Archivage

QuizzArchivage !

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Privées

Publiques

En établissement, les archives sont ...

Privées et publiques

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Bravo !

Il existe des archives privées et des archives publiques, des règles différentes s’appliquent en fonction de la nature des archives.

Lorsqu'il s'agit d'archives publiques, je respecte ...

Ma méthode de classement

Les consignes de mon établissement

Les consignes des archives départementales

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Bravo !

Pour les archives publiques, ce sont les Archives départementales qui décident localement des règles de gestion à appliquer

Je peux conserver tous les documents indéfiniement :

Oui, si j'ai de la place

Non, je me réfère au tableau de gestion

Non, je détruit tout

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Bravo !

Chaque établissement a un tableau de gestion unique à suivre, qui reprend à la fois la politique associative, les règlementations et recommandations nationales et européennes, ainsi que les consignes des archives départementales (AD)Il établit pour chaque document la durée de conservation et le "sort final" à l'issu de cette durée (versement aux archives, destruction)

Oui

Non

Mettre en place une politique d'archivage fait partie de la mise en conformité au RGPD (Règlement Général sur la Protection des données) ?

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Bravo !

Un des principes importants du RGPD est celui de la minimisation des données : nous ne devons conserver des données personnelles qu’à condition d’avoir une réelle justification pour cette conservation.Une politique d'archivage est donc indispensable Une fois la durée d’utilité administrative (DUA) passée, les documents doivent être soit détruits, soit versés aux archives départementales (AD), sur la base de ce qui est défini dans le « tableau de gestion ».

Non

Oui

Pour un même dossier (usager, salarié), tous les documents ont la même durée de conservation ?

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Bravo !

Non, les durées de conservation dépendent du type de document et non du type de dossier. Au moment du passage d’un dossier en archive intermédiaire, il peut donc être intéressant de constituer différents feuillets / sous dossiers en regroupant les documents par durée de conservation.

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Bravo !

Non, les durées de conservation dépendent du type de document et non du type de dossier. Au moment du passage d’un dossier en archive intermédiaire, il peut donc être intéressant de constituer différents feuillets / sous dossiers en regroupant les documents par durée de conservation.

Non

Oui

Je conserve l'intégralité des dossiers lorsque je les passe en archive dite "intermédiaire"

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Bravo !

Au passage d’un dossier en archive, un premier tri doit s’opérer, et les documents n’ayant pas d’intérêt peuvent être détruits ou supprimés (ex. document d’identité qui ne serait plus valide)

Oui

Non

Les archives ne doivent pas être accessibles à tous les professionnels

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Bravo !

Quel que soit le support de conservation des archives, pour être considérées comme étant des "archives intermédiaires" et non pas des documents en "base courante", il est important que l’accès à ces données soit restreint (ex. local fermant à clé, accès limités à un dossier partagé, droits de consultation spécifiques paramétrés dans un logiciel métier).

L'archivage doit se faire

Lorsque je n'ai plus de place

Périodiquement

Question suivante

Bravo !

Archiver (faire du tri, classer, détruire, verser) périodiquement permet d'être au clair dans ses archives et d'éviter de constituer un arriéré trop importantAinsi, en se conformant au tableau de gestion propre à son département, il faudra réaliser périodiquement des destructions, ou des versements de documents aux archives départementales.

Oui

Non

Les durées de conservation sont les mêmes pour les documents papiers ou numériques ?

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Bravo !

Les mêmes règles s'appliquent, avec pour les documents au format numérique une attention particulière à porter sur : l'arborescence (où archiver quoi) et la dénomination des fichiers afin de retrouver plus facilement les informations le moment venu

Qu'est-ce qu'un bordereau de pré-archivage ?

Un récépissé des Archives Départementales

Un outil de description des archives

Fin du quizz

Bravo !

Le bordereau de pré archivage est un outil de description des archives. Il s’agit d’un tableau qui recense tous les documents se trouvant dans les locaux d’archivage, ou dans un dossier d’archives informatisées (les données archivées dans les logiciels métiers ne sont pas concernées ici). Cet outil permet de savoir exactement ce qu'il y a dans es archives afin de gagner du temps dans les recherches administratives et le cas échéant de répondre plus rapidement aux demandes de consultation.

Essaie encore

Oh non !

Pour en savoir plus

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