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Conozca las No conformidades frecuentes del requisito 7.5!

No conformidades frecuentes ISO 9001:2015 Requisito 7.5 Información documentada.

• Deficiente distribución de los documentos necesarios para las operaciones. Ocurre cuando la comunicación de las novedades de la documentación no considera la identificación de las partes interesadas pertinentes para: determinar la estrategia de comunicación suficiente (alcance de la comunicación; que se consideren todos los interesados) y adecuada (teniendo en cuenta la interacción con el documento. Ejemplo: para un formato, solicitante, responsable de revisar cumplimiento de condiciones generales aplicables, responsable de la aprobación, responsable de la provisión y prestación del servicio, responsable de la liberación del producto o servicio), de acuerdo a la participación del grupo de interés en la interrelación con el documento (difusión, divulgación, socialización o sensibilización, según corresponda).
• Ausencia de identificación de documentos externos aplicables a la organización. No se identifican documentos externos aplicables (requisitos normativos, legales, contractuales) o no se actualizan de acuerdo a la vigencia de los mismos. Ejemplo: los requisitos legales relacionados con la protección de datos personales.
• Errores en la identificación y codificación de documentos, en contra de lo expresado en el procedimiento de control de documentos. De acuerdo a la vigencia de los documentos, no se actualizan registros de los documentos asociados o se presentan errores en la trazabilidad del documento en cuanto a la identificación de la oficina productora o alcance del documento. Por ejemplo: cambia la trazabilidad de un formato, por cambio del proceso o subproceso responsable y no se actualizan los documentos en los cuales se menciona el documento: formatos que se eliminan o cambia la trazabilidad y no se actualizan, otros documentos relacionados (instructivos, procedimientos, caracterización).
• No se encuentra descrita la metodología de conservación (copia de seguridad) para los documentos en formato electrónico o estando documentada no se cumple con los requisitos aplicables; ausencia de una metodología definida para la revisión y aprobación de los documentos del sistema; responsabilidades de revisión y aprobación de documentos no llevadas a cabo: los nombres o las personas responsables de la revisión y aprobación no coinciden con la realidad de las tareas o no se realizan las revisiones en el plazo definido. Se incumple con el procedimiento de Control de Documentos y registros en los apartados correspondientes a los requisitos anteriormente mencionados.
• Se detecta que la distribución informática de documentos del sistema se realiza sin proteger los documentos contra los cambios y sin indicar que las copias impresas carecen de valor. Cuando se publican o comparten documentos en versión editable, deben compartirse en PDF, con restricciones para realizar cambios. Igualmente deben tener la marca de agua: copia no controlada.

Procedimiento de la Gestión del Cambio VAF-PR-006-UDESVersión 04 Enero 12

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Procedimiento de la Gestión del Cambio Se modifica el propósito del procedimiento (1). Se incluye en el Desarrollo de contenido, descripción y tipos de cambio (5). En Promotor del cambio, se modifica término necesidades de los clientes por partes interesadas (5.1). En Gestión del riesgo, se incluye considerar la fuente del cambio identificado, la determinación de riesgos y oportunidades, el registro de plan de acción, la definición de fechas de cierre según fecha límite de implementación del cambio. (5.4.2). En Seguimiento y controles definidos en la implementación del cambio, SGC-VAF se modifica la descripción. (5.5.1). En Actualización de la información documentada, SGC-VAF se modifica la descripción. En Cierre del cambio, SGC-VAF, se modifica la descripción (5.7.1). Se ajusta entradas del control de cambios según Procedimiento Control de Documentos y Registros.

Programa de Buen Retiro Laboral TAH-PG-001-UDESVersión 01Enero 17 2022

Guía para el manejo de viáticosDIF-GU-002-UDESVersión 05Febrero 16

CONOZCA EL REQUISITO 7.5 Información Documentada

Manual de Calidad VAF-MN-001-UDESVersión 17Enero 12

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Manual de Calidad En el capítulo II Hacer, 1.1 Planificación y control operacional, se incluye nota aclaratoria en relación a tiempos.

#1 Novedades enero-febrero 2022

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Programa de Buen Retiro Laboral En Programación de actividades 7.3.1 Fase 1 -01 Se incluye en actividad aclaración sobre aceptación de la participación por parte de los colaboradores. Se elimina en actividad, Evaluación de la motivación, clima laboral e intereses del trabajador. Fase 1-02 Se modifica en actividad, taller reforzador de conocimientos por Ejecución de una charla formativa apoyada por expertos. En Fase 1-03, se modifica el responsable. En Fase 2-01 En actividad Formación de estrategias se elimina en el responsable Neurotrauma Center, se elimina Exámenes médicos para los hijos de los colaboradores. En Fase 2-02 En actividad ejecutar taller de autoestima al responsable Neurotrauma Center. En Fase 2-03-07-09 En responsable se elimina Neurotrauma Center.

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Guía para el manejo de viáticos En el ítem de condiciones generales se incluye el concepto de viáticos permanentes y la norma que lo reglamente. Se elimina concepto de gastos de representación. Se modifica el código del formato de requisición y subproceso responsable. Se modifica la tabla de tarifas del ítem 4.7. Tarifas.

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7.5.3 Control de la información documentada 7.5.3.1 La información documentada requerida por el sistema de gestión de la calidad y por la Norma ISO 9001:2015 se debe controlar para asegurarse de que: a. esté disponible y sea idónea para su uso, donde y cuando se necesite. b. esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado o pérdida de integridad). 7.5.3.2 Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las siguientes actividades, según corresponda: a. distribución, acceso, recuperación y uso; b. almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad; c. control de cambios (por ejemplo, control de versión); d. conservación y disposición. La información documentada de origen externo, que la organización determina como necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión de la calidad, se debe identificar, según sea apropiado, y controlar. La información documentada conservada como evidencia de la conformidad debe protegerse contra modificaciones no intencionadas. NOTA: el acceso puede implicar una decisión en relación al permiso, solamente para consultar la información documentada, o al permiso y a la autoridad para consultar y modificar la información documentada. Este requisito hace referencia al uso de versiones vigentes (literal a) por parte de los grupos de interés pertinentes, los cuales se definen considerando: participación en la provisión y prestación del servicio (solicitante (formatos de solicitud de servicios), responsables del control del cumplimiento de requisitos aplicables (responsables de la verificación de requisitos de la solicitud; aprobación de la solicitud; aprobación de ajustes, novedades o cambios que aplican (guías, protocolos) ; responsables de la provisión y prestación del servicio (equipo de trabajo que participa: instructivos, procedimientos, manuales); responsables de la liberación del producto o servicio (procedimientos). Si aplican restricciones para la consulta, descargue o uso de los documentos (literal b), deben definirse al momento de crear o actualizar el documentos, indicando los permisos para cada opción. También deben restringirse los responsables para modificar los documentos. En cuanto a los registros, deben establecerse las actividades para evitar que sean modificados, adulterados o eliminados. Aplican los requisitos para asegurar la conservación de los registros (copias de seguridad de documentos electrónicos); cumplimiento de lineamientos de archivos de gestión (físicos o digitales); préstamo de documentos; requisitos aplicables a la preservación de la integridad de los documentos (en todas sus etapas). En cuanto al cumplimiento de requisitos normativos, contractuales, legales, deben determinarse los responsables de la actualización de los documentos relacionados. Por ejemplo: tratamiento de información sensible. También aplicarían los requisitos aplicables a la propiedad perteneciente a los clientes o proveedores externos (8.5.3). Cabe anotar que los requisitos deben considerarse en todas las etapas de la información documentada, desde su creación, identificación, conservación y preservación hasta la disposición final (requisitos legales relacionados con la protección de datos personales: disposición final de documentos con información sensible o confidencial).