Servei de Gestió Documental, Arxiu i Registre de la UVic-UCC

L'AtoM és l'aplicació web de codi obert que hem utilitzat per difondre l'arxiu fotogràfic en línea, nascut el 2014 amb el nom de "Projecte Arrels: l'accés a la memòria gràfica de la UVIC-UCC". Les fotografies es classifiquen aplicant el quadre de classificació funcional de la Universitat, i es descriuen seguint les regles internacionals de descripció arxivística (ISAD(G) - NODAC; ISAAR (CPF), ISDIAH; ISDF). Per enriquir la descripció, les fotografies es vinculen a les persones i organismes que apareixen a les imatges (registre d'autoritats) i es completa amb els llocs i matèries a què aquestes fan referència. Tots aquests elements actuen de punts d'accés.

El Gestor Documental Cosorciat de la UVIC, és l'eina que ens permet gestionar i controlar tota la documentació dels diferents fons de l'arxiu, tant en suport físic com electrònic. El GDC cobreix tot el cicle de vida d'un document, des de la seva creació fins a la seva eliminació o conservació permanent. Però a més contempla la modificació de la documentació, la gestió de la seva ubicació, tant si és en un espai físic com electrònic, i tot el control i supervisió d'accés, préstec i consulta.

La digitalització es defineix com el procés que permet convertir un document en suport paper, en un o varis fitxer electrònics, que continguin una imatge del document el més idèntica i fidel possible, per tal de garantir la seva integritat. Aquest procés que desenvolupem aquí a l’arxiu és fonamental per conserver i no perdre la documentació que es troba en un estat de degradació irreversible, però també per augmentar la difusió de la informació i facilitat l’accés de diferents usuaris. Per garantir una digitalització segura i estandarditzada, el nostre servei compleix amb totes les característiques i requisits que preveu la Guia NTI de Digitalització de Documents.

El nostre servei també compta amb el servei de signatures electròniques VIDsigner, que s’adapta tant a situacions presencials com a distancia, combinant criptografia i biometria per oferir de manera segura una signatura electrònica totalment valida. Aquesta solució SaaS s’integra via API als nostres múltiples softwares, facilitant la gestió de les signatures dels nostres usuaris.

El 2018 el nostre servei va començar la implantació de l’administració electrònica a la UVic-UCC, amb l’objectiu d'establir una relació totalment electrònica amb tos els usuaris, que simplifiqui els tràmits, afavoreixi l’accés, i garanteixi la seguretat i integritat de les dades. Així, la configuració de l’administració electrònica s’ha fonamentat en diferents eines i serveis, proveïts principalment pel Consorci AOC, com e-Tauler, e-Notum, e-Fact, ERES, e-Tram, CÒPIA, etc. Però també pròpies, com la Seu Electrònica, mitjà pel qual la comunitat universitària i els tercers es relacionen amb la universitat.

La transferència es defineix com el procés amb el qual es canvia la custòdia dels documents, implicant un trasllat físic de la documentació al dipòsit d'arxiu o bé un traspàs virtual a l'arxiu digital. Particularment aquesta transferència prové de l'Àrea de Gestió Acadèmica, que ha hagut d'omplir un formulari de transferència que recull diferent informació sobre la documentació transferida. Llavors, des del servei, hem de comprovar que tot estigui correcte, per posteriorment instal·lar la documentació al nostre dipòsit d'arxiu.

Aquest és el nostre equip, i està format per: Albert Aragay - Cap de serveiNúria Pou - Arxivera i gestora documentalMiquel Casadevall - Suport administratiu

Un dels serveis més importants que ofereix l’Arxiu és garantir l’accés i la consulta de tots els documents que custodia a tots els membres de la comunitat universitària i als ciutadans en general. Per això disposem d’un espai de consulta, condicionat amb totes les mesures de seguretat i complint amb la respectiva legislació sobre protecció de dades personals i complint els procediments establerts en el nostre reglament.

- Horari Setembre a juny De dilluns a divendres (matins), de 9.00 a 13.00 De dilluns a dijous (tardes), de 15.00 a 18.00 Juliol i agost Matins de 9.00 a 14.00

En el marc de la unitat d’administració electrònica, també gestionem el servei de certificació digital en coordinació amb el CSUC i el Consorci AOC. El certificat digital més comú que es tramita al personal de la UVic-UCC és la T-CAT (targeta física) i la T-CAT P (certificat de programari). Aleshores, com part d’aquesta gestió dels certificats, també brindem suport i assessorament en relació a la seva instal·lació, primer ús, gestió, seguretat i qualsevol altra incidència que pugi sorgir.

"L'arxiver construeix el passat que el futur coneixerà" Terry Cook

#Arxivemlacovid19 va ser una de les darreres campanyes, impulsada per l'Associació d'Arxivers i Gestors Documentals de Catalunya a la que es va adherir l'arxiu, amb l'objectiu de preservar les evidències i testimonis més rellevants, dels efectes de la pandèmia sobre la societat. Durant tot el curs es podrà visitar l’exposició virtual #ArxivemLaCOVID19

Actualment estem impulsant la campanya #UArxivem25Anys, amb motiu de la commemoració dels 25 anys de la UVic que tindrà lloc el curs vinent. Llavors l'objectiu de la campanya, és recollir fotografies que hagin fet els membres de la comunitat universitària durant aquest període de temps, perquè formin part de l’Exposició que es dissenyarà en el marc dels actes de commemoració d’aquesta memorable data.

La unitat de registre electrònic és una part fonamental del nostre servei, ja que permet portat a terme el registre de entrada i sortida dels documents. Aquesta eina ens permet, rebre les sol·licituds, escrits i comunicacions trameses des de la plataforma EACAT o des de la Seu Electrònica de la universitat adreçats a qualsevol òrgan de la UVic-UCC i remetre-les a les persones, els òrgans o les unitats responsables de la tramitació.

Document electrònic “Document en què la informació és manipulada, transmesa o processada per mitjans informàtics i té contingut, context i estructura suficient per a testimoniar l’activitat que l’ha generat”. NODAC

Des del Servei de Gestió Documental, Arxiu i Registre dissenyem recursos formatius virtuals en petit format i amb continguts audiovisuals per afavorir que els usuaris interns de la universitat puguin utilitzar les eines de gestió que els posem a l'abast, tant en l'àmbit de la gestió documental i arxiu com del registre electrònic i l'administració electrònica. Els cursos en línia s'inclouen dins el pla de formació contínua del personal de la UVIC-UCC i es troben allotjats a la plataforma moodle Ubiqua. Actualment la formació en línia sobre eAdmninistració, consta amb 5 cursos de formació i 143 inscrits.

El Servei de Gestió Documental, Arxiu i Registre té com a missió desenvolupar polítiques en l'àmbit de la gestió documental i implementar un sistema de gestió documental que doni suport a la Universitat per prendre decisions en tots els àmbits competencials que li corresponen, en totes les unitats de l‘estructura, i en els terminis i en la forma adequats; així com recollir, conservar, tractar, avaluar, fer accessible i difondre el patrimoni documental.