RA-DPT-2020
Bibliothèques de l'UT2J
Created on June 14, 2021
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Transcript
2020
Département des publics
Rapport d'activités
l'avancement des projets
ouvrir au public en temps de covid
adapter les services
Sommaire
Les temps forts
01
de 2020
les temps forts
novembre
septembre
juin
mars
janvier
L'année 2020 a été marquée par la crise sanitaire, qui a entraîné une fermeture prolongée des bibliothèques et des modalités d'accès inédites à leur réouverture. L'ensemble des services aux usagers a été impacté par cette crise.
L'annonce du 2e confinement
La réouverture au public
Le Clique & Collecte
L'annonce du 1er confinement
L'avant-COVID
01
Un calendrier singulier
par rapport aux données de 2019 des formations dans les cursus
de l'ensemble des formations proposées en 2020
par rapport aux données de 2019
01
Un impact global sur l'activité des bibliothèques
Calculs basés sur les données de l'ensemble des bibliothèques du SCD en comparant 2019 et 2020
+ info
02
les services aux publics
adapter
x2
malgré la fermeture des bibliothèques
2523 questions
Le service Une Question reste en service sur toute la période, en adaptant ses horaires. Sur 2020, les bibliothèques de l'UT2J ont traité
02
en 1 journée
x10
11 890 prêts
Les 20 bibliothèques de l'UT2J ont fermé leurs portes au public le vendredi 13 mars 2020 au soir. soit 10x plus que d'habitude sur la même période.
Maintenir un service d'accueil
x5
x2
En partie lié à l'augmentation de l'offre
A noter : l'ouverture et le signalement des ressources gracieusement ouvertes par les éditeurs pendant le premier confinement
Consultation d'articles
Consultation de chapitres de livres
2e confinement
1er confinement
Comparaison 2019 / 2020
02
Valoriser l'offre documentaire numérique
Visites sur Dante
Evolution sur l'année 2020 de la consultation des ressources numériques
+ info
+ info
Clique&Collecte
usagers reçus
1 048
rendez-vous
1 587
documents préparés
Au déconfinement du 11 mai 2020, les bibliothèques restent fermées au public mais mettent en place un service de Clique & Collecte à partir du 2 juin 2020, avec réservation sur Archipel et prise de rendez-vous pour le retrait sur Affluences.
5 526
02
Organiser un service d'urgence de fourniture de documents
de la fréquentation sur la même période en 2019
3%
des emprunts sur la même période en 2019
24%
Données pour l'ensemble des bibliothèques du SCD
Hors annulations
Evolution de l'utilisation du service
02
L'utilisation du Clique & Collecte
des demandes
80%
ont effectué
demandeurs
Source d'obtention des fichiers
des personnes habilitées ont utilisées le service
49%
Le service d'édition adaptée s'adresse aux usagers en situation de handicap. Le service a été maintenu tout au long de l'année 2020, avec une explosion de l'utilisation à la rentrée septembre 2020. Cette augmentation massive de l'activité a nécessité l'intégration d'un nouvel agent dans le service.
Evolution du nombre de demandes de documents
+ info
02
Le développement du service d'édition adaptée
Des formations doctorales reportées
Des rendez-vous individuels à distance
Des formations hybrides
Les services d'accompagnement et de formation ont dû entièrement repenser leur offre, afin de maintenir à tout prix le lien avec les usagers malgré les restrictions sanitaires.
Des animations culturelles repensées
La pré-rentrée à distance
Déposer sa thèse
02
Accueillir et accompagner en mode hybride
Les formations et services d'accompagnement ont presque entièrement basculé dans des dispositifs distanciels en 2020. Deux modalités pédagogiques ont ainsi été exploitées : le cours synchrone en visioconférence, via l'outil Zoom, et le cours asynchrone, sur un principe de classe inversée, pour un apprentissage en autonomie. La plateforme pédagogique Iris (Moodle de l'UT2J) a permis de soutenir ces deux modalités pédagogiques.
cours Iris créés comme supports de formation
41
Répartition des étudiants formés par modalité de formation
des formations 2020 ont eu lieu à distance
88%
02
L'accompagnement à distance
03
en temps de Covid
ouvrir au public
vigipirate
distanciation sociale
quarantaine des documents
accès aux ascenseurs
travail sur place
espaces de convivialité et de détence
travail en groupe
port du masque obligatoire
accès aux rayonnages
cours à distance
réservation obligatoire
consignes nationales
adaptations locales
03
Adapter les modalités d'ouverture au public
Les bibliothèques rouvent au public progressivement à partir du 31 août 2020, avec une jauge d'accès réduite à 50% de leur capacité habituelle (sauf ISCID, pour cause de travaux).En prévision de la rentrée universitaire, la mise en place d'un système de réservation sur Affluence est prévu dès le 19 octobre dans les centres de ressources du campus, puis étendu à toutes les bibliothèques après l'annonce du 2e confinement et maintenu jusqu'en juillet 2021.>> 11 800€ dépensés pour la mise en oeuvre des mesures sanitaires .
Jauge d'accès
des usagers restent plus de 3h sur place (hors créneau d'emprunt)
60%
29%
7%
64%
Données pour l'ensemble des bibliothèques du SCD utilisant Affluences
Répartition des réservations
Les centres de ressources du campus ouvrent la réservation sur Affluences à partir du 19 octobre 2020. La BUC et les autres bibliothèques (notamment les INSPE) déploient la réservation obligatoire à partir du 4 novembre, date de réouverture après l'annonce du 2e confinement.
10 616 réservations
Hors annulations (25%)
Nombre de réservations par jour
03
Ouvrir sur réservation
La typologie du public
Tableau de bord
Le service du PEB a nécessairement été impacté par la crise sanitaire et la fermeture des bibliothèques. Les demandes reçues pendant le premier confinement ont pu être traitées, et satisfaites lorsque le document demandé était disponible en ligne.Le service a également intégré le Clique & Collecte pour remettre à ses usagers les documents obtenus avant le confinement.A noter cependant que de nombreuses bibliothèques sont restées fermées jusqu'à la mi-septembre. Les demandes n'ont ainsi pu reprendre qu'à cette période, en PEB demandeur et fournisseur.Malgré une organisation du travail 2 jours par semaine sur site, le PEB a maintenu un niveau de service équivalent, avec un traitement des demandes dans un délai de 48h et une ouverture au public quotidienne de 9h à 16h30, presque équivalente à l'ouverture habituelle du service.
La fourniture de documents
Les demandes des usagers
Les lecteurs inscrits
03
Maintenir le prêt entre bibliothèques
d'annulation
23%
1 029 réservations
Annonce du 2e confinement
Nombre de réservations par jour
03
Communiquer les documents des magasins
Les mesures sanitaires imposent de ne pas utiliser les ascenseurs, rendant ainsi inaccessibles les collections des magasins 1 et 2 de la BUC au public.Fort de l'expérience du Clique&Collecte, le service Accueil organise à partir de septembre 2020 un système de retrait par commande préalable pour ces collections. Plus de 1 000 documents ont ainsi été demandés entre septembre et décembre 2020.
04
Avancement
des projets
Suite aux projets portés par les étudiants de l'ISCID et au vote des étudiants et des personnels pour choisir le projet final, un groupe de travail a finalisé les choix d'implantation et la conception des supports en fin d'année 2019.La nouvelle signalétique est posée en février 2020. Un Labd'Oc est organisé à l'automne 2020 avec Mediad'Oc sur ce projet.
04
Le déploiement de la nouvelle signalétique
Les travaux de réfection de la salle B226 ont lieu en janvier 2020 : changement des sols, installation d'un nouveau plafond et d'un nouveau système d'éclairage, nouvelle peinture, etc.La crise sanitaire marque cependant un temps d'arrêt pour le projet. Le matériel audiovisuel est malgré tout commandé et installé avant l'été.Les achats mobiliers, prévu au printemps 2020, sont reportés à septembre 2020. Le nouveau mobilier est livré en octobre, mais l'inauguration de l'espace est repoussé à 2021.
04
Le réamenagement de la B226
un nouveau nom pour le service : le STAF (service transversal d'accompagnement et de formation)
la disparition du service Une Question du périmètre du service.
Elle est validé en Comité Technique de l'Université en novembre 2020 et mise en oeuvre dans les semaines qui suivent par le lancement des quatre groupes de travail fonctionnels.
la création de 4 groupes de travail thématiques : niveau licence, niveau recherche, accompagnement des formateurs et projets numériques
Malgré ce contexte, le choix est fait par l'équipe de pilotage du projet de proposer une organisation au groupe de travail en septembre 2020, validée par les membres du groupe.Cette nouvelle organisation implique notamment :
La réorganisation du pôle Référence et Formation, entamée en 2019, se poursuit au début de l'année 2020 avant d'être arrêtée par le 1er confinement. Le calendrier du projet s'en trouve modifié, et certains ateliers de travail annulés.
+ info
04
La réorganisation du pôle Référence et Formation