noticias de la documentación

Socialización de los documentos

Revise esta información para mantenerse actualizado con la información documetnada

#03

Dirigido a: todo el personal de los equipos de trabajo de los procesos y subprocesos del SGC-VAF

Mayo-junio de 2021

Información documentada, la delgada línea entre hacer lo posible y hacerlo posible

Una estrategia de comunicación para empoderar al equipo de trabajo y transformar lo cotidiano en lo mejor.

Existen también variaciones de esta frase citadas a menudo en la literatura, en la música, en el arte y en el cine. La frase suele ser muy usada en el uso coloquial para referirse a aquellas cuestiones que salen bien, exitosas, en muy poco tiempo.Respecto a la información documentada del SGC-VAF, revisar los actualizaciones de los documentos, identificar los cambios y aplicarlos, contribuye a la mejora del proceso y subproceso y del SGC-VAF, al logro de los objetivos, definitivamente al éxito.

Veni, vidi, vici

Alocución latina que se utiliza habitualmente para significar la visión y rapidez para cosechar un éxito en cualquier clase de empresa o propósito. De hecho, es muy usada en el mundo empresarial y de los negocios, en el área jurídica y en las competiciones deportivas para referirse a esta forma de afrontar los retos.

Vine, ví, vencí

NOTICIAS DE LA DOCUMENTACIÓN

VAF-GU-001-UDES

Guía de Requisitos de Documentos para aprobación presupuestal y pagos V.09 Mayo 5 de 2021

09

ACF-GU-001-UDES

Guía de Activos Fijos para el usuario V. 06 Mayo 31 de 2021

06

LOG-REG-001-UDES

Reglamento Sala de Audiovisuales V. 03 Junio 24 de 2021

03

DIF-GU-002-UDES

Guía para el manejo de viáticos V.04 Mayo 7 de 2021

08

VAF-PC-001-UDES

Protocolo de aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC V. 04 Junio 10 de 2021

05

ACF-PG-001-UDES

Programa de Mantenimiento V. 04 Junio 25 de 2021

02

GED-PR-004-UDES

Procedimiento de Control de Documentos y Registros V. 14 Mayo 13 de 2021

07

VAF-MN-001-UDES

Manual de Calidad V. 15 Junio 22 de 2021

04

DIT-PL-001-UDES

Plan Estratégio TIC V. 00 Junio 29 de 2021

01

Mantenerse informado

Asegure el resultado: documentos actualizados del SGC-VAF (dar clic sobre el nombre del documento para conocer más información)

Servicios y Medios de Comunicación Institucionales V. 00 Julio 2 de 2021

Caracterización Gestión de ComunicacionesV. 00 Junio 30 de 2021

Políticas Institucionales V. 11 Junio 30 de 2021

Atención

COM-GU-001-UDES

09

SST-PL-006-BUC

Plan de Emergencia Centro de Conciliación V. 04 Mayo 10 de 2021.

06

SST-PL-002-BUC

Plan de Emergencia Sede AdministrativaV. 03 Mayo 10 de 2021

03

COM-CP-001-UDES

08

SST-PL-005-BUC

Plan de Emergencia Nueva Sede Escuela de MedicinaV. 03 Mayo 10 de 2021

05

SST-PL-001-BUC

Plan de Emergencia Campus Lagos del CaciqueV. 05 Mayo 10 de 2021

02

VAF-PI-001-UDES

07

SST-PL-004-BUC

Plan de Emergencia Imprenta V. 03 Mayo 10 de 2021

04

SST-RC-001-UDES

Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial V. 07 Junio 22 de 2021

01

Documentación actualizada de SST, y otros de interés general Documentación de Gestión de Comunicaciones (proyecto de amplición del alcance del SGC-VAF )(dar clic sobre el nombre del documento para conocer más información)

Información documentada: socialización

La sociliación debe realizarse cada vez que se vayan a poner en práctica esos documentos o estándares. Los pasos para una socialización eficaz son: 1. De acuerdo al plan de implementación, revisar proceso por proceso, tanto académico como administrativo, y de acuerdo a los requisitos, identificar cuales de estos son directamente responsables o simplemente participantes.

Una vez que se ha creado o actualizado la información documentada, aplica la comunicación a las partes interesadas pertinentes. La socialización es un proceso a través del cual se comparte la información con los grupos de interés, para promover una participación plena y efectiva, a través de una serie de herramientas que permitan el acceso a la información de los participantes en la prestación del servicio o ejecución de las actividades.

6. Verifique si los empleados requieren instrucciones más detalladas de algunos pasos o listas de chequeo. 7. Solicite retroalimentación, es posible que identifique otros cambios a realizar.

2. Hacer reuniones en las áreas, para socializar los nuevos documentos, explicando el significado o el objetivo de los requisitos aplicados o los cambios realizados. 3. Haga guías o tutoriales de los procedimientos para consulta del personal de cada área, cuando se requiera. 4. Capacite al personal en el diligenciamiento de los formatos nuevos o actualizados. 5. Mantener la sistematicidad, es decir, que los procedimientos se ejecuten organizada y cumplidamente de acuerdo a los criterios establecidos de modo, tiempo y lugar.

Poder para transformar el desempeño de las personas

Por el contrario cuando no se revisa la documentación o no actualizan los cambios, sólo se está haciendo lo posible: se mantienen estáticas las habilidades, los talentos, las virtudes; no se toma la iniciativa y se debilita la creatividad, por ende, no se asumen nuevos proyectos, ni se idean nuevas alternativas; el trabajo se convierte en rutina, no se aporta nada más que lo que se está acostumbrado a dar o se hace únicamente lo que se pide. En otras palabras, se espera a que la suerte actúe, dejando algunas veces a la improvisación la solución de los errores, afectando los resultados y logro de objetivos. Algunas barreras mentales que se detectan cuando se asume un cargo o se realizan cambios en las actividades, se pueden derribar si la información documentada sobre el tema es suficiente y pertinente. Sobre todo en actividades de entrenamiento y re-entrenamiento si la base documental es sólida, es más fácil lograr el resultado planificado. Igualmente en actividades de seguimiiento, se asegura la conformidad con lo documentado.

Es decir, la documentación es una de las herramientas para vencer obstáculos al momento de afrontar los retos: amplía la perpectiva; permite explorar nuevas formas para hacer las actividades; coadyuva para estar en constante superación y mejora personal, del equipo de trabajo y del proceso o subproceso; prepara para identificar errores, corregirlos y continuar con las actividades; fortalece la creatividad para plantear nuevos proyecto y visualizar la forma de lograrlos; dispone para aprovechar las oportunidades, en conclusión, brinda opciones para ¡hacer posible! todo lo que se propone.

Información documentada: la delgada línea entre hacer-lo-posible y ¡hacerlo posible!

En el desarrollo de las actividades, los procesos y subprocesos requieren además del compromiso y competencia de los integrantes del equipo, un marco de referencia que oriente el quehacer diario, esto no es más que la información documentada implementada. De otra parte, una de las alternativas que se consideran dentro de las estrategias de la gestión del conocimiento, es la documentación, Cuando se crea un documento o se actualiza, se transforma y se comparte el conocimiento. Además de lo anterior, la información documentada es un instrumento diferenciador entre hacer lo posible y hacerlo posible. Crear o actualizar un documento, es ponerse en acción para lograr las metas: mejorar el desempeño; innovar en los servicios; aumentar la satisfacción de las partes interesadas; lograr la conformidad de nuestro proceso o subproceso con los requisitos.

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Agosto de 2021

Próximos Estrenos

No se pierda las nuevas versiones de estos documentos del SGC-VAF

Programa de Capacitación

Programa de Gestión del Conocimiento

Procedimiento de la Gestión del Riesgo

Cartelera

Un aspecto importante a tener en cuenta para la atención oportuna de los requerimientos, es considerar la debida antelación con la cual debe realizarse la respectiva solicitud, para que los procesos y subproceso responsables de la atención pueden realizar sin traumatismo las gestiones necesarias. La guía de requisitos de documentos para aprobación presupuestal y pagos, le orientará en los plazos para presentar las solicitudes oportunamente y que su requerimiento no se convierta en urgencia. ¡Qué no sea una carrera contra el tiempo!

Gestión del tiempo: ¡lo importante no es siempre lo urgente!

El reproceso y el costo de no calidad

SGC-VAF UDES

#01

Nueva versión de la Guía de Requisitos de documentos para aprobación presupuestal y pagosVAF-GU-001-UDES. CONSÚLTELA AQUÍ

Junio de 2021

Es un documento que le ayudará en la elaboración de solicitudes de recursos para la adquisición de bienes y servicio o la cancelación de facturas o cuentas por estos conceptos. También le indicará los documentos que deben adjuntarse a la solicitud dependiendo de su tipo. Encuentre el documento en la página web del SGC-VAF, sección Documentos ¡Hacerlo bien desde la primera vez!

Lo que debe saber de esta guía

La consecuencia de no hacer las cosas bien desde el principio, es generalmente el reproceso que no es otra cosa que “la repetición de uno o más pasos previos del proceso de elaboración de un producto”. El reproceso repercute negativamente en el costo de calidad, ya que implica la pérdida de recursos: tiempo, mano de obra, materiales, además de esto, genera malestar por el retrabajo y preocupación en caso, de no haber realizado la solicitud a tiempo. Consulte este documento cuando realice las solicitudes o tenga dudas: ¡El objetivo es Cero errores!

¡Doing it right, the first time!

En 1979 el norteamericano Phil Crosby enunció el principio “hacerlo correctamente, la primera vez” (doing it right, the first time), en respuesta a la crisis de las empresas norteamericanas frente a los competidores japoneses debido a la superioridad de la calidad de sus productos. Además de este, enunció otros tres principios básicos, relacionados con la calidad, de los cuales a su vez se desprenden catorce pasos, entre los que se destacan: el costo de calidad, es el costo de hacer las cosas mal y de no hacerlo bien a la primera; tener conciencia de la calidad, enseñar a la organización el costo de la no calidad para de esta manera evitarlo,¡La calidad no cuesta!

DOSSIERGuía de Requisitos de documentos para aprobación presupuestal y pagosVAF-GU-001-UDES

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