Epreuve E4 - BTS SAM

BTS SUPPORT A L'ACTION MANAGERIALE

Emma SAUPAGNA - 2TSAM

Epreuve E4 -Optimisation des processus administratifs

P.4

2. Présentation de l'UMIH66

P.52

P.3

P.40

P.30

P.15

P.6

7. Conclusion

6. Mission 4

5. Mission 3 🇪🇸 🇬🇧

4. Mission 2 🇪🇸

3. Mission 1

1. Présentation personnelle

SOMMAIRE

Présentation personnelle

Mon profil LinkedIn

Présentation de l'UMIH66 - Union des Métiers et des Industries de l'Hôtellerie des Pyrénées Orientales

Mission 1

Activité 1 : Conduire l’action administrative en appui aux membres de l’entité

Composition des membres du Bureau 2020

Alain DELPRAT Trésorier Restaurant LE YUCCA à Perpignan

Phillipe ROCA Président des traiteurs Restaurant Spaghetteri'Aldo à Perpignan

Aziz SEBHAOUI Président des Cafés, Bars, Métiers de la nuit CAFE CASA à Perpignan

Florence BELLAIS Présidente des Hôtels Hôtel LE BELVEDERE à St Cyprien

Brice SANNAC Président des Restaurants Restaurant LA LITTORINE à Banyuls sur mer

Hervé MONTOYO Président Général de l'UMIH66 Restaurant LE CHAT QUI RIT à Reynes

Ordre du jour : - Compte-rendu de la manifestation à Marseille du 26 novembre 2020 - Les actions à venir - Propositions d’actions

Tâches réalisées :

• Confection du dossier de la réunion

• Gestion de la salle
• Etat de l'inventaire des boissons
• Prise de notes
• Rédaction du compte-rendu

Réunion organisée le 30 novembre 2020 avec la présence des membres du Bureau de l'UMIH66 (durée : 1h45)

Organisation d’une réunion professionnelle

Productions réalisées

Nouvelle liste d'émargement

Feuille de présence

Page de garde

Compte-rendu

Inventaire des boissons

CONCLUSION MISSION 1

• Compétences mobilisées : rédactionnelle, de réactivité, organisationnelle

• Initiatives prises :

- réalisation fiche inventaire boissons - réorganisation de la salle - identification d'un défaut de documentations

Mission 2

Activité 2 : Gestion des dossiers en responsabilité

Tâches réalisées :

• Modification des documents à en-tête (lettre, compte-rendu, émargement)
• Élaboration de plusieurs prototypes du bulletin d’adhésion 2021
• Etude comparative entre les bulletins d’inscription français et espagnol
• Traduction d’un bulletin d’inscription espagnol en français
• Mail en espagnol à la Federació d’Hostaleria de Comarques de Girona en Espagne

Prise en charge, actualisation et harmonisation des documents internes

En-tête Compte-rendu

En-tête papier

Page de garde

Fiche d'émargement

Feuille de présence

Productions avant

Production après

Après

Avant

Après

Avant

Bulletin d'adhésion 2021 version portrait

Bulletin d'adhésion 2021 version paysage

Exemple de bulletins d'inscription provenant d'autres UMIH

Comparatif de bulletins d'adhésion entre UMIH (FR) et HDE (ES)

Mail envoyé

Mail corrigé par la professeur d'espagnol

CONCLUSION MISSION 2

• Compétences mobilisées : rédactionnelle, linguistique, créativité

• Initiatives prises :

- proposition harmonisation documents à en-tête - étude comparative des bulletins d'adhésions - envoi d'un mail en espagnol

Mission 3

Activité 3 : Amélioration continue des processus

Tâches réalisées :

• Ajout ou renouvellement d'une adhésion sur Advensys

• Réalisation d'une procédure
• Elaboration d'un petit guide pratique
• Création d'un fichier partagé à arborescence
• Traduction de quelques éléments sur le site d'un adhérent en espagnol

Numérisation du processus de création d’adhérent et mise en place d’une procédure

Procédure - Gestion d'une adhésion

Petit Guide pratique - Gestion d'une adhésion

Petit guide pratique - Gestion d'une adhésion

Fiche téléphonique (version numérique)

Fiche téléphonique (version papier)

Création d’un fichier partagé

Arborescence réalisée

Fiche téléphonique remplie (version numérique)

Fiche téléphonique (version papier)

Site de l'hôtel La Garenne - 66300 Tresserre

Elément utilisé Elément traduit en espagnol

Elément utilisé Elément traduit en espagnol

Elément utilisé Elément traduit en espagnol

Elément utilisé Elément traduit en anglais

CONCLUSION MISSION 3

• Compétences mobilisées : rédactionnelle, créativité, organisationnelle

• Initiatives prises :

- création d'une procédure et d'un petit guide pratique - numérisation de la fiche téléphonique et création fichier partagé à cet effet- proposition d'un élément de traduction en plus

Mission 4

Activité 4 : Gestion des ressources de l’entité

Tâches réalisées :

• Rangement des lieux où se trouvent les fournitures à inventorier
• Comptage des fournitures
• Collecte des besoins en fournitures
• Rédaction de l'état de l'inventaire
• Réalisation d'une fiche de suivi des stocks avec une note de service
• Recherche de fournisseurs avec comparaison du prix des fournitures
• Documents écrits (mail, passation de commande, note de sevice)

Gestion des fournitures de bureau/petit matériel

Productions réalisées

Documents utilisés

Note de service

Fiche de suivi du stock

Comparatif fournisseurs

Graphique du comparatif

Mail d'envoi

Fiche collecte des besoins

Envoi mail de la commande

Réception mail partenariat

Envoi mail concernant la livraison

Bon de livraison

CONCLUSION MISSION 4

• Compétences mobilisées : rédactionnelle, recherche, organisationnelle

• Initiatives prises :

- fiche des stocks - comparaison de 3 fournisseurs de fournitures bureautique avec MTM - tableau collecte des besoins en fournitures

BILAN

• Mise en pratique compétences rédactionnelles, organisationnelles, initiatives, réactivités

• Très bonne expérience au sein d'un établissement professionnel

Merci de votre attention !