Assemblée générale en visioconférence et vote à distance

Assemblée générale etvote par correspondance à distance

Les votes en visio

Les rôles

Les logiciels

Se préparer à l'avance

Envoyer le lien de connexion

Les mesures dérogatoires

Bonnes pratiques

Le vote par correpondance

Vote par correspondance à distance

Assemblée générale en visioconférence

Les modalités de convocation

Balotilo : logiciel libre et gratuit

Sommaire

d'infos

Loi n°2020-1379 du 14 novembre 2020 autorisant la prorogation de l’état d’urgence sanitaire et portant diverses mesures de gestion de la crise sanitaire, Ordonnance n°2020-1497 du 2 décembre 2020.

Portrait

Paysage

Les mesures dérogatoires jusqu’au 01/04/2021 et +

La taille de votre visuelle doit s’adapter à celui du réseau.

Le réseaux sociaux

Adapter le message à votre cible en prenant en compte ses spécificités (âge, handicap…) pour une bonne perception du message

La cible

Le format

Pour l'impression

Pour le web

La convocation

Les éléments à inclure

• Date et heure ;

• lieu ou mode de rassemblement (visioconférence) ;
• l'ordre du jour ;

• les textes de décisions soumises au vote et le bulletin de vote ou lien vers le vote en ligne

• les rapports et documents permettant de statuer ;
• il est possible d'envoyer le lien de connexion dans la convocation mais il est conseillé de le renvoyer quelques jours avant l'assemblée générale.

• Se référer aux statuts.

• Si rien n'est précisé dans les statuts, convoquer dans un délai raisonnable (3 semaines).
• Avoir les adresses mails de ses adhérents.
• Changement du mode de réunion jusqu'à trois jours avant la date de l'assemblée générale.

Les modalités

• le lien de connexion vers la salle de réunion virtuelle ;

• le numéro de téléphone d'une ou plusieurs personnes à contacter en cas de problème à se connecter ;
• les conseils pour réussir sa visioconférence ;
• dans la mesure du possible un tutoriel d'aide à la connexion.

Conseils pour réussir sa visioconférence :

• isolez-vous dans une pièce calme – tous les bruits s’entendent ;
• dans la mesure du possible évitez de vous mettre en contre-jour ;
• orientez votre caméra pour que l’on voit votre visage en entier ;
• utilisez un casque avec micro pour mieux entendre et être mieux entendu (les écouteurs de votre téléphone peuvent suffire) ;
• si vous ne prenez pas la parole, coupez votre micro (cela permettra de fluidifier la connexion de tous et d’éviter les bruits en arrière fond).

Deux à trois jours avant l'assemblée générale, envoyer un mail aux adhérents contenant :

Envoyer le lien de connexion

Pour les associations familialesPour les autres associations

télécharger un modèle de conducteur

• synthétiser le déroulé, les interventants dans un document qui servira de conducteur ;

• prévoir 2 heures maximum de réunion ;
• organiser une semaine avant, une répétition avec tous les intervenants afin de tester le logiciel.

Des personnes pour vous accompagner dans la préparation :

Quelques bonnes pratiques pour être préparé le jour J :

Se préparer à l'avance

Attention, sur beaucoup de logiciels, celui qui partage son écran ne peut plus voir les autres participants.

Personne qui partage son écran (uniquement si vous présentez un document à l'assemblée).

Partage d'écran

Prennent des notes pour rédiger le PV de l'assemblée

Prise de note

Ils comptent les voix au moment des votes

Comptage des voix

Les rôles peuvent se cumuler

Coupent les micros, gèrent le chat et les problèmes de connexion

Modérateurs

Assure le fil conducteur, passe la parole, anime la réunion

Animateur

les rôles

• prévoir un temps d'accueil pour gérer les problèmes de connexion et discuter de manière informelle avec les participants.

• Au démarrage rappeler les consignes et expliquer comment se servir du logiciel (caméra, micro, chat, lever la main...), les modalités de vote si celui-ci se fait à main levée.

• Si l’assemblée générale doit respecter un quorum, annoncer si il est atteint et à quel niveau (% des adhérents etc.).

• Ouvrir la salle de réunion au moins 15 minutes avant l'heure.

Conseils pour réussir son AG :

• Garder le sourire ;
• penser à la convivialité
• bonne foi et sincérité du scrutin ;
• vous avez préparé votre AG au mieux, avec les moyens dont vous disposez au sein de l’association. Les adhérents connectés sont là pour soutenir un projet commun !

Quelques bonnes pratiques pour être prêt le jour J :

les bonnes pratiques

d'infos

d'infos

Si votre association compte peu de membres, le vote à main levée en visio est possible.

• soit faire voter les adhérents en direct lors de l'assemblée générale en visio ;
• Soit, faire voter vos adhérents en amont en organisant un vote par correpondance.

Les votes en visioconférence

Vous avez deux possibilités :

Vote par correspondance numérique

Pour fixer les délais (envoi des documents, délai de réponses, temps de dépouillement) :

1. se référer aux statuts de l’association ;
2. sans précision dans les statuts, se conformer aux usages ;
3. sinon, fixer un délai raisonnable de trois semaines.

• Il est important d’envoyer des éléments permettant de prendre une décision dans un délai suffisant pour en prendre connaissance afin de garantir un consentement éclairé.

• Le vote par correspondance par voie électronique nécessite que le votant ait fourni préalablement son adresse mail.

• Le dépouillement se fait sous le contrôle d’assesseurs et le résultat des votes est constaté en séance.

• La date butoire pour voter doit être fixée 3 jours avant l'assemblée générale.

Le vote par correspondance

Les membres adressent un formulaire de vote (électronique ou papier) qui sera utilisé pour être pris en compte pour la réunion à laquelle ils ont été convoqués.

• Prévenir vos adhérents en amont qu'ils vont recevoir un mail.
• Convient uniquement si vos adhérents pèsent le même poids (1 adhérent = 1 voix)

• Inscription rapide (fournir un mail) ;
• réponses à choix multiples ;
• suivi des votants ;
• envoi de rappels par mail.

Découvrir Balotilo

Logiciel gratuit et libre qui permet de réaliser des votes par correspondance numérique à bulletin secret ou non.

Balotilo

Accéder au tableau comparatif

Attention, l'assemblée générale est un moment important pour la vie de votre association qui réunira peut-être beaucoup de participants. Il convient donc de bien choisir l'outil que vous utiliserez en fonction de vos besoins.

Des logiciels

* Cette liste est non exhaustive.

Tableau comparatif *

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Contactez-nous : Udaf de l'Essonnesecretariat.general@udaf91.fr01 60 91 30 00 / 30 01

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