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Herramientas para la organización de equipos virtuales:

Trello

Índice

Herramientas para la organización de equipos virtuales: Trello

1. Introducción a las nueva metodologías ágiles

1.1 ¿Qué son las metodologías ágiles?

1.2 Metodología Kanban

1.3 Casos de éxito

2. Trello: tablero virtual de metodología Kanban

2.1 Presentación de Trello

2.2 Aspectos básicos sobre Trello

2.7 Manejo avanzado de Trello

2.8 La automatización de flujos de trabajo con Butler de Trello

2.6 Consejos útiles para el uso de Trello

2.5 Mejora tu productividad con los Power-ups

2.4 Crear y administrar un equipo

2.3 Configuración de un tablero

01Introducción a las nuevas metodologías ágiles aplicadas al trabajo

De la transformación digital de las empresas y sus nuevos sistemas de trabajo, derivan también nuevas metodologías para alcanzar una Transformación Digital completa. Para ello, las compañías están introduciendo, implantado y desarrollando metodologías ágiles en sus diferentes departamentos.En este recurso explicaremos en detalle qué son las metodologías ágiles, cuáles son las más utilizadas, profundizaremos en el mundo Kanban y hablaremos de herramientas más utilizadas.

1.1¿Qué son las metodologías ágiles?

Ser ágil

Ser ágil significa moverse rápido, es la capacidad de actuar rápido y con eficacia ante los cambios. En un entorno líquido y cambiante con la tecnología como motor de avance, las necesidades de la clientela son diferentes y ésta Cada vez exige más rapidez y efectividad y, para ello, de contar con un método de desarrollo de proyectos que se adapte a los requisitos de rapidez y flexibilidad.

Las metodologías ágiles son aquellas que permiten adaptar la forma de trabajo a las particularidades de cada proyecto, consiguiendo flexibilidad y rapidez en la respuesta para el desarrollo del proyecto, teniendo en consideración las exigencias tanto del mercado como de la clientela.

1. Se valora más a los individuos y su interacción que a los procesos y las herramientas

Estas metodologías nacen en el año 2001, cuando en una reunión de los CEO´s de las principales empresas de software , éstos pusieron en común las mejores prácticas de cada compañía y crearon el Manifiesto Agile, un modelo en el que se planifica, se crea, se valora, se comprueba el resultado y se mejora. Los principios fundamentales de este manifiesto son la base de las metodologías ágiles tal y como se utilizan actualmente:

2. Se valora más el software que funciona que la documentación exahustiva

3. Se valora más la relación con el cliente que la negociación contractual

4. Se valora más la respuesta al cambio que el seguimiento de un plan

Este es el valor más importante del manifiesto.Estamos de acuerdo en que los procesos ayudan al trabajo y las herramientas nos ayudan a mejorar la eficiencia, pero hay tareas que requieren talento y necesitan personas que lo aporten y trabajen con una actitud adecuada.En el desarrollo ágil los procesos son una ayuda. Un soporte para guiar el trabajo. La defensa a ultranza de los procesos lleva a afirmar que con ellos se pueden conseguir resultados extraordinarios con personas mediocres, y lo cierto es que no es real cuando se necesita creatividad e innovación.

Poder anticipar cómo será el funcionamiento del producto final, observando prototipos previos, o partes ya elaboradas ofrece un “feedback” estimulante y enriquecedor, que genera ideas imposibles de concebir en un primer momento, y difícilmente se podrían incluir al redactar un documento de requisitos detallado en el comienzo del proyecto.El manifiesto ágil no da por inútil la documentación, sólo la de la documentación innecesaria. La comunicación a través de documentos no ofrece la riqueza y generación de valor que sí logra la comunicación directa entre las personas, y a través de la interacción con prototipos del producto.Por eso, siempre que sea posible debe preferirse reducir al mínimo indispensable el uso de documentación, que requiere trabajo sin aportar un valor directo al producto.

Las prácticas ágiles están indicadas para productos cuyo detalle resulta difícil prever al principio del proyecto; y si se detallara al comenzar, el resultado final tendría menos valor que si se mejoran y precisan con retroinformación continua durante el.El objetivo de un proyecto ágil no es controlar la ejecución conforme a procesos y cumplimiento de planes, sino proporcionar el mayor valor posible al producto.Así pues, esmás adecuada una relación de implicación y colaboración continua con el cliente.

Para desarrollar productos de características inestables, que tienen como factor inherente el cambio y la evolución rápida y continua, resulta mucho más valiosa la capacidad de respuesta que la de seguimiento y aseguramiento de planes. Los principales valores de la gestión ágil son la anticipación y la adaptación, diferentes a los de la gestión de proyectos ortodoxa: planificación y control que evite desviaciones del plan.

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Nuestra principal prioridad es satisfacer al cliente a través de la entrega temprana y continua de software de valor.

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Son bienvenidos los requisitos cambiantes, incluso si llegan tarde al desarrollo. Los procesos ágiles se doblegan al cambio como ventaja competitiva para el cliente.

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Entregar con frecuencia software que funcione, en periodos de un par de semanas hasta un par de meses, con preferencia en los periodos breves.

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Las personas del negocio y los desarrolladores deben trabajar juntos de forma cotidiana a través del proyecto.

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Los procesos ágiles promueven el desarrollo sostenido. Los patrocinadores, desarrolladores y usuarios deben mantener un ritmo constante de forma indefinida.

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El software que funciona es la principal medida del progreso.

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La forma más eficiente y efectiva de comunicar información de ida y vuelta dentro de un equipo de desarrollo es mediante la conversación cara a cara.

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Construcción de proyectos en torno a individuos motivados, dándoles la oportunidad y el respaldo que necesitan y procurándoles confianza para que realicen la tarea.

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La atención continua a la excelencia técnica enaltece la agilidad.

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La simplicidad como arte de maximizar la cantidad de trabajo que se hace, es esencial.

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Las mejores arquitecturas, requisitos y diseños emergen de equipos que se autoorganizan.

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En intervalos regulares, el equipo reflexiona sobre la forma de ser más efectivo y ajusta su conducta en consecuencia.

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Agile Scrum

Es un proceso en el que se aplican de manera regular un conjunto de buenas prácticas para trabajar colaborativamente, en equipo y obtener el mejor resultado posible de un proyecto.

Programación Extrema - XP

Su objetivo principal es establecer las mejores prácticas de Ingeniería de Software en el desarrollo de proyectos. Así como mejorar la productividad de los proyectos y garantizar la calidad del software desarrollado, haciendo que este supere las expectativas del cliente.

Kanban

Se define como “un sistema de producción altamente efectivo y eficiente“. El objetivo es gestionar de manera general cómo se van completando las tareas.

Metodologías ágiles más utilizadas

1.2 Metodología Kanban

¿En qué consiste la metodología Kanban?

Kanban es una palabra japonesa formada por Kan, que quiere decir visual, y Ban, que significa tarjeta. Por lo tanto, Kanban hace referencia a la gestión de tareas por medio del uso de tarjetas visuales.

Lametodología Kanbanes un sistema de producción tan eficiente como efectivo. Forma parte de las metodologías ágiles y su objetivo es gestionar cómo se completan las tareas.

Esta metodología es muy sencilla, se puede actualizar y los equipos de trabajo la pueden asumir sin problema.Al ser un método visual permite que a golpe de vista se conozca el estado de los proyectos y asignar nuevas tareas de manera muy efectiva. Para aplicarlo, es necesario un tablero de tareas con el que poder mejorar el trabajo y tener un ritmo sostenible.

Desarrolla tu estrategia Kanban

La puesta en práctica de la metodología Kanban implica la generación de un tablero de tareas que permitirá mejorar el ritmo y el flujo de trabajo asociado a los proyectos de tu empresa. Para implantar esta metodología, debes tener en cuenta los siguientes aspectos:

Paso 1

Definir el flujo de trabajo de los proyectos

Paso 2

Visualizar las tareas por fases del proyecto

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El proceso comienza creando nuestro tablero de trabajo, que deberá ser visible y accesible por parte de todas las partes implicadas en el proyecto. Dividiremos nuestro tablero en columnasy cada una de ellas se corresponderá con unestado concreto del flujo de tareas, que nos servirá para saber en qué situación se encuentra cada una de ellas. Nuestro tablero tendrá tantas columnas como estados posibles existan para el global del proyecto.Podremos crear un tablero por cada proyecto o un tablero global que atienda a la totalidad de tareas que debemos afrontar, derivadas de distintos proyectos.En relación a esto último, mencionar que el formato de tablero más comúnmente utilizado es aquel que contempla las siguientes columnas: "Tareas pendientes", "Tareas en proceso" y "Tareas finalizadas".

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El método Kanban se basa en el principio dedesarrollo incremental, dividiendo el trabajo en distintas partes, dando lugar a lo que conocemos por tareas.Traducir el proceso global de producción en objetivos específicos, mediante la identificación de las tareas a llevar a cabo durante cada etapa del trabajo, nos aportará unamejor visualización y compresión del conjunto del proyecto, en relación al volumen decarga de trabajo resultante y a su duración, principalmente.Habitualmente estas tareas se reflejan en post-itque se van depositando en las fases/columnas que correspondan. Es importante que estos post-it contengancierta información mínima descriptiva de la misma, que apoye a las personas responsables en su ejecución. Fundamentalmente, resulta de utilidad incluir las personas involucradas, su duración y fecha deseada de finalización, así como si existe dependencia entre tareas (una tarea no puede empezarse hasta que otra se finalice).

Stop starting, star finishing

Paso 3

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Este es el lema principal de la metodología Kanban. Una de las principales aportaciones de este método es queel trabajo en curso debe estar limitado, determinando un número máximo de tareas a realizar en cada fase.A esto se le añade otra idea muy interesante:no se puede abrir una nueva tarea sin finalizar otra.Con ello se trata de dar solución al problema habitual de tener muchas tareas abiertas pero con un ratio de finalización muy bajo.

Control de flujo

Paso 4

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Una vez las tareas llegan a la columna de "Tareas finalizadas" procederíamos a su almacenamiento. Accediendo a este archivo, podemos efectuar el seguimiento del proyecto global, así como establecer las medidas correctoras que fuesen necesarias para reestablecer el control de los flujos de trabajo.

Fases dentro de una estrategia Kanban

Calidad garantizada

Reducción de desperdicios

Flexibilidad

Principios de la Metodología Kanban

Existen distintas metodologías ágiles que se pueden aplicar en función de la naturaleza de tu empresa y de la organización de sus procesos internos. Pero las características que definen a Kanban y por las que se diferencia del resto son las siguientes.

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Todo lo que se hace debe salir bien a la primera, no hay margen de error. En Kanban no se premia la rapidez, sino la calidad final de las tareas realizadas.

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Kanban se basa en hacer solamente lo justo y necesario, pero hacerlo bien. Esto supone la reducción de todo aquello que es superficial o secundario - principio YAGNI:"No vas a necesitarlo" -

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Incluir ciertos márgenes para tener capacidad de dar respuesta a tareas imprevistas.Priorizaremos aquellas tareas entrantes según las necesidades del momento.

Mejora contínua

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Kanban no es simplemente un método de gestión, sino también un sistema de mejora en el desarrollo de proyectos.

Puesta en marcha de la Metodología Kanban

¿Qué necesitamos?

1. Un tablero Crear un tablero visible y accesible para todo el equipo. 2. Identificar las fases de nuestro ciclo de producción Dentro del tablero, es necesario contemplar tantas columnas como fases existan dentro de nuestro proyecto. 3. Tareas Identificar las tareas a llevar a cabo en las distintas fases del proyecto. 4. Tarjetas Cada fase del proceso de producción del proyecto contemplará tantas tarjetas como tareas requiera cada fase.

Ventajas de la metodología Kanban

Adaptabilidad

Control de las tareas

Transparencia

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Bajo esta metodología la organización se encontrará preparada para atender y dar solución a imprevistos.

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Se evitan las tareas ineficientes y se mejora la planificación, consiguiendo mejorar asimismo la productividad de las personas implicadas.

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Los tiempos de entrega son reducidos y hay una mayor fiabilidad en los mismos. Todo el mundo sabe cuál es su tarea y la de las demás personas del equipo, así como en qué momento se encuentra dentro del ciclo de producción.

En muchas organizaciones ya se utilizan las metodologías ágiles como formas de trabajo, y se van viendo las ventajas a largo plazo. Las compañías han empezado a utilizar los principios de las metodologías ágiles y las propias metodologías de distinta forma y en sus procesos de desarrollo, creación, logística, y otras áreas para poco a poco lograr convertirse en empresas mucho más funcionales y eficaces.

1.3 Casos de éxito

Steve Jobs, ha hablado en más de una ocasión acerca de cómo se gestionan los equipos de trabajo en Apple para que todo fluya. La principal característica de Apple es que es una empresa muy colaborativa, de hecho no cuentan con ningún comité, solo hay personas a cargo de proyectos, una persona a cargo del hardware de Mac, otra de Iphone, otra persona a cargo del marketing mundial, y así con todos los proyectos con los que cuenta la multinacional. Apple se organiza como una Startup, llevando a cabo reuniones semanales de 3 horas y donde se habla de qué están haciendo y cómo lo están haciendo. Cada responsable, sabe lo que hacen el resto y cómo lo hacen, y aquello que les encaja lo introducen en su propio trabajo, por ello existe mucho trabajo en equipo entre las personas responsables, y ese método luego se filtra hacia abajo, de cara a transmitir los objetivos al resto de equipos de la compañía.

Caso de éxito Apple

Tal y como indica Steve Jobs, este método de trabajo solo funciona si hay confianza en los demás profesionales, y confianza de que cada miembro de los equipos va a hacer su trabajo en tiempo y con la calidad exigida por la compañía, sin tener que estar realizando un control constante. En Apple son muy buenos en dividir un proyecto en equipos de trabajo, para que haya diferentes focos y objetivos dentro de un mismo proyecto, así todos están trabajando en el mismo producto pero cada uno se encarga de un ciclo de vida del mismo, teniendo presente la visión global, todo ello debido a los equipos de trabajo colaborativos y a la comunicación entre todos ellos. Para Jobs, es importante que los/as profesionales de los equipos aporten ideas, puntos de vista, y opiniones para la evolución y mejora, y las decisiones, considera que se deben tomar en función de los proyectos y deben dejarse guiar por la calidad de las ideas y no por las jerarquías.

Caso de éxito Apple

El uso de las metodologías ágiles en Apple

Casos de éxito Apple

En 2019, BBVA ha conseguido transformar la forma de organizarse y de trabajar de más de 33.000 personas en los servicios centrales del Grupo, incorporando la metodología ágil en su día a día. BBVA necesitaba desarrollar un sistema que resolviera todas las necesidades de la clientela y les ofreciera además servicios de valor añadido basados en la Inteligencia Artificial. Para ello comenzaron a trabajar en el desarrollo de la App, y designaron equipos pequeños y autónomos, compuestos por profesionales procedentes de diferentes áreas especializados en diversas disciplinas, que comenzaron a trabajar de una forma muy diferente a la tradicional en la que el banco había operado hasta ese momento, es decir, formaron equipos Scrum.

Caso de éxito BBVA

Tras el éxito de este proyecto, comenzaron a aplicar esta forma de trabajo a toda la estructura organizativa con el objetivo de contar con una organización más transparente, flexible y productiva. Para ello, BBVA creó una agenda única de desarrollo que sirve para priorizar todos los proyectos del banco a nivel global atendiendo a su criticidad y estrategia, evitando así duplicidades y falta de foco estratégico. Se ha conseguido tener una visión integral de la capacidad disponible en el banco para desarrollar proyectos. Se basa principalmente en asignar a cada colaborador a los proyectos donde puede aportar más valor en función de sus conocimientos y experiencia. Bajo esta metodología, BBVA cuenta con herramientas para promover el desarrollo profesional de la plantilla, que incluye un modelo de evaluación alineado con las nuevas formas de trabajo por proyectos y la incorporación de la figura del “people leader” para orientar a cada profesional en su plan de desarrollo de carrera y darles más visibilidad dentro de la organización.

Caso de éxito BBVA

El uso de las metodologías ágiles en BBVA

Casos de éxito BBVA

(Posibilidad de subtítulos en español)

Inditex aprovecha cuatro veces más su cadena logística que cualquier otra empresa similar gracias a su método ágil. En la empresa lo llaman postponement, y se trata de que retrasan la creación y envío de productos al máximo, con el objetivo de saber con exactitud si se van a necesitar más unidades de un determinado producto o no.En este sentido, el método del gigante Inditex, es lanzar un producto, y esperar a ver las ventas y por tanto la demanda del mismo, puesto que es muy difícil definir si se van a necesitar 1.000 unidades o 500.000, teniendo en cuenta que es una firma internacional y que influyen muchos factores, tales como la cultura del país al que se dirija, el tipo de sociedad, el poder adquisitivo, etc.

Caso de éxito Inditex

Para solucionar este aspecto, Inditex produce a la baja, con el objetivo de lograr hacer una estimación de ventas y por tanto de demanda, y dado que cuenta con una red logística de gran magnitud, pueden iniciar la fabricación y distribución de productos en menos de 15 días.Para conseguir este reto, Inditex, desde su central en Arteixo tiene feedback constante y diario con todas las tiendas del mundo, dándoles información diaria de los productos que más se han vendido y los que menos. Con este método, tienen la posibilidad de llevar una estimación diaria de los productos con mayor demanda, los países donde tienen más salida o menos unos productos u otros, y una gran cantidad de información que les permite resolver cualquier cuestión en poco tiempo. Además, cada equipo de trabajo, demanda de pedidos, recepción de pedidos, fabrica, envío, calidad, etc. está conectado con el resto y tienen comunicación y feedback constante acerca del estado de los diferentes ciclos de cada producto.

Caso de éxito Inditex

Caso de éxito Inditex

Tal y como se muestra en el ejemplo de Inditex se puede comprobar como la implantación de las metodologías ágiles permite a las compañías desarrollar los proyectos con éxito, reduciendo los riesgos, ya que en este caso, si se produjeran un millón de prendas de un determinado estilo y no se vendieran, supondría una gran pérdida para la compañía, puesto que había que imputar coste de materia prima, de producción, de calidad, de preparación de pedidos, de distribución, etc, cuestiones que han eliminado utilizando los métodos ágiles en su sistema de trabajo a nivel mundial.

02 Tableros virtuales de metodología Kanban: TRELLO

3.1 Presentación de Trello

Trello es una herramienta de colaboración en la nube que, bajo la metodología Kanban, permite organizar tus proyectos en tableros. Es decir, que gracias a Trello, podrás saber cuáles son las tareas que se llevan a cabo, qué integrantes del equipo trabajan en una tarea determinada y cuál es el estado de un proceso.

Opción 1

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3.2 Aspectos básicos de Trello

Pasos para crear tu cuenta de Trello

Introduce tu correo electrónico

El asistente te ayudará a crear tu primer tablero

Vista previa de un tablero

Para cada tablero debemos tener listas

países

El asistente te ayudará a crear tu primera tarjeta

Vista previa del contenido de una tarjeta

Debes confirmar tu correo electrónico para validar la cuenta

Panel principal de un tablero

En este apartado ponemos título a nuestro proyecto

Creamos columnas y listas

Creamos tarjetas o tareas

Menú del tablero

Tableros

Un tablero se compone de listas y tarjetas y representa un proyecto o un lugar en el que mantener el control y seguimiento de la información acerca de nuestras tareas y el grado de consecución que hemos conseguido de las mismas hasta el momento. Los tableros de Trello son una buena herramienta para organizar en la nube nuestras tareas de ámbito personal y profesional, así como para colaborar a tiempo real con compañeros/as de trabajo, familiares o amigos.

Listas

Las listas mantienen las tarjetas (tareas) organizadas en sus diversas fases de progreso. Pueden utilizarse para crear un flujo de trabajo en el que las tarjetas se muevan de una lista a otra desde el inicio hasta el final o, simplemente, actuar como una herramienta en la que mantener el seguimiento de ideas e información. Se puede añadir una cantidad ilimitada de listas a un tablero, y se pueden ordenar del modo que se desee. La listas que se generan por defecto atienden a "Cosas que hacer", "En proceso" y "Hecho".

Tarjetas

Las tarjetas son las unidades fundamentales de un tablero y se utilizan para representar tareas e ideas. Una tarjeta puede ser algo que debe hacerse o algo que debe recordarse. Haz clic en "Añadir una tarjeta..." en la parte inferior de una lista para crear una tarjeta nueva y podrás asignarle un nombre como "Recoger la ropa de la tintorería" o "Aclarar fechas de entregas parciales con el editor". Las tarjetas pueden personalizarse para contener una amplia variedad de información útil haciendo clic en ellas. No existe límite alguno en el número de tarjetas que se pueden añadir a un tablero.

Menú

El menú está situado en el lado derecho del tablero de Trello. El menú es la herramienta desde la que se gestiona a las personas, se controla la configuración y se habilitan los Power-Ups. Los Power Ups son calendarios, modelos de tarjetas útiles y otras plantillas de interés, así como el medio para integrar nuestros tableros con aplicaciones como Google Drive, Dropbox, Slack, entre otras. Además, se puede observar el histórico de actividad que se ha realizado en un tablero, desde la lista de actividades del menú. La funcionalidad Butler consiste en la posibilidad para automatizar tarjetas y los flujos de trabajo. Se trata de una opción avanzada que introduciremos más adelante.

Crear un tablero de Trello

Opción 1

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3.3 Configuración de un tablero

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Se pueden crear tableros desde 3 ubicaciones diferentes:1. Desde el panel central2. Desde el menú Crear3. Desde el menú +

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Paso 1

Paso 2

Crear tablero nuevo

Dar nombre a un nuevo proyecto

Añadir una lista

Paso 3

Añadir el resto de listas

Paso 4

Pasos a seguir

Asigna al tablero elnombre del proyectosobre el que vas a trabajar. Recuerda que puede ser cualquier tema: desde la organización de un evento o la gestión de un blog, hasta la planificación de tu proyecto profesional pendiente.

Haz clic en"Crear un nuevo tablero"a partir de la pestaña de tableros del equipo ohaz clic en el botón más(+), situado en el encabezado de Trello, justo a la izquierda de tu nombre, y selecciona"Crear tablero".

Añade ahora el resto de columnas o listas a tu tablero de Trello

Haz clic en"Añadir una lista"paraañadir tu primera listaal tablero, como podría ser "Cosas que hacer". Los nombres de las listas pueden ser tan simples como“Cosas que hacer”, “Tareas en proceso” y “Tareas finalizadas”, o tan detallados como el proyecto lo requiera.

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Paso 5

Paso 6

Añade tarjetas

Añadir datos a cada tarjeta

Invitar a otras personas

Paso 7

Configurar la visibilidad del tablero

Paso 8

Pasos a seguir

Para detallar claramente lo que se debe hacer, haz clicen las tarjetasparaañadir más informacióncomo:Fechas de vencimientoDescripcionesChecklistsAdjuntos

Añade tarjetas por cada tarea que deba finalizarsehaciendo clic en la opción“Añadir una tarjeta”.Es recomendable utilizar títulos cortos y concretos.

Opciones de visibilidad del tablero:Privado. El tablero podrá ser visto únicamentes por las personas que invites. Resulta una buena idea para tableros con información confidencial o sensible.Equipo. El tablero será visto por las personas de tu equipo. Permite ampliar la visibilidad a toda la organización.Público. El tablero estará accesible para toda aquella persona con acceso al enlace; puede aparecer en las búsquedas de Google.

Puedesinvitar a otras personas a tu tablerode modo que se les puedan asignar tareas. Haz clic en la opción "Invitar", situada en el menú del tablero.Puedes invitarlesingresando sus direcciones de correo electrónico o facilitándoles el enlace del tablero.Todas las personas que dispongan del enlace podrán unirse al tablero y comenzar a colaborar.

2.4Crear y administrar un equipo

Desde aquí puedes crear tu equipo personal

Desde aquí puedes crear tu equipo de negocios

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Seguidamente, llegamos al panel de gestión del equipo.Como aspecto más importante, no olvides ajustar la visibilidad del equipo y de los tableros, de modo que sean visibles asimismo para el equipo.También podrás vincular tus equipos de Slack con Trello, si utilizas esta aplicación.

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Ahora nuestro equipo ya aparece en nuestra página home o principal de Trello.Accede a su botonería de configuración para gestionar los tableros, integrantes y la visibilidad del equipo, principalmente.Los equipos gratuitos podrán estar en un máximo de 10 tableros a la vez

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Acto seguido, Trello te solicitará que invites a las personas del equipo.Para ello, introduce o pega tantos correos electrónicos como quieras, ¡incluso toda una lista!También puedes dejar esta opción para más tarde.

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El asistente te guiará para formar tu equipo en 3 sencillos pasos:- Indica el nombre del equipo- El tipo de equipo, a partir de un desplegable.- Si lo deseas, aporta una breve descripción.

Pasos para crear y administrar un equipo

Formar los equipos

Invitar a su equipo

Editar tu equipo

Panel de gestión de equipo

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Trabajar los tableros en equipo facilita el objetivo de conseguir todas nuestras tareas a tiempo. Recuerda que puedes formar equipos con compañeros/as, familiares y amigos/as. Un equipo es un conjunto de personas y tableros:- Haz clic en el botón + de la esquina superior derecha de la página de Home- Selecciona la opción de "Crear equipo" o "Crear un equipo de negocios" bajo la modalidad de pago Business Class, para disponer en este último caso de una mayor seguridad de tu información y disfrutar de mayores funcionalidades de Trello.

Crear los equipos

2.5Mejora tu productividad con los Power-Ups

Los Power-Ups son algo así como pequeñas aplicaciones que puedes adquirir para tu tablero de Trello, haciendo que los tableros tengan una mayor eficiencia. Tú puedes elegir cuáles son los Power-Ups que quieres añadir a tu tablero para así tener la mejor experiencia personalizada. Muchos de estos Power-Ups son integraciones entre Trello y algunas de tus herramientas favoritas.

¿Qué pueden hacer estos power-ups gratuitos?

Crear un calendario para que puedas ver todas las fechas de entrega de tus tareas

Adjuntar y mostrar tus archivos desde Google Drive de manera inteligente

Hacer más detallada la descripción de tus tarjetas (¡lo que significa menos clics!)

Tú y tu equipo podrán votar en tiempo real por sus tarjetas/ideas favoritas

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Puedes encontrar la lista completa de nuestros más de 130 Power-Ups en el directorio de Power-Ups de Trello. Cualquier usuario de Trello que esté utilizando la versión gratuita tiene la opción de activar un Power-Up en su tablero. Los usuarios de Trello Gold tienen la opción de activar tres Power-Ups por tablero, los equipos que tienen Business Class o Trello Enterprise tienen acceso a todos los Power-Ups. No todos los Power-Ups de Trello son gratuitos, pero tenemos muchos que sí lo son. Esta lista de los Power-Ups más populares sólo incluye los que son gratuitos, los que no necesitan de una suscripción o de pago mensual para utilizarse.

Directorio de Power-ups de Trello

Incluir un Power-up en nuestro tablero

- Accede al Menú del tableroy selecciona la opción Power-Ups.- Observa la oferta de Power-Ups que Trello puede ofrecerte.- Haz clic en "Añadir" sobre tu funcionalidad extra favorita. Trello gratuito sólo permite añadir 1 Power-Up.

En este caso hemos elegido el Calendario y vemos como ya aparece en nuestro tableroA partir de ahora, todas las fechas de vencimiento asociadas a tus tareas aparecerán sobre tu calendario.

Alguno de los Power-ups más utilizados

Google Drive

Calendario

Campos personalizados

Hangouts

Votar

Slack

Te permite añadir enlaces de Google Drive de manera fácil. Adjunta tus archivos y carpetas de Google desde la misma tarjeta. Puedes copiar y pegar el link del documento/hoja/presentación en tu tarjeta, o puedes crear y añadir un documento de Google directamente desde la tarjeta.Con el Power-Up Google Drive todo permanece en el mismo lugar a la vez que tu equipo sigue colaborando, haciendo cambios y creando nuevos documentos

El Power-Up Calendarioes uno de los mejores Power-Ups de Trello, de hecho, ¡es uno de los más populares! Además de que es fácil instalarlo, en verdad hace la diferencia en cuanto a la visualización de las fechas de entrega de tus tareas.Todos los tableros de Trello tienen la opción de fijar fechas de entrega en las tarjetas. Con el Power-Up Calendario, todas las fechas de entrega de tus tarjetas se pueden ver ¡en un mismo calendario en vista ampliada!Cuando estás en el calendario puedes ver tus tareas, seleccionarlas, moverlas a otro día para cambiar la fecha de entrega e incluso ver sus etiquetas.Este Power-Up permite el buen funcionamiento de cualquier trabajo colaborativo.Incluso puedes exportar el calendario de tu tablero a calendarios externos gracias al enlace que generaiCalendar, que es exclusivo para cada tablero.

Es útil cuando necesitas ver ciertos detalles en la parte frontal de una tarjeta pero las etiquetas no son la mejor manera de mostrarlos.Con un simple vistazo puedes ver detalles que tal vez sea necesario resaltar. Detalles como quién pagó qué factura, la cantidad de la factura, o incluso la última vez que hablaste con la persona.Puede ser información muy básica para darse una idea de los detalles sobre una tarea o proyecto específico.

Te permite mandar tarjetas de Trello directamente a tus canales de Slack favoritos o mensajes directos, todo desde la misma tarjeta de Trello.Además de mandar tarjetas, te permite recibir notificaciones y recordatorios sobre tu tablero de Trello en el canal de Slack que tú elijas. Ya no tendrás que navegar en dos barras de notificaciones, ya sólo recibirás un aviso de Slack cuando tengas que entregar algo o cuando algo se haya modificado recientemente.Un buen método para poner a todo tu equipo en la misma página es asignando un canal especifico de Slack en tu tablero de Trello y que ese canal esté especificado en el tablero. De esta manera tu equipo y los managers estarán al tanto del avance y del estado de las actualizaciones sin tener que revisar todos los tableros y todas las tarjetas.Para hacer esto, ve al "Menú", haz clic en el ícono del Power-Up Slack, elige "editar configuración del Power-Up" y podrás asignar un canal especifico de Slack al tablero.

El Power-Up Google Hangouts te permite tener un mismo puerto para todas tus videollamadas (aparte del buzón de entrada de Gmail.)Con este Power-Up, aparecerá una opción de fácil acceso para todos tus compañeros para unirse a una llamada de Hangouts en la parte superior del tablero.

Con este Power-Up, aparece un simple 👍 en tu tarjeta una vez que has votado, y lo mismo sucede para los demás miembros en sus respectivas tarjetas.Cuando todos han terminado de votar, puedes ordenar tu lista de acuerdo al número de votos para saber cuál fue la tarjeta que más votos tuvo.

Videotutorial TRELLO 1

2.6 Consejos útiles para el uso de Trello

Veremos cómo utilizar esta herramienta para sus 5 posibilidades más interesantes:

Aplicabilidad de Trello

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Almacenamiento

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Realizar seguimientos

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Compartir

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Organizar reuniones

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Mix N'Match

Los tableros de Trello también son una excelente manera dealmacenar visualmente los recursos.Un ejemplo del uso de los tableros de Trello para el almacenamiento, es la creación de un tablero con "Información para integrantes del equipo" en diferentes listas.Funciones útiles:Adjunta archivos desde tu pc o desde Google Drive, Dropbox y OneDrive a través de los Power-Ups.Marca tarjetas con etiquetasy utiliza la función de filtro para buscar rápidamente todas las tarjetas que tengan una marca relacionada.Utiliza lafunción de búsquedade Trello para conseguir las tarjetas que estás buscando.

Suele ser de interésdisponer de una ubicación centralizadapara que los distintos equipos o departamentos puedan compartir sus proyectos y avances. Así, puedes crear untablero de análisis general de la organización y/o un tablero a nivel de departamentoen el que se capte una perspectiva general de lo que se está llevando a cabo para después compartilo/s. También es buena idea crear listas por meses o ciclos fiscales.Funciones útiles:Adjunta tableros y tarjetas de proyectos para que cada persona del equipo pueda consultar sus detalles.Haz comentarios con las novedades relacionadas; éstos dejarán una huella temporal.Activael Power-Up Antigüedad de las tarjetaspara que se atenúen visualmente las tarjetas inactivas con el paso del tiempo.

En estostableros de reuniones, crea una lista de puntos a debatir como agenda de la próxima reunión. Antes de que comience, crea una lista nueva con la fecha de la reunión y, a medida que se vayan debatiendo las tarjetas, trasládalas de la lista de puntos a debatir a la lista que acabas de crear. Asimismo, si hay un elemento del que es necesario hacer un seguimiento en la siguiente reunión, déjalo en la lista "pendiente de discusión" para la próxima vez.A la finalización de un proyecto, considera utilizar una configuración de lista diferente para considerar: ¿Qué funcionó? ¿Qué es necesario cambiar? y propuestas de mejora para la próxima ocasión.Funciones útiles:Power-Up de appear.in,para añadir una sala de vídeo al tablero.Votación de Power-Up,permite a sus miembros votar tarjetas.

El carácter flexible de Trello ayuda a que se pueda mezclar, emparejar y combinar todos estos conceptos del modo que desee en un único tablero.Por ejemplo, el tablero de un proyecto también puede incluir listas de información almacenada como recursos, documentación e inspiración.Igualmente, un tablero de departamento puede incluir listas con puntos a debatir para las reuniones semanales.Los tableros de Trello son totalmente personalizables y adaptables a nuestras necesidades más específicas.

2.7 Manejo avanzado de Trello

Trello es una herramienta simple en apariencia pero de enorme dinamismo y potencial para la gestión de proyectos. Millones de personas y empresas de todos los tipos usan Trello para administrar cualquier cosa, desde procesos de incorporación de personal, listas semanales de tareas e incluso calendarios de planificación de comidas. Trello está llena de funciones, atajos y Power-Ups que impulsarán tu productividad personal y profesional. Descubramos algunos trucos avanzados.

Atajos de teclado

Trello cuenta con infinidad de atajos de teclado que nos hacen la vida más ágil.

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INFO

Menciones

¿Necesitas llamar la atención de alguna persona del equipo? Menciona su @nombre en una tarjeta o comentario y así recibirá una notificación. Igualmente puedes mencionar tableros y tarjetas para hacer alusión a los mismos.

2

Doble clic para añadir lista o tarjeta

Haz doble clic en cualquier espacio en blanco de un tablero para abrir la ventana emergente que te permitirá añadir listas y tarjetas en la ubicación más próxima.

3

Archivos adjuntos

Puedes arrastrar y soltar varios archivos desde tu escritorio a una tarjeta para subirlos. También puedes arrastrar imágenes desde otros sitios web a tus tarjetas.

4

Introducir varias tarjetas y checklist de una sola vez

Copia y pega los datos de una columna de una hoja de cálculo o de una tabla de un procesador de texto. Con ello, se creará una nueva tarjeta o checklist para cada línea establecida dentro de la lista.

5

Reordenar tableros y checklist

Si quieres reorganizar tus tableros y checklist puedes arrastrarlos en cualquier dirección y colocar los que sean más importantes en la parte superior de los listados correspondientes.

6

Copiar tableros, listas, tarjetas y checklist

Si quieres reorganizar tus tableros y checklist puedes arrastrarlos en cualquier dirección y colocar los que sean más importantes en la parte superior de los listados correspondientes.

7

Crear tarjetas por correo electrónico

Si quieres reorganizar tus tableros y checklist puedes arrastrarlos en cualquier dirección y colocar los que sean más importantes en la parte superior de los listados correspondientes.

8

Seguir listas, tableros y tarjetas

Si necesitas estar al tanto de lo que ocurre en diferentes tableros, listas o tarjetas, pero no intervienes en su ejecución directa, es preferible que utilices la función "Seguir". De este modo, recibirás todas las notificaciones relacionadas con todos ellos sin tener que asignarte como responsable de la ejecución los mismos, evitando provocar confusiones.

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Descarga las aplicaciones de Trello para el móvil y el escritorio

La aplicación de escritorio de Trello está disponible de forma gratuita, así como su versión móvil, para iOs, Windows y Android.En cuanto a la aplicación de escritorio, ésta contiene multitud de atajos propios que la diferencian de la versión web.

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2.8La automatización de flujos de trabajo con Butler de Trello

Trello Butler consiste en un programa para organizar tareas repetitivas. Las automatizaciones las generamos sencillamente, usando un lenguaje común; no resulta necesario en absoluto tener conocimientos avanzados de informática.Para añadir las automatizaciones de Butler a tus tableros, haz clic en el icono de Butler que se encuentra en el menú del tablero y podrás comenzar a programarlo a tu medida.

Butler en el tablero de Trello

Opción de acceso 1

Opción de acceso 2

Con Butler seguimos las reglas

Una vez que configuras las reglas en Butler las tarjetas las siguen de manera automática.Te ponemos un ejemplo:Has terminado una tarjeta que tiene configurado una checklist. Al pasarla a la columna de Terminado automáticamente aparece todo el checklist como marcado y la fecha de vencimiento finalizada sin tener que hacer nada más.Las reglas tendrán una reacción automática a las acciones en tus tableros como por arte de magia y operarán en todo el tablero para los otros miembros. Además, pueden generarse para manejar una gran cantidad de acciones complejas y llevar un proceso automatizado a tus tableros.

Los 5 comandos de Butler

Estos comandos son: Reglas, Botones de tarjeta, Botones de tablero, Comandos programados y Comandos de fechas de vencimiento. Los dos últimos no se encuentran disponibles en la versión gratuita de Trello.

Desde aquí podemos crear reglas

Crear reglas

Establecer una regla es tan simple como completar los campos para lo que te gustaría que sucediera cuando se lleva a cabo una acción específica o un gatillo. Por ejemplo, en el ejemplo que hemos puesto antes, un gatillo se establecería cuando cualquier persona del tablero mueva una tarjeta a la lista "Terminado". Luego crea las acciones que se producirían automáticamente cuando esa acción tenga lugar:Marcar la fecha de vencimiento como completa. Revisar todos los elementos en todas las checklists de la tarjeta. Quitar todos los miembros de la tarjeta.

Los gatillos pueden configurarse para una variedad de acciones, incluyendo:Cuando las cartas se añaden, se mueven o se archivan.Las etiquetas, archivos adjuntos, miembros y votos se añaden a las tarjetas.Las fechas de vencimiento se añaden, se marcan como completas o se incluyen en los nombres de las tarjetas.Se toman medidas en las checklists o se añaden checklists a las tarjetas.Comentarios y actualizaciones de la descripción de la tarjeta.Cuando los datos del campo personalizado se introducen, actualizan, ajustan, etc.

Vamos a crear una regla

Desde este botón podemos crear el gatillo o regla.

Observa los diferentes tipos de gatillo y selecciona el que mejor se adapte a tus necesidades.

De forma automática el sistema te sugiere varias posibilidades para construir nuestra regla

Casilla de selección mediante desplegable para completar el condicionante

Añade el gatillo cuando lo tengas configurado pinchando en +

Aquí aparece ya nuestra regla definida

Tras fijar nuestro condicionante, el sistema nos pregunta por la acción que queremos que ocurra de cumplirse ésta.

Aquí nos aparecen las diferentes acciones que podemos seleccionar.

Añadimos la acción cuando la hayamos configurado pulsando en +

Ya hemos configurado nuestra primera regla

Ejemplo de usos de reglas

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Visión general

+ info

Consigue una visión general del trabajo que tu equipo está haciendo en todos tus tableros desde un solo lugar. Por ejemplo, establece una regla en cada uno de los tableros de tu equipo para que una copia de cada tarjeta que se mueva a la lista de Terminado de un tablero sea visible en el tablero de visión general del equipo.

Checklist

+ info

Cuando se crea una tarjeta en una lista de pendientes, agrega la checklist de "pasos" para que no te pierdas de nada.

Fecha vencimiento

+ info

Cuando introduzcas un nombre de tarjeta que termina con una fecha, establecer la fecha de vencimiento de la tarjeta en esa fecha. Perfecto para las ocasiones en que se envían tarjetas por correo electrónico a tu tablero.

+ info

Cuando se añade alguien a una tarjeta, haz que Butler fije "automáticamente" la fecha de vencimiento a cinco días hábiles en el futuro y publica comentarios como, "Lo tengo". ¡Qué buen colaborador!

Añadir a alguien

Creación de botones

Butler también te permite crear automatizaciones personalizadas para tarjetas y tableros que se ejecutan dando clic en un botón. Los botones de tarjeta manejan las tareas del nivel de la tarjeta y aparecen en la parte posterior de la tarjeta. Los botones de tablero, por otra parte, aparecen en la parte superior de tu tablero y realizan tareas en todo tu tablero.Con Butler puedes crear botones que pueden realizar múltiples operaciones con un solo clic. Por ejemplo, un botón de tarjeta, cuando se le da clic, podría mover esa tarjeta a una lista específica, añadir una fecha de vencimiento para dos días en el futuro, añadir un miembro del tablero y aplicar una etiqueta especificada. O, un botón de tablero podría mover cada tarjeta con una fecha vencida a una lista especificada y ordenarlas por su etiqueta. Además, Butler hace que los botones de tarjeta y tablero creados por cualquier persona del tablero pueden ser utilizados por todos. Esto mantiene a todo tu equipo en la misma línea cuando se crea un proceso a partir de acciones, ya sea para notificar a la siguiente persona en un flujo de trabajo o priorizar tareas para la semana.

Vamos a crear un botón

Seleccionamos el icono y el nombre que tendrá el botón

Definimos la acción que queremos que tenga el botón

Seleccionamos el tipo de acción que se ajusta a nuestros intereses

Añadimos la acción cuando la tengamos configurada pulsando sobre +

Ya has completado tu primer botón!!

Consideraciones

En este recurso has adquirido los conocimientos básicos sobre metodologías ágiles para comenzar a gestionar de manera eficiente los proyectos de tu empresa o equipo.Ahora sólo queda poner en práctica las herramientas presentadas y aumentarás considerablemente la productividad!!!

Gracias!!