V2- COMMUNAUTE CREA_ Comment créer une communauté de covoiturage ?

Je clique ici pour commencer

Découvrez comment créer et utiliser une communauté de covoitureurs pour vos salariés sur ouestgo.fr, la plateforme de covoiturage du quotidien, bretonne et ligérienne, publique et sans commission

éhop vous accompagne :

Pour une meilleure expérience privilégiez un visionnage sur un ordinateur

L'association éhop vous accompagne au quotidien dans vos démarches de covoiturage au 02 99 35 10 77 ou par mail contact@ehopcovoiturons-nous.fr

Le seul site de covoiturage qui nous permet de covoiturer comme on veut : tous les jours, pour rendre service, pour aller vers un évènement, ...

Aucune commission sur vos trajets et pas d'échange d'argent en ligne !

un site ET une application smartphone de covoiturage publique

Pour accéder à Ouestgo.fr, deux solutions :

Quelque soit la solution choisie, vous aurez accès aux mêmes services et fonctionnalités

Le site web www.ouestgo.fr

L'application smartphone à télécharger

En 1 clic , vous accèdez : - aux communautés de covoitureurs, - aux évènements - ou encore au service de covoiturage solidaire pour l'emploi

Astuce ! Il est possible, même sans inscription, de faire une recherche de trajets

En haut de la page, cliquez sur "inscription" ou "connexion" pour vous inscire ou vous connecter

Présentation générale de la plateforme ouestgo

Faciliter les prises de contact et mise en relation en créant de la confiance et un sentiment d'appartenance entre covoitureurs

Regrouper dans un même groupe des inscrits Ouestgo.fr qui ont un interêt commun, par exemple : salariés d’une même entreprise, d’une zone d’activités, habitants d’une même commune

Chaque communauté dispose d'un référent de communauté qui a pour mission de suivre et dynamiser le covoiturage et d'être en lien avec les covoitureurs de sa communauté

Pourquoi créer une communauté de covoiturage ?

Une fois CONNECTE, je peux cliquer sur le bouton "rejoindre la communauté "

Le nombre de membres dans la communauté

La prise de contact n'est pas possible

La liste de toutes les communautés existantes

La page d'accueil de chaque communauté comprenant : le descriptif, le logo, le module de recherche de trajet, la cartographie "anonyme" des trajets déposés

Ce qui est visible sans être connecté :

Certaines informations sont visibles depuis l'inferface front-office de la plateforme ouestgo.fr : - sans qu'on soit inscrit/connecté à Ouestgo.fr - sans qu'on soit membre d'une communauté

Ce que les usagers de ouestgo.fr voient d'une communauté

Pas de panique ! éhop vous accompagne et vous aide à comprendre comment utiliser ces différentes fonctionnalités :)

Obtenir des statistiques sur l'activité de sa communauté

Modérer les membres

Communiquer avec les membres de la communauté

Donner de la visibilité à sa communauté via un widget, des mailings,...

Créer sa communauté

Les fonctionalités mises à disposition des référents de communauté

Communautés

Gérer une communauté >

Créer une communauté >

Depuis la page d'accueil, cliquez sur "voir les communautés"

Rappel : pour créer une communauté, il est indispensable d'être inscrit et connecté à la plateforme Ouestgo.fr

Créer une communauté

Créer une communauté

Précisez l'adresse du lieu de destination (adresse de l'entreprise, du siège, de la zone d'activité...

Il est possible de réserver l'adhésion à votre communauté à certaines adresses mails, précisez ici la terminaison d'adresse mail souhaitée

Insérez ici une image ou un logo représentatif de votre communauté

Renseignez un nom pour votre communauté ainsi qu'une description courte ET une description un peu plus détaillée

Si mon entreprise n'adhère pas à éhop, contactez le modérateur actuel via la messagerie ou directement Ouestgo (contact@ouestgo.fr) qui pourra procéder aux modifications.

Si mon entreprise adhère à éhop, l'association gère la communauté et peut vous nommer en tant que référent supplémentaire. Contactez votre chargé.e de mission éhop

Je ne connais pas la personne nommée référente de communauté ou cette personne ne fait plus partie de mon entreprise ?

Je vérifie dans la liste des membres qui est référent de cette communauté. Si cette personne est toujours dans mon entreprise, je prend contact avec elle. Plus loin dans la dernière planche ("Gérer votre communauté 11/11"), vous verrez comment changer le statut d'un membre d'une communauté.

La communauté de mon entreprise existe déjà sur Ouestgo.fr ?

Créer une communauté

Ce rôle vous donne automatiquement accès à un "back office", interface de gestion de la communauté

Vous avez créé une communauté de trajet dont êtes désormais le Référent, vous avez le rôle d'administrateur de cette communauté

Gérer une communauté 1/11

Cliquez sur "Administrer ma communauté" pour rejoindre l'interface de gestion de votre communauté ou renseignez l'URL : https://admin.ouestgo.fr PUIS Saisissez vos identifiants et mots de passe Ouestgo.fr

Gérer une communauté 2/11

cliquer ici pour un accès direct au tuto "gérer votre communauté"

cliquer ici pour un accès direct au tuto "statistiques"

2 accès possibles à votre communauté

En vous identifiant, vous ouvrez une interface de gestion vous proposant : - un tableau de bord de statistiques (nombre d'inscrits selon des périodes, nombre de covoiturages...) - un onglet communauté vous permettant d'administrer vos membres (ajout/ modération, emailling ciblé ou de masse)

Gérer une communauté 3/11

Le mode "afficher" permet de retrouver les informations sur votre communauté (descriptif...)

Le mode "éditer" permet de modifier les informations sur votre communauté (descriptif...)

En cliquant sur l'onglet "communauté", vous accédez à la liste de la ou des communautés que vous avez créées ou pour lesquelles vous avez été nommé "référent)

Gérer une communauté 4/11

le type de validation (automatique, manuel ou par nom de domaine)

N'oubliez pas de bien enregistrer chaque modification.

l'export de la liste des membres et de leurs informations en format CSV

la possiblité de masquer ou non les annonces proposées aux non-membres

la possibilité de masquer ou non les membres de la communauté aux non-membres

Grâce au mode "éditer" , vous pouvez : - modifier les informations principales telles que l'adresse, le nom de la communauté, le logo, les descriptifs - avoir accès à des options spécifiques telles que :

Gérer une communauté 5/11

Avant de passer à la rédaction de votre email, un avertissement apparait. Il rappelle votre responsabilité dans le bon usage de l'envoi de mailing.

A partir de cette liste, vous pouvez sélectionner tout ou partie des membres et leur envoyer un mail. ATTENTION: ne pas envoyer de mail à ceux qui le souhaitent pas. Vous pouvez le vérifier dans la colonne "accepte les emails".

Gérer une communauté 6/11

Vous pouvez : - rédiger l'objet du mail puis être guidé pour ajouter un titre, un texte ou une image - mettre en forme votre texte en mettant en gras, souligné ou italique, en changeant de police... Il est même possible d'envoyer un test avant l'envoi définitif.

Vous accédez ensuite à un éditeur de mail qui vous aide à mettre en page le mail que vous souhaitez envoyer.

Gérer une communauté 7/11

Les emails peuvent être individuels ou très ciblés. Par exemple, il est important que les membres de la communauté déposent des trajets conducteur ou passager dans la communauté. Vérifiez régulièrement si cela est fait. Dans le cas contraire, envoyez un mail pour inciter au dépôt de trajet. Un trajet déposé, c'est augmenter ses chances de covoiturer :)

Les emails peuvent être collectifs. Communiquez auprès de toute votre communauté de covoitureurs pour : - les inviter à un évènement - rechercher un témoignage - les féliciter - les informer de nouveautés sur le covoiturage (mise en place de stationnement, d'incitatif...)

L'envoi de mail est très utile pour dynamiser et animer votre communauté de covoitureurs

Gérer une communauté 8/11

Pour apporter des modifications, il faut cliquer sur "éditer"

La liste des membres ainsi que leur statut, la date d'adhésion/refus à la communauté et s'ils acceptent ou non les emails est disponible

En cliquant sur "membre et modérateurs", vous accédez à nouveau à la liste des membres

Gérer une communauté 9/11

Que ce soit lors de l'ajout ou lors de la suppression d'un membre, pensez à le prévenir par mail. Cela n'est pas automatique.

Supprimer un membre : cliquez simplement sur "supprimer" en face du nom de la personne à retirer de la communauté.Cela est notamment utile si une personne a quitté l'entreprise. A noter : cela ne supprime pas le compte ouestgo.fr ni les trajets déposés par la personne

Ajouter un membre : Cliquer sur "ajouter un membre" puis renseigner le nom et prénom de la personne que vous souhaitez ajouter, la sélectionner dans la liste puis valider. ATTENTION : il est nécessaire que cette personne soit inscrite sur ouestgo au préalable

Les actions possibles

Après avoir cliqué sur "éditer", vous pouvez modifier la liste des membres et modérateur.

Gérer une communauté 10/11

Pensez à prévenir les membres de votre communauté de chaque changement de statut. L'envoi de notification ou mail n'est pas automatique.

Modifier le statut d'un membre : En cliquant sur le statut d'un membre, il est possible de le modifier. Voici les différents statuts : - en attente : ce statut est disponible en mode de validation manuelle des membres. Vous devez vérifier si le membre est éligible avec votre communauté avant de changer son statut - membre : ce statut est le statut classique d'un membre d'une communauté - modérateur : ce statut est attribué à la ou aux personnes en charge d'administrer la communauté - Vous pouvez ajouter plusieurs modérateurs. - refusé : ce statut est utilisé pour refuser des membres en attente d'admission et non elligible sur votre communauté.

Les actions possibles

Aprés avoir cliqué sur "éditer", vous pouvez modifier la liste des membres et modérateur.

Gérer une communauté 11/11

Mesurer l’évolution des inscrits(crise sanitaire, nouvelle organisation du travail…)

Graphique

Nombre global

Graphique

Nombre global

Le nombre d'offres et de demandes (régulières ET ponctuelles) de covoiturage associées à votre communauté

Le nombre d'adhérents à votre communauté. Pour voir les fluctuations suite à une campagne de communication et/ou des événements internes sur le covoiturage

Le nombre d'inscriptions validées (= usager ouestgo ayant finalisé son inscription en validant son adresse électronique)

Dès l'identification validée, vous ouvrez un tableau de bord vous permettant d'obtenir des statistiques quant à l'activité de votre communauté. En un coup d'oeil vous pouvez ainsi connaître :

Les statistiques de ma communauté

Répartition mensuelle des offres et demandes déposées

Répartition mensuelle du nombre d'inscrits

Le nombre de demandes (régulières ET ponctuelles)

Le nombre d'offres (régulières ET ponctuelles)

Le nombre d'adhérents à votre communauté

Le nombre d'inscription validées (= usager ouestgo ayant finalisé son inscription en validant son adresse électronique)

Les statistiques de ma communauté

Plus de témoignages sur le covoiturage sur notre chaine Youtube " Paroles de covoitureurs" Cliquer ici :

Des questions supplémentaires sur Ouestgo ?felix.moal@region.bzh 02 99 27 15 99Des questions sur l'accompagnement au changement en faveur du covoiturage en Bretagne ? Contacter l'équipe éhop au 02.99.35.10.77 - contact@ehop.bzh

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