NOVEDADES DE LA DOCUMENTACIÓN 2

Novedades de la Documentación No. 2

Marzo - abril de 2021

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vaf-pr-005-udes

Procedimiento de Peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones. Se incluye la definición de incidencia, se incluyen tres condiciones generales, se ajusta el punto de 5. Desarrollo de contenido, frente a la nueva actualización del Proyecto Educativo Institucional. Se ajusta el numeral 5.2, donde se incluye a los Centros de Conciliación en los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar, así como se aclara el tratamiento que se realiza a las incidencias registradas al subproceso del campus virtual. Se ajusta todo el numeral 5.2.2. donde se actualiza el link para el registro de las incidencias, así como el registro de la identificación gráfica del acceso para el registro de las incidencias de forma virtual. Se actualiza el numeral 5.4 y se incluye el numeral 5.5 Cierre de las incidencias. En el numeral 7 se incluye la definición de incidencias y se actualiza el formato en la sección de anexo.

Versión 10 Abril 13/21

vaf-pi-001-udes

Políticas Institucionales de los procesos y subprocesos del SGC-VAF. Principales cambios Revisión general del documento: se revisan y actualizan textos de las políticas definidas, para facilitar la comprensión del lector y asegurar el cumplimiento en concordancia con lo establecido. Se identifican los siguientes cambios específicos: Atención al Estudiante: se incluye apartado sobre Devoluciones y Congelaciones, Capítulo 7, Art. 65 del Reglamento Académico y Estudiantil. Talento Humano: se incluye apartados relacionados con el tema del conflicto de intereses como lineamiento institucional a la hora de una contratación o asignación de cargo. Presupuesto: se incluyen apartados relacionados con los ingresos financieros. Crédito y Cartera: se incluye trámite de devoluciones de dinero por no apertura de programas académicos o eventos de educación continua. Servicio a Usuario: se identifican políticas relativas a la seguridad de la información para incluirlas dentro de las políticas institucionales del subproceso de Seguridad Informática. Infraestructura Tecnológica: se incluyen políticas institucionales relacionadas con red inalámbrica y correo electrónico, registradas anteriormente dentro del apartado de Seguridad Informática. Se incluye política relacionada con la creación de correos electrónicos para estudiantes nuevos. Seguridad Informática: se incluyen apartados relacionados con la seguridad de la información, incluidos anteriormente dentro de las políticas de Servicio a Usuario; se trasladan a Infraestructura Tecnológica, políticas específicas sobre uso de la red inalámbrica y correo electrónico. Se ajusta clasificación de las políticas de acuerdo a las diferentes temáticas. Se actualiza contenido del numeral 6.4.5. Gestión Documental: se incluyen políticas relacionadas con la correspondencia enviada y recibida a través de medios digitales y con propuestas del proceso en caso de contingencias que afecten la continuidad de las actividades o la prestación de los servicios del proceso. No se identificaron cambios en las políticas institucionales de los procesos de: Gestión Administrativa y Gestión Financiera y en el subproceso de Sistemas de Información.

Versión 10Abril 12/21

vaf-pg-002-udes

Programa de Auditorías Se realiza la actualización del programa de auditorías incluyendo al Centro de Conciliación como parte del SGC-VAF.

Versión 11Abril 21/21

vaf-pr-003-udes

Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora Se realiza revisión general del documento. Se distinguen apartados de Posibles toma de acciones para el tratamiento de acciones correctivas, preventivas o de mejora, incluyendo definición de; entrenamiento, capacitación y formación; se aplica numeración 4.1.6 al apartado relacionado con los Informes de Estados de las ACPM del SGC-VAF/SG-SST y Centro de Conciliación Se revisan y actualizan Tablas de Responsables y Plazos y Diagrama de Flujo.

Versión 13Abril 27/21

vaf-pr-001-udes

Versión 10 Abril 29/21

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Procedimiento de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones. Se incluye la definición de incidencia, se incluyen tres condiciones generales, se ajusta el punto de 5. Desarrollo de contenido, frente a la nueva actualización del Proyecto Educativo Institucional. Se ajusta el numeral 5.2, donde se incluye a los Centros de Conciliación en los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar, así como se aclara el tratamiento que se realiza a las incidencias registradas al subproceso del campus virtual. Se ajusta todo el numeral 5.2.2. donde se actualiza el link para el registro de las incidencias, así como el registro de la identificación gráfica del acceso para el registro de las incidencias de forma virtual. Se actualiza el numeral 5.4 y se incluye el numeral 5.5, Cierre de las incidencias. En el numeral 7 se incluye la definición de incidencias y se actualiza el formato en la sección de anexo.

Políticas Institucionales de los procesos y subprocesos del SGC-VAF. Principales cambios Revisión general del documento: se revisan y actualizan textos de las políticas definidas, para facilitar la comprensión del lector y asegurar el cumplimiento en concordancia con lo establecido. Se identifican los siguientes cambios específicos: Atención al Estudiante: se incluye apartado sobre Devoluciones y Congelaciones, Capítulo 7, Art. 65 del Reglamento Académico y Estudiantil. Talento Humano: se incluye apartados relacionados con el tema del conflicto de intereses como lineamiento institucional a la hora de una contratación o asignación de cargo. Presupuesto: se incluyen apartados relacionados con los ingresos financieros. Crédito y Cartera: se incluye trámite de devoluciones de dinero por no apertura de programas académicos o eventos de educación continua. Servicio a Usuario: se identifican políticas relativas a la seguridad de la información para incluirlas dentro de las políticas institucionales del subproceso de Seguridad Informática. Infraestructura Tecnológica: se incluyen políticas institucionales relacionadas con red inalámbrica y correo electrónico, registradas anteriormente dentro del apartado de Seguridad Informática. Se incluye política relacionada con la creación de correos electrónicos para estudiantes nuevos. Seguridad Informática: se incluyen apartados relacionados con la seguridad de la información, incluidos anteriormente dentro de las políticas de Servicio a Usuario; se trasladan a Infraestructura Tecnológica, políticas específicas sobre uso de la red inalámbrica y correo electrónico. Se ajusta clasificación de las políticas de acuerdo a las diferentes temáticas. Se actualiza contenido del numeral 6.4.5. Gestión Documental: se incluyen políticas relacionadas con la correspondencia enviada y recibida a través de medios digitales y con propuestas del proceso en caso de contingencias que afecten la continuidad de las actividades o la prestación de los servicios del proceso. No se identificaron cambios en las políticas institucionales de los procesos de: Gestión Administrativa y Gestión Financiera y en el subproceso de Sistemas de Información.

Programa de Auditorías Se realiza la actualización del programa de auditorías incluyendo al Centro de Conciliación como parte del SGC-VAF

Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora Se realiza revisión general del documento. Se distinguen apartados de Posibles toma de acciones para el tratamiento de acciones correctivas, preventivas o de mejora, incluyendo definición de; entrenamiento, capacitación y formación; se aplica numeración 4.1.6 al apartado relacionado con los Informes de Estados de las ACPM del SGC-VAF/SG-SST y Centro de Conciliación Se revisan y actualizan Tablas de Responsables y Plazos y Diagrama de Flujo.

Procedimientos de Control de las Salidas No Conformes. Se incluye en el documento la información relativa a la identificación y tratamiento de las salidas no conformes de los servicios del Centro de Conciliación, de acuerdo a los requisitos de la NTC 5906: 2012. Se ajusta estructura del documento de acuerdo a las etapas definidas en el aplicativo para la gestión de salidas no conformes. Se especifican apartados de plazos, responsables de la identificación, seguimiento y cierre de las salidas no conformes. Se identifican numerales de segmentos relacionados con: acciones correctivas, informe de estado de las salidas no conformes, para facilitar su identificación y consulta. Se actualiza diagrama de flujo y se incluyen en las definiciones, conceptos relativos a la “determinación” y a la “acción”, de acuerdo a las definiciones de la NTC – ISO 9000:2015, numerales 3.8 y 3.12.

Divulgación de información documentada La divulgación es el acto de hacer pública una información, que esté al alcance de todas las personas. Se refiere a acciones que expongan y difundan un contenido que puede ser de interés público, bien sea sobre un tema general o específico. La divulgación puede presentarse en diferentes formatos, ya sea escrita, en video o en audio La importancia de la divulgación es promover la información y el conocimiento, poniéndolo al alcance de todos. La divulgación se alcance cuando quien posee la información la coloca al alcance de los demás. El lenguaje utilizado para divulgar la información debe estar acorde al público destinado y la información debe provenir de fuentes confiables, dar a conocer conceptos, datos, acontecimientos, resultados, análisis, opiniones, nuevos contenidos entre otros. La divulgación, es la estrategia de comunicación que aplica el SGC-VAF, para poner al alcance de las partes interesadas el contenido de: Revista del SGC-VAF (escrita y en audio) (https://issuu.com/udescuc/docs/pdf_final_cartilla_vol_13) ; blog del SGC-VAF (gc-vaf.blogspot.com/2021/03/marco-estrategico.html).

IMPORTANTE:

• Los documentos deben descargarse desde el aplicativo KAWAK.
• Revise los apartados de plazos y responsables documentados en los procedimientos de ACPM y SNC. para evitar incumplimientos.
• Considere para la planeación de actividades de su proceso o subproceso, las fechas estimadas para la realización de auditorías, que se incluyen en el Programa de Auditorías.
• Revise las políticas institucionales de los procesos y subprocesos con los cuales su proceso o subproceso interactúa para la provisión y prestación del servicio, esto le permitirá una optimización en el uso de los recursos, reduciendo y optimizando los costos de operación y de gestión, logrando una mayor productividad.
• Para brindar orientación suficiente y adecuada a sus partes interesadas, acerca del registro de incidencias de PQRSF, revise el contenido de este procedimiento.

No está permitido el uso de versiones obsoletas de los documentos, incluidos los formatos, en este orden de ideas, las Tablas de Identificación y Valoración de Riesgos del SGC-VAF, del Contexto Organizacional y de las necesidades y expectativas de las partes interesadas que fueron eliminadas, se consideran documentos obsoletos. Condiciones generales del Procedimiento de Control de Documentos y Registros: Es responsabilidad del líder nacional del proceso y/o subproceso, comunicar la documentación vigente a sus respectivos líderes en los Campus y a su vez estos, comunicarán a las partes interesadas pertinentes el uso de los mismos. Es responsabilidad del líder del proceso y/o subproceso y del funcionario encargado del uso del documento, velar por el uso de las versiones vigentes de la información documentada para lo cual debe realizar acciones como: comunicar inmediatamente a las partes interesadas pertinentes las actualizaciones realizadas a los documentos, revisar la disponibilidad de versiones vigentes de la documentación en los micro-sitios web en donde se publican, implementar acciones para verificar uso de las versiones vigentes o coordinar con el proceso de Gestión Documental esta actividad para su ejecución. El utilizar documentos desactualizados puede ocasionar desvíos al objetivo de un proceso. Los líderes de proceso/subproceso deben revisar mínimo una vez al año los documentos del proceso o subproceso con el fin de verificar su pertinencia y realizar las actualizaciones necesarias, en los casos que aplique. Cuando no se detecten cambios a realizar, deberá reportarse al proceso de Gestión Documental la revisión realizada, indicando que no se identificaron cambios para que se actualice el control de cambios. En este caso no se registra cambio de versión, se indica en el campo Descripción del cambio que corresponde a Revisión anual del documento, no se identifican cambios, se actualiza la fecha y se registra el responsable de la revisión; si se requiere modificaciones debe seguirse lo descrito en este procedimiento para la documentación de la información. Los líderes en campus reportaran al líder nacional las solicitudes de ajustes o concepto de conformidad, a través de correo electrónico.