FPUNA-INFORME DIVISION
Ruben Martinez
Created on September 1, 2021
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Transcript
año 2021
Bienvenidos
Informe de la División
Distribución
año 2021
informe de la división
Sección Mesa de entradas
División de Gestión Documental y Archivo Central
Mesa de entrada
Unidad operativa de servicios y control que centraliza el movimiento de la documentación que ingresa a la institución en las etapas de recepción, identificación, inicio de registro y definición de su destino, distribución interna al área correspondienteo, seguimiento de la documentación procesada para información de los interesados.
Horario
07:00hs. a 19:00hs.
Modalidad %
Presencial/Online
Días de atención
Lunes a Viernes
año 2021
Informe de la división
Capital humano
Sr. Enrique Chavez
Turno Mañana
Lic. Edith Oesterreich
Turno Mañana
Lic. Dahiana Rondelli
Turno tarde
año 2021
Informe de la división
e-mail: echaves@pol.una,py
e-mail: edith@pol.una,py
e-mail: drondelli@pol.una,py
Flujo de Documentos
8,811
REcíbidos
8821
remitidos
402
cerrados
año 2021
Informe de la división
Datos obtenidos del Gdoc2 a la fecha del 03/09/2021
Tramites recepcionados
p1
p2
presenciales
digital
Solicitudes/Notas Alumnos Pre-grado
año 2021
Informe de la división
Solicitudes/Notas Alumnos Grado
Solicitudes/Notas Alumnos Post-Grado
Solicitudes/Notas Docentes
Solicitudes/Notas Funcionarios FPUNA
Solicitudes/Notas Intituciones de la UNA
Solicitudes/Notas Externas
Solicitudes/Notas Alumnos Pre-grado
Solicitudes/Notas Alumnos Grado
Solicitudes/Notas Alumnos Post-Grado
Solicitudes/Notas Docentes
Solicitudes/Notas Funcionarios FPUNA
Solicitudes/Notas Intituciones de la UNA
Solicitudes/Notas Externas
-Notas sobre temas de consideración (dependiendo de la solicitud)
- dirigidas al Decano,
- a la Directora de Admisión y/o Curso de Pre-Grado.
- Fotocopia de cédula de ambos lados.
- al Curso Preparatorio de Ingreso,
- a Exámenes Finales (se controla que tenga la firma del personal de Admisión y presentan su factura de pago en caso de no ser beneficiado con la ley de gratuidad - arancel cero).
- Pregrado y/o Docentes
- Formulario que compran de preceptoría
- Fotocopia de cédula de ambos lados,
- Factura de pago.
-Notas sobre temas de consideración (dependiendo de la solicitud)
- Dirigidas al Decano
- A la Directora Académica y/o Directores de Carreras.
- Fotocopia de cédula de ambos lados
- Y/o de los documentos que mencionan en la nota (planillas, facturas, cd-rom, libros de trabajos de grado, tesis, etc.)
- Formulario que compran de preceptoría
- Fotocopia de cédula de ambos lados
- Factura de pago.
- Formulario que compran de preceptoría
- Fotocopia de cédula de ambos lados
- Factura de pago.
- Formulario que compran de preceptoría
- Fotocopia de cédula de ambos lados
- Factura de pago.
- Recibimos Resoluciones desde la Dirección Académica sobre los procedimientos que se llevarán a cabo
- Formulario que compran de preceptoría
- Fotocopia de cédula de ambos lados
- Curriculum vitae
- Constancia
- Informe de pasantía
- Evaluación de pasantía
-Certificados de Estudios de Postgrado Documentos respaldatorios:
- Formulario que compran de preceptoría
- Fotocopia de cédula de ambos lados
- Factura de pago.
- Formulario que compran de preceptoría
- Fotocopia de cédula de ambos lados
- Factura de pago.
- Dirigidas al Decano
- O a la Dirección de Investigaciones y Postgrado.
- Fotocopia de cédula de ambos lados
- Y/o de los documentos que mencionan en la nota (planillas, facturas, cd-rom, proyectos, etc.)
-Constancia de ser Docente (para la remisión depende si es Docente de Pregrado, Grado o Postgrado) Documentos respaldatorios:
- Formulario que compran de perceptoria
- Fotocopia de cédula de ambos lados
- Factura de pago.
- Dirigidas al Decano
- A la Directora Académica y/o Directores de Carreras.
- Departamentos, Divisiones de la institución
- Fotocopia de cédula de ambos lados
- Y/o de los documentos que mencionan en la nota (planillas, facturas, cd-rom, libros de trabajos de grado, tesis, etc.)
-Notas sobre temas de consideración (dependiendo de la solicitud)
- Dirigidas al Decano
- A la Directora Académica y/o Directores de Carreras.
- Fotocopia de cédula de ambos lados
- Y/o de los documentos que mencionan en la nota (planillas, facturas, cd-rom, libros de trabajos de grado, tesis, etc.)
-Notas de las diversas unidades académicas de la Universidad Nacional de Asunción
- Dirigidas al Decano,
- Y/o a las diferentes Direcciones,
- Departamentos,
- Divisiones de la institución .
- documentos que mencionan en la nota (planillas, facturas, trípticos, etc.)
-Notas que ingresan de afuera, fuera de lo que es el ámbito de la UNA
- Dirigidas al Decano,
- Y/o a las diferentes Direcciones,
- Departamentos,
- Divisiones de la institución .
- Documentos que mencionan en la nota (planillas, facturas, trípticos, etc.)
-Notas sobre temas de consideración (dependiendo de la solicitud)
- dirigidas al Decano,
- a la Directora de Admisión y/o Curso de Pre-Grado.
- Fotocopia de cédula de ambos lados.
- al Curso Preparatorio de Ingreso,
- a Exámenes Finales (se controla que tenga la firma del personal de Admisión y presentan su factura de pago en caso de no ser beneficiado con la ley de gratuidad - arancel cero).
- Pregrado y/o Docentes
- Formulario que compran de preceptoría
- Fotocopia de cédula de ambos lados,
- Factura de pago.
-Notas sobre temas de consideración (dependiendo de la solicitud)
- Dirigidas al Decano
- A la Directora Académica y/o Directores de Carreras.
- Fotocopia de cédula de ambos lados
- Y/o de los documentos que mencionan en la nota (planillas, facturas, cd-rom, libros de trabajos de grado, tesis, etc.)
- Formulario que compran de preceptoría
- Fotocopia de cédula de ambos lados
- Factura de pago.
- Formulario que compran de preceptoría
- Fotocopia de cédula de ambos lados
- Factura de pago.
- Formulario que compran de preceptoría
- Fotocopia de cédula de ambos lados
- Factura de pago.
- Recibimos Resoluciones desde la Dirección Académica sobre los procedimientos que se llevarán a cabo
- Formulario que compran de preceptoría
- Fotocopia de cédula de ambos lados
- Curriculum vitae
- Constancia
- Informe de pasantía
- Evaluación de pasantía
-Certificados de Estudios de Postgrado Documentos respaldatorios:
- Formulario que compran de preceptoría
- Fotocopia de cédula de ambos lados
- Factura de pago.
- Formulario que compran de preceptoría
- Fotocopia de cédula de ambos lados
- Factura de pago.
- Dirigidas al Decano
- O a la Dirección de Investigaciones y Postgrado.
- Fotocopia de cédula de ambos lados
- Y/o de los documentos que mencionan en la nota (planillas, facturas, cd-rom, proyectos, etc.)
-Constancia de ser Docente (para la remisión depende si es Docente de Pregrado, Grado o Postgrado) Documentos respaldatorios:
- Formulario que compran de perceptoria
- Fotocopia de cédula de ambos lados
- Factura de pago.
- Dirigidas al Decano
- A la Directora Académica y/o Directores de Carreras.
- Departamentos, Divisiones de la institución
- Fotocopia de cédula de ambos lados
- Y/o de los documentos que mencionan en la nota (planillas, facturas, cd-rom, libros de trabajos de grado, tesis, etc.)
-Notas sobre temas de consideración (dependiendo de la solicitud)
- Dirigidas al Decano
- A la Directora Académica y/o Directores de Carreras.
- Fotocopia de cédula de ambos lados
- Y/o de los documentos que mencionan en la nota (planillas, facturas, cd-rom, libros de trabajos de grado, tesis, etc.)
-Notas de las diversas unidades académicas de la Universidad Nacional de Asunción
- Dirigidas al Decano,
- Y/o a las diferentes Direcciones,
- Departamentos,
- Divisiones de la institución .
- documentos que mencionan en la nota (planillas, facturas, trípticos, etc.)
-Notas que ingresan de afuera, fuera de lo que es el ámbito de la UNA
- Dirigidas al Decano,
- Y/o a las diferentes Direcciones,
- Departamentos,
- Divisiones de la institución .
- Documentos que mencionan en la nota (planillas, facturas, trípticos, etc.)
Procedimientos de recepcion Fisica de documentos
2- Verificar que este adjuntada de C. I. del solicitante asi como documentos respaldatorios
3- Crear el expediente en el sistema GDoc
4.-Imprimir el ticket generado por el sistema GDoc
5- Adjuntar los archivos al expediente del GDoc
7- Anotar en el libro Mesa de entrada
6- Enviar el expediente por sistema GDoc a la dependencia correspondiente
año 2021
Informe de la división
8- Avisar a la dependencia correspondiente por el interno o grupo de washapp de funcionarios
promedio de procesamiento
5 minutos por expediente
1- Verificar la nota o formulario a ser recepcionado
Observación:
para todas las solicitudes en caso de alguna irregularidad como algún documento faltante o completado erróneamente el formulario por el solicitante, se le pediraa que complete en forma correcta los documentos para la posterior recepción de su solicitud o sera rechazado.-
Procedimientos de recepcion digital de documentos
Verificar que este adjuntada su imagen de C. I. del solicitante o los documentos respaldatorios
Descargar los archivos adjuntos
Guardar en una carpeta
Crear el expediente en el sistema GDoc
Adjuntar los archivos al expediente del GDoc
Responder por correo al estudiante o solicitante sobre la recepción de su solicitud y enviar el ticket correspondiente
Reenviar el correo de la conversación con el estudiante o solicitante y los archivos adjuntos a la dependencia correspondiente
Marcar como destacado el correo ya recepcionado y respondido, para controlar cuales faltan aun recepcionar
Enviar el expediente por sistema GDoc a la dependencia correspondiente
Anotar en el libro de entrada
Descargar el ticket generado por el sistema GDoc
año 2021
Informe de la división
Verificar la nota enviada o formulario on line por el estudiante, o solicitante
Avisar a la dependencia correspondiente por los medio correspondientes
promedio de procesamiento
15 minutos por expediente
Verificar el formulario en linea (googleforms) que este completado
Observacion:
para todas las solicitudes en caso de alguna irregularidad como algún documento faltante, documento alzado incorrectamente o completado erróneamente el formulario en linea por el estudiante, se contacta con el estudiante vía correo electrónico y se le solicita que envié correctamente los documentos para la posterior recepción de su solicitud.
DIVISIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO CENTRAL
L a Facultad Politécnica de la Uni - versidad Nacional de Asunción, cuenta con la División de Gestión Documental y Archivo Central de la FP-UNA, que depende orgánicamente de la Secretaria de la Facultad. La función principal que cumple dicha División es la de racionalizar la documentación institucional en las diferentes fases, garantizar la conservación y la difusión del patrimonio documental institucional, asegurando que la documentación e información se mantenga accesible.
Horario
07:00hs. a 22:00hs.
Modalidad %
Presencial/Online
Días de atención
Lunes a Viernes
año 2021
Informe de la división
COMPETENCIAS
01
02
Visón
misión
- Satisfacer las necesidades de organización de la documentación de la Facultad Politécnica de la Universidad Nacional de Asunción de acuerdo a las normas archivísticas y documental, racionalizando eficientemente los recursos.
Establecer un Sistema de Gestión Documental que cumpla de manera eficaz con los requisitos de las unidades administrativas, académicas y la normativa referente al control de archivos, la gestión documental, transparencia y acceso a la información, normalizando los procesos de gestión,transferencia y conservación a través de herramientas y manuales de función, políticas y procedimientos, buscando un desarrollo sustentable en el trabajo documental.
año 2021
Informe de la división
LA GESTIÓN DOCUMENTAL
plantea dos objetivos principales :
y de estos se derivan a objetivos más específicos de la gestión como:
CONSERVAR
INFORMAR
- Conservar la memoria corporativa.
- Contribuir a la toma de decisiones.
- Organizar la documentación generada.
- Reducir costos en la localización de documentos
- Incrementar la eficiencia organizacional.
- Apoyar los procesos legales
- Apoyar a las investigaciones.
año 2021
Informe de la división
archivo central
Se han realizado las actividades según el plan y los objetivos propuestos durante la pandemia Covid 19:
- Elaboración del Plan de trabajo para la División de Gestión Documental y Archivo Central FP-UNA durante la pandemia.
- Elaboración de la normativa para el protocolo para Mesa de Entrada teniendo en cuenta los procedimientos a utilizar con los documentos.
- Propuesta del manual de organización y funciones (MOF) correspondiente a la División de Gestión documental y archivo central de la FPUNA.
- Elaboración del PAC correspondiente a Secretaría de la Facultad y la División de Gestión Documental y Archivo Central.
- Presentación con la ayuda del Profesor José Talavera a la Dirección Administrativa de las especificaciones técnicas de sistema de detención y alarmas de incendio para el Archivo Central de la FP-UNA.
- Planilla de Asistencia de personal para Gestión Documental y archivo central de la FP-UNA durante la pandemia COVID -19.
- Control de organización de los expedientes de la sub serie de Legajos de Docentes.
año 2021
Informe de la división
Digitalización de documentos
- En total se han digitalizado 9709 folios de documentos de 785 expedientes de la Sub-serie de Legajos de Docentes y Actas del Consejo Directivo.
- Carga en el Sistema ATOM de 735 expedientes correspondientes a las sub-series de Legajos de Docentes y Actas del Consejo Directivo.
- Total de folios cargados es de 5640 hojas de documentos en el Sistema ATOM
año 2021
Informe de la división
Flujo de Documentos
785
expedientes digitalizados
año 2021
Informe de la división
735
Expedientes carga
9709
folios digitalizados
5640
folios carga
Digitalización de expedientes de las Sub-series de Legajos de Docentes y Actas del Consejo Directivo
PROCESAMIENTO TÉCNICO
- Unidad Productora Decanato de las siguientes SERIES
- Clasificación de las Series LEGAJOS DOCENTES, DOCUMENTOS CONTABLES, COMUNICACIÓN INTERNAS, COMUNICACIÓN EXTERNAS, PRESUPUESTO Y DICTÁMENES.
- Elaboración de índice
- Registro en la hoja de entrada de datos según las Normas ISAD-G.
año 2021
Informe de la división
Organización de expedientes
- Unidad Productora Asesoría Jurídica
- Cambio de portada y contraportada.
- Extracción de materiales metálicos.
- Corte de cartulina para la 1865 portada de expedientes realizado en forma de teletrabajo de los funcionarios.
- Foliación de 36471 hojas de expedientes.
CANTIDAD DE CORTE DE CARTULINA REALIZADA PARA LA PORTADA DE EXPEDIENTES
expedientes digitalizados
año 2021
Informe de la división
735
Expedientes carga
9709
folios digitalizados
5640
436
449
340
220
210
210
TOTAL 1865
Foliación de Documentos
expedientes digitalizados
año 2021
Informe de la división
Foliación hojas de expedientes.
Cantidad por mes
La foliacion de los expedientes es un proceso minusioso y en forma manual y se procede a la organizacion de los expedientes segun las normas internacionles ISAD-G
36.471
Total Foliados
2500
3650
4808
5227
3008
3116
2150
3070
4462
2226
2254
APOYO PARA MESA DE ENTRADA DESDE EL ARCHIVO CENTRAL
- Distribución de Horario para Mesa de Entrada
- Preparación del libro de registro de correspondencias para mesa de entrada.
- Realización de una planilla para distribución de horario de Mesa de Entrada
- Realizar memorándum para distribución de horario para mesa de entrada memorándum para distribución de horario en Mesa de Entrada.
- Asesoramiento en la creación de expedientes en formato digital (presencial y vía WhatsApp) (Anexo 12)
año 2021
Informe de la división
- Comunicación por correo electrónico con el Centro Nacional de Computación sobre la creación de usuarios y algunos errores que presenta el Sistema GDOC al generar un expediente.
- Elaboración de Cantidad de 4 (cuatro) Libros de Registro de Correspondencias Externas entregados para diferentes dependencias.
- Creación de 3 (tres) usuarios para uso del Sistema GDOC según pedido realizado a través del correo gestiondocumental@ pol.una.py - Capacitación in situ sobre uso del Sistema GDOC, total a 3 (tres) de personas.
cIERRE DE EXPEDIENTES 1/3
expedientes digitalizados
año 2021
Informe de la división
Monitoreo, cierre y seguimiento de 4481 expedientes de las siguientes oficinas, dentro del sistema GDOC, con el fin de finiquitar los expedientes desde al año 2013 a 2019.
4.481
TOTAL CERRADOS
75
165
689
13
21
4
0
5
101
1
0
4
41
6
64
2
0
44
0
1
7
55
9
15
cIERRE DE EXPEDIENTES 2/3
expedientes digitalizados
año 2021
Informe de la división
4.481
TOTAL CERRADOS
Monitoreo, cierre y seguimiento de 4481 expedientes de las siguientes oficinas, dentro del sistema GDOC, con el fin de finiquitar los expedientes desde al año 2013 a 2019.
5
99
130
5
36
2
3
4
0
41
64
2
7
152
6
1
8
36
82
31
10
26
1
8
cIERRE DE EXPEDIENTES 3/3
expedientes digitalizados
año 2021
Informe de la división
4.481
TOTAL CERRADOS
Monitoreo, cierre y seguimiento de 4481 expedientes de las siguientes oficinas, dentro del sistema GDOC, con el fin de finiquitar los expedientes desde al año 2013 a 2019.
36
82
31
10
10
0
7
13
65
6
0
91
2
1961
2
4
2
0
0
15
44
0
9
CAPACITACIÓN, REUNIÓN TÉCNICA Y COMUNICACIÓN CON LAS SEDES
- Se han realizado reuniones y capacitación en forma virtual sobre el GDOC, organizado por el CNC y la Facultad Politécnica:
- Sábado 9 de mayo Reunión de Equipo de GDOC
- Martes 12 de mayo Reunión técnica de Planificación GDOC
- Jueves 28 de mayo Capacitación GDOC Solicitante Externo -FPUNA
- Jueves 4 de junio Capacitación de GDOC Solicitante Externo -FPUNA
año 2021
Informe de la división
- Sábado 13 de junio Reunión con la Jefa de la División sobre Mesa de Entrada de la Facultad
- Viernes 4 de setiembre Reunión técnica con los profesionales del Centro Nacional de Computación para tratar sobre Detalles de Mesa de Entrada.
- Comunicación con la Filial de Coronel Oviedo por solicitudes de constancias enviadas por correo electrónico en Mesa de Entrada y asesoramiento del mismo.
- Coordinación con la gente de División de Curso de Pre Grado sobre procedimientos de recepción de documentos del área.
OTRAS ACTIVIDADES
- Revisión y contestación diaria del correo institucional
- Asistencia a charla sobre cuidados en el ambiente laboral para prevenir el COVID-19.
- Memorando para la jefa inmediata, el Secretario de la Facultad y otras Direcciones y Divisiones según necesidad.
- Mudanza de muebles y limpieza completa de la oficina de Gestión Documental y Archivo Central.
- Elaboración de una propuesta de vacaciones.
- Elaboración y corrección para la publicación en la página Web de la facultad. (CPA) tipología documental: hoja de cátedra
año 2021
Informe de la división
Capital humano
- Lic. Diana Contrera -
año 2021
Informe de la división
e-mail: dcontrera@pol.una.py
TURNO MAÑANA/tarde
- Lic. Julio Diaz Colman -
- Sra. Zunilda Barrientos -
- Lic. Rubén D. Martínez -
e-mail: jdiaz@pol.una.py
e-mail: zbarrientos@pol.una.py
e-mail: mard@pol.una.py
- Lic. Diana Contrera -
e-mail: dcontrera@pol.una.py
TURNO tarde/noche
- Lic. Julio Diaz Colman -
- Sra. Zunilda Barrientos -
- Lic. Rubén D. Martínez -
e-mail: jdiaz@pol.una.py
e-mail: zbarrientos@pol.una.py
e-mail: mard@pol.una.py
GRACIAS
gRACIAS POR SU TIEMPO
Esperamos seguir creciendo como División y lograr grandes cosas.-
año 2021
Informe de la división