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GESTIÓN DE ARCHIVOS EN LA NUBE

GOOGLE DRIVE Y DROPBOX

EMPEZAR

Índice

¿Qué es la nube?

Ventajas de la nube

¿Por qué estar en la nube?

Utilidad de la nube

Trabajo colaborativo

Ventajas del trabajo colaborativo online

¿Qué es Google Drive?

Ventajas de Google Drive

Inconvenientes

Consejos

¿Cómo acceder?

Aplicación móvil

¿Cómo sincronizar drive?

Dropbox

Inconvenientes Dropbox

Consejos para optimizar Dropbox

Darse de alta

Página principal

Aplicación móvil

Drivev vs Dropbox

¿Con cuál me quedo?

¿Qué es la nube o cloud?

La nube “Cloud Computing” en inglés, es una red mundial de servidores que posibilita al usuario/a el almacenamiento masivo y el acceso a todos tus archivos, programas y documentos de forma telemática desde cualquier lugar del mundo.La nube es lo que suple al disco duro externo o USB, ya no se necesitan dispositivos físicos para tener tus datos almacenados.Del mismo modo, no utiliza el espacio de tu dispositivo móvil, portátil o fijo, sino que toda esa información se almacena en Internet, a través la página web o aplicación del programa que utilices.

Ventajas de utilizar la nube

Seguridad

Trabajo en equipo

Organización

Ahorra espacio

Disponibilidad

Las empresas que prestan este tipo de servicios son especialistas e invierten en la seguridad de tus datos, proporcionando un gran sistema de seguridad, por lo que son plataformas muy seguras.

Facilita el trabajo en equipo dándote la posibilidad de compartir el contenido que desees con las personas de tu equipo, almacenándolo en la Nube sin necesidad de enviar correos electrónicos. Facilita la cooperación y ayuda a la creación de contenidos.

Te permite tener un lugar donde puedes almacenar todo tu contenido, organizado por carpetas y con un buscador que te ahorra el tiempo de búsqueda del archivo que necesites si no recuerdas donde estaba guardado.

Tener acceso a la Nube, te permite liberar tus dispositivos de espacio que puedes necesitar para utilizar otras aplicaciones..

Todos los contenidos que tienes en la nube estánsiempre disponibles, solo necesitas tener conexión a Internet, tu usuario y contraseña para acceder y podrás hacerlo desde cualquier dispositivo móvil, tablet y ordenador.

Tradicionalmente la mayor parte de las empresas no utilizaban la nube para almacenar todo tipo de información y archivos. Las herramientas que veremos posteriormente (Dropbox y Google Drive), son de gran utilidad, pero son servicios que no tienen la suficiente capacidad y extensión para las empresas, por lo que las organizaciones optan por otro tipo de compañías que tienen una nube con mayor capacidad y variedad de servicios.Cada vez más empresas Españolas optan por utilizar este tipo de servicios, aunque están por debajo de la media en Europa.Las empresas, sobre todo las del sector de TICs, optan por la transformación digital debido a los múltiples beneficios que ofrecen a nivel de seguridad y productividad entre otros. De hecho, cuando mejor implementada esté la nube en la empresa, más altos son los ingresos de la organización. Las ventajas de que las empresas se sumen a este cambio son numerosas y su implementación va a ocasionar multitud de estos efectos.

¿Por qué debe tu empresa estar en la nube?

Legalidad

Independencia

Accesibilidad

Actualización

Seguridad

Adaptación

Utilidad de la nube para las empresas I

La posibilidad de acceder a los datos almacenados en la nube desde cualquier lugar y dispositivo ha sido muy beneficioso tanto para la productividad de las empresas como para la satisfacción de sus trabajadores.Este gran avance ha hecho posible el teletrabajo y por lo tanto, la conciliación familiar, así como la flexibilidad horaria.

Los servicios de la nube se adaptan a las necesidades de cada organización, dando un servicio a medida. Además, pueden ir ampliando sus servicios o reduciéndolos en base a sus necesidades. Lo mismo sucede con la capacidad de almacenamiento, que puede llegar a ser ilimitada si la organización así lo solicitase.

La nube se va actualizando continuamentey se van introduciendo novedades y mejoras progresivamente que perfeccionan la aplicación, mejorando la experiencia del/a usuario/a.

La legislación va cambiando cada poco tiempo al igual que la gestión de los procesos y las certificaciones. Por lo tanto, el hecho de tener toda la información volcada en la nube asegura el cumplimiento de la LOPD.Las plataformas digitales tienen en cuenta estas consideraciones, lo que evita muchos problemas a la hora de recibir una inspección en la organización.

La seguridad es lo primero. Como hemos mencionado anteriormente, los servicios que ofrece la nube tienen un acceso controlado y la intrusión no le afecta debido a que las personas que trabajan en este sector tienen dedicación exclusiva para garantizar la seguridad de la documentación de los/as usuarios/as.Es mucho másbaratopara una empresa tener los servicios de la nube que garantizar la seguridad de sus equipos invirtiendo en antivirus o el mantenimiento de los mismos contratando a personal especializado.

Aumenta la independencia de la organización: las organizaciones dejan de depender de un proveedor, de mantenimiento y de hardware.Son aplicaciones intuitivas, su puesta en marcha y su uso son sencillos.Desde Internet, la nube ofrece sus servicios y no es necesario que haya un intermediario, la propia nube vende sus productos, facilita demostraciones, proporciona soporte técnico.

Ahorro

Copia seguridad

Conexión

Productividad

Organización

Utilidad de la nube para las empresas II

El pago se efectúa por la utilización de productos y servicios, sin costes adicionales, sin necesidad de invertir en infraestructura informática y el mantenimiento de equipos y licencias.De hecho, si la organización no estuviese satisfecha con la nube porque no se ajusta a sus necesidades, podría cambiar instantáneamente de producto y su coste sería mínimo.

La Nube es la encargada de hacer copias de seguridad sin que la empresa tenga que preocuparse por esta cuestión. Los archivos se van subiendo y se sincronizan y actualizan automáticamente en ese mismo momento.

La Nube permite a la organización estar continuamente conectada. La empresa que gestiona la nube se encarga de su mantenimiento y de resolver cualquier incidencia que se produzca, así como de minimizar las caídas y por lo tanto, evitar que la empresa se quede fuera del mercado por estas razones.Esto reduce también los costes de mantenimiento y de IT.

Los servicios que ofrece la nube y sus aplicaciones dan muchas facilidades en el trabajo colaborativo.No solo se trata de un servidor que almacena archivos, sino que posibilita trabajar en equipo en un entorno colaborativo y hacer seguimiento y tareas de coordinación.La clientela externa también podrían acceder a la nube si la organización lo considerase oportuno.

La nube, cuando se utiliza correctamente, ofrece procesos ágiles y efectivos que ayudan a que aumente la productividad de la organización y, por consiguiente, sus ingresos.

Trabajo colaborativo online

El trabajo colaborativo es una forma de trabajar en equipo a través de Internet, utilizando una serie de herramientas digitales que lo facilitan, donde existen diferentes roles que se relacionan y complementan y que tienen como objetivo alcanzar una meta. Se trata de una manera de trabajar donde participan dos o más personas para construir un proyecto común, donde las herramientas informáticas son el medio que ayudan a alcanzar el fin.Pujolas (2008) afirma que el aprendizaje cooperativo no solo es un recurso muy eficaz para enseñar al alumnado, sino que también es un contenido escolar más que deben aprender a lo largo de su escolaridad y que, por lo tanto, debemos enseñarles tan sistemáticamente como les enseñamos los demás contenidos curriculares.Para que el alumnado aprenda a trabajar en equipo es muy importante que formen equipos de trabajo estables durante un tiempo considerable.

Ventajas del trabajo colaborativo online

Innovación

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Comunicación

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Productividad

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Multidisciplinar

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Interdependencia

05

Optimización

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El trabajo colaborativo da lugar a el intercambio de información, fomentando lacreatividady lainnovación, dando lugar a nuevas propuestas originales.

Esclave para alcanzar el objetivo común del equipo. Cada persona del equipo tiene que trabajar en este sentido para que la comunicación fluya.

Para que un equipo sea productivo, se debe poner el foco en elobjetivoque se quiere lograr ypriorizarbien las tareas.

Contar con un equipo con diferentes especializaciones mejora los resultados.Además, las personas del equipo aprenden mutuamente y el resultado final del proyecto es más completo y tiene máscalidad.

El papel de cada participante es fundamental en cualquier proyecto, fomentando el compañerismo, mejorando la comunicación y la confianza, trabajando por conseguir el objetivo común.

Un equipo con diferentes roles, fortalezas y debilidades se complementa a la perfección cuando las conoce. Además, un equipo multidisciplinar permite optimizar el tiempo y los recursos ya que pueden trabajar en diferentes proyectos a la vez.

A continuación, comenzaremos a hablar sobre la herramienta Google Drive:

Herramienta de trabajo colaborativo en la nube:

Google Drive

Herramienta de trabajo colaborativo en la nube: Google Drive

¿Qué es Google Drive?

Google Drive es una aplicación de Google que posibilita modificar, compartir, almacenar y consultar tus archivos en línea. Como se trata de una herramienta en la que toda la información se almacena en una nube, tienes la posibilidad de acceder a ella desde cualquier lugar y dispositivo, siempre que tengas conexión a Internet.Además, te permite acceder a diferentes herramientas ofimáticas y crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones, dibujos, formularios…También tienes la posibilidad de compartir los archivos que desees con otras personas y cualquier cambio que introduzcas o actualización de los documentos será sincronizado automáticamente en ese instante siempre que tengas conexión a internet.

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Características de Google Drive I

Almacenamiento

Compatibilidad

Sincronización

Seguridad

Historial

Puedes almacenar el contenido de forma segura e independiente a tu ordenador, tablet o smartphone, puesto que se almacena en la Nube de Google Drive, sin ocupar espacio en tu dispositivo y con la seguridad de que si a este le sucede algo,toda tu información está a salvo.AdemásDrive utiliza el cifrado SSL, que es el protocolo de seguridad que se usa en Gmail y en otros servicios de Google.

Con la sincronización de Google Drive, todo el contenido (cualquier archivo, imagen, vídeos y fotos) se almacena y se guarda en el mismo lugar automáticamente.Esto implica que se puede realizar el mismo trabajo desde diferentes dispositivos (PC, Smartphone, Tablet...), sin perder el contenido.

Puedes acceder al contenido de la plataforma en su formato real (Word, PDF, Excel…) debido a que escompatible con los archivos de Microsoft Office.

Con una cuenta de Google, obtienes 15 GB de almacenamiento gratuito. Esos 15 Gb son compartidos con Google Drive, Gmail y Google Fotos, así que puedes almacenar archivos o contenido adjunto en correos electrónicos, o crear una copia de seguridad de tus fotos y videos.

Existe una manera de controlar qué personas han trabajado sobre un mismo documentos y cómo se ha ido modificando a lo largo del tiempo. También puedes restaurar y recuperar las versiones anteriores que almacena Google hasta 30 días.

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Características de Google Drive II

Adjunta contenido desde tu correo

Búsqueda efectiva

Variedad de aplicaciones

Escanea

Sin conexión

Con un smartphone, con el sistema operativo de Android, puedes sacarle una foto a un documento y Drive lo guardará como un documento PDF.

Puedes trabajar con diferentes aplicaciones ofimáticas con Google Drive, colaborando con otros/as usuarios/as y compartiendo tus documentos.

Con Google Drive puedes realizar búsquedas muy efectivas, ya que reconoce imágenes y textos de los documentos que compartes en tu red. Si buscas un archivo que contenga por ejemplo "león" encontrarás un archivo con ese nombre si lo tienes guardado e incluso imágenes.

Cuando recibes un archivo adjunto en tu correo electrónico, puedes guardar ese archivo, vídeo o foto directamente en Drive solo pulsando sobre el archivo en el icono de Drive.

Puedesacceder y ver tus archivos cuando no tengas conexión.

Ventajas de Google Drive

A continuación te presentamos las principales ventajas que nos ofrece esta herramienta:

Accesibilidad y disponibilidad

Copia de seguridad instantánea

Intuitivo

Gratuita

Accesibilidad y disponibilidad. Desde cualquier lugar y dispositivo.

Copia de seguridad instantánea.Independientemente de que tu dispositivo sufra algún daño o pérdida tu contenido estará a salvo.

Intuitivo.Es una plataforma que te permite trabajar fácilmente debido a su sencillez.

Gratuita.Se trata de una aplicación que te permite almacenar hasta 15 Gb de forma gratuita.

Inconvenientes de Google Drive

A continuación te presentamos los principales inconvenientes que tiene esta herramienta:

Conexión a Intenet

Problemas con los documentos compartidos

Cerrar sesión

Cuenta de gmail

Para utilizar y trabajar con la mayor parte de los servicios que ofrece, debes estar conectado/a a Internet.

Cualquier persona autorizada en los documentos puede eliminarlos.

Si mantienes abierta la sesión en otro dispositivo cualquier persona que acceda a él podrá ver tu contenido.

Si quieres utilizarlo tienes que tener obligatoriamente una cuenta de Gmail.

Consejos para optimizar tu Google Drive

Aquí te dejamos algunos consejos para sacarle el máximo partido a tu Drive.

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Búsquedarápida

Gestión dearchivos

Generaenlaces

Chat

Puedes buscar rápidamente tus archivos con palabras clave. Recuerda que Drive tiene un buscador muy preciso, capaz de encontrar el archivo que buscas poniendo una palabra que está dentro de ese archivo o encontrando una imagen.

Drive trabaja de una forma muy similar a la de nuestro PC. Puedes seleccionar los archivos y arrastrarlos a la carpeta que desees, eliminarlos, copiarlos y pegarlos en otra carpeta. También puedes usar el desplegable de opciones cuando pulsas el botón derecho.

Puedes generar un enlace del documento que quieras compartir y enviárselo a todos las personas que desees.

Cuando estés trabajando con tu equipo en el mismo documento crea chats para promover el trabajo colaborativo.

¿Cómo acceder?

En este punto te vamos a enseñar a utilizar esta herramienta para que veas todos sus usos y utilidades.

Para acceder a Google Drive, es necesario tener una cuenta de Google. Podrás acceder a Google Drive a través del siguiente enlace:https://drive.google.comy podrás iniciar sesión.

También podrás acceder desde la página principal de Google: https://www.google.com/si tienes iniciada la sesión.

Página principal

Esta es la página principal de Google Drive

Nuevo: tienes la opción de crear una nueva carpeta o archivos, así como subirlos desde tu ordenador.

Búsqueda: te posibilita buscar los documentos almacenados en Drive por su nombre. Puedes introducir el nombre exacto o palabras clave.

Mi unidad: Muestra el lugar en el que estás ubicado, así como todo el contenido que has ido subiendo. Si pinchas el botón, tienes la opción de crear una nueva carpeta o archivos, así como subirlos desde tu ordenador.

Asistencia: te permite acceder a la ayuda, a formación sobre la aplicación, ver los términos y condiciones y enviar comentarios y sugerencias a Drive.

Menú de Aplicaciones: es el acceso directo a todas las aplicaciones que están relacionadas con tu cuenta de Gmail. Puedes acceder a tu correo electrónico, a tu cuenta, a tus contactos, al calendar y a diferentes aplicaciones ofimáticas.

Configuración: puedes acceder a la configuración general, instalar Drive para ordenadores y hacer combinaciones de teclas.

Página principal

Esta es la página principal de Google Drive

Compartido conmigo: Puedes acceder a todo el contenido que tienes compartido con otros usuarios.

Reciente: es un historial que indica los documentos a lo que el usuario ha ido accediendo.

Destacados: son todos aquellos documentos que has añadido a favoritos pulsando con el botón derecho "Añadir a destacados" sobre el documento que quieres destacar.

Papelera: Es el lugar donde se almacenan los documentos que se han eliminado.

Almacenamiento: indica el espacio utilizado, en una cuenta gratuita puedes consumir hasta 15 Gb. Si no fuese suficiente, debajo tienes la opción de comprar espacio.

Prioritario: Puedes crear diferentes espacios de trabajo.

Página principal

Esta es la página principal de Google Drive

Tasks: Puedes crear diferentes listas de tareas pendientes e ir tachándolas cuando las hayas realizado, se eliminarán automáticamente.

Notas de Google Keep: puedes sincronizar tus notas con tu Smartpgone, con la aplicación Web o con la extensión de Chrome.

Calendar: mientras trabajar con Drive, puedes ver simultáneamente tu agenda e ir añadiendo tareas pendientes o eliminarlas.

Vista: puedes cambiar el tipo de vista que trae preestablecida Google Drive, mostrando el contenido por carpetas. El botón que está a la derecha (i) te permite ver los detalles de cada carpeta, así como la actividad que ha tenido (archivos subidos, modificados…)

Detalles: accede a los detalles de cada documento: con quién lo compartes, fecha, tamaño... También puedes ver la actividad del archivo: cuándo lo has creado, compartido, editado. Tanto el propietario como los colaboradores.

Videotutorial

Echa un vistazo al siguiente vídeo sobre el inicio de Drive:

Crear una carpeta

Guardar archivos en Google Drive es semejante a almacenarlos en nuestro dispositivo, lo único que varía es la unidad de almacenamiento, que es la nube. Una vez hemos creado nuestra cuenta de Gmail, el siguiente paso en Google Drive es crear una estructura con las carpetas que queremos introducir para que nuestros archivos estén organizados.

Debes seleccionar este apartado. Antes de darle a crear te pedirá un nombre para la carpeta y listo. La carpeta creada se almacenará en tu unidad.

Crear un documento

Para crear un nuevo documento en Google Drive debes seguir los siguientes pasos.

Debes seleccionar la opción de crear documento de google docs. Se abre una pantalla con un documento en blanco en el que puedes empezar a trabajar.

Videotutorial

Echa un vistazo al siguiente vídeo sobre cómo crear un documento en Google Drive

Videotutorial

En este vídeo aprenderás a crear una carpeta y subir un arhivo.

Videotutorial

En este vídeo hablamos sobre el buscador de Google.

Aplicación móvil

Google Drive también pone a tu disposición la herramienta en versión app móvil para que puedas acceder a ella en cualquier momento y disfrutes de sus diferentes funcionalidades.Es muy sencilla e intuitiva de manejar, una vez que aprendas a manejar la versión para la web, esta será "pan comido".En la siguiente imagen puedes ver la interfaz de la app.

Cómo sincronizar Google Drive con tu ordenador

Google Drive te permite instalar una carpeta en tu ordenador para poder acceder a todos los archivos que tienes almacenados en la nube sin necesidad de acceder por el navegador.A continuación vamos a explicar qué es lo que puedes sincronizar con Google Drive en tu ordenador y qué pasos debes seguir para instalarlo.

Qué puedo sincronizar en Google Drive

Cuando instalas la función Copia de seguridad y sincronización, aparece en tu ordenador una nueva carpeta llamada Google Drive. Los archivos de Mi unidad y las subcarpetas que selecciones se copiarán en esa nueva carpeta. Los cambios que hagas en una carpeta se reflejarán automáticamente en la otra.También puedes sincronizar carpetas de tu ordenador, como Documentos o Escritorio. Se mostrarán en la carpeta Ordenadores de Drive en la Web. Otros elementos que puedes sincronizar:Dispositivos USB y tarjetas SDTus fotos y vídeos en Google Fotos

Pasos para Sincronizar Google Drive en tu Ordenador I

Para descargar Google Drive en tu ordenador haz clic en el siguiente enlace: https://www.google.com/drive/download/Si no puedes acceder directamente, copia el enlace y pégalo en tu navegador web.

Si deslizas hacia abajo te aparecerá la opción de descarga.

A continuación te aparecerá la siguiente pantalla:(Tienes que darle a aceptar y descargar y la descarga comenzará)

Pasos para Sincronizar Google Drive en tu Ordenador II

A continuación, ejecuta la aplicación e instálala. Una vez que esté instalada la copia, te aparecerá lo siguiente:

Te solicitará únicamente que introduzcas tu correo electrónico.

Una vez hecho esto te aparecerá lo siguiente para que elijas las carpetas de tu ordenador de las que necesites mantener una copia de seguridad siempre:

Pasos para Sincronizar Google Drive en tu Ordenador III

Seguidamente, configura la calidad de los archivos de los cuáles vamos a generar una copia y si quieres configurarla para guardar las fotos también.

A continuación, selecciona qué es lo que quieres sincronizar del Google Drive y dale a comenzar. ¡Ya tienes tu copia generándose!

A continuación hablaremos de la herramienta de gestión Dropbox

Herramienta de trabajo colaborativo en la nube:

Dropbox

Herramienta de trabajo colaborativo en la nube:

¿Qué es Dropbox?

Dropbox es una herramienta que te permite sincronizar, almacenar y centralizar en la nube el contenido digital que tienes en tu dispositivo, ya sean carpetas, archivos, documentos, imágenes, vídeos…Este servicio, al igual que Google Drive, te da la posibilidad de hacer copias de seguridad de todos tus documentos digitales, pudiendo acceder a ellos desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar. Lo único que necesitas es tu dirección de correo electrónico y tu contraseña. Además, te permite compartir tus archivos y carpetas con otros usuarios.Puedes almacenar y distribuir todos tus archivos como quieras a través de carpetas, guardar diferentes documentos, vídeos, archivos, fotografías…

Dropbox

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Características de Dropbox

Seguridad

Accesibilidad

Copias de seguridad

Historial

Compartir información

Estas son algunas de las características de Dropbox

Tiene un historial de versiones, en el que, si estás trabajando sobre un documento y quieres recuperar su versión anterior, puedes hacerlo durante 30 días.

Puedes hacer copias de seguridad de los archivos más importantes, teniendo instalada la App móvil o iniciar sesión en www.dropbox.com y recuperar los archivos que has eliminado de forma errónea durante los últimos 30 días.

Puedes acceder desde cualquier lugar ya que es compatible con dispositivos Windows, Mac y Linux. LA App móvil está disponible para Android, Windows y IOS.

Es seguro, Dropbox protege los archivos de tránsito entre sus aplicaciones y servidores, como en reposo.Te ofrece herramientas como la verificación en dos pasos y una página de seguridad de la cuenta desde la que puedes controlar los dispositivos vinculados y las sesiones y apps activas de tu cuenta.

Puedes compartir información que desees con cualquier persona y enviar archivos de gran tamaño a través de enlaces compartidos.

Inconvenientes de Dropbox

Estas son la principales ventajas que nos ofrece esta herramienta

01

Para coeditar un archivo conjunto solo lo puedes hacer desde la página web de Dropbox.

02

Solo se puede sincronizar lo que se encuentre dentro de la carpeta My Dropbox que se genera de forma automática.

03

Existe un límite de almacenamiento gratuito de 2 Gb.

Coeditar un archivo

Sincronización

Almacenamiento

Premium

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Muchas opciones de privacidad son de pago.

Consejos para optimizar tu Dropbox

A continuación te presentamos una serie de consejos para que le saques el máximo partido a tu Dropbox.

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Solicita archivos a tu equipo. En Dropbox puedes compartir carpetas y solicitar a otras usuarias que las compartan contigo, creando una solicitud del archivo y redactando un texto donde se le explica al receptor los archivos que necesitas y en qué carpeta los quieres recibir.

Vista de los archivos.Dropbox permite que veas todos los archivos que tienes almacenados. Con PDF o imágenes están soportados y se abren de forma local en la propia web de Dropbox. Cuando los archivos tienen un formato diferente, Dropbox abre los archivos en las aplicaciones originales de Office o de Drive.

Guarda marcadores (páginas web de interés). Dropbox posibilita almacenar los marcadores web que quieras. Solo tienes que arrastrarlos en el navegador dentro de la web de Dropbox para almacenarlos. Cuando pulses sobre ellos podrás ver la información y tendrás un botón para abrirlos en una pestaña nueva.Crea una carpeta para que estén bien organizados.

Trabaja sobre los archivos sin conexión.Descarga los archivos a tu dispositivo para poder verlos siempre que quieras aunque no tengas conexión.Puedes realizar cualquier modificación y se actualizará cuando tengas conexión a Internet.

Recupera las ediciones anteriores de tus documentos.Sube archivos rápidamente desde tu ordenador arrastrándolos a la pantalla de Drive.Dropbox posibilita acceder al historial de todos tus archivos anteriores.Puedes consultar todas las versiones, los cambios que se han realizado y recuperarlos.

Comparte y comenta.Dropbox permite dejar comentarios en el documento que crees, dirigirte a las personas con las que compartes el documento mencionándolas y recibirán una notificación.Puedes delimitar con el cursor la zona en la que quieres dejar el comentario.

Darse de alta en Dropbox

Si no tienes cuenta todavía, regístrate en este apartado y, si ya tienes. Inicia sesión.

Página principal de dropbox I

Archivos: te da acceso a todas tus capetas y archivos almacenados en la nube.

En compartido te ofrece, al igual que drive, la oportunidad de ver qué archivos o carpetas tienes compartidos con otros usuarios/as.

En solicitar archivo te ofrece la oportunidad de pedir a otro usuario/a con el que estés colaborando acceso a algún tipo de archivo.

Esta es la clásica papelera, aquí se almacenarán los archivos que elimines durante 30 días, pasado ese periodo, se borrarán definitivamente.

En inicio puedes encontrar la página principal de Dropbox donde podrás ver tu actividad reciente (los documentos con los que has estado trabajando).

Paper: es una aplicación de dropbox te permite crear documentos de muchos tipos: es un espacio de trabajo que reúne la creación y la coordinación en un mismo lugar. Escribe y edita, intercambia ideas, revisa diseños, administra tareas y organiza reuniones.

Transfer te permite enviar archivos de gran tamaño, hasta 100 MB sin que la persona que lo recibe tenga una cuenta en Dropbox, Además, envía un copia del documento (no el original) y te confirma cuándo la ha recibido el destinatario y cuántas veces la ha consultado.

Página principal de dropbox

Buscador de archivos. Si no encuentras algún archivo puedes buscarlo en la barra de búsqueda y te saldrá una lista de archivos con el contenido relevante.

Crear un documento.

Accede a las notificacionesque has recibido sobre cualquier cambio, edición de documentos o archivos y carpetas compartidas.

Sube los archivos que desees desde tu ordenador.

Sube los archivos que desees desde tu ordenador.

Desde estos apartados puedes crear una carpeta solo para ti o para compartirla.

Videotutorial

Echa un vistazo al siguiente vídeo donde te explicamos las principales funciones de Dropbox:

Aplicación móvil

Dropbox también pone a tu disposición la herramienta en versión app móvil para que puedas acceder a ella en cualquier momento y en cualquier lugar para que disfrutes de sus diferentes funcionalidades.Es muy sencilla e intuitiva de manejar, una vez que aprendas a manejar la versión para la web, esta será "coser y cantar".En la siguiente imagen puedes ver la interfaz de la app.

Interfaz de la aplicación

Como puedes ver, la interfaz de la aplicación es muy similar a la de la web, a continuación te marcamos qué es cada botón:

Botón de inicio

Archivos: aquí verás todos los documentos que tengas subidos a la nube.

Archivos: aquí verás todos los documentos que tengas subidos a la nube.

Fotos: aquí aparecerán las fotos que tengas compartidas.

Busca tus archivos desde aquí.

Cuenta: desde aquí podrás acceder a la configuración de tu cuenta.

Desde aquí podrás ver los archivos que tengas para ver sin conexión. Pero primero debes haberlos seleccionado.

DropboxVSGoogle Drive

Cada vez son más las personas y empresas que depositan toda la información y sus datos en la nube por las ventajas que ofrece, ya que puedes acceder a la información cuando quieras y donde quieras desde cualquier lugar del mundo.Esta es una opción muy interesante si trabajas en remoto o si no quieres transportar tu ordenador de un lado a otro con tus datos, ya que la nube garantiza la seguridad de los archivos almacenados.A continuación vamos a exponer las diferencias y similitudes que existen entre Dropbox y Google Drive.

¿Con cuál me quedo?

Veamos a continuación las diferencias entre ambas:

Almacenamiento

Carpetas y sincronización

Trabajo colaborativo

Servicios integrados

Acceso al contenido

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Sus 15 Gb de almacenamiento se comparten entre la cuenta de Gmail y Google Drive. Esta es su mayor propuesta de valor.

Puedes crear una carpeta en tu ordenador de Google Drive que se irá sincronizando instantáneamente si la persona está conectado a la red.

Puedes usar varias aplicaciones ofimáticas como Hojas de cálculo, presentaciones, Documentos de Google…, que facilitan la colaboración con otras personas debido a que pueden trabajar en el mismo documento, editarlo o modificarlo en tiempo real, dependiendo del acceso que el propietario del documento les conceda.

Incorpora diversos servicios, como el correo electrónico, el calendario, espacios para reuniones, entre otros, que facilitan la administración y distribución de la información.

Todas las personas deben estar registradas en Dropbox para compartir el contenido, aunque se pueden crear enlaces de descarga para las que no estén registradas.

El almacenamiento gratuito de 2 Gb que te ofrece es íntegro para utilizarlo en el almacenamiento de tus documentos, sin compartirlo con otra aplicación. Si lo compartes con otras personas, obtienes 500 MB por cada nuevo registro.El máximo son 16 Gb de forma gratuita.

Una vez que lo instalas, se crea automáticamente en tu ordenador una carpeta que se va sincronizando continuamente si la persona está conectada a Internet.

Te permite compartir varias carpetas con diferentes usuarios/as, lo que facilita la colaboración de los equipos.Dropbox Paperes su única aplicación de colaboración directa, en la que ofrece la posibilidad de que varias personas editen el contenido de forma grupal en un procesador de texto en línea.

Se debe estar registrado/a en Dropbox para compartir el contenido, aunque se pueden crear enlaces de descarga para personas que no estén registradas.

La sincronización es más rápida que la de Drive debido a que después de modificar un archivo, sólo copia los datos que se han cambiado.

¿Con cuál me quedo?

Como ya habrás podido comprobar, ambas herramientas de gestión de archivos en la nube son muy parecidas, aunque tienen algunas diferencias.Nosotros no podemos decirte cuál es mejor que la otra porque eso depende mucho de las necesidades que tenga tu empresa.Te animamos a que te sientes un día frente al ordenador y valores cuál se ajusta más a tus necesidades, aunque también puedes usar una para el trabajo y otra para uso personal, eso ya te lo dejamos a elección propia. Lo importante es que sea cual sea tu elección hayas aprendido a sacarle el máximo partido.

Conclusiones

¡Enhorabuena! A lo largo de este recurso has aprendido a utilizar la tan famosa "nube" y a utilizar las herramientas principales de gestión de archivos. Seguro que a partir de ahora te agilizará mucho esta gestión y podrás tener todos los documentos que necesites a tu alcance. ¡Esperamos que te haya servido de utilidad y esperamos verte en próximos cursos!

¡Muchas gracias!