MinuteBUC-16092021

Minute BUC du 16/09/2021

QUITUS

Nouveau formulaire en ligne qui permet un envoi immédiat du quitus par mail, sans intervention de notre part

EXCLUS DU PRÊT

Les thèses et les périodiques exclus du prêt ne doivent jamais être prêtés à un usager. Il s'agit d'exemplaires de conservation, en consultation sur place uniquement.

SUSPENSIONS

Politique actuelle : souplesse sur les suspensions de prêt. Intransigeance sur le retour des documents en retard.

NAVETTE DE RETOUR

Fin du service temporaire "Prêt de chez moi"

SIGNALETIQUE

Enquête express à destination des étudiants du 20/09 au 01/10

LA BUlle

Face à la pénurie de salles de cours sur le campus, la BUlle (B226) sera utilisée du 27/09 au 17/12 pour des cours.

COACH.DOC

Reprise du service en présentiel et maintien de la visio

GESTION DES RETOURS

En raison des volumes de retours à traiter, le chariot des retours est retiré.

VISITES

Reprise des visites de la BUC le 4/10

Un nouveau formulaire développé par le SICD est en ligne sur le site des bibliothèques (accessible depuis le bas de page du site > Contact > Demander un quitus) Les étudiants inscrits sur l'année 2020-2021 peuvent passer par ce formulaire en renseignant leur n° d'étudiant. Ils reçoivent instantanément leur quitus sur leur mail universitaire. Pour les étudiants inscrits les années universitaires précédentes, il est nécessaire de traiter manuellement leur demande. Ils sont orientés vers Une Question, où Bernadette Moussié traite les demandes. En cas de demande à l'accueil, prendre les coordonnées et transmettre à Bernadette. La nouvelle procédure sera prochainement mise en place dans les livrets d'accueil et sur l'intranet.

En cas de perte ou de détérioration du document, il sera impossible de le remplacer car il s'agit d'exemplaires uniques. Sous aucun prétexte ne doivent-ils être prêtés. Concernant les monographies, certaines situations peuvent amener à prêter un exclu du prêt. Une procédure pour cadrer cette dérogation doit être rédigée.

Le service temporaire "Prêt de chez moi" pour permettre aux étudiants de rendre leurs emprunts n'importe où en France est désactivé depuis le 23 juillet 2021. Les étudiants revenant progressivement sur leur campus d'inscription, le besoin disparait de lui-même. En cas de demande, nous n'acceptons donc plus les documents appartenant à d'autres BU que celles du réseau toulousain. Si certains documents sont malgré tout déposés dans la boite à livres, les remettre à Bernadette Moussié qui s'occupera de leur ré-expédition.

Dans le cadre du travail lancé au printemps sur la mise en place d'une signalétique pour les aspects touchant au règlement intérieur, a émergé l'idée de créer différentes zones de bruit dans la bibliothèque (espace silencieux, espace collaboratif et espace intermédiaire où il serait possible de parler à voix basse). Afin d'affiner cette proposition et de la bâtir sur les besoins des usagers, une courte enquête va être lancée du 20/09 au 01/10, sur les réseaux sociaux et le site web, mais également via des formulaires imprimés déposés aux accueils. Les membres du GT (Pierre M., Nicole G., Nathalie F. et Léa B.) iront également à la rencontre des usagers en salle avec des ipads pour remplir le questionnaire en ligne. A l'accueil, n'hésitez pas à proposer aux usagers de remplir les 3 questions du formulaire sur les versions papier. Une bannette de dépôt sera installée le 20/09 à l'accueil général pour déposer les questionnaires remplis.

Afin de ne pas pénaliser durablement des étudiants ayant rendus avant l'été ou à la rentrée des documents très en retard, il est demandé à l'ensemble des agents en accueil de faire preuve de souplesse quant aux demandes de levées de suspension de prêt pour les documents empruntés en 2020-2021. En revanche, les demandes de prêt alors que des documents en retard sont encore sur le compte de l'usager ne doivent pas être acceptées. L'objectif est que l'ensemble des documents empruntés soient ramenés. L'usager doit donc rapporter ses emprunts arrivés à échéance avant qu'on puisse lui faire de nouveaux prêts. En cas de besoin, n'hésitez pas à solliciter un.e collègue du service Accueil. Pour la levée des suspensions, la consigne est la suivante (une procédure va être réalisée à ce sujet) :

• ouvrir le dossier de l'étudiant
• cliquer son numéro d'étudiant
• se rendre sur l'onglet Blocages
• désactiver les blocages pour les exemplaires de la BUC uniquement en déplacant le curseur à gauche de la ligne (doit passer de rouge à gris)

• simplement outrepasser le blocage (le blocage sera maintenu pour les prêts suivants et la question devra être traitée à chaque fois que l'usager voudra faire un prêt)
• supprimer complètement le blocage (l'historique des blocages peut être utilisé par la suite pour régler certaines situations de litige avec l'usager)

Le service Coach.doc reprend du service et accepte de nouveau de recevoir les usagers à la bibliothèque. Compte tenu des consignes sanitaires, les rendez-vous présentiels se dérouleront dans l'une des salles de formation, en fonction de leur disponibilité. Les rendez-vous en visioconférence sont encore à privilégier autant que possible. La prise de rendez-vous se fait toujours en ligne, sur le formulaire disponible sur le site internet.

La salle sera utilisée du mardi au jeudi jusqu'aux congés de Noël pour des cours. Le reste du temps, elle ne sera pas ouverte au public. A noter cependant que la BUlle pourra être utilisée le lundi et le vendredi pour des réunions internes ou formations organisées par les bibliothèques. Vous renseigner sur les disponibilités auprès de Hervé Chasserieau ou Léa Bouillet.

Le chariot de dépôt des retours est retiré depuis le 20 septembre 2021. Le nombre de retours ayant considérablement augmenté, le maintien de cet espace de dépôt était devenu difficile. Les retours se font donc de nouveau au fil de l'eau aux bureaux de prêt/retour. Les agents doivent veiller à bien se désinfecter les mains après la manipulation des documents.

Les visites de la BUC reprendront à partir du 4 octobre, avec plusieurs visites proposées chaque jour. Les étudiants pourront s'inscrire sur Affluences.