Tuto webinaire

Réussir son webinaire Zoom

Service Ressources Pédagogiques et Numériques - Service Ressources et dynamiques collaboratives de Florac

Introduction

Mais pourquoi ?

Introduction

Pour organiser un webinaire, il y a quelques rôles indispensables. C'est par ces rôles que nous vous proposons de vous préparer.

Définition des rôles

Choisis ton rôle

Technique

Animation

On aurait pu mettre "organisation". Tu es à la croisée de toutes les missions, de toutes les décisions. Bonne chance !

Intervention

Le centre de toutes les attentions... De grands pouvoir impliquent de grandes responsabilités... et quelques petites tâches

Technique

On compte sur toi pour sécuriser la mission en amont, et sauver la situation en cas de pépin de dernière minute.

La liste des tâches à faire avant le jour J

Animation / Avant

• Définir le compte adapté sur zoom avec la technique et en faire la réservation
  
• Créer un formulaire d'inscription et diffuser le lien zoom aux inscrit·e·s
  
• Définir le titre, les dates et horaires et le programme avec les intervenant.e.s
  

• Définir les modes d'interaction avec les intervenant.e.s
  

Question / réponse, ateliers, sondage, chat ... Il y a une myriade de solutions pour faire un webinaire interactif.

Qu'elles soient propre à zoom ou externe, il faut opérer ce choix en amont pour, le cas échéant, préparer les outils nécessaires.

Nous avons accès à trois type de comptes :

• Compte perso : limité en nombre de participants (2) ou en temps (on est coupé après 40 min mais on peut relancer avec le même lien). Il n'est pas adapté à un webinaire, uniquement à des échanges en petit comité.
• Compte pro : à réserver auprès du guichet unique. Permet jusqu'à 1000 participants, de la diffusion en ligne (Youtube et Facebook) et des divisions en sous groupe. C'est la solution pour des sessions ou tous les participants peuvent intervenir : atelier, réunion. Et cela convient aussi pour des diffusion en ligne : portes ouvertes, tuto...
• Webinaire : permet jusqu'à 10 000 participants, avec une partition très nette entre les participants et les intervenants qui sont, de base, les seuls à avoir la parole. Il est toutefois possible de modifier les rôles en cours de session ou d’interagir avec les participants par un système de questions/réponses en plus du chat. Le webinaire permet aussi de gérer les inscriptions et d'interagir par mail avec les inscrits. C'est la solution qui ressemble le plus à une "conférence", elle est plus descendante.

C'est maintenant que tout se joue ! (no stress)

Animation / Pendant

• Se connecter en avance grace aux identifiants
  
• Présenter l'intervenant.e et le déroulé du webinaire
• Faire un rappel technique de base
• Prévenir si le contenu est enregistré
• Veiller si des questions arrivent sur le chat (ou d'autres espaces définis)

Notamment :

• Éteindre votre micro
• Renommer votre fenêtre par vos prénoms et noms
• Utilisez la "discussion" de zoom pour les questions techniques

C'est maintenant que tout se joue ! (no stress)

Animation / Pendant

• Partager les documents utiles
  
• Répartir les groupes et rester en salle principale pour les "égaré·e·s"
• S'assurer du bon déroulement des échanges et de la répartition de la parole en fonction de la méthode choisie
  

Après la victoire, il reste des missions...

Animation / Après

• Envoyer un mail complet aux participant·e·s
• Communiquer sur les ressources produites
  

• Ressources utiles (documents, liens...)
• Justificatif de participation
• Formulaire d'évaluation
• Open badge
• ...

La liste des tâches à faire avant le jour J

Intervention / Avant

• Arrêter un titre avec l'animation
  
• Communiquer sa présentation
  
• Faire un test avec la technique
  

Tout le monde est là qui t'attend. Respire un grand coup et ...

Intervention / Pendant

• Être en avance
  
• Dérouler son intervention, en veillant à ne pas être trop long·ue et à garder du temps pour les échanges
  

Ton public a encore besoin de toi

Intervenant / Après

• Transmettre les ressources évoquées
  
• Participer à la diffusion des contenus mis en ligne
  

La liste des tâches à faire avant le jour J

Technique / Avant

• Définir le compte adapté sur zoom avec l'animation
  

• Paramétrer la réunion en amont
  
• Faire un test avec l'intervenant·e
• Prévoir le contact (chat, tel...) pour l'assistance technique en direct
  

Lors de la création de la réunion :

• Connectez-vous avec votre navigateur (une connexion avec le client Zoom déconnecterait une utilisation en cours, ne faites pas peur à vos collègues).
• Dans "Réunions", "Planifier une réunion" (en vous étant assuré qu'il n'y en avait pas déjà une au même créneau).
• Remplissez les champs :
  • Obligatoire : donnez un sujet exact, date, heure et durée
  • Optionnel : code secret, salle d'attente, authentification (en fonction que vous vouliez privilégier la sécurité ou la facilité d'accès); son et vidéo actifs; enregistrement...
• Copiez le lien d'invitation et diffusez le aux participants, avec le code secret le cas échéant.

Fixer un RDV avec l'intervenant et l'animateur·trice pour s'assurer de lever un maximum de pièges. Dans l'idéal, chacun sera dans les conditions matérielles prévues pour le webinaire (même ordi, même matériel son, même connexion).

• Tester le son et accompagner les interlocuteurs s'ils ne savent pas le régler
• Tester le partage d'écran
• Tester la diffusion de vidéos ou de son le cas échéant
• Tester les outils choisis pour interagir avec le public (quizz, sondage...)

Nous avons accès à trois type de comptes :

• Compte perso : limité en nombre de participants (2) ou en temps (on est coupé après 40 min mais on peut relancer avec le même lien). Il n'est pas adapté à un webinaire, uniquement à des échanges en petit comité.
• Compte pro : à réserver auprès du guichet unique. Permet jusqu'à 1000 participants, de la diffusion en ligne (Youtube et Facebook) et des divisions en sous groupe. C'est la solution pour des sessions ou tous les participants peuvent intervenir : atelier, réunion. Et cela convient aussi pour des diffusion en ligne : portes ouvertes, tuto...
• Webinaire : permet jusqu'à 10 000 participants, avec une partition très nette entre les participants et les intervenants qui sont, de base, les seuls à avoir la parole. Il est toutefois possible de modifier les rôles en cours de session ou d’interagir avec les participants par un système de questions/réponses en plus du chat. Le webinaire permet aussi de gérer les inscriptions et d'interagir par mail avec les inscrits. C'est la solution qui ressemble le plus à une "conférence", elle est plus descendante.

Depuis la tour de contrôle

Technique / Pendant

• Démarrer le streaming le cas échéant
  
• Veiller sur les espaces d'interactions avec les participant·e·s que tout se passe bien
• Couper les micros "oubliés"

Tout s'est bien déroulé, bravo ! Il ne reste plus qu'à

Technique / Après

• Récupérer la vidéo et la mettre en ligne si nécessaire

Crédits et mentions légales

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