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Rapport d'activités

Département des publics

2020

Les temps forts

Sommaire

adapter les services

ouvrir au public en temps de covid

l'avancement des projets

les temps forts

de 2020

01

Un calendrier singulier

01

L'avant-COVID

Les bibliothèques fonctionnent normalement. Le mouvement de grève contre la réforme des retraites entraîne malgré tout des fermetures ponctuelles (5 jours de fermeture en janvier 2020 à la BUC).

L'annonce du 1er confinement

L'ensemble des bibliothèques ferme le vendredi 13 mars au soir, après l'annonce la veille par le Président de la République de la fermeture des écoles et universités.

Le Clique & Collecte

A la sortie du premier confinement, les bibliothèques organisent une reprise de l'activité de prêt des documents en mettant en place du Clique & Collecte, sur presque tous les campus.

La réouverture au public

La rentrée 2020-2021 s'organise avec une réouverture au public des bibliothèques, en respectant certaines consignes sanitaires (quarantaine pour les documents, port du masque, distanciation, jauge à 50% de la capacité d'accueil habituelle, etc). La rentrée universitaire est décalée au 19 octobre 2020 pour permettre la tenue des rattrapages en septembre.

L'annonce du 2e confinement

Les bibliothèques ferment 3 jours à l'annonce du deuxième confinement, avant de rouvrir suite à la parution d'un décret ministériel. L'accès est soumis à réservation préalable.

L'année 2020 a été marquée par la crise sanitaire, qui a entraîné une fermeture prolongée des bibliothèques et des modalités d'accès inédites à leur réouverture. L'ensemble des services aux usagers a été impacté par cette crise.

janvier

mars

juin

septembre

novembre

+ info

Calculs basés sur les données de l'ensemble des bibliothèques du SCD en comparant 2019 et 2020

Un impact global sur l'activité des bibliothèques

01

par rapport aux données de 2019

de l'ensemble des formations proposées en 2020

par rapport aux données de 2019 des formations dans les cursus

Les données brutes concernant la BUC en 2020 :Nombre de jours d'ouverture : 118 (-44%)Volume horaire annuel d'ouverture : 1 075h30 (-52%)Nombre d'entrées : 119 028 (-72%)Nombre d'emprunts : 82 525 (-52%)Nombre d'emprunteurs : 17 185 (+48%)Les données brutes concernant le PEB en 2020 :Nombre de demandes PEB fournisseur : 1 308 (-57%)Nombre de demandes PEB demandeur : 1 628 (-54%)Les données brutes concernant les formations en 2020 :Nombre d'heures de formations dans les cursus : 408h30 (-75%)Nombre d'étudiants formés dans les cursus : 6 387 (+9%)Nombre d'heures de formations hors cursus : 121 (-52%)Nombre d'étudiants formés hors cursus : 306 (-74%)Nombre de questions traitées via Une Question : 2 523 (+98%)

adapter

les services aux publics

02

Maintenir un service d'accueil

Les 20 bibliothèques de l'UT2J ont fermé leurs portes au public le vendredi 13 mars 2020 au soir. soit 10x plus que d'habitude sur la même période.

11 890 prêts

x10

en 1 journée

02

Le service Une Question reste en service sur toute la période, en adaptant ses horaires. Sur 2020, les bibliothèques de l'UT2J ont traité

2523 questions

malgré la fermeture des bibliothèques

x2

+ info

+ info

Evolution sur l'année 2020 de la consultation des ressources numériques

Visites sur Dante

Valoriser l'offre documentaire numérique

02

Comparaison 2019 / 2020

1er confinement

2e confinement

Consultation de chapitres de livres

Consultation d'articles

A noter : l'ouverture et le signalement des ressources gracieusement ouvertes par les éditeurs pendant le premier confinement

En partie lié à l'augmentation de l'offre

x2

x5

Organiser un service d'urgence de fourniture de documents

02

5 526

Au déconfinement du 11 mai 2020, les bibliothèques restent fermées au public mais mettent en place un service de Clique & Collecte à partir du 2 juin 2020, avec réservation sur Archipel et prise de rendez-vous pour le retrait sur Affluences.

documents préparés

1 587

rendez-vous

1 048

usagers reçus

Clique&Collecte

Le stockage des documents en attente de retrait à la BUCL'organisation du Clique & Collecte au CROG, avec accès par l'arrière du bâtimentLe bureau d'accès au retrait des commandes au CRL, par l'arrière et le sous-sol du bâtiment

La réouverture des bibliothèques s'organisent à partir du 11 mai. Des visites sur site ont lieu avec le fonctionnaire sécurité défense de l'Université, le service sécurité et les responsables de bibliothèques pour organiser une ouverture avec des services de "clique & collecte". Le service de Clique et Collecte (C&C) est ouvert à partir du 2 juin. Les usagers peuvent réserver leurs documents sur Archipel et venir les récupérer sur rendez-vous pris dans Affluences. Les commandes sont préparées chaque matinée et mise en sac pour faciliter le retrait. Le service est mis en œuvre jusqu'à la fermeture estivale, le 17 juillet. La BUC propose des retraits tous les jours, de 10h à 12h et de 14h à 16h. Les autres bibliothèques proposent des retraits entre 1 et 3 jours par semaine.Les agents reviennent travailler sur site à partir de cette date un ou deux jours par semaine, sur la base du volontariat.Le prêt entre bibliothèques s'insère dans le service de Clique et Collecte pour mettre à disposition les documents demandés avant le confinement et récupérer les documents prêtés avant mars 2020.

L'utilisation du Clique & Collecte

02

Evolution de l'utilisation du service

Hors annulations

Données pour l'ensemble des bibliothèques du SCD

24%

des emprunts sur la même période en 2019

3%

de la fréquentation sur la même période en 2019

Le développement du service d'édition adaptée

02

+ info

Evolution du nombre de demandes de documents

Le service d'édition adaptée s'adresse aux usagers en situation de handicap. Le service a été maintenu tout au long de l'année 2020, avec une explosion de l'utilisation à la rentrée septembre 2020. Cette augmentation massive de l'activité a nécessité l'intégration d'un nouvel agent dans le service.

49%

des personnes habilitées ont utilisées le service

Source d'obtention des fichiers

4

demandeurs

ont effectué

80%

des demandes

Accueillir et accompagner en mode hybride

02

Déposer sa thèse

La pré-rentrée à distance

Des animations culturelles repensées

Les services d'accompagnement et de formation ont dû entièrement repenser leur offre, afin de maintenir à tout prix le lien avec les usagers malgré les restrictions sanitaires.

Des formations hybrides

Des rendez-vous individuels à distance

Des formations doctorales reportées

Exposition Female Gaze à la BUCExposition Clic Clac à l'INSPE St AgneCapture d'écran de la page d'accueil de la visite virtuelle de l'exposition Clic Clac

Le dépôt légal des thèses est une activité qu'il était indispensable de maintenir sans interruption. Le service DVPA adapte ainsi le circuit de dépôt administratif avec les écoles doctorales en tout numérique, et les doctorants sont suivis individuellement par téléphone, mail ou visioconférence jusqu'au dépôt.

Une plateforme numérique de découverte de l'Université a été mise en place à la rentrée septembre 2020 pour pallier l'annulation des journées d'intégration en présentiel. Une partie des bibliothèques sont habituellement intégrées dans les circuits de visite des campus. La BUC a pu bénéficier d'un espace sur cette plateforme de découverte pour diffuser quelques informations sur le fonctionnement de la documentation à l'UT2J. Deux vidéos de présentation ont ainsi été tournées par le service Audiovisuel, l'une avec un personnel de la bibliothèque et l'autre avec un moniteur étudiant.https://decouverte-campus.univ-tlse2.fr/

Les bibliothèques organisent quelques expositions et événements malgré le contexte sanitaire, notamment :l'exposition Female Gaze à l'occasion de la journée international des droits des femmes le 8 mai 2021 à la BUCl'exposition d'une reproduction de la table de Peutinger, carte de 7 mètres de long représentant les routes et les villes principales de l'Empire romainl'exposition Clic Clac, la photographie dans la littérature jeunesse, en mars et avril 2021 à l'INSPE St Agnel'exposition Phil Hubbe de mars à mai 2021 au CRLLe volet numérique de ces expositions et événements est largement développé, avec notamment la publication de bibliographies en ligne, et parfois des événements en visioconférence :pour l'exposition Phil Hubbe au CRL, organisation de visites, d'ateliers et de tables rondes à distancepour l'exposition sur le travail de l’artiste plasticienne et illustratriceJoanna Concejoà l'INSPE St Agne en janvier et février 2021, double modalité d'accès sur place et à distance avec laprise de vues et de son de l'expositionet la diffusion sur Zoom de la rencontre avec l'artisteà l'occasion de la fête de la Science en octobre 2020, l'INSPE St Agne organise l'événement "Partage de la recherche en 1001 secondes" en visioconférencepour l'exposition Clic Clac à l'INSPE St Agne, mise en ligne en mai 2021 d'une exposition virtuelle et d'un espace pédagogique réalisé par une étudiante du master Création de Ressources Numériques de l’INSPE.au printemps 2021, organisation par l'INSPE d'un concours de lecture d'albums en langue étrangère, entièrement à distance avec enregistrement de vidéos par les participants, mise en ligne sur Prisme, vote par le public et communication virtuelle des résultats

Afin de préparer au mieux la rentrée universitaire, les dispositifs de formation et d'accompagnement, notamment pour les étudiants de licence, sont repensés dès l'été en anticipant les mesures sanitaires de l'automne.Maintien des rendez-vous Coach.doc en visioconférence ;Création d'une formation Zotero hybride sur la plateforme Iris en s'appuyant sur un cours créé par l'Urfist Méditerranée ;Adaptation de l'offre des ateliers documentaires en ateliers distanciels, centrés sur l'utilisation des outils numériques ;Transformation du Passeport documentaire en L1 SHS en dispositif hybride sur la plateforme Iris, avec la création de cours spécifiques pour chaque département ;Mise en production de la plateforme d'autoformation en ligne PsyDocet mise en place d'ateliers de soutien en visioconférence et de tutoriels vidéos pour les étudiants de L3 en psychologie ;Suivi par une partie des coordinateurs de formation de la formation proposée par Mediad'Oc "Former à distance", en deux modules sur 3 journées et demi.

Les services d'accompagnement sont suspendus avec le début du 1er confinement.L'INSPE remet en place très rapidement, dès la 2e semaine du confinement, un service de rendez-vous à distance. Une quarantaine d'étudiants en bénéficie à cette période.A partir du 15 juin 2020, les rendez-vous Coach.doc reprennent également en visioconférence, après formation des Coach à Zoom et mise en place d'un nouveau circuit pour la gestion des rendez-vous à distance.

18 séances de formation auprès des doctorants sont annulées entre la mi-mars et la fin mai. 10 séances sur les outils spécialisés sont reprogrammées, avec des effectifs passant de 15 à 8 étudiants, entre le 22 et le 30 juin 2020, entièrement à distance. Les formations Datadoc et Déposer sa thèse sont également basculées en distanciel au début de l'été.L'accompagnement à la rédaction des plans de gestion des données se poursuit à distance pendant le printemps et l'été 2020, avec une quinzaine de projets accompagnés dont 5 pendant le premier confinement.

L'accompagnement à distance

02

88%

des formations 2020 ont eu lieu à distance

Répartition des étudiants formés par modalité de formation

41

cours Iris créés comme supports de formation

Les formations et services d'accompagnement ont presque entièrement basculé dans des dispositifs distanciels en 2020. Deux modalités pédagogiques ont ainsi été exploitées : le cours synchrone en visioconférence, via l'outil Zoom, et le cours asynchrone, sur un principe de classe inversée, pour un apprentissage en autonomie. La plateforme pédagogique Iris (Moodle de l'UT2J) a permis de soutenir ces deux modalités pédagogiques.

ouvrir au public

en temps de Covid

03

adaptations locales

consignes nationales

réservation obligatoire

cours à distance

accès aux rayonnages

port du masque obligatoire

travail en groupe

espaces de convivialité et de détence

travail sur place

accès aux ascenseurs

quarantaine des documents

distanciation sociale

vigipirate

Jauge d'accès

Les bibliothèques rouvent au public progressivement à partir du 31 août 2020, avec une jauge d'accès réduite à 50% de leur capacité habituelle (sauf ISCID, pour cause de travaux).En prévision de la rentrée universitaire, la mise en place d'un système de réservation sur Affluence est prévu dès le 19 octobre dans les centres de ressources du campus, puis étendu à toutes les bibliothèques après l'annonce du 2e confinement et maintenu jusqu'en juillet 2021.>> 11 800€ dépensés pour la mise en oeuvre des mesures sanitaires .

Adapter les modalités d'ouverture au public

03

Les espaces de travail du CLAP repensésLa communication sur le port du masque à la bibliothèque diffusée sur les réseaux sociauxLa mise en place des plexiglass et de la distanciation à l'accueil du CROGLa signalétique sur les mesures sanitaires et les produits de désinfection mis en place dans toutes les bibliothèquesL'organisation des sens de circulation dans la bibliothèque, avec l'exemple du CROGL'organisation des espaces de travail à la BUC

Ouvrir sur réservation

03

Nombre de réservations par jour

Hors annulations (25%)

10 616 réservations

Les centres de ressources du campus ouvrent la réservation sur Affluences à partir du 19 octobre 2020. La BUC et les autres bibliothèques (notamment les INSPE) déploient la réservation obligatoire à partir du 4 novembre, date de réouverture après l'annonce du 2e confinement.

Répartition des réservations

Données pour l'ensemble des bibliothèques du SCD utilisant Affluences

64%

7%

29%

60%

des usagers restent plus de 3h sur place (hors créneau d'emprunt)

Maintenir le prêt entre bibliothèques

03

Les lecteurs inscrits

Les demandes des usagers

La fourniture de documents

Le service du PEB a nécessairement été impacté par la crise sanitaire et la fermeture des bibliothèques. Les demandes reçues pendant le premier confinement ont pu être traitées, et satisfaites lorsque le document demandé était disponible en ligne.Le service a également intégré le Clique & Collecte pour remettre à ses usagers les documents obtenus avant le confinement.A noter cependant que de nombreuses bibliothèques sont restées fermées jusqu'à la mi-septembre. Les demandes n'ont ainsi pu reprendre qu'à cette période, en PEB demandeur et fournisseur.Malgré une organisation du travail 2 jours par semaine sur site, le PEB a maintenu un niveau de service équivalent, avec un traitement des demandes dans un délai de 48h et une ouverture au public quotidienne de 9h à 16h30, presque équivalente à l'ouverture habituelle du service.

Tableau de bord

La typologie du public

Les mesures sanitaires imposent de ne pas utiliser les ascenseurs, rendant ainsi inaccessibles les collections des magasins 1 et 2 de la BUC au public.Fort de l'expérience du Clique&Collecte, le service Accueil organise à partir de septembre 2020 un système de retrait par commande préalable pour ces collections. Plus de 1 000 documents ont ainsi été demandés entre septembre et décembre 2020.

Communiquer les documents des magasins

03

Nombre de réservations par jour

Annonce du 2e confinement

1 029 réservations

23%

d'annulation

des projets

Avancement

04

Le déploiement de la nouvelle signalétique

04

Suite aux projets portés par les étudiants de l'ISCID et au vote des étudiants et des personnels pour choisir le projet final, un groupe de travail a finalisé les choix d'implantation et la conception des supports en fin d'année 2019.La nouvelle signalétique est posée en février 2020. Un Labd'Oc est organisé à l'automne 2020 avec Mediad'Oc sur ce projet.

Le réamenagement de la B226

04

Les travaux de réfection de la salle B226 ont lieu en janvier 2020 : changement des sols, installation d'un nouveau plafond et d'un nouveau système d'éclairage, nouvelle peinture, etc.La crise sanitaire marque cependant un temps d'arrêt pour le projet. Le matériel audiovisuel est malgré tout commandé et installé avant l'été.Les achats mobiliers, prévu au printemps 2020, sont reportés à septembre 2020. Le nouveau mobilier est livré en octobre, mais l'inauguration de l'espace est repoussé à 2021.

La réorganisation du pôle Référence et Formation

04

+ info

La réorganisation du pôle Référence et Formation, entamée en 2019, se poursuit au début de l'année 2020 avant d'être arrêtée par le 1er confinement. Le calendrier du projet s'en trouve modifié, et certains ateliers de travail annulés.

Malgré ce contexte, le choix est fait par l'équipe de pilotage du projet de proposer une organisation au groupe de travail en septembre 2020, validée par les membres du groupe.Cette nouvelle organisation implique notamment :

la création de 4 groupes de travail thématiques : niveau licence, niveau recherche, accompagnement des formateurs et projets numériques

Elle est validé en Comité Technique de l'Université en novembre 2020 et mise en oeuvre dans les semaines qui suivent par le lancement des quatre groupes de travail fonctionnels.

la disparition du service Une Question du périmètre du service.

un nouveau nom pour le service : le STAF (service transversal d'accompagnement et de formation)