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Transcript

año 2021

Bienvenidos

Informe de la División

Distribución

año 2021

informe de la división

Sección Mesa de entradas

División de Gestión Documental y Archivo Central

Mesa de entrada

Unidad operativa de servicios y control que centraliza el movimiento de la documentación que ingresa a la institución en las etapas de recepción, identificación, inicio de registro y definición de su destino, distribución interna al área correspondienteo, seguimiento de la documentación procesada para información de los interesados.

Horario

07:00hs. a 19:00hs.

Modalidad %

Presencial/Online

Días de atención

Lunes a Viernes

año 2021

Informe de la división

Capital humano

Sr. Enrique Chavez

Turno Mañana

Lic. Edith Oesterreich

Turno Mañana

Lic. Dahiana Rondelli

Turno tarde

año 2021

Informe de la división

e-mail: echaves@pol.una,py

e-mail: edith@pol.una,py

e-mail: drondelli@pol.una,py

Flujo de Documentos

8,811

REcíbidos

8821

remitidos

402

cerrados

año 2021

Informe de la división

Datos obtenidos del Gdoc2 a la fecha del 03/09/2021

Tramites recepcionados

p1

p2

presenciales

digital

Solicitudes/Notas Alumnos Pre-grado

año 2021

Informe de la división

Solicitudes/Notas Alumnos Grado

Solicitudes/Notas Alumnos Post-Grado

Solicitudes/Notas Docentes

Solicitudes/Notas Funcionarios FPUNA

Solicitudes/Notas Intituciones de la UNA

Solicitudes/Notas Externas

Solicitudes/Notas Alumnos Pre-grado

Solicitudes/Notas Alumnos Grado

Solicitudes/Notas Alumnos Post-Grado

Solicitudes/Notas Docentes

Solicitudes/Notas Funcionarios FPUNA

Solicitudes/Notas Intituciones de la UNA

Solicitudes/Notas Externas

-Notas sobre temas de consideración (dependiendo de la solicitud)

  • dirigidas al Decano,
  • a la Directora de Admisión y/o Curso de Pre-Grado.
Documentos respaldatorios:
  1. Fotocopia de cédula de ambos lados.
-Inscripciones
  • al Curso Preparatorio de Ingreso,
  • a Exámenes Finales (se controla que tenga la firma del personal de Admisión y presentan su factura de pago en caso de no ser beneficiado con la ley de gratuidad - arancel cero).
-Constancias de Estudios
  • Pregrado y/o Docentes
Documentos respaldatorios:
  1. Formulario que compran de preceptoría
  2. Fotocopia de cédula de ambos lados,
  3. Factura de pago.

-Notas sobre temas de consideración (dependiendo de la solicitud)

  • Dirigidas al Decano
  • A la Directora Académica y/o Directores de Carreras.
Documentos respaldatorios:
  1. Fotocopia de cédula de ambos lados
  2. Y/o de los documentos que mencionan en la nota (planillas, facturas, cd-rom, libros de trabajos de grado, tesis, etc.)
Obs: Se controla y se verifican todos los datos (fecha, si corresponde al remitente, si es bien claro lo que solicita, firma, aclaración, número de cédula, correo electrónico, número de celular.) -Certificados de Estudios de Grado Documentos respaldatorios:
  1. Formulario que compran de preceptoría
  2. Fotocopia de cédula de ambos lados
  3. Factura de pago.
Obs: Si es de estudiante de CETUNA, se aclara por el formulario, debido a se remite al área de CETUNA -Constancias de Estudios Documentos respaldatorios:
  1. Formulario que compran de preceptoría
  2. Fotocopia de cédula de ambos lados
  3. Factura de pago.
-Cédula universitaria Documentos respaldatorios:
  1. Formulario que compran de preceptoría
  2. Fotocopia de cédula de ambos lados
  3. Factura de pago.
- Trámites Académicos Documentos respaldatorios:
  1. Recibimos Resoluciones desde la Dirección Académica sobre los procedimientos que se llevarán a cabo
-Trámites de Pasantía y Extensión Universitaria Documentos respaldatorios:
  1. Formulario que compran de preceptoría
  2. Fotocopia de cédula de ambos lados
  3. Curriculum vitae
  4. Constancia
  5. Informe de pasantía
  6. Evaluación de pasantía

-Certificados de Estudios de Postgrado Documentos respaldatorios:

  • Formulario que compran de preceptoría
  • Fotocopia de cédula de ambos lados
  • Factura de pago.
-Constancias de Estudios Postgrado Documentos respaldatorios:
  • Formulario que compran de preceptoría
  • Fotocopia de cédula de ambos lados
  • Factura de pago.
-Notas sobre temas de consideración (dependiendo de la solicitud)
  1. Dirigidas al Decano
  2. O a la Dirección de Investigaciones y Postgrado.
Documentos respaldatorios:
  • Fotocopia de cédula de ambos lados
  • Y/o de los documentos que mencionan en la nota (planillas, facturas, cd-rom, proyectos, etc.)

-Constancia de ser Docente (para la remisión depende si es Docente de Pregrado, Grado o Postgrado) Documentos respaldatorios:

  1. Formulario que compran de perceptoria
  2. Fotocopia de cédula de ambos lados
  3. Factura de pago.
-Notas sobre temas de consideración (dependiendo de la solicitud)
  • Dirigidas al Decano
  • A la Directora Académica y/o Directores de Carreras.
  • Departamentos, Divisiones de la institución
Documentos respaldatorios:
  1. Fotocopia de cédula de ambos lados
  2. Y/o de los documentos que mencionan en la nota (planillas, facturas, cd-rom, libros de trabajos de grado, tesis, etc.)
Obs: Se controla y se verifican todos los datos (fecha, si corresponde al remitente, si es bien claro lo que solicita, firma, aclaración, número de cédula, correo electrónico, número de celular.)

-Notas sobre temas de consideración (dependiendo de la solicitud)

  • Dirigidas al Decano
  • A la Directora Académica y/o Directores de Carreras.
Documentos respaldatorios:
  1. Fotocopia de cédula de ambos lados
  2. Y/o de los documentos que mencionan en la nota (planillas, facturas, cd-rom, libros de trabajos de grado, tesis, etc.)
Obs: Se controla y se verifican todos los datos (fecha, si corresponde al remitente, si es bien claro lo que solicita, firma, aclaración, número de cédula, correo electrónico, número de celular.)

-Notas de las diversas unidades académicas de la Universidad Nacional de Asunción

  • Dirigidas al Decano,
  • Y/o a las diferentes Direcciones,
  • Departamentos,
  • Divisiones de la institución .
Documentos respaldatorios:
  1. documentos que mencionan en la nota (planillas, facturas, trípticos, etc.)

-Notas que ingresan de afuera, fuera de lo que es el ámbito de la UNA

  • Dirigidas al Decano,
  • Y/o a las diferentes Direcciones,
  • Departamentos,
  • Divisiones de la institución .
Documentos respaldatorios:
  1. Documentos que mencionan en la nota (planillas, facturas, trípticos, etc.)

-Notas sobre temas de consideración (dependiendo de la solicitud)

  • dirigidas al Decano,
  • a la Directora de Admisión y/o Curso de Pre-Grado.
Documentos respaldatorios:
  1. Fotocopia de cédula de ambos lados.
-Inscripciones
  • al Curso Preparatorio de Ingreso,
  • a Exámenes Finales (se controla que tenga la firma del personal de Admisión y presentan su factura de pago en caso de no ser beneficiado con la ley de gratuidad - arancel cero).
-Constancias de Estudios
  • Pregrado y/o Docentes
Documentos respaldatorios:
  1. Formulario que compran de preceptoría
  2. Fotocopia de cédula de ambos lados,
  3. Factura de pago.

-Notas sobre temas de consideración (dependiendo de la solicitud)

  • Dirigidas al Decano
  • A la Directora Académica y/o Directores de Carreras.
Documentos respaldatorios:
  1. Fotocopia de cédula de ambos lados
  2. Y/o de los documentos que mencionan en la nota (planillas, facturas, cd-rom, libros de trabajos de grado, tesis, etc.)
Obs: Se controla y se verifican todos los datos (fecha, si corresponde al remitente, si es bien claro lo que solicita, firma, aclaración, número de cédula, correo electrónico, número de celular.) -Certificados de Estudios de Grado Documentos respaldatorios:
  1. Formulario que compran de preceptoría
  2. Fotocopia de cédula de ambos lados
  3. Factura de pago.
Obs: Si es de estudiante de CETUNA, se aclara por el formulario, debido a se remite al área de CETUNA -Constancias de Estudios Documentos respaldatorios:
  1. Formulario que compran de preceptoría
  2. Fotocopia de cédula de ambos lados
  3. Factura de pago.
-Cédula universitaria Documentos respaldatorios:
  1. Formulario que compran de preceptoría
  2. Fotocopia de cédula de ambos lados
  3. Factura de pago.
- Trámites Académicos Documentos respaldatorios:
  1. Recibimos Resoluciones desde la Dirección Académica sobre los procedimientos que se llevarán a cabo
-Trámites de Pasantía y Extensión Universitaria Documentos respaldatorios:
  1. Formulario que compran de preceptoría
  2. Fotocopia de cédula de ambos lados
  3. Curriculum vitae
  4. Constancia
  5. Informe de pasantía
  6. Evaluación de pasantía

-Certificados de Estudios de Postgrado Documentos respaldatorios:

  • Formulario que compran de preceptoría
  • Fotocopia de cédula de ambos lados
  • Factura de pago.
-Constancias de Estudios Postgrado Documentos respaldatorios:
  • Formulario que compran de preceptoría
  • Fotocopia de cédula de ambos lados
  • Factura de pago.
-Notas sobre temas de consideración (dependiendo de la solicitud)
  1. Dirigidas al Decano
  2. O a la Dirección de Investigaciones y Postgrado.
Documentos respaldatorios:
  • Fotocopia de cédula de ambos lados
  • Y/o de los documentos que mencionan en la nota (planillas, facturas, cd-rom, proyectos, etc.)

-Constancia de ser Docente (para la remisión depende si es Docente de Pregrado, Grado o Postgrado) Documentos respaldatorios:

  1. Formulario que compran de perceptoria
  2. Fotocopia de cédula de ambos lados
  3. Factura de pago.
-Notas sobre temas de consideración (dependiendo de la solicitud)
  • Dirigidas al Decano
  • A la Directora Académica y/o Directores de Carreras.
  • Departamentos, Divisiones de la institución
Documentos respaldatorios:
  1. Fotocopia de cédula de ambos lados
  2. Y/o de los documentos que mencionan en la nota (planillas, facturas, cd-rom, libros de trabajos de grado, tesis, etc.)
Obs: Se controla y se verifican todos los datos (fecha, si corresponde al remitente, si es bien claro lo que solicita, firma, aclaración, número de cédula, correo electrónico, número de celular.)

-Notas sobre temas de consideración (dependiendo de la solicitud)

  • Dirigidas al Decano
  • A la Directora Académica y/o Directores de Carreras.
Documentos respaldatorios:
  1. Fotocopia de cédula de ambos lados
  2. Y/o de los documentos que mencionan en la nota (planillas, facturas, cd-rom, libros de trabajos de grado, tesis, etc.)
Obs: Se controla y se verifican todos los datos (fecha, si corresponde al remitente, si es bien claro lo que solicita, firma, aclaración, número de cédula, correo electrónico, número de celular.)

-Notas de las diversas unidades académicas de la Universidad Nacional de Asunción

  • Dirigidas al Decano,
  • Y/o a las diferentes Direcciones,
  • Departamentos,
  • Divisiones de la institución .
Documentos respaldatorios:
  1. documentos que mencionan en la nota (planillas, facturas, trípticos, etc.)

-Notas que ingresan de afuera, fuera de lo que es el ámbito de la UNA

  • Dirigidas al Decano,
  • Y/o a las diferentes Direcciones,
  • Departamentos,
  • Divisiones de la institución .
Documentos respaldatorios:
  1. Documentos que mencionan en la nota (planillas, facturas, trípticos, etc.)

Procedimientos de recepcion Fisica de documentos

2- Verificar que este adjuntada de C. I. del solicitante asi como documentos respaldatorios

3- Crear el expediente en el sistema GDoc

4.-Imprimir el ticket generado por el sistema GDoc

5- Adjuntar los archivos al expediente del GDoc

7- Anotar en el libro Mesa de entrada

6- Enviar el expediente por sistema GDoc a la dependencia correspondiente

año 2021

Informe de la división

8- Avisar a la dependencia correspondiente por el interno o grupo de washapp de funcionarios

promedio de procesamiento

5 minutos por expediente

1- Verificar la nota o formulario a ser recepcionado

Observación:

para todas las solicitudes en caso de alguna irregularidad como algún documento faltante o completado erróneamente el formulario por el solicitante, se le pediraa que complete en forma correcta los documentos para la posterior recepción de su solicitud o sera rechazado.-

Procedimientos de recepcion digital de documentos

Verificar que este adjuntada su imagen de C. I. del solicitante o los documentos respaldatorios

Descargar los archivos adjuntos

Guardar en una carpeta

Crear el expediente en el sistema GDoc

Adjuntar los archivos al expediente del GDoc

Responder por correo al estudiante o solicitante sobre la recepción de su solicitud y enviar el ticket correspondiente

Reenviar el correo de la conversación con el estudiante o solicitante y los archivos adjuntos a la dependencia correspondiente

Marcar como destacado el correo ya recepcionado y respondido, para controlar cuales faltan aun recepcionar

Enviar el expediente por sistema GDoc a la dependencia correspondiente

Anotar en el libro de entrada

Descargar el ticket generado por el sistema GDoc

año 2021

Informe de la división

Verificar la nota enviada o formulario on line por el estudiante, o solicitante

Avisar a la dependencia correspondiente por los medio correspondientes

promedio de procesamiento

15 minutos por expediente

Verificar el formulario en linea (googleforms) que este completado

Observacion:

para todas las solicitudes en caso de alguna irregularidad como algún documento faltante, documento alzado incorrectamente o completado erróneamente el formulario en linea por el estudiante, se contacta con el estudiante vía correo electrónico y se le solicita que envié correctamente los documentos para la posterior recepción de su solicitud.

DIVISIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO CENTRAL

L a Facultad Politécnica de la Uni - versidad Nacional de Asunción, cuenta con la División de Gestión Documental y Archivo Central de la FP-UNA, que depende orgánicamente de la Secretaria de la Facultad. La función principal que cumple dicha División es la de racionalizar la documentación institucional en las diferentes fases, garantizar la conservación y la difusión del patrimonio documental institucional, asegurando que la documentación e información se mantenga accesible.

Horario

07:00hs. a 22:00hs.

Modalidad %

Presencial/Online

Días de atención

Lunes a Viernes

año 2021

Informe de la división

COMPETENCIAS

01

02

Visón

misión

    Satisfacer las necesidades de organización de la documentación de la Facultad Politécnica de la Universidad Nacional de Asunción de acuerdo a las normas archivísticas y documental, racionalizando eficientemente los recursos.

Establecer un Sistema de Gestión Documental que cumpla de manera eficaz con los requisitos de las unidades administrativas, académicas y la normativa referente al control de archivos, la gestión documental, transparencia y acceso a la información, normalizando los procesos de gestión,transferencia y conservación a través de herramientas y manuales de función, políticas y procedimientos, buscando un desarrollo sustentable en el trabajo documental.

año 2021

Informe de la división

LA GESTIÓN DOCUMENTAL

plantea dos objetivos principales :

y de estos se derivan a objetivos más específicos de la gestión como:

CONSERVAR

INFORMAR

  • Conservar la memoria corporativa.

  • Contribuir a la toma de decisiones.

  • Organizar la documentación generada.

  • Reducir costos en la localización de documentos

  • Incrementar la eficiencia organizacional.

  • Apoyar los procesos legales

  • Apoyar a las investigaciones.

año 2021

Informe de la división

archivo central

Se han realizado las actividades según el plan y los objetivos propuestos durante la pandemia Covid 19:

  • Elaboración del Plan de trabajo para la División de Gestión Documental y Archivo Central FP-UNA durante la pandemia.
  • Elaboración de la normativa para el protocolo para Mesa de Entrada teniendo en cuenta los procedimientos a utilizar con los documentos.
  • Propuesta del manual de organización y funciones (MOF) correspondiente a la División de Gestión documental y archivo central de la FPUNA.
  • Elaboración del PAC correspondiente a Secretaría de la Facultad y la División de Gestión Documental y Archivo Central.
  • Presentación con la ayuda del Profesor José Talavera a la Dirección Administrativa de las especificaciones técnicas de sistema de detención y alarmas de incendio para el Archivo Central de la FP-UNA.
  • Planilla de Asistencia de personal para Gestión Documental y archivo central de la FP-UNA durante la pandemia COVID -19.
  • Control de organización de los expedientes de la sub serie de Legajos de Docentes.

    año 2021

    Informe de la división

    Digitalización de documentos

    • En total se han digitalizado 9709 folios de documentos de 785 expedientes de la Sub-serie de Legajos de Docentes y Actas del Consejo Directivo.
    • Carga en el Sistema ATOM de 735 expedientes correspondientes a las sub-series de Legajos de Docentes y Actas del Consejo Directivo.
    • Total de folios cargados es de 5640 hojas de documentos en el Sistema ATOM

      año 2021

      Informe de la división

      Flujo de Documentos

      785

      expedientes digitalizados

      año 2021

      Informe de la división

      735

      Expedientes carga

      9709

      folios digitalizados

      5640

      folios carga

      Digitalización de expedientes de las Sub-series de Legajos de Docentes y Actas del Consejo Directivo

      PROCESAMIENTO TÉCNICO

      • Unidad Productora Decanato de las siguientes SERIES
      • Clasificación de las Series LEGAJOS DOCENTES, DOCUMENTOS CONTABLES, COMUNICACIÓN INTERNAS, COMUNICACIÓN EXTERNAS, PRESUPUESTO Y DICTÁMENES.
      • Elaboración de índice
      • Registro en la hoja de entrada de datos según las Normas ISAD-G.

        año 2021

        Informe de la división

        Organización de expedientes

        • Unidad Productora Asesoría Jurídica
        • Cambio de portada y contraportada.
        • Extracción de materiales metálicos.
        • Corte de cartulina para la 1865 portada de expedientes realizado en forma de teletrabajo de los funcionarios.
        • Foliación de 36471 hojas de expedientes.

        CANTIDAD DE CORTE DE CARTULINA REALIZADA PARA LA PORTADA DE EXPEDIENTES

        expedientes digitalizados

        año 2021

        Informe de la división

        735

        Expedientes carga

        9709

        folios digitalizados

        5640

        436

        449

        340

        220

        210

        210

        TOTAL 1865

        Foliación de Documentos

        expedientes digitalizados

        año 2021

        Informe de la división

        Foliación hojas de expedientes.

        Cantidad por mes

        La foliacion de los expedientes es un proceso minusioso y en forma manual y se procede a la organizacion de los expedientes segun las normas internacionles ISAD-G

        36.471

        Total Foliados

        2500

        3650

        4808

        5227

        3008

        3116

        2150

        3070

        4462

        2226

        2254

        APOYO PARA MESA DE ENTRADA DESDE EL ARCHIVO CENTRAL

        • Distribución de Horario para Mesa de Entrada
        • Preparación del libro de registro de correspondencias para mesa de entrada.
        • Realización de una planilla para distribución de horario de Mesa de Entrada
        • Realizar memorándum para distribución de horario para mesa de entrada memorándum para distribución de horario en Mesa de Entrada.
        • Asesoramiento en la creación de expedientes en formato digital (presencial y vía WhatsApp) (Anexo 12)

          año 2021

          Informe de la división

          • Comunicación por correo electrónico con el Centro Nacional de Computación sobre la creación de usuarios y algunos errores que presenta el Sistema GDOC al generar un expediente.
          • Elaboración de Cantidad de 4 (cuatro) Libros de Registro de Correspondencias Externas entregados para diferentes dependencias.
          • Creación de 3 (tres) usuarios para uso del Sistema GDOC según pedido realizado a través del correo gestiondocumental@ pol.una.py - Capacitación in situ sobre uso del Sistema GDOC, total a 3 (tres) de personas.

          cIERRE DE EXPEDIENTES 1/3

          expedientes digitalizados

          año 2021

          Informe de la división

          Monitoreo, cierre y seguimiento de 4481 expedientes de las siguientes oficinas, dentro del sistema GDOC, con el fin de finiquitar los expedientes desde al año 2013 a 2019.

          4.481

          TOTAL CERRADOS

          75

          165

          689

          13

          21

          4

          0

          5

          101

          1

          0

          4

          41

          6

          64

          2

          0

          44

          0

          1

          7

          55

          9

          15

          cIERRE DE EXPEDIENTES 2/3

          expedientes digitalizados

          año 2021

          Informe de la división

          4.481

          TOTAL CERRADOS

          Monitoreo, cierre y seguimiento de 4481 expedientes de las siguientes oficinas, dentro del sistema GDOC, con el fin de finiquitar los expedientes desde al año 2013 a 2019.

          5

          99

          130

          5

          36

          2

          3

          4

          0

          41

          64

          2

          7

          152

          6

          1

          8

          36

          82

          31

          10

          26

          1

          8

          cIERRE DE EXPEDIENTES 3/3

          expedientes digitalizados

          año 2021

          Informe de la división

          4.481

          TOTAL CERRADOS

          Monitoreo, cierre y seguimiento de 4481 expedientes de las siguientes oficinas, dentro del sistema GDOC, con el fin de finiquitar los expedientes desde al año 2013 a 2019.

          36

          82

          31

          10

          10

          0

          7

          13

          65

          6

          0

          91

          2

          1961

          2

          4

          2

          0

          0

          15

          44

          0

          9

          CAPACITACIÓN, REUNIÓN TÉCNICA Y COMUNICACIÓN CON LAS SEDES

          • Se han realizado reuniones y capacitación en forma virtual sobre el GDOC, organizado por el CNC y la Facultad Politécnica:
          • Sábado 9 de mayo Reunión de Equipo de GDOC
          • Martes 12 de mayo Reunión técnica de Planificación GDOC
          • Jueves 28 de mayo Capacitación GDOC Solicitante Externo -FPUNA
          • Jueves 4 de junio Capacitación de GDOC Solicitante Externo -FPUNA

            año 2021

            Informe de la división

            • Sábado 13 de junio Reunión con la Jefa de la División sobre Mesa de Entrada de la Facultad
            • Viernes 4 de setiembre Reunión técnica con los profesionales del Centro Nacional de Computación para tratar sobre Detalles de Mesa de Entrada.
            • Comunicación con la Filial de Coronel Oviedo por solicitudes de constancias enviadas por correo electrónico en Mesa de Entrada y asesoramiento del mismo.
            • Coordinación con la gente de División de Curso de Pre Grado sobre procedimientos de recepción de documentos del área.

            OTRAS ACTIVIDADES

            • Revisión y contestación diaria del correo institucional
            • Asistencia a charla sobre cuidados en el ambiente laboral para prevenir el COVID-19.
            • Memorando para la jefa inmediata, el Secretario de la Facultad y otras Direcciones y Divisiones según necesidad.
            • Mudanza de muebles y limpieza completa de la oficina de Gestión Documental y Archivo Central.
            • Elaboración de una propuesta de vacaciones.
            • Elaboración y corrección para la publicación en la página Web de la facultad. (CPA) tipología documental: hoja de cátedra

              año 2021

              Informe de la división

              Capital humano

              • Lic. Diana Contrera -
              Asistente Técnico

              año 2021

              Informe de la división

              e-mail: dcontrera@pol.una.py

              TURNO MAÑANA/tarde

              • Lic. Julio Diaz Colman -
              Asistente Técnico

              • Sra. Zunilda Barrientos -
              Asistente Técnico

              • Lic. Rubén D. Martínez -
              Asistente Técnico

              e-mail: jdiaz@pol.una.py

              e-mail: zbarrientos@pol.una.py

              e-mail: mard@pol.una.py

              • Lic. Diana Contrera -
              Asistente Técnico

              e-mail: dcontrera@pol.una.py

              TURNO tarde/noche

              • Lic. Julio Diaz Colman -
              Asistente Técnico

              • Sra. Zunilda Barrientos -
              Asistente Técnico

              • Lic. Rubén D. Martínez -
              Asistente Técnico

              e-mail: jdiaz@pol.una.py

              e-mail: zbarrientos@pol.una.py

              e-mail: mard@pol.una.py

              GRACIAS

              gRACIAS POR SU TIEMPO

              Esperamos seguir creciendo como División y lograr grandes cosas.-

              año 2021

              Informe de la división