CCOO

El módulo de Comunicaciones Oficiales (CCOO), instrumentado por la Resolución 3/2016 (SMA), es el componente del Sistema GDE que permite crear, numerar, firmar, comunicar y archivar todos los documentos comunicables.

Funcionalidad

Ventajas

Cuando hayas recorrido los botones, usá estas flechas para avanzar.

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Las principales funcionalidades del módulo son:

• la generación, firma, registro y envío de una comunicación,
• la generación de una respuesta a una comunicación,
• el reenvío de una comunicación o documento comunicable.

Las ventajas de su implementación son:

• el reemplazo de las comunicaciones en soporte papel por documentos digitales con firma digital de validez oficial,
• la unificación de las tipologías de las comunicaciones,
• el alto nivel de seguridad informática,
• los ahorros en registración y transporte de la documentación, espacio (archivos transitorios y definitivos) y tiempos (vista en simultáneo de la documentación).

Mis Tareas

Tareas de otros usuarios

Tareas Supervisados

Bandeja CO

Bandeja CO

Bandeja CO Supervisados

Bandeja CO

SectorMesa

Bandeja CO

Consulta CO

Solapas del módulo Comunicaciones Oficiales

Hacé click en cada solapa, y luego en los botones rojos para ver los videos orientadores sobre cada solapa.

En esta solapa se muestra el listado de todos aquellos agentes que han compartido sus buzones de tareas con el usuario. Al seleccionar un determinado agente, se puede visualizar su buzón de tareas en el módulo CCOO con el detalle de cada una de las tareas que tiene asignadas.

En esta solapa figuran la bandeja de tareas pendientes y las alertas que puede generar el usuario como recordatorios. Desde esta pestaña se administran todas las tareas relacionadas a los documentos comunicables que están "en proceso" y que el usuario tiene la responsabilidad de resolver, así deba confeccionarlos, revisarlos o firmarlos. Desde aquí también se pueden iniciar nuevos documentos comunicables.

En esta solapa se visualizan los agentes supervisados por el usuario. Al seleccionar un determinado agente, se puede acceder al listado de tareas que tiene asignadas y operar sobre ellas (avocárselas, reasignarlas a otros usuarios o eliminarlas). Así como se puede ver la Bandeja de Tareas de Otros Usuarios, el agente puede acceder a la Bandeja de Tareas Pendientes de sus supervisados presionando la solapa Tareas Supervisados.

En la solapa Bandeja de Comunicaciones Oficiales (Bandeja CO) figuran las comunicaciones oficiales o documentos comunicables que fueron recibidos y enviados. Desde allí, se los puede visualizar, descargar, eliminar, continuar o redirigir. Esta solapa es de suma importancia porque todos los documentos oficiales enviados y recibidos aparecerán en esta bandeja. Desde aquí, se pueden acceder a:

• las comunicaciones que recibió el usuario porque figura como destinatario del documento comunicable,
• las comunicaciones que fueron enviadas por el usuario porque él fue quien las firmó,
• las comunicaciones que recibe el usuario si es apoderado de un usuario que está de licencia.

En esta solapa se muestran los agentes supervisados por el usuario. Al seleccionar un determinado agente, se puede acceder a su Bandeja CO. Desde allí, el usuario puede operar sobre las comunicaciones oficiales del agente de la misma manera que opera las propias. Cuando un agente es supervisor de otros usuarios, el módulo CCOO le brinda además la posibilidad de acceder al Buzón CO de sus supervisados. Para ello, el usuario debe hacer clic en la solapa Bandeja CO Supervisados y el sistema muestra un listado de todos los usuarios supervisados: Para acceder a la Bandeja CO de un supervisado en particular, el usuario debe hacer clic sobre la acción ir a bandeja de comunicaciones: Esto abre una ventana que muestra la Bandeja CO del usuario seleccionado: El usuario supervisor verá la Bandeja de CO del usuario seleccionado de forma similar a cómo ve la propia. Allí, puede presionar:

• el botón Detalle para visualizar una comunicación,
• el botón Continuar para responder la comunicación,
• el botón Redirigir para redirigirla a otro agente.

Es decir, que el usuario puede operar de la misma manera que lo hace con su propia Bandeja CO.Para regresar al listado de los supervisados, se debe presionar el botón Volver que figura en la parte superior de la Bandeja.

Esta solapa es utilizada por los Sectores Mesa para administrar todas las comunicaciones oficiales que deben entregar a los destinatarios externos. Desde allí pueden descargarlas, redirigirlas y/o eliminarlas. Como se mencionó anteriormente, los sectores Mesa son responsables de la entrega efectiva de las comunicaciones oficiales destinadas a personas o entidades externas. Para ello, aquellos usuarios que tienen el permiso correspondiente dispondrán de la solapa Sector Mesa en el módulo CCOO. Desde allí, pueden visualizar todas las comunicaciones pendientes de entrega, descargarlas, redirigirlas y/o eliminarlas. Cabe aclarar que las comunicaciones oficiales que se encuentren en esta solapa ya han sido producidas y firmadas en el módulo CCOO. Se generan tantas copias de la comunicación oficial como destinatarios externos se hayan ingresado. El sector Mesa además debe constatar si en las comunicaciones oficiales se agregaron archivos embebidos o archivos de trabajo. En caso de ser así, deben ser impresos como anexos. En el siguiente video se explican las acciones que se pueden realizar desde la Solapa Sector Mesa.

Desde esta solapa se pueden realizar consultas que permiten recuperar las comunicaciones oficiales o documentos comunicables ya firmados o consultar documentos que se encuentran "en proceso". La Consulta CO se utiliza para realizar:

• búsquedas de comunicaciones oficiales (es decir, documentos ya firmados),
• búsquedas de tareas (es decir, documentos que están "en proceso" porque están en confección, en revisión o pendientes de firma).

Existen diferentes maneras de buscar una comunicación oficial:

• Búsqueda por carátula,
• Búsqueda por fecha,
• Búsqueda por referencia,
• Búsqueda por destinatario.

Y una manera de buscar tareas:

• Búsqueda de tareas.

Pasos a seguir para generar un documento comunicable

Inicio del documento

Revisión del documento

Firma del documento

Envío del documento

1

Confección del documento

2

3

4

Alternativa: enviar a producir el documento

Agregar documentos de trabajo

Existe la posibilidad de que el usuario asocie archivos que no tienen carácter oficial y que pueden ser complementarios, informativos o aclaratorios al documento oficial.Estos archivos, denominados Archivos de Trabajo, pueden ser vinculados:

• a través del botón Archivos de Trabajo disponible en la tarea Iniciar Documento
• a través de la solapa Archivos de Trabajo disponible en las tareas Confeccionar Documento y Revisar Documento.

Agregar archivos embebidos

Así como se pueden vincular archivos de trabajo, el sistema también permite asociar lo que se denominan Archivos Embebidos. Estos archivos tienen carácter oficial y forman parte de la Comunicación Oficial.Se pueden vincular a través de la solapa Archivos Embebidos que está disponible en las tareas Confeccionar Documento y Revisar Documento.

Alternativa: no firmar

Previsualizar

Previsualización Otra función que puede resultar útil para el usuario durante el proceso de producción de un documento comunicable es la previsualización. Esto permite que el agente pueda verificar cómo se ve el contenido de la comunicación antes de que se firme.

Hacé click en cada paso, y luego en los botones rojos para ver los videos orientadores sobre cada paso

Indicar destinatario interno

Indicar destinatario externo

Iniciar el documento El usuario comienza el proceso y decide qué tipo de documento quiere generar (nota, memorando, etc).

Confeccionar o producir el documento.El segundo paso para la generación de un documento comunicable es Confeccionar el documento. Puede ser que el usuario haya seleccionado la opción de producirlo él mismo o que otro usuario se lo haya solicitado. El usuario elabora el documento y asigna los destinatarios de la comunicación.

Revisar el documento (este paso es opcional) Una vez que el usuario finalizó con la elaboración del documento, debe decidir cómo continuar. Tiene la opción de firmarlo él mismo, enviarlo a revisar o enviarlo a firmar a otro usuario.

Firmar el documentoEl usuario firma digitalmente el documento. El último paso para la generación de un documento comunicable es la firma del documento. Puede ser que el usuario haya seleccionado la opción de Firmar Yo Mismo el Documento o que otro usuario le haya solicitado que lo firme. En ambos casos la forma de proceder es la misma.

Envío y entrega del documento comunicable Las comunicaciones o documentos comunicables se pueden enviar a destinatarios internos y/o externos al Sistema GDE. Esto implica que el envío del documento a:

• los destinatarios internos se realiza en forma automática dentro del Sistema GDE,
• los destinatarios externos se realiza a través del correo postal.

Al iniciar un documento, el usuario puede seleccionar los destinatarios internos (es decir, personas que tienen usuario GDE). a quienes se enviará la comunicación una vez firmada.

Al iniciar un documento, el usuario también puede seleccionar los destinatarios externos a quienes se enviará la comunicación una vez firmada. Se debe recordar que cuando el destinatario es externo, la entrega de la comunicación se realiza de la siguiente manera: En el momento de seleccionar los destinatarios, el agente debe ingresar el nombre, apellido y destino de cada uno de los destinatarios externos tal como se explica en el video a continuación. Luego, cuando el último agente del flujo de tareas firma el documento, el sistema genera automáticamente una comunicación pendiente de envío por cada destinatario externo y la ubica en la solapa Sector Mesa (del sector mesa que se haya seleccionado en la solapa Datos Personales del Escritorio Único). En cada comunicación figuran los datos ingresados por el agente en el paso anterior. Por último, el sector Mesa realiza las tareas correspondientes para efectivizar la entrega de cada una de dichas comunicaciones pendientes.