Asuntos de convivencia: instancias de atención en uniandes

¿A quién se dirige? Atiende quejas de profesores y administrativos relacionados con temas de convivencia y presunto acoso laboral.

¿Qué casos atiende? Atiende presuntos casos de: • Acoso laboral • Maltrato • Persecución • Discriminación • Entorpecimiento • Inequidad • Desprotección laboral

¿Cómo recibe los casos? A través del correo electrónico: cclua@uniandes.edu.co o el de cualquiera de los miembros del comité. https://comitedeconvivencia.uniandes.edu.co/index.php/miembros-del-comite

¿Qué acciones emprende? • Estudia el caso para determinar la existencia de presuntas conductas de acoso. • Escucha a las partes mediante entrevistas. • De ser conveniente, facilita el acercamiento entre las partes. • Presenta a la Rectoría y/o a la Dirección de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional y a Seguridad y Salud en el Trabajo recomendaciones para el desarrollo de las medidas preventivas y correctivas según el caso. • Hace seguimiento a las recomendaciones hechas, a los compromisos adquiridos y a los planes de mejora en un plazo no mayor a 6 meses. • Establece mecanismos de prevención.

¿Qué tipo de resolución de conflictos propone? • Propicia espacios de diálogo entre las partes. • Propone recomendaciones a las partes involucradas. • Formula planes de mejora concertados entre las partes para construir, renovar y promover la convivencia laboral. • Hace seguimiento del caso y de la implementación de las recomendación en un plazo no mayor a seis meses.

¿Qué no hace? • No recibe anónimos. • No aplica sanciones. • No califica la conducta como acoso laboral.

Tiempo de respuesta A partir de la fecha de apertura del caso, no más de dos meses calendario.

Principios que rigen el actuar • Autonomía • Cuidado del otro • Confidencialidad • Neutralidad

Caso ejemplo 1: Una persona es afectada por comentarios recurrentes y persistentes del jefe quien lo discrimina por su raza y nivel socioeconómico.

Caso ejemplo 2: Un Jefe que tiene conductas persistentes hacia un empleado por medio de comunicados escritos, conversaciones y reuniones en donde hay señalamientos y acusaciones acerca de no cumplir los objetivos, sus formas de comunicación, su manera de ser y expresarse.

Caso ejemplo 3: Dos compañeres que entorpecen su trabajo entre sí, no permiten acuerdos y tienen grandes dificultades en la comunicación en el equipo que aumentan la sobrecarga del trabajo, las funciones y la iniquidad.

Caso ejemplo 4: Maria y Lucia están en un equipo de trabajo con las mismas funciones y tareas asignadas, pero Maria ha notado que ella ha tenido una sobrecarga en las funciones que tiene, su jefe le solicita más tareas de las que se estipulan en su cargo, su jefe le escribe por fuera de los horarios laborales solicitándole entregas y tareas. Maria ha hablado con Lucia, y nota que no tiene un trato igualitario, además se ha reunido con su jefe para hablar al respecto, pero dice que su jefe no le ha cambiado, y le ha dicho que asi es el trabajo y debe asumirlo. María teme las represalias que su jefe puede tener en su contra y siente que es repetitivo este trato y cambios en sus funciones y tareas a cargo.

¿A quién se dirige? Atiende denuncias de estudiantes, egresados, profesores, administrativos, colaboradores, clientes, contratistas, proveedores y grupos relacionados con las actividades académicas y administrativas, que reporten conductas de mal manejo de recursos y procesos en la Universidad. Esta instancia recibe denuncias personalizadas o anónimas.

¿Qué casos atiende? • Conflictos de interés • Divulgación o sustracción de información confidencial • Apropiación o sustracción de recursos o activos de la Universidad • Solicitud de dádivas • Favorecimiento en la contratación • Alteración de documentación • Propiedad intelectual • Alteración de información financiera • Operaciones financieras ficticias • Revelaciones no realizadas en los estados financieros • Descuentos no procedentes • Disponer de información financiera confidencial o privilegiada • Coacción y omisión. • Operaciones relacionadas con LA/FT.

¿Cómo recibe los casos? A través del correo electrónico: transparenciauniandes@ethicsglobal.com A través del sitio web https://www.transparenciauniandes.ethicsglobal.com/, opción: enviar informe Telefónicamente llamando al 018007522400 (Ethicsglobal en México) Por medio del chat en línea ubicado en sitio web de la línea de transparencia. https://www.transparenciauniandes.ethicsglobal.com/

¿Qué acciones emprende? • La firma Ethicsglobal envía el informe a la auditoría interna, y dependiendo del caso se envía al Comité de Auditoría y Riesgos. • Los casos garantizan el debido proceso y se manejan con la mayor confidencialidad.

¿Qué tipo de resolución de conflictos propone? No propone espacios de resolución de conflictos: • Dentro del proceso cada persona puede consultar el estado del respectivo caso. • El proceso es de caracter confidencial. • Se entrega un número del caso para que se pueda hacer seguimiento. • Los estados de los casos serán: recibido, reportado, en investigación y cerrado.

¿Qué no hace? No aplica sanciones

Tiempo de respuesta EthicsGlobal envía la información a la Dirección de Auditoría Interna o al Comité Directivo durante las 24 horas siguientes a la recepción completa de cada caso. Estas instancias determinarán los tiempos de investigación y solución de los mismos.

Principios que rigen el actuar Confidencialidad

Caso ejemplo 1: Conflictos de intereses al pretender contratar con la Universidad con empresas de colaboradores de la misma sin previo consentimiento o al realizar trabajos similares a los que vende como servicios la institución.

Caso ejemplo 2: Realizar procesos de selección y contratación de personal sin un debido proceso, es decir una contratación ya asignada, utilizando el procedimiento para simular una supuesta transparencia y cumplimiento.

Caso ejemplo 3: Conductas inapropiadas en los puestos de trabajo y relaciones sentimentales que generan conflictos de intereses entre jefe y subalterno.

Caso ejemplo 4: Procesos de contratación sin el debido proceso, al invitar a proveedores inclusive extranjeros a cotizar en tres días, en un proceso que requiere un mes para poder entregar una propuesta acorde a los términos de referencia y tener ya seleccionado el proveedor.

Caso ejemplo 5: Indebida utilización de recursos de la Universidad, al legalizar gastos de viaje con conceptos que no corresponden a la realidad o inflar las cifras.

Caso ejemplo 6: Recibir regalos y atenciones personales o para la familia, por parte de una entidad proveedora de servicios.

¿A quién se dirige? Atiende situaciones que guarden relación con profesores y administrativos con contrato vigente con la Universidad.

¿Qué casos atiende? • Situaciones relacionadas con el ambiente de trabajo y convivencia laboral de los empleados. • Situaciones que puedan constituir faltas disciplinarias en el marco de lo establecido en el Reglamento de Trabajo.

¿Cómo recibe los casos? A través del contacto directo por correo electrónico: direcciongho@uniandes.edu.co kricaurte@uniandes.edu.co pc.daza@uniandes.edu.co w.molano@uniandes.edu.co sl.orozco@uniandes.edu.co

¿Qué acciones emprende? • Acompañar de manera individual y a los equipos de trabajo, con el fin de contribuir al buen ambiente laboral, a través de los programas de bienestar, formación, Seguridad y salud en el trabajo, desarrollo de competencias, mentoría y mitigación del riesgo psicosocial. • Adelanta los procesos disciplinarios que se requieran en el marco de lo establecido en el Reglamento de Trabajo para asegurar la convivencia laboral en la Universidad, adoptando medidas preventivas y correctivas a través de los mecanismos establecidos.

¿Qué tipo de resolución de conflictos propone? • Invita y promueve la participación en programas de bienestar, formación, desarrollo de competencias, mentoría y seguimiento al ambiente laboral y el riesgo psicosocial. • Propone y asegura buenas prácticas de convivencia laboral en los diferentes equipos, de acuerdo con las necesidades, haciendo seguimiento a la resolución de la situación reportada. • Adopta medidas reflexivas y correctivas encaminadas a equilibrar la vida laboral.

¿Qué no hace? • No gestiona anónimos. • No califica las conductas como acoso laboral.

Tiempo de respuesta • Los programas de bienestar, formación, desarrollo de competencias, mentoría y mitigación del riesgo psicosocial se adelantan en cada vigencia de acuerdo con las necesidades identificadas individualmente y de los equipos de trabajo. • El proceso disciplinario, se encuentra descrito en el Reglamento de Trabajo y se rige por el principio de inmediatez. Sus términos varían dependiendo del agotamiento de las etapas, no obstante si tuvieran que surtirse todas, no superará los 3 meses.

Principios que rigen el actuar • Cuidado de sí mismo y del otro. • Confianza • Flexibilidad • Empatía • Respeto • Transparencia • Igualdad • Equidad • Celeridad • Confidencialidad

Caso ejemplo 1: Estefanía, quien se desempeña como gestora de proyectos, tiene a su cargo la recepción, inclusión y gestión de convocatorias en las que participa su unidad. Estas actividades debe desarrollarlas a través de unas plataformas diseñadas para ello, pero ha tenido varios errores los cuales han conllevado a reprocesamientos de la información, ha impactado el servicio de la unidad y ha afectado a terceros que se benefician con los proyectos. La jefe inmediata de Estefanía la ha retroalimentado en otras oportunidades dado que no es la primera vez en que incurre en estos errores, sin embargo ante el reiterado incumplimiento de Estefanía a sus obligaciones laborales y los compromisos que han pactado de mejora, su jefe inmediata reporta la situación ante la Dirección de Gestión Humana. La Dirección de GHDO en el marco de lo establecido en el Reglamento de Trabajo adelanta el proceso disciplinario correspondiente.

Caso ejemplo 3: Jacinta Peláez está vinculada a la Universidad hace 10 años y ocupa el cargo de asistente administrativo. Su jefe inmediato percibe que su desempeño en el último año ha desmejorado considerablemente, no cumple con los acuerdos realizados y constantemente encuentra razones que no le permiten avanzar en su plan de trabajo establecido. Su jefe ha intentado conversar con ella, sin embargo cada vez ha sido más difícil contar con su compromiso, no ve oportunidades de mejora; ella manifiesta que su situación es un tema más personal y en contra de ella. El jefe acude a GHDO para que se le guíe en el manejo adecuado de este caso y entender las posibilidades para mejorar la situación.

Caso ejemplo 2: William, quien se desempeña como empleado del Sistema de Bibliotecas y tiene a su cargo el proceso de préstamo de libros. Lamentablemente llega reiteradamente tarde a cumplir su jornada laboral lo cual afecta el funcionamiento efectivo de la biblioteca y cuando desarrolla sus actividades de trabajo en casa no atiende los llamados y reuniones a los que se le convoca por parte de su jefe inmediata y realiza diligencias personales durante su jornada laboral, por lo cual se da traslado del caso a la Dirección de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional para que en el marco de lo establecido en el Reglamento de Trabajo adelante el proceso disciplinario correspondiente.

Caso ejemplo 4: El equipo de la unidad financiera acude a GHDO porque siente que tienen una alta cargo de trabajo y se están vulnerando algunos derechos en torno a sus jornadas laborales. Esto afecta las dimensiones familiares y personales. Se sienten comprometidos con la Universidad, sin embargo quieren claridad en sus responsabilidades y funciones. Consideran que no hay equidad en las jornadas y no tienen las herramientas para a trabajar de manera más efectiva. Si bien no es una queja individual, es un sentir, un malestar grupal. Adicionalmente y últimamente sienten que no existe el tiempo para buscar solución a esta situación., y cada día se sienten más agotados. Como equipo buscan en GHDO una asesoría, una guía para entender qué puede estar pasando y buscar posibles soluciones.

Caso ejemplo 5: Ricardo Pérez es un gestor administrativo y financiero de una unidad académica. No se siente conforme con su proceso de gestión del desempeño y con la comunicación que sostiene con su jefe y con algunos de sus compañeros de trabajo. Ricardo percibe que el proceso de gestión del desempeño se hace por cumplir, la retroalimentación es en una sola vía y no hay seguimiento a los compromisos acordados. Igualmente plantea que no tiene espacios de conversación con su jefe y su equipo de trabajo, y los pocos espacios que tienen es para realizar seguimiento específico a las tareas y casos que no han funcionado bien. El único canal de comunicación que se tiene y no funciona de la mejor manera es el correo electrónico. La persona acude a GHDO buscando orientación y mediación para sentirse mejor y poder emprender acciones para mitigar y mejorar la situación que se le presenta.

¿A quién se dirige? Atiende quejas de cualquier miembro de la comunidad uniandina (estudiantes, profesores, administrativos) sobre asuntos y casos de maltrato, acoso, amenaza, discriminación y violencias basadas en género.

¿Qué casos atiende? Atiende presuntos casos de: • maltrato • acoso • amenaza • discriminación • violencias basadas en género Descritos en el protocolo para casos de Maltrato, Amenaza Discriminación y Violencias basadas en género. (Protocolo Maad) Las situaciones relacionadas con violencia sexual o de género pueden ponerse en conocimiento de la Institución en cualquier momento, con independencia del tiempo transcurrido desde su ocurrencia

¿Cómo recibe los casos? A través de un correo electrónico a: lineamaad@uniandes.edu.co, telefónicamente llamando al 3394949 extensiones 5300 o 3933 Acudiendo a la oficina 201, en el edificio Pedro Navas (RGA). A través de Consejeres MAAD que tienen como como misión orientar a quienes estén siendo receptores o testigos de una conducta MAAD. https://ombudsperson.uniandes.edu.co/protocolo-maad/comite/consejeros-maad A través de la Ombudsperson enviando un correo electrónico a: ombudsperson@uniandes.edu.co, Telefónicamente llamando al 3394949 extensión 5300 o diligenciando el formulario que se encuentra a continuación, ingresando con el usuario y contraseña uniandes: https://ombudsperson.uniandes.edu.co/solicitud-ombudsperson

¿Qué acciones emprende? Determina las medidas preventivas y de carácter temporal que el caso amerite y que respondan a la voluntad y necesidades de las víctimas. Ejemplos: • Ajustes laborales • Medidas de seguridad física • Medidas de seguridad tecnológica • Apoyo psicológico o acompañamiento emocional • Acompañamiento jurídico • Acciones encaminadas a la no repetición y reparación • Acciones varias según las necesidades de la persona • Solicita información del caso a las personas involucradas, a las unidades académicas o administrativas y a terceros que tengan conocimiento de la situación. • Adelanta una valoración preliminar del caso y la conducta que se ha puesto en conocimiento para definir la vía de manejo de este. • Informa a las personas involucradas el procedimiento establecido en el protocolo, así como de las demás políticas y procedimientos institucionales o legales que se pueden seguir para el manejo de la situación. Esto supone comunicar a las personas el estado de un eventual proceso disciplinario. • Contacta a los contratistas de la Universidad de los Andes para que tomen las acciones pertinentes que permitan a sus empleados conocer y actuar conforme a lo previsto en el Protocolo. • Remite el caso, cuando así lo amerite, a la instancia disciplinaria competente para que se desarrolle la investigación y proceso respectivo. • Hace recomendaciones de carácter vinculante a otras dependencias institucionales. • Genera pedagogías por medio de capacitaciones tanto generales como específicas para las unidades que lo requieran o lo soliciten. Por ejemplo el curso: Maad 101: Más allá de lo normalizado.

¿Qué tipo de resolución de conflictos propone? Toma medidas preventivas . El Comité MAAD no propone resoluciones de conflictos, tramita las solicitudes de las víctimas y emprende vías de acción que responden a sus necesidades y voluntad. Podría hablarse de manejo de casos, más no de "resolución de conflictos".

¿Qué no hace? • No toma medidas o decisiones de carácter disciplinario o sancionatorio. • No emprende acciones contrarias al cuidado y seguridad de las víctimas. • calificar conductas como acoso.

Tiempo de respuesta Los tiempos de respuesta del MAAD dependen de las necesidades del caso. No obstante, trabaja con celeridad para tomar medidas preventivas. El Comité se reúne cada 15 días, que es el tiempo en el que máximo tarda en conocer el caso en pleno.

Principios que rigen el actuar Confidencialidad, cuidado del otro, autonomía y no revictimización.

Caso ejemplo 1: Andrés es secretario académico y trabaja con profesores. Uno de ellos no comparte algunas opiniones con Andrés y desde hace un mes le hace constantemente comentarios como “a usted deberían despedirlo” o “nada de lo que hace está bien”. Además, el profesor ha dejado de copiar a Andrés en correos con información vital para su labor, como la disponibilidad de los profesores de cátedra o los cruces horarios de algunos estudiantes. El jefe de Andrés ha notado errores en su desempeño que fueron causados por esta situación.

Caso ejemplo 2: Luna va a una fiesta con sus compañeros de trabajo y en medio de la noche dos de ellos no dejan de mirarla. En un momento uno de ellos se acerca y empieza a susurrarle al oído: “no deberías estar sin un buzo; nos tienes muy provocados”.

Caso ejemplo 3: Marcela es una desarrolladora de software en la dirección de tecnología. Ella estaba desarrollando un proyecto donde hacían un software en etapa de pruebas. Sonia, una de las clientes de la facultad que dirige el proyecto, suele tener un tono grosero con el equipo, especialmente con Marcela. En algunas ocasiones sube la voz, dice groserías en contra los miembros y la semana pasada llamó en la noche a gritar a Marcela porque había encontrado un error.

Caso ejemplo 4: El jefe de Raúl le ha hecho cambiar su horario de almuerzo para que no pueda salir con sus compañeros y compañeras de trabajo. En las reuniones, siempre lo excluye o la interrumpe diciéndole a los demás que no es pertinente su participación. Además de ello, siempre le reclama por el tiempo que se tarda haciendo una tarea, aunque sea el tiempo que tienen sus pares para hacerlas.

Caso ejemplo 5: En un grupo de trabajo Manuel constantemente le dice a su compañero Carlos: “trabaje como el negro que es”. Siempre que se dirige a él le dice que ahí le deja más trabajo porque para eso es para lo “único que sirve”.

Caso ejemplo 6: El jefe de Laura tiene un cargo importante dentro de la Universidad. Un día en que ambos se quedaron trabajando hasta tarde, el jefe de Laura la llamó a su oficina, cerró su puerta y le pidió que se quitara su pantalón para verla y decidir si merecía un ascenso.

¿A quién se dirige? Atiende quejas de cualquier miembro de la comunidad uniandina (estudiantes, profesores, administrativos) sobre asuntos que afecten la convivencia, vulneren los derechos de alguna persona o van en contra de la normatividad institucional.

¿Qué casos atiende? Atiende: • Dificultades en el ámbito de las relaciones interpersonales en la vida universitaria. • Problemas o una situaciones complejas entre personas o grupos y busca claridad sobre las posibilidades de manejo. • Casos donde una política institucional no resulta clara o haya sido aplicada de manera injusta o errónea. • Miembros de la comunidad que consideren vulnerandos sus derechos o se hayan visto afectados por el abuso de alguna posición de autoridad. • Situaciones que requieren apoyo y acompañamiento entre personas de la comunidad que requieran de un mediador para solucionar un conflicto.

¿Cómo recibe los casos? A través de un correo electrónico a: ombudsperson@uniandes.edu.co Telefónicamente llamando al 3394949 extensión 5300 Diligenciando el formulario que se encuentra a continuación, ingresando con el usuario y contraseña uniandes. https://ombudsperson.uniandes.edu.co/solicitud-ombudsperson

¿Qué acciones emprende? • Propicia espacios seguros y de mediación con el fin de comprender los conflictos y facilitar la búsqueda conjunta de alternativas de solución. • Entrega información cualificada y brindar acompañamiento con el fin de ejercer de manera efectiva los derechos dentro de la comunidad. • Recibe denuncias para activar la linea MAAD en casos de maltrato, acoso, amenaza, discriminación y violencias basadas en género.

¿Qué tipo de resolución de conflictos propone? • Mediación: entendida como un proceso que tiene como objetivo propiciar un espacio seguro de diálogo directo y participativo entre las personas que enfrentan un conflicto y tienen el deseo de solucionarlo a través del diálogo. En este proceso se espera que las partes reconozcan la perspectiva del otro, y reflexionen sobre las actuaciones que generaron un malestar en cada una. Así mismo, se espera que las partes construyan aprendizajes en torno a lo ocurrido y, finalmente, encuentren y propongan acciones de manejo. Este proceso se desarrolla en compañía del Ombudsperson, como un mediador, quien cumple un rol neutral e imparcial que facilita el diálogo entre las partes del conflicto con el propósito de que encuentren una solución efectiva y satisfactoria para las partes. • Acompañamiento o entrenamiento en habilidades de comunicación y convivencia.

¿Qué no hace? • No recibe anónimos • No toma decisiones disciplinarias o de carácter sancionatorio • No determina la vía de solución del conflicto

Tiempo de respuesta Los tiempos de respuesta del Ombudsperson son de aproximadamente 4 días hábiles.

Principios que rigen el actuar • Informalidad • Confidencialidad • Neutralidad • Imparcialidad

Caso ejemplo 1: Mario tiene problemas para comunicarse efectivamente con sus compañeros de trabajo y cuando intentó conversar sobre la situación no pudo manifestar qué no estaba funcionando bien para él.

Caso ejemplo 2: Camila tiene una buena relación con su jefe. Sin embargo, ha notado que en las reuniones grupales él suele interrumpir constantemente a las personas e, incluso, suele subirles la voz, lo que ha generado que el equipo de trabajo no maneje un buen ambiente. Camila quiere hablar con él, pero tiene miedo de que se lo tome mal.

Caso ejemplo 3: Alex ha soportado por un largo tiempo maltrato por parte de un compañero de trabajo. Sin embargo no sabe aún qué hacer, quiere enterarse sobre el Protocolo MAAD y conocer las vías que contempla la Universidad para estos casos.

Caso ejemplo 4: Camilo está teniendo dificultades para comunicarse efectivamente con su jefe y siente que no le da autonomía en el ejercicio de sus labores, contempladas contractualmente. Lo anterior, ha resultado en un maltrato constante y desconocimiento del trabajo de Camilo por parte de su jefe. Su jefe, además, sólo mantiene esa actitud con él, siendo muy amable y reconociendo el trabajo de los pares de Camilo. Camilo quiere adelantar una mediación para llegar a acuerdos que permitan que la relación laboral fluya de una mejor manera y no siga recibiendo tales tratos.

Caso ejemplo 4: Diana ha tenido problemas para coordinar la autorización por parte de su jefa de unas vacaciones que va a tomar con su Beneflex. A pesar de haber conversado con ella varias veces para pedirle que autorice su salida, se acerca el momento de irse y no se ha hecho el trámite en la plataforma por parte de ella.