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Transcript

2020

Département des publics

Rapport d'activités

l'avancement des projets

ouvrir au public en temps de covid

adapter les services

Sommaire

Les temps forts

01

de 2020

les temps forts

novembre

septembre

juin

mars

janvier

L'année 2020 a été marquée par la crise sanitaire, qui a entraîné une fermeture prolongée des bibliothèques et des modalités d'accès inédites à leur réouverture. L'ensemble des services aux usagers a été impacté par cette crise.

L'annonce du 2e confinement

La réouverture au public

Le Clique & Collecte

L'annonce du 1er confinement

L'avant-COVID

01

Un calendrier singulier

par rapport aux données de 2019 des formations dans les cursus

de l'ensemble des formations proposées en 2020

par rapport aux données de 2019

01

Un impact global sur l'activité des bibliothèques

Calculs basés sur les données de l'ensemble des bibliothèques du SCD en comparant 2019 et 2020

+ info

02

les services aux publics

adapter

x2

malgré la fermeture des bibliothèques

2523 questions

Le service Une Question reste en service sur toute la période, en adaptant ses horaires. Sur 2020, les bibliothèques de l'UT2J ont traité

02

en 1 journée

x10

11 890 prêts

Les 20 bibliothèques de l'UT2J ont fermé leurs portes au public le vendredi 13 mars 2020 au soir. soit 10x plus que d'habitude sur la même période.

Maintenir un service d'accueil

x5

x2

En partie lié à l'augmentation de l'offre

A noter : l'ouverture et le signalement des ressources gracieusement ouvertes par les éditeurs pendant le premier confinement

Consultation d'articles

Consultation de chapitres de livres

2e confinement

1er confinement

Comparaison 2019 / 2020

02

Valoriser l'offre documentaire numérique

Visites sur Dante

Evolution sur l'année 2020 de la consultation des ressources numériques

+ info

+ info

Clique&Collecte

usagers reçus

1 048

rendez-vous

1 587

documents préparés

Au déconfinement du 11 mai 2020, les bibliothèques restent fermées au public mais mettent en place un service de Clique & Collecte à partir du 2 juin 2020, avec réservation sur Archipel et prise de rendez-vous pour le retrait sur Affluences.

5 526

02

Organiser un service d'urgence de fourniture de documents

de la fréquentation sur la même période en 2019

3%

des emprunts sur la même période en 2019

24%

Données pour l'ensemble des bibliothèques du SCD

Hors annulations

Evolution de l'utilisation du service

02

L'utilisation du Clique & Collecte

des demandes

80%

ont effectué

demandeurs

Source d'obtention des fichiers

des personnes habilitées ont utilisées le service

49%

Le service d'édition adaptée s'adresse aux usagers en situation de handicap. Le service a été maintenu tout au long de l'année 2020, avec une explosion de l'utilisation à la rentrée septembre 2020. Cette augmentation massive de l'activité a nécessité l'intégration d'un nouvel agent dans le service.

Evolution du nombre de demandes de documents

+ info

02

Le développement du service d'édition adaptée

Des formations doctorales reportées

Des rendez-vous individuels à distance

Des formations hybrides

Les services d'accompagnement et de formation ont dû entièrement repenser leur offre, afin de maintenir à tout prix le lien avec les usagers malgré les restrictions sanitaires.

Des animations culturelles repensées

La pré-rentrée à distance

Déposer sa thèse

02

Accueillir et accompagner en mode hybride

Les formations et services d'accompagnement ont presque entièrement basculé dans des dispositifs distanciels en 2020. Deux modalités pédagogiques ont ainsi été exploitées : le cours synchrone en visioconférence, via l'outil Zoom, et le cours asynchrone, sur un principe de classe inversée, pour un apprentissage en autonomie. La plateforme pédagogique Iris (Moodle de l'UT2J) a permis de soutenir ces deux modalités pédagogiques.

cours Iris créés comme supports de formation

41

Répartition des étudiants formés par modalité de formation

des formations 2020 ont eu lieu à distance

88%

02

L'accompagnement à distance

03

en temps de Covid

ouvrir au public

vigipirate

distanciation sociale

quarantaine des documents

accès aux ascenseurs

travail sur place

espaces de convivialité et de détence

travail en groupe

port du masque obligatoire

accès aux rayonnages

cours à distance

réservation obligatoire

consignes nationales

adaptations locales

03

Adapter les modalités d'ouverture au public

Les bibliothèques rouvent au public progressivement à partir du 31 août 2020, avec une jauge d'accès réduite à 50% de leur capacité habituelle (sauf ISCID, pour cause de travaux).En prévision de la rentrée universitaire, la mise en place d'un système de réservation sur Affluence est prévu dès le 19 octobre dans les centres de ressources du campus, puis étendu à toutes les bibliothèques après l'annonce du 2e confinement et maintenu jusqu'en juillet 2021.>> 11 800€ dépensés pour la mise en oeuvre des mesures sanitaires .

Jauge d'accès

des usagers restent plus de 3h sur place (hors créneau d'emprunt)

60%

29%

7%

64%

Données pour l'ensemble des bibliothèques du SCD utilisant Affluences

Répartition des réservations

Les centres de ressources du campus ouvrent la réservation sur Affluences à partir du 19 octobre 2020. La BUC et les autres bibliothèques (notamment les INSPE) déploient la réservation obligatoire à partir du 4 novembre, date de réouverture après l'annonce du 2e confinement.

10 616 réservations

Hors annulations (25%)

Nombre de réservations par jour

03

Ouvrir sur réservation

La typologie du public

Tableau de bord

Le service du PEB a nécessairement été impacté par la crise sanitaire et la fermeture des bibliothèques. Les demandes reçues pendant le premier confinement ont pu être traitées, et satisfaites lorsque le document demandé était disponible en ligne.Le service a également intégré le Clique & Collecte pour remettre à ses usagers les documents obtenus avant le confinement.A noter cependant que de nombreuses bibliothèques sont restées fermées jusqu'à la mi-septembre. Les demandes n'ont ainsi pu reprendre qu'à cette période, en PEB demandeur et fournisseur.Malgré une organisation du travail 2 jours par semaine sur site, le PEB a maintenu un niveau de service équivalent, avec un traitement des demandes dans un délai de 48h et une ouverture au public quotidienne de 9h à 16h30, presque équivalente à l'ouverture habituelle du service.

La fourniture de documents

Les demandes des usagers

Les lecteurs inscrits

03

Maintenir le prêt entre bibliothèques

d'annulation

23%

1 029 réservations

Annonce du 2e confinement

Nombre de réservations par jour

03

Communiquer les documents des magasins

Les mesures sanitaires imposent de ne pas utiliser les ascenseurs, rendant ainsi inaccessibles les collections des magasins 1 et 2 de la BUC au public.Fort de l'expérience du Clique&Collecte, le service Accueil organise à partir de septembre 2020 un système de retrait par commande préalable pour ces collections. Plus de 1 000 documents ont ainsi été demandés entre septembre et décembre 2020.

04

Avancement

des projets

Suite aux projets portés par les étudiants de l'ISCID et au vote des étudiants et des personnels pour choisir le projet final, un groupe de travail a finalisé les choix d'implantation et la conception des supports en fin d'année 2019.La nouvelle signalétique est posée en février 2020. Un Labd'Oc est organisé à l'automne 2020 avec Mediad'Oc sur ce projet.

04

Le déploiement de la nouvelle signalétique

Les travaux de réfection de la salle B226 ont lieu en janvier 2020 : changement des sols, installation d'un nouveau plafond et d'un nouveau système d'éclairage, nouvelle peinture, etc.La crise sanitaire marque cependant un temps d'arrêt pour le projet. Le matériel audiovisuel est malgré tout commandé et installé avant l'été.Les achats mobiliers, prévu au printemps 2020, sont reportés à septembre 2020. Le nouveau mobilier est livré en octobre, mais l'inauguration de l'espace est repoussé à 2021.

04

Le réamenagement de la B226

un nouveau nom pour le service : le STAF (service transversal d'accompagnement et de formation)

la disparition du service Une Question du périmètre du service.

Elle est validé en Comité Technique de l'Université en novembre 2020 et mise en oeuvre dans les semaines qui suivent par le lancement des quatre groupes de travail fonctionnels.

la création de 4 groupes de travail thématiques : niveau licence, niveau recherche, accompagnement des formateurs et projets numériques

Malgré ce contexte, le choix est fait par l'équipe de pilotage du projet de proposer une organisation au groupe de travail en septembre 2020, validée par les membres du groupe.Cette nouvelle organisation implique notamment :

La réorganisation du pôle Référence et Formation, entamée en 2019, se poursuit au début de l'année 2020 avant d'être arrêtée par le 1er confinement. Le calendrier du projet s'en trouve modifié, et certains ateliers de travail annulés.

+ info

04

La réorganisation du pôle Référence et Formation