas del módulo Generador Electrónico de Documentos Oficiales

Hacé click en cada solapa, y luego en los botones rojos para ver los videos orientadores sobre cada solapa.

Consultas

Plantillas

Bandeja CO

Porta Firma

Recuperar documentos por número de GDE

En esta solapa se muestran todos aquellos agentes que han compartido sus buzones de tareas con el usuario. Al seleccionar un determinado agente, se visualiza su buzón de tareas en el módulo GEDO con el detalle de cada una de las tareas que tiene asignadas. Tareas Otros UsuariosEn el módulo GEDO también existe la posibilidad de acceder al Buzón de Tareas Pendientes de Otros Usuarios. Para eso, el agente debe presionar la solapa Tareas otros Usuarios y así podrá visualizar el listado de todos los usuarios que compartieron con él sus buzones de tareas: Debe presionar la lupa para seleccionar el buzón del usuario que desea seleccionar: Como resultado el sistema le muestra el listado de las tareas del usuario elegido: Para continuar debe presionar el botón Volver.

En esta solapa figuran la bandeja de tareas pendientes y los avisos relacionados con la firma de documentos. Desde esta pestaña, se administran todas las tareas relacionadas a los documentos que están "en proceso" y que el usuario tiene la responsabilidad de resolver, así deba confeccionarlos, revisarlos o firmarlos. Desde aquí también se pueden iniciar nuevos documentos. En la solapa Mis tareas se concentran la administración de los documentos, desde la generación hasta la firma y los avisos relacionados con la firma de documentos.

En esta solapa se visualizan los agentes supervisados por el usuario. Al seleccionar un determinado agente, se puede acceder al listado de tareas que tiene asignadas y operar sobre ellas (avocárselas, reasignarlas a otros usuarios o eliminarlas). El módulo GEDO también cuenta con la solapa Tareas Supervisados. Desde aquí, el usuario puede acceder al Buzón de Tareas Pendientes de sus supervisados y realizar las mismas acciones que se explicaron en el video de Tareas Supervisados del módulo CCOO. En este caso, se visualizan las tareas pendientes del módulo GEDO tal como se muestra en la siguiente imagen. Se debe recordar que desde el módulo GEDO también se visualizan las tareas del módulo CCOO. A modo de recordatorio, desde aquí, el usuario supervisor puede realizar las siguientes acciones:

• adquirir las tareas de un usuario supervisado

Esto permite quitar las tareas seleccionadas del buzón de tareas del usuario supervisado y ubicarlas en el buzón del usuario supervisor.

• reasignar las tarea de un usuario a otro usuario

Esto permite quitar las tareas seleccionadas del buzón de tareas del usuario supervisado y ubicarlas en el buzón del usuario al que se desee reasignar.

• eliminar las tareas de un supervisado

Esto permite eliminar las tareas seleccionadas del buzón del usuario supervisado.

Desde esta solapa se pueden realizar consultas que permiten recuperar los documentos oficiales (ya firmados) o consultar documentos que se encuentran "en proceso". . Desde aquí se puede:

• buscar documentos firmados por el usuario o dentro de su repartición a partir de criterios generales,
• consultar documentos firmados en cualquier repartición por número de registro,
• buscar tareas realizadas en el módulo: esta funcionalidad es similar a la ya explicada en el video de Búsqueda de Tareas del módulo CCOO. La única diferencia es que en este caso, los resultados encontrados serán tareas del módulo GEDO (aunque también se incluyen las del módulo CCOO).

Desde esta solapa se pueden administrar plantillas de documentos que se pueden crear y utilizar cuando un mismo texto se utiliza en forma reiterada (en la producción de documentos de producción libre). Esta funcionalidad se explica en otro curso.

Desde esta solapa el usuario puede firmar documentos en forma masiva. Desde la solapa Porta Firma, el sistema permite firmar en forma masiva los documentos generados a través de los módulos GEDO y CCOO. Para activar esta opción se debe ir a la solapa Porta Firma del módulo GEDO. Al activarla, todas las tareas de Firma que reciba el usuario deberán ser firmadas desde esta solapa. Se debe considerar que:

• A partir del momento en el que se activa el Porta Firma,

los documentos que se envíen a firmar se ubicarán en el Buzón de Tareas del Porta Firma, aquellos documentos que estaban pendientes de ser firmados previamente a la activación, permanecerán en el Buzón de Tareas de los módulos GEDO o CCOO y deberán ser firmados desde allí.

• A partir del momento en el que se desactiva el Porta Firma,

los documentos que ya estaban en el Buzón de Tareas del Porta Firma deberán ser firmados desde allí, los nuevos documentos que se envíen a firmar se ubicarán en el Buzón de Tareas de los módulos GEDO o CCOO según corresponda. Cabe mencionar que desde el Porta Firma, el usuario podrá firmar o rechazar los documentos pero no podrá modificarlos en caso de ser necesario.

Pasos a seguir para generar un documento en GEDO

Inicio del documento

Revisión del documento

Firma del documento

1

Confección del documento

2

3

4

Agregar documentos de trabajo

Existe la posibilidad de que el usuario asocie archivos que no tienen carácter oficial y que pueden ser complementarios, informativos o aclaratorios al documento oficial.Estos archivos, denominados Archivos de Trabajo, pueden ser vinculados:

• a través del botón Archivos de Trabajo disponible en la tarea Iniciar Documento
• a través de la solapa Archivos de Trabajo disponible en las tareas Confeccionar Documento y Revisar Documento.

Agregar archivos embebidos

Así como se pueden vincular archivos de trabajo, el sistema también permite asociar lo que se denominan Archivos Embebidos. Estos archivos tienen carácter oficial y forman parte de la Comunicación Oficial.Se pueden vincular a través de la solapa Archivos Embebidos que está disponible en las tareas Confeccionar Documento y Revisar Documento.

Alternativa: no firmar

Previsualizar

Previsualización Otra función que puede resultar útil para el usuario durante el proceso de producción de un documento comunicable es la previsualización. Esto permite que el agente pueda verificar cómo se ve el contenido de la comunicación antes de que se firme.

Hacé click en cada paso, y luego en los botones rojos para ver los videos orientadores sobre cada paso

Generar un documento importado

Generar un documento libre

Alternativa: Rechazar Firma

Iniciar el documento Tal como se explicó en el módulo CCOO, el primer paso para generar un documento es el Inicio del documento. Para ello, tendremos que seleccionar el tipo de documento a producir dentro de una serie de opciones. Al comenzar a utilizar el sistema, seguramente trabajemos con documentos de producción LIBRE, o con documentos IMPORTADOS (en los que importaremos la digitalización de un documento en papel). Veamos qué significan los íconos con los que se identifican los diversos tipos de documentos. Estos otros íconos detallan las características:

Confeccionar o producir el documento.El segundo paso para la generación de un documento comunicable es Confeccionar el documento. Puede ser que el usuario haya seleccionado la opción de producirlo él mismo o que otro usuario se lo haya solicitado. El usuario elabora el documento y asigna los destinatarios de la comunicación.

Revisar el documento (este paso es opcional) Una vez que el usuario finalizó con la elaboración del documento, debe decidir cómo continuar. Tiene la opción de firmarlo él mismo, enviarlo a revisar o enviarlo a firmar a otro usuario.

Firmar el documentoEl usuario firma digitalmente el documento. El último paso para la generación de un documento comunicable es la firma del documento. Puede ser que el usuario haya seleccionado la opción de Firmar Yo Mismo el Documento o que otro usuario le haya solicitado que lo firme. En ambos casos la forma de proceder es la misma.

¿Cómo facilitar la creación de documentos LIBRES?

Hacé click en cada herramienta, y luego en los botones rojos para ver los videos orientadores sobre cada herramienta

Crear Plantillas

Utilizar Plantillas

Crear y aplicar plantillas

Importar un documento de Word

Para facilitar la redacción de un DOCUMENTO LIBRE, podemos importar un archivo de word. Esta función permite importar un archivo creado a través de Microsoft Word. Para utilizar la función Importar Word, el usuario deberá haber creado previamente el documento en Microsoft Word. Una vez finalizada dicha tarea, debe realizar la siguiente secuencia de pasos para incorporar su contenido dentro del cuerpo del documento: Desde la tarea Confección de documento, el usuario debe presionar el botón Importar Word: Como resultado se abre una ventana donde el usuario debe seleccionar el documento word a importar: Al presionar el botón Abrir se completa el cuerpo del documento con el contenido del archivo Word importado: Se debe tener en cuenta que si el usuario ya había ingresado algún texto, éste será reemplazado por el contenido del archivo Word que se importe. Cabe mencionar que el usuario siempre podrá editar el contenido luego de importar el archivo Word.

Otra opción para completar el cuerpo de un documento libre es el uso de las plantillas. Esta función permite crear, editar y eliminar plantillas que luego pueden ser aplicadas en el momento de la redacción de documentos. Una plantilla es un texto predefinido que puede utilizarse para completar el cuerpo de un documento y evitar ingresar la misma información en forma repetitiva. Las plantillas son de uso personal, es decir que no se comparten con otros usuarios.

¿Cómo funciona el porta firma?

Hacé click en cada herramienta, y luego en los botones rojos para ver los videos orientadores sobre cada herramienta

Firmar todos los documentos

Utilizar filtros en Porta Firma

Firmar y rechazar un documento

Habilitar y deshabilitar el portafirmas

Buzón de Tareas Terminadas