5S Conocimiento e implantación

Método 5S

Conocimiento, análisis e implantación

EMPEZAR

Félix Basarte López

Índice

Curso de Conocimiento e Implantación de 5S

Introducción a las 5S

Las 5S a fondo

Implantación de 5S

Quiz

Bibliografía

Objetivos

Qué y para quién

Este curso está dirigido a aquellas personas que desean adquirir nuevas habilidades de gestión que permitan a ellas o sus organizaciones (independientemente del su función y tamaño), orientarse hacia nuevas cotas de rentabilidad y prosperidad. 5S es una herramienta de mejora y como tal, una parte esencial junto a la estandarización.

Objetivos

Qué vamos a conseguir

El objetivo de las 5S es conseguir, mediante el orden, la estandarización, el hábito y la disciplina, los mejores resultados de Calidad, Eficiencia y Seguridad en toda aquella actividad que realicemos o planteemos realizar.

Es muy importante interiorizar que 5S no consiste como concepto en "Orden y Limpieza" sino que va mucho más allá de eso al incluir principios y valores.

TEMA 1

Introducción a las 5S

¿Qué son las 5S?

Podemos decir que las 5S son una metodología de origen japonés que a través de la gestión impulsada por la dirección, desplegada por los mandos y aplicada por todos, se utiliza como herramienta de mejora para incrementar funcionalidades clave en las organizaciones.

Félix basarte lópez

1. Introducción a las 5S

Qué son

5S nacen en Toyota en los años 60 y hoy en día forman parte de las primeras etapas en la implantación de cualquier sistema “Lean”, siendo esto debido a su fácil comprensión y rápida visibilidad de resultados. Más allá de la metodología, su implantación no es sencilla, ya que en muchas ocasiones no se contemplan los principios y valores en los que se basa y que son los que realmente la sustentan y hacen tan especial.

La metodología 5S persigue la responsabilidad, la autonomía y el empoderamiento del empleado en su puesto o área de trabajo y por lo tanto, su compromiso para mantenerlo en el mejor estado posible, aplicando su ingenio y encontrando posibles oportunidades de mejora, las cuales permitan realizar el trabajo de una forma más segura, optima y sencilla.

Además, 5S permite iniciar el proceso de sensibilización hacía el trabajo estandarizado, ya que exigirá de forma muy sencilla que cumplamos una serie de normas y reglas de fácil cumplimiento. Pero no solo esto, también nos permitirá fomentar la disciplina y rigurosidad en el trabajo, factores clave para alcanzar la máxima calidad, eficiencia y seguridad.

1. Introducción a las 5S

Empezando a conocerlas

5S hacen referencia a las 5 palabras japonesas que comienzan por "S" y que resumen el paso a paso que debemos seguir en su aplicación, en primer lugar Seiri, luego Seiton, Seiso, Seiketsu y finalmente Shitsuke. Hoy en día cada lengua ha intentado buscar su adaptación, por lo que también las verás por ejemplo en inglés cómo: Sort, Set in order, Shine, Standardize y Sustain. En todo caso los nombres no son lo importante siempre y cuando entendamos los fundamentos y su metodología.

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1. Introducción a las 5S

Recientemente han surgido variantes relacionadas que incluyen 6 ó más “S” que se han desarrollado adaptando la metodología a ciertas organizaciones y condiciones. En cualquier caso, no obedecen a la definición original del método.

Las 5S suelen ser traducidas habitualmente al español de ésta forma:

Seiri Separar Lo necesario de lo innecesario.

Seito Ordenar Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
Seiso Limpiar Limpiar, inspeccionar y descubrir los problemas.
Seiketsu Estandarizar Implantar Estado de Referencia de 3S anteriores.
Shitsuke Mantener Normas, estándares, capacitar y comprobar.

Veremos sus significados con detalle más adelante…

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1. Introducción a las 5S

Es muy común escuchar que 5S significan “orden y limpieza” y no por menos conocido hemos visto ya el resultado: muy alejado del objetivo verdadero, por lo que insistiremos en las diferencias con éste termino.

Seiri (separar): Ni siquiera aparece en el habitual “orden y limpieza”. Podemos ordenar nuestras cosas, pero sin haber separado antes lo necesario de lo innecesario pueden no sernos de utilidad o no tener funcionalidad.

Seiton (ordenar): La clave está en como se lleva a cabo. Es vital identificar que objetos tienen mayor frecuencia de uso y definir un “lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”. Mediante la gestión visual el puesto debe ser intuitivo, ergonómico y eficiente. No esconder elementos y facilitar el flujo del trabajo.

1. Introducción a las 5S

Seiso (limpiar): Se relaciona muy estrechamente con limpiar, si bien su significado real es limpiar para inspeccionar, e inspeccionar es detectar los problemas. De ahí la importancia de éste punto, que radica en el hábito para detectar problemas y solucionarlos antes de vernos sorprendidos por ellos.

Seiketsu (estandarizar): La estandarización nos permitirá crear el “Estado de Referencia” y conocer la situación de origen de un puesto para, en caso de desviación, volver a ella evitando situaciones desconocidas e incertidumbres. Mediante la gestión visual se identifica de forma rápida y sencilla la anormalidad o situación fuera del estándar.

1. Introducción a las 5S

Shitsuke (mantener): No suele estar valorada de forma correcta. Shitsuke hace referencia al hábito, clave en el desarrollo de la metodología. Sin la implicación de la dirección, sin auditorias y revisiones periódicas del estado de las 5S, el sistema tenderá al desorden. Por ello la importancia del cumplimiento de los estándares, el mantenimiento de la rigurosidad, así como la disciplina en los chequeos. Esto nos conducirá al empoderamiento del personal, de forma que se sientan con libertad de proponer ideas y oportunidades de mejora.

1. Introducción a las 5S - Beneficios

1. Introducción a las 5S

Estructuración de las 5S

A nivel estructural, las 5S se componen de 3 actividades prácticas más 2 actividades de gestión que contribuyen a la estandarización del puesto de trabajo y su control mediante auditorias.

1. Introducción a las 5S

Medidas en torno a las 5S

Cada “S” de la metodología tiene un objetivo específico y se gestiona de acuerdo a su estructura, las tres primeras con medidas de acción, las dos siguientes con medidas de gestión.

TEMA 2

Las 5S en profundidad

2. 5S en profundidad

Seiri

Separar

La definición típica de Seiri es “Separar lo necesario de lo innecesario” pero, ¿qué es necesario y qué no?¿quién lo define?¿con qué criterios?

Vamos a verlo…

2. 5S en profundidad

Seiri - Acciones Habituales

Separar la necesario de lo innecesario

Valorar lo innecesario

Arreglar lo dañado

Eliminar lo innecesario (vender, tirar, definir destino...)

Realización de las actividades correctivas

2. 5S en profundidad

Seiri - Acciones Profundas

Definir criterios sobre lo que es necesario y lo que no lo es para cada puesto de trabajo

Conseguir lo necesario que no tenemos disponible.

Definir un área de almacenamiente temporal para lo innecesario que requiere decisión.

Promover el pensamiento análitico y la búsqueda de causas raíz.

¿Por qué tengo innecesarios? ¿Por qué me faltan cosas necesarias?

Dar un enfoque preventivo a la primera "S"

2. 5S en profundidad

Seiri - Puntos Clave

Los criterios de lo necesario o no en cada área son variables en función del tipo de actividad (operaciones, oficinas, etc) y se deben explorar y definir los correctos. Algunos criterios comunes son:

INNECESARIOS

Aquello que ponga en riesgo la Seguridad, la Calidad o la Eficiencia
Lo que no tiene uso o pertenece a otras áreas
Lo que no sirve, está roto o ha caducado
Los excesos
Lo que tiene un uso muy puntual (menos de una vez al año)

NECESARIOS

Lo legal.
Lo que proporciona seguridad, calidad o eficiencia.

Lo que se usa cada día, semana o mes (más cerca cuanto más uso)

Aplicar a el esquema siguiente...

2. 5S en profundidad

2. 5S en profundidad

Seiton

Ordenar

La definición típica de Seiton es “Ordenar” pero su significado verdadero es Organizar.

Organizar es ordenar con un criterio.

Vamos a verlo…

2. 5S en profundidad

Seiton - Acciones Habituales

Colocar o situar lo necesario

Ordenar el área y las cosas

Hacer agradable a la vista

Identificar las cosas

Delimitar áreas, pasillo, zonas...

2. 5S en profundidad

Seiton - Acciones Profundas

Orderar con criterio es Organizar.

Fomentar el pensamiento análitico y la búsqueda de la causa raíz

- ¿Por qué está desorganizado?
- ¿Por qué tardo en encontrar las cosas?
- ¿Por qué se dañan?

Seguir la premisa: "Fácil de encontrar, fácil de coger, fácil de devolver"

- Aplicar los 4 principios de la economía de movimientos.

Preguntarnos qué vamos a identificar y para qué

- ¿Sirve para tomar decisiones?
- ¿Proporciona la información que se precisa?

Establecer criterios de control visual. Al mirar debemos saber que esta bien o mal.

2. 5S en profundidad

2. 5S en profundidad

Seiton - Puntos Clave

- Definición de los criterios de organización

-Áreas
-Zonas
-Producción
-Mantenimiento

- Pensar en por qué lo tenemos desorganizado.

- Ir a las causas origen y tener una predisposición y pensamiento análitico

- ¿Se encuentra rapido, se coge fácil, se devuelve bien?

- Aplicar los 4 principio de la economía de movimientos

- Mismo producto, en el mismo lugar y en la misma cantidad.

- Preguntarnos por qué vamos a identificar, que información se precisa, que aporte y para qué (válido para marcas, mesas, carteles...)

- Establecer los criterios de control visual de forma que "cualquiera" pueda apreciar una anormalidad.

- Indicadores en máquinas y tuberias
- señalizaciones horizontales y verticales
- carpetas, libros de oficina

TEMA 2 5S en profundidad

Seiso

Limpiar

La definición típica de Seiso es “Limpiar” y como vamos viendo, su significado también es mucho más profundo.

Vamos a verlo…

2. 5S en profundidad

Seiso - Acciones Habituales

Limpiar

Entorno limpio y agradable

Reusar, reciclar, reducir

Suelos despejados, nada fuera de su sitio

Limpieza y aseo personal

2. 5S en profundidad

Seiso - Acciones Profundas

La limpieza no es el fin, es un medio para realizar una correcta inspección

Fomentar el pensamiento analítico y la busqueda de las causas raiz

- ¿Por qué se ensucia?

Crear un "Estado de referencia" y rutinas de limpieza, planificar auditorias.

Aplicar el ciclo de mejora PRCA con las 3 primeras "S"

Estudiar desde un punto de prevención de accidentes.

Autogestión de las zonas y áreas.

2. 5S en profundidad

Seiso - Puntos Clave

- Hacer nuesto entorno de tabajo más agradable (ningún trabajo de Calidad puede realizarse en un entorno degradado, sucio o inadecuado)

- Identificar y eliminar las fuentes de suciedad

- Anticipar fallos y averias, permitir la reparación antes de que ocurra el fallo.

- Prevenir accidentes, evitar daños a las personas

- Evitar daños en las instalaciones, herramientas y materiales.

- Nos permite habilitar la identificación de los problemas.

2. 5S en profundidad

Seiketsu

Mantener lo que se ha conseguido con las anteriores 3S

Vamos a verlo…

2. 5S en profundidad

Seiketsu - Acciones Habituales

Estandarizar las mejoras para que permanezcan

Implantar Controles Visuales

Carteles con el antes y el después

Creación y mantenimiento del Manual de 5S

2. 5S en profundidad

Seiketsu - Acciones Profundas

- Cualquiera pude utilizar el área y conoce como estaba y cómo tiene que quedar despues de su uso.

- Documentar las buenas prácticas

- Estandarizar mejoras de otras áreas

- Promover el pensamiento analítico ¿Por qué debemos continuar la evolución y estandarización de las 5S?

- Establecer un enfoque preventivo en los aspectos de las 5S

- Autogestionar las áreas

2. 5S en profundidad

Seiketsu - Puntos Clave

- No aplicar la 4S Seiketsu si no se ha estabilizado la implantación y procesos de las 3S anteriores.

- Estandariza las 3 primeras "S"

- Crea un Reporte fotográfico del estado ideal

- Genera documentación sobre las Mejores Prácticas

- Documenta las "Lecciones Aprendidas"

- Documenta los significados de colores, códigos, etc.

2. 5S en profundidad

Shitsuke

La "guinda del pastel", disciplina y constancia para aplicar lo aprendendido y convertirlo en hábito.

Vamos allá…

2. 5S en profundidad

Shitsuke - Acciones Habituales

- Fomentar la disciplina y los hábitos

- Matriz fotográfica

- Auditorias planificadas

2. 5S en profundidad

Shitsuke - Acciones Profundas

- Respeto por lo establecido, fomentar la constancia en el tiempo

- Enseñar con el ejemplo, compartir las mejoras con la organización

- Disponer de indicadores de resultados.

- Mantener actividades rutinarias diarias de 5S.

- Auditar y ser auditado.

TEMA 03

Implantación de 5S

3. Implantación de 5S

Implantación

Divideremos la implantación en diversas actividades a realizar en 4 fases:

Fase 1. Primeros pasos

Fase 2. Aplicación de las 3S

Fase 3. Estandarización

Fase 4. Mantenimiento

3. Implantación de 5S

Fase 1 Primeros pasos

Definir los objetivos de mejora
Identificar y priorizar las áreas en las que desplegar las 5S
Establecer la organización del proyecto (Roles y Responsabilidades)
Definir el calendario con los plazos para cada paso
Dividir el área en secciones
Asignar un piloto a cada sección
Realizar una evaluación de la situación actual
Dejar claros los recursos y el equipo
Educar a las personas implicadas en las "5S"
Tener en cuenta el coste y los beneficios de esta actividad

3. Implantación de 5S

Fase 2 Aplicación de las primeras 3S

1S: Clasificar / Poner en orden / Brillar

Para cada sección el piloto deberá:

Observar las anomalías
Comprobar que se han alcanzado los objetivos de mejora
Identificar sus causas de origen
Establecer acciones correctivas
Aplicar medidas correctoras

3. Implantación de 5S

Fase 3 Estandarización

Definir un estado de referencia (directamente en el entorno de trabajo o en papel si aún no es posible en el entorno de trabajo).

Definir las actividades que deben realizarse con regularidad, algunas a diario, para mantener el nivel alcanzado tras la aplicación de las primeras "3S".

Implementar un proceso para gestionar las anomalías.

3. Implantación de 5S

Fase 3 Mantenimiento

Ejecutar las normas previamente definidas que mantendrán el estado de referencia.

Compruebar la aplicación de las normas definidas.

Identifica las anomalías a través de:

La observación diaria del trabajo
Proceso de gestión de las anomalías
Entrenar a los miembros del equipo hasta que sean autónomos

3. Implantación de 5S

Documentación a utilizar en la implentación de 5S

El resultado de las primeras 3S es la formalización del estado de referencia.

El objetivo es formalizarlo directamente en el entorno de trabajo para evitar el papeleo. Si todavía no es posible en el entorno de trabajo, el estado de referencia debe formalizarse en un documento llamado "estado de referencia 5S".

En este documento es fácil encontrar :

Entorno de trabajo estándar
Criterios para calificar el entorno de trabajo estándar
Actividades regulares para mantener el entorno de trabajo estándar

Este documento debe ser lo más visual posible.

Debe ser completado por el Supervisor o una persona designada por él mismo.

El supervisor decide que el documento de estado de referencia de las 5S se utilice con una o varias imáges

3. Implantación de 5S

Documentación a utilizar en la implentación de 5S

El documento debe incluir los siguientes apartados:

- Identificación de la ubicación especificando el nombre de la zona o proceso.

- Seguimiento y validación de las modificaciones mediante la especificación de la fecha de la versión y los aprobadores (supervisores, supervisor superior del área y miembro de la función de soporte).

- Representación de la situación estándar del entorno de trabajo mediante imágenes o dibujos.

- Formalización de lo que debe comprobarse para juzgar el respeto del estado de referencia mediante criterios

- Especificaciones de las acciones regulares que deben realizarse para mantener el estado de referencia (frecuencia y responsable)

3. Implantación de 5S

Documento de ejemplo

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QUIZ

Veamos lo que has aprendido

EMPEZAR

QUIZ Curso de Implantación 5S

PREGUNTA 1/5

¿Qué son las 5S?

Metodo para mantener todo limpio

¡ERROR!

Técnica de ordenación

¡ERROR!

Metodología básica de mejora continua

QUIZ Curso de Implantación 5S

¡Correcto!

QUIZ Curso de Implantación 5S

PREGUNTA 2/5

Seiri consiste en...

Separar necesario de innecesario

Limpiar e inspeccionar

¡ERROR!

Organizar lo necesario

¡ERROR!

QUIZ Curso de Implantación 5S

¡Correcto!

QUIZ Curso de Implantación 5S

PREGUNTA 3/5

Seiso es...

Limpiar e inspeccionar

Estandarizar

¡ERROR!

Organizar

¡ERROR!

QUIZ Curso de Implantación 5S

¡Correcto!

QUIZ Curso de Implantación 5S

PREGUNTA 4/5

Es posible hacer 5S sin estandarizar

Depende de varios factores

¡ERROR!

Sin estándar no hay mejora

¡Correcto, así es!

¡ERROR!

QUIZ Curso de Implantación 5S

¡Correcto!

QUIZ Curso de Implantación 5S

PREGUNTA 5/5

Quién esta implicado en las 5S

Los responsables de cada área

¡ERROR!

Toda la organización, empezando por la dirección y terminando en el operario.

El responsable de 5S

¡ERROR!

QUIZ Curso de Implantación 5S

¡Correcto!

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QUIZ Curso de Implantación 5S

RESULTADOS

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