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Herramientas para la realización de videoconferencias

ZOOM Y MEET

Índice de contenidos

TELETRABAJAR Y COMUNICARSE ES POSIBLE

VENTAJAS DE LA COMUNICACIÓN

CONSECUENCIAS DE LA FALTA DE COMUNICACIÓN

HERRAMIENTAS PARA VIDEOCONFERENCIA: ZOOM

¿QUÉ ES ZOOM?

PÁGINA DE INICIO

PRESENTACIÓN DEL PERFIL

FUNCIONALIDADES ZOOM

¿CÓMO DARSE DE ALTA?

DENTRO DE UNA REUNIÓN

SALAS

GRABAR LA REUNIÓN

ACCEDER COMO ASISTENTE

COMPLEMENTOS

¿QUÉ ES GOOGLE MEET?

PARA SABER MÁS

FUNCIONALIDADES DE MEET

CÓMO DARSE DE ALTA

CREAR UNA REUNIÓN

PROGRAMAR UNA REUNIÓN

Teletrabajar y comunicarsees posible

Las personas, para afrontar nuevas situaciones o realidades nos encontramos perdidas.Dada la situación de crisis actual en la que no encontramos nos vemos obligados a cambiar nuestros hábitos y manera en la que concebimos nuestro día a día en el trabajo.¿Pero cómo voy a trabajar desde casa? Eso es impensable. ¡¡No sé cómo hacerlo!!

Los trabajadores y las empresas se han encontrado con una situación que les ha desbordado por no saber qué hacer o de qué manera gestionar sus equipos.Pero, como ya sabrás, la comunicación es uno de los pilares fundamentales del trabajo y, en el teletrabajo, diríamos que es la base fundamental de su funcionamiento.

Comunicación:Base fundamental del teletrabajo

Por suerte, la sociedad en la que vivimos cada vez es más tecnológica y el desarrollo de estas tecnologías nos permite poder trabajar desde cualquier parte del mundo y poder tener así un negocio donde no haya fronteras físicas.Gracias a una infinidad de herramientas que se han desarrollado podemos comunicarnos con nuestro equipo en tiempo real. Skype, Meet, Zoom o Microsoft Teams son algunas de ellas, pudiendo usar tanto desde el PC cómo del teléfono móvil. Las organizaciones deben elegir la que mejor se adecúe a sus equipos de trabajo y realizar formaciones específicas para adecuarlos a ellas.

Situaciones en las que nos comunicamos en el teletrabajo

Existen diferentes tipos de escenarios donde nos vamos a comunicar con otras personas, que vamos a desarrollar a continuación.

Exposición de productos

Formaciones

Entrevistas y dinámicas

Reuniones grupales

Reuniones 1 a 1

Contactamos con nuestro target para dar a conocer nuestro producto o servicio.Para ellos utilizamos herramientas que nos permitan video, audio, compartir documentos o pantalla para mostrar nuestro catálogo de productos o servicios sin necesidad de tener que desplazarnos.¡¡¡Nos permite ampliar nuestro mercado a cualquier parte del mundo!!!

Se realizan para impartir una clase formativa o un proyecto. En estos casos hay uno o varios participantes que son los que exponen y oyentes que sólo pueden escuchar. También se comparten documentos explicativos sobre las mismas.No todas las herramientas del mercado te permiten realizar webinar y algunas sólo s epueden utilizar en l versión Premium. Aunque sí son bastente interesantes porque durante la fomración o webinar te permite compartir pantalla, documentos, o incluso una pizarra virtual donde ir haciendo anotaciones durante la explicación. Ejemplo de esta herramienta sería Zoom.

Ya no hace falta hacer desplazarse a los candidatos de un proceso de selección para entrevistarlo o hacerle pruebas.Mediante las videollamadas individuales y grupales se pueden realizar entrevistas y pruebas técnicas y aptitudinales (compartiendo pantalla para verificar cómo se están realizando la prueba) a los candidatos para validar su continuidad en los procesos de selección.Esto nos permite que podamos ampliar nuestro campo de búsqueda de candidatos al mundo entero!!

Son reuniones de dos o más personas donde todos pueden participar. Este tipo de reuniones se utiliza para dar y recibir feedback grupal, tomar decisiones o puesta en común de ideas.Casi todas la plataformas nos permiten realizar reuniones grupales, dependiendo del número de asistentes. Por ejemplo: Whatsapp nos permite realizar videollamadas de hasta 4 participantes, Skype nos permite hasta 50 participantes por videollamada,..

Son reuniones entre dos personas que se repiten con cierta frecuencia pudiendo ser espontáneas o programadas.El objetivo de estas reuniones es dar y recibir un feedback personalizado y detectar posibles puntos de mejor individuales.En estas reuniones se puede hablar de cualquier tema, ya sea personal o profesional.Para realizar estas reuniones podemos utilizar cualquier medio de comunicación y herramienta de teletrabajo. Todas nos dan acceso a llamadas y videollamadas individuales."El foco está en la persona"

Ventajas de la comunicación en el teletrabajo

La comunicación es quizá el aspecto al que más hay que prestarle atención, tanto en trabajo presencial como en trabajo en remoto. Para ello,la comunicación interna se debe incrementar. Una buena idea es utilizar las posibilidades que ofrecen las tecnologías de la comunicación e instalar servicio telemáticos de información, discusión e información.Cuando se implanta el teletrabajo se debe desarrollar e incrementar el espíritu de trabajo en equipo.

Los éxitos, los fracasos y la información clave deben compartirse para conjuntar y motivar a los profesionales que trabajan con objetivos comunes, y donde la comunicación física debe mantenerse con el fin de no romper las relaciones de equipo.Para poder conseguir el máximo provecho de esta nueva modalidad de trabajo, lo ideal es contar con las herramientas necesarias para favorecerlo. Existen muchas personas que pueden adaptarse perfectamente, y otras que sí necesitan un control para poder rendir al máximo. Y este control se puede hacer también a distancia y frecuentemente (por ejemplo una vez a la semana).A continuación pasaremos a explicarte cuáles son las principales ventajas de esta nueva forma de comunicarnos.

Las ventajas más importantes son:

Reuniones más efectivasCon las reuniones a distancia se reducen los tiempos. Son reuniones mucho más directas que las presenciales y el mensaje va más "directo al grano".

Comunicaciones más directasA través de las herramientas tecnológicas se tiene contacto directo con la persona, líder o mando intermedio con la quieres hablar.Se reducen, por tanto,las burocracias.

Información inmediataA través de las nuevas tecnologías tenemos cualquier información al momento. Podemos comunicarnos a cualquier hora y en cualquier lugar.

Consecuencias de la falta de comunicación en el teletrabajo

A los profesionales que les ofrecen la posibilidad de teletrabajar se les abre un mundo de posibilidades y ventajas, sin embargo, no es oro todo lo que reluce, y conviene conocer no solo los pros, si no también los contras, para poder gestionar y/o evitar dichos problemas.

Falta de información

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Falta de relación con los/as compañeros/as

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Otro inconveniente importante relacionado también con la comunicación es la falta de relación con los/as compañeros/as. Aunque el/a teletrabajador/a se desplace de vez en cuando a las oficinas o hable por teléfono todos los días con sus compañeros/as, lo lógico es quecultive menos las relaciones personales.

Al estar fuera de las oficinas, es probable que se reciba menos información que la que se maneja y se transmite en las oficinas y se puedan perder noticias de interés tanto profesionales como personales.

Como ya has comprobado, la comunicación es clave, a día de hoy resulta especialmente sencillo celebrar reuniones de trabajo en remoto, gracias a las facilidades que ofrece internet y la tecnología.Ya sea por falta de tiempo, por medidas de conciliación o por una cuestión de espacio o movilidad geográfica, resulta una buena idea preparar reuniones de forma online.Para que lo tengamos más claro, aunque a estas alturas casi todos/as lo conocemos o hemos realizado alguna, recordar que una videoconferencia es toda aquella comunicación audiovisual entre, al menos dos usuarios/as con transmisión en tiempo real de audio y vídeo, sin importar el lugar donde se estén conectando.

¿Qué es una videoconferencia?

¿Crees que es importante conocer este tipo de herramientas? Seguramente, hace un par de años hubieses contestado que no, pero actualmente, y con la situación en la que nos encontramos, donde cada vez prima más el teletrabajo, más empresas optan por digitalizarse y emplear nuevas herramientas para mantenerse conectados con el resto del equipo.Además, resulta imprescindible que tengamos presente que cada dos por tres aparecen nuevas herramientas o actualizaciones de herramientas que ya existen. Generalmente son herramientas muy intuitivas y sencillas de utilizar o muy parecidas a sus predecesoras o a las de la competencia, pero, si no conoces ninguna de ellas estarás perdido/a por completo.A continuación te mostraremos dos de las herramientas de videoconferencias más utilizadas en la actualidad, tanto por empresas como por particulares. ¡Adelante!

Herramientas para videoconferencias

Herramienta para conferencias: ZOOM

Zoom es la empresa líder en videocomunicaciones empresariales modernas con una plataforma en la nube sencilla y confiable para conferencias de audio y vídeo, colaboración, chat y seminarios web en todos los dispositivos móviles, de escritorio, teléfonos y sistemas de salas.Zoom Rooms es la solución original de salas de conferencia basadas en software usada en todo el mundo en juntas, salas de conferencias, de reuniones y de capacitación, así como oficinas ejecutivas y aulas.Fundada en 2011, Zoom ayuda a empresas y organizaciones a reunir a sus equipos en unentorno uniforme.

¿Qué es Zoom?

Plataforma

Utilidad

Instalación

A continuación te detallamos los aspectos clave de esta herramienta de comunicación

Zoom es una plataforma que permite realizar videoconferencias, chatear e impartir webinars de forma rápida y sencilla. Con esta herramienta podrás hacer videollamadas y concertar reuniones y entrevistas con tus clientes.

El proceso de creación de una cuenta en Zoom es el estándar. Entras en su página web, y te registras haciendo clic en el botón naranja "Regístrese gratis".Te pedirá un correo electrónico y una contraseña. A continuación, te llegará un email de confirmación a tu bandeja de entrada. Haces clic en el enlace y ya tienes tu cuenta de Zoom creada y verificada.

Este práctico software sirve para realizar llamadas y videollamadas, enviar mensajes instantáneos y compartir archivos.Además, a través de Zoom se pueden crear videoconferencias y reuniones de una manera simplificada.Zoom te permite cambiar el fondo que tienes detrás mientras estás en una videoconferencia o usar una pizarra virtual.Su versatilidad la convierte en una herramienta multiusos para todos los profesionales de Internet.

Página de inicio de Zoom

En este apartado podrás entrar a una reunión que otro anfitrión tenga programada introduciendo el número que te hayan facilitado.

Aquí podrás crear tu propia reunióny enviar el código a quien necesites.

En este punto, si ya tienes una cuenta en zoom, podrás acceder con tus datos.

Si todavía no dispones de cuentaen la herramienta, aquí es donde debes crearla.

Presentación de un perfil en Zoom

Configuración de tu perfil, de reuniones, ver tus reuniones grabadas...

En este apartado podrás administrar tus usuarios, grupos, salas...

Si tienes cualquier consulta o duda, el equipo de Zoom se encargará de resolverlas a través de esta pestaña

En la pestaña "Recursos" tienes a tu disposición tutoriales, blogs, preguntas frecuentes, privacidad y seguridad, seminarios... ¡Échale un vistazo que seguro te resulta de utilidad!

Videotutorial

En este vídeo te mostramos estas funciones más detalladamente:

Versión Freemium

Zoom Meeting cuenta con un plan gratuito bastante interesante que incluye:

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Programar reuniones 1 a 1

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Este plan te permitiráprogramar todas las reuniones 1 a 1 que quieras, sin ningún límite de tiempo para las mismas.Estas reuniones cuentan con todas las características que hacen que Zoom sea una gran herramienta, como, por ejemplo:Capacidad para grabar la reunión y que esta se exporte en formato vídeo y audio automáticamente al finalizar.Posibilidad de añadir fondos virtuales (por si quieres hacer las videoconferencias con un croma).Diferentes vistas de hablante, y posibilidad de compartir la pantalla de tu equipo, una sola aplicación, la pantalla de un dispositivo móvil, lanzar una pizarra sobre la que escribir...

Reuniones grupales

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Te permite crearreuniones con más de una persona, de hecho podrías crear una reunión conhasta 100 participantespero recuerda que en el plan gratuito, estas reuniones se limitan a 40 min de duración máxima. Pasado ese tiempo la videoconferencia terminaría automáticamente.Una reunión con varios asistentesno es lo mismo que un webinar, eso es un complemento que tiene coste aparte y entraría dentro del plan Pro (de pago).

Funcionalidades de Zoom

URL única

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Agendar reuniones

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Durante las reuniones

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Cuando creas tu cuenta, se te asignará unaURL única. Esta dirección será el acceso a tu"room"de Zoom, es decir,tu sala de reuniones permanentes. Puedes pasarle este enlace a quien quieras para iniciar rápidamente una videoconferencia.Nota:es interesante que en las preferencias de Zoom desde la web, añadas una contraseña a dicha sala, o actives la función "llamar al timbre", de otra forma cualquiera con la URL podrá entrar a tu sala siempre que quiera.

También podrásagendar diferentes reuniones, lo cual creará diferentes URLs (otras "rooms" o salas), estas son las URLs que deberás mandar a tus compañeros/as, entrevistados/as, clientes... como lugar de reunión donde se realizará la videoconferencia.

Durante las reuniones podrás realizar diferentes acciones, comograbar la misma(que se convertirá en un archivo de video completo y otro solo de mp3 automáticamente al finalizar),compartir tu escritorio, solamente unaaplicación, o incluso la pantalla de undispositivo móvilconectado.Además, la funcionalidad depizarraes muy útil para realizar anotaciones a mano alzada y explicar conceptos que de otra forma te resultaría más complejo. No cabe duda de que puedes hacer gran cantidad de acciones. Te animo a que le eches un vistazo y las vayas probando.

Videotutorial

En este vídeo te seguimos mostrando más funcionalidades y configuraciones de Zoom. ¡Adelante!

¿Cómo darse de alta?

Zoom pone a tu disposición dos formas de acceder a la herramienta:Bien a través del navegador o mediante la aplicación que puedes descargar tanto en tu ordenador como en tu smartphone.En todos se trabaja de la misma forma solo que la versión para el ordenador tiene más funcionalidades de configuración de la cuenta.

¿Cómo darse de alta?

Como ya hemos comentado, para darte de alta tienes que seleccionar esta opción. A continuación, te pedirá que introduzcas tu fecha de nacimiento y te preguntará si eres parte de unainstitución educativa.Una vez hecho esto, te solicita un email. Al introducirlo, te pregunta si quieres recibir información en tu correo sobre la herramienta, dale a continuar y selecciona la opción que prefieras.Seguidamente te mandarán un email a la dirección que hayas puesto para confirmar tu cuenta. Accede a tu correo y confírmala.A continuación, te pedirán tus datos básicos y una contraseña.El siguiente paso esinvitar a otros usuarios a zoom (te lo puedes saltar en "omitir este paso"),Por último, se te ha creado una URL de tu reunión personal. Esta URL la puedes copiar y pegar en cualquier medio y, simplemente seleccionando en ella se accede a la reunión. ¡Ya estás listo para tus videoconferencias!

Programar una reunión

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Selecciona el botón de programar una reunión. A continuación te aparecerá la siguiente pantalla donde puedes establecer el día y la hora, así como si quieres generar un código distinto o el de tu ID.

Seguidamente, en seguridad, selecciona si quieres que haya sala de espera. Para que los participantes puedan acceder necesitan que les proporciones el código de acceso que te ofrece zoom.Al final del todo nos encontramos con "Opciones de reunión". Puedes configurar desde aquí las opciones que necesites y darle a guardar.

Una vez tengas tu reunión programada te aparecerá de la siguiente forma:Puedes añadir esta reunión a los calendarios de Google, Outlook o Yahoo para que no se te olvide.

Dentro de una reunión

Ahora vamos a crear una reunión desde el perfil. Pincha en "ser anfitrión de una reunión".

Tenemos 3 opciones para crear la reunión (aunque después puedes volver a modificarlas):Con video apagado,Con video encendido,Solo para compartir pantalla.Pincha en cualquiera de ellos.

Dentro de una reunión

A continuación, te manda a zoom.us (si no lo tienes descargado, te pedirá que lo hagas. No tardarás más de 5 minutos) Una vez descargado, se abrirá tu reunión y tendrá el siguiente aspecto:

La primera pantalla que aparece por defecto es el audio. Zoom te permite acceder a una reunión con una llamada telefónica, sin necesidad de internet o video. Desde estas dos opciones te permite configurar tanto el audio como el vídeo de la reunión. Continuamos ahora invitando a los asistentes.

En este apartado de seguridad, podrás realizar las siguientes opciones:Bloquear reuniónHabilitar sala de esperaAcciones a habilitar para los participantes: Compartir pantallaChatPermitir cambio de nombreReactiva el micrófono por ellos mismos

ParticipantesDesde aquí tienes acceso a todos los participantes a los que has invitado y en cada uno de ellos te permite varias opciones:ChatearPedir iniciar el vídeoHacer a otro anfitriónConvertir en coanfitriónRenombrarPoner en sala de esperaRetirar

ChatEl chat nos permite poder comunicarnos por escrito mientras se lleva a cabo la reunión. También tiene varias opciones de chat:Si quieres dar permiso a todos, a nadie o seleccionar si todos pueden chatear públicamente o en privado contigo.

Compartir pantallaDesde aquí podemos configurar las opciones de Compartir pantalla. Selecciona la que necesites.

GrabarEn este punto es donde podrás iniciar y parar la grabación de tu reunión.

FinPara finalizar la reunión solo tienes que darle a este botón y seleccionar bien salir de la reunión o bien finalizar la reunión para todos. Con la primera opción, aquellos que quieran seguir reunidos permanecerán en la sala.

Acceder a una reunión como asistente

A continuación vamos a entrar en una reunión como asistente. Para ello pon el ID de la reunión que te han mandado. ¡Una vez hecho esto estarás dentro de la reunión!

Videotutorial

Echa un vistazo al siguiente vídeo donde te mostramos estas funciones:

Salas, ¿Qué son?

Las salas para grupos pequeños permiten dividir la reunión de Zoom en hasta 50 sesiones separadas. Debes tener en cuenta que Las salas o Zoom Rooms pertenecen a las versiones premium de la plataforma, aunque proporcionan 30 días de prueba gratis.El anfitrión de la reunión puede elegir dividir a los participantes de la reunión en sesiones independientes automática o manualmente, y puede alternar entre sesiones en cualquier momento.Pueden crearse hasta 50 salas para grupos pequeños.Máximo de 200 participantes en una sala para grupos pequeños (con el complemento reunión grande 200).Los participantes de la sala para grupos pequeños tienen capacidad completa para audio, vídeo y pantalla compartida.

Sala de esperaLa opción de “sala de espera” permite que el participante deba esperar hasta ser aceptado por el anfitrión. Es el anfitrión el que debe acceder o denegar participación en la reunión. La opción de sala de espera nos permite poder llevar un control de los asistentes a la reunión.

Grabar una reunión

Zoom te permite grabar una reunión en la versión free de manera local, es decir, la grabación se queda guardada en el ordenador.Para ello, debemos descargarnos la versión de Zoom para escritorioen nuestro ordenador y desde ahí podremos grabar.En la versión web no aparece porque no se quedaría guardada la reunión en la nube ya que esto sólo nos lo permite la versión Premium.

Desde la herramienta descargada en tu ordenador te aparece el símbolo de "Grabar". Si lo seleccionas, la reunión comienza a grabarse automáticamente.

Grabar una reunión

Así es cómo se verácuando estés grabando la reunión. Desde aquí puedes pausarla, reanudarla o terminarla.

Si pausamos el vídeo y volvemos a reanudarlo, la grabación se queda guardada en un único archivo MP4.

Si paramos el video, al volver a reanudarlo, se graba en archivos diferentes.

A tener en cuenta:El archivo no se va a convertir a MP4 y a guardar hasta que no finalice la reunión.Cuando finaliza, automáticamente, empieza a descargarse y se nosabre la ubicación donde se ha guardado el archivo para que pueda ser compartido.

Videotutorial

Finalmente te mostramos cómo es estar dentro de la reunión con este vídeo: ¡No te lo pierdas!

Funcionalidades premium

1. PlanPROEste plan es ideal para equipos pequeños¿Qué incluye?

2. PlanBusinessEmpresas pequeñas y medianas¿Qué incluye?

3, PlanEnterprisePara empresas de gran tamaño¿Qué incluye?

1. Todas la funciones básicas2.Incluye hasta 100 participantes3.Límite de duración de la reunión de 24 horas4. Administrador de usuario.Permite gestionar usuarios, es decir, agregar, eliminar, asignar roles,....5.Controles de funciones del administrador.Controles de reunión avanzados como habilitar o inhabilitar la grabación, chats,...6.Informes.Informes sobre número de reuniones, horarios, número de participantes,....7.ID personal de la reunión a medida8.Asignar programador.Asignar a otra persona para que configure las reuniones9.1 GB de grabación en la nube MP410.Interoperabilidad con Skype. Permite a los usuarios Bussines de Skype y Lync iniciar una reunión de Zoom con la lista de contactos de la plataforma.

1. Todas la funciones básicas2. Incluye hasta 300 participantes 3. Soporte técnico exclusivo4. Panel de control administrativo. Se ve información que va desde el uso general hasta datos de reunión en vivo.5. Dirección personalizada URL de la empresa6. Opción para un desarrollo en la sede (on-premise). Permite que todo los datos estén en una nube privada7. Dominios administrados. Utiliza dirección de correo electrónico de la empresa para agregar usuarios a la cuenta automáticamente8. Ingreso individual.Permite iniciar sesión con las credenciales de su compañía9. Marca de la compañía.Agrega la marca de la compañía a su página personalizada10. Correos electrónicos personalizados.Crea una plantilla de correo electrónico con la marca para enviarla a los asistentes11. Transcripciones de grabaciones en la nube12. Añadir Complementos.Estos complementos tienen un coste adicional a los planes de pago

1. Todas la funciones del Plan Business2. Incluye entre 500 y 1000 participantes3. Almacenamiento ilimitado en la nube4. Gerente dedicado al éxito de la empresa5. Revisiones de negocios ejecutivos6. Descuentos en opciones de complemento Seminarios web y Zoom Rooms

Complementos/Extensiones

Zoom RoomsEs una solución de mejora de software para conferencias.Son salas de conferencia que facilitan realizar reuniones por video o unirse a ellas con solo tocar un botón.Si quieres saber más sobre Zooms Rooms te dejamos un enlace con información más detallada

Ver

Conector de salasEl conector de la sala de conferencias de Zoom conecta los sistemas de sala basados en los estándares con la nube de Zoom.Si quieres saber más sobre Conector de sala te dejamos un enlace con información más detallada

Ver

Zoom ofrece diferentes complementos (de pago). Te presentamos los siguientes:

Complementos/Extensiones

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Seminarios web y eventosNos permite ampliar el alcance con la solución de webinar confiable y escalable de ZoomSi quieres saber más sobre Seminario web te dejamos un enlace con información más detallada

Ver

Complementos de audio de almacenamiento en la nubeAdemás, Zoom cuenta con complementos para mejora el audio y el almacenamiento en la nube.Si quieres saber más sobre Complementos de audio y almacenaje en la nube te dejamos un enlace con información más detallada.

Aplicación móvil de ZOOM I

Hoy en día, los profesionales necesitan poder conectarse a una reunión desde cualquier dispositivo y en cualquier momento, por ello, tienes a tu disposición también la app de Zoom. Esta app te proporciona la misma calidad de experiencia que puedes tener con el zoom de escritorio. En la siguiente imagen tienes la captura de la app. Está disponible tanto en Android como en iOS.Además en esta app podrás agregar contactos con su teléfono y enviarles directamente el código de la reunión para que se conectenSu uso es bastante intuitivo, ¡una vez que ya te has hecho con la app del ordenador, esta te resultará pan comido!

Aplicación móvil de ZOOM II

Echa un vistazo al siguiente vídeo sobre cómo utilizar la app de zoom:

Herramientas para videoconferencias: Hangouts

¿Qué es Hangouts?

Hasta la fecha, Hangouts era el servicio de mensajería que incluía dos versiones: classic y meet. Además de servicio de mensajería esta herramienta destacaba por poder realizar videollamadas y llamadas telefónicas.En la actualidad, hangouts en sí no ha desaparecido por completo, seguirá activa para la aplicación chat de consumidores en Google+.Es decir, en apps como gmail seguirá estando hangouts, pero ahora su funcionalidad es la de llevar a cabo un chat con nuestros contactos. Eso sí, en la versión de Workplace G Suite de google, hangouts sí que se queda completamente olvidada.En la siguiente imagen tienes el ejemplo de la interfaz del chat en el gmail.

Herramientas para videoconferencias: Google Meet

Es el equipo para videoconferencia de Google, creado para mejorar la experiencia de las videollamadas profesionales. Está formado por la aplicación de Meet y por su hardware de videoconferencia.Gracias al uso de la aplicación Meet, podrás unirte o crear videollamadas con cualquier persona que tenga acceso, desde cualquier lugar. En octubre de 2020 esta herramienta ha sido actualizada y dispone de varias funciones nuevas, así como de icono nuevo y su separación del clásico hangouts. Además, el tamaño de la reunión dependerá del tipo de tu cuenta y edición que tengas en workplace de Google.

¿Qué es Meet?

Funcionalidades de Google Meet

Meet cuenta con tres tipos de registo diferentes:1. Para uso personal2. Para uso empresarial3. Para administradores de Google Workplace

Dentro de la versión gratuita de Meet encontramos las siguientes características:

Para acceder a la herramienta desde tu ordenador no necesitas descargar nada, puedes iniciar o unirte a una sesión desde cualquier navegador moderno. En cambio, si lo vas a visualizar desde el teléfono móvil, sí que necesitas descargarte la app Google Meet.

Número ilimitado de reuniones

Te permite reunirte conhasta 100 participantes.

Subtítulos instantáneos durante las reuniones en tiempo real. Para no perderte nada de lo que se dice.

Diseños ajustables y ajustes de la pantalla

Control para los anfitriones de las reuniones. Cualquier participante puede silenciar, fijar o quitar participantes, pero no activar el micro de nadie.

Intercambio de mensajes. A través del chat podrás compartir archivos, enlaces y otros mensajes con el resto de participantes.

Integración de Google y las aplicaciones de Microsoft Office. Podrás añadir a los usuarios de Microsoft office a una invitación para que puedan ver las reuniones que tienen en su calendario de Microsoft Outlook.

Presentación de meet

En este punto puedes unirte a una reunión ya creada o iniciarla tú mismo.

Aquí podrás configurar el audio y el vídeo.

Aquí se relaciona con tu usuario y cuenta de correo.

¿Cómo darse de alta?

Una vez que estás dentro de tu cuenta de gmail, accede a los servicios gratuitos que nos ofrece Google. Una vez ahí, vete al botón de meet.

Crear una reunión

Ya verás que utilizar meet es mucho más sencillo que, por ejemplo, Zoom. Para crear una reunión solo tienes que seleccionar la opción "iniciar o unirse a una reunión"

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A continuación te pedirá el nombre que quieres darle a la reunión o el código de una reunión ya creada.Una vez hecho esto se te abre directamente la sesión y, si quieres que se conecten otras personas, no tienes más que copiar la URL y enviarla.

Comenzar una reunión

Una vez que te encuentras en este punto solo tienes que darle a "Unirse ahora"

Te aparecerá la siguiente pantalla.En el lateral izquierdo inferior puedes visualizar la información de la reunión con su enlace para poder invitar a otras personas. ¡Ya tienes tu reunión!

Videotutorial

En este vídeo te mostramos de manera más visual la interfaz de Google meet:

Videotutorial

Echa un vistazo a este vídeo sobre la configuración de una reunión de meet:

Programar una reunión

Para progrmar una reunión únicamente tienes que irte al calendar de google y realizar los siguientes pasos:

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Accedemos a nuestro Calendario de Google.

Te aparecerá la siguiente pantalla: solo tienes que seleccionar "añadir videollamada de meet" y automáticamente generará un enlace de reunión que será el que necesiten el resto de asistentes a la reunión para poder unirse.

Videotutorial

Aquí puede ver más detalladamente cómo funciona esta aplicación para programar reuniones:

Aplicación móvil de Meet

Al igual que Zoom, Google Meet dispone de una aplicación móvil para hacerte todavía más fácil unirte a las reuniones que tengas programadas o crearlas tú. En la imagen de la izquierda se muestra su interfaz.Al igual que en la web, la app de meet es muy sencilla de utilizar y tiene las mismas funcionalidades que su versión web. En la imagen puedes ver cómo es la interfaz de la app.¡Reunirte por videollamadas ahora es más fácil que nunca!

Actualizaciones

Con la nueva actualización de octubre de 2020 han incluido una integración de Jamboard. Esto quiere decir que durante una videollamada, se podrá añadir una pizarra virtual y poder así, tomar notas como si estuviese en una clase presencial para que todos sus integrantes puedan ver la herramienta en tiempo real.Dicha actualización estará integrada en la web de meet, por lo que, si te unes a una videollamada desde tu teléfono móvil y comparten una pizzara, esta te mandará automáticamente a la aplicación Jamboard.Por otro lado, si la reunión está integrada en la cuenta G Suite que compartes con tu empresa, las personas que accedan a la reunión no tendrán que solicitar permiso para unirse.La mayoría de estas actualizaciones son para las cuentas de pago de Workplace de Google. A continuación te dejamos un enlace para que veas qué planes tienen y cuál se adapta mejor a tus necesidades.

Enlace

Recomendaciones

Aunque ambas herramientas tienen más o menos las mismas características te dejamos unas recomendaciones de uso dependiendo del motivo para el que quieras darle:Si estás interesado/a en realizar un webinar te recomiendo que utilices Zoom. Aunque dentro de esta herramienta el webinar sea un complemento aparte de las versiones de pago es recomendable ya que merece mucho la pena. Los webinar te permiten tener hasta 100 participantes en pantalla que pueden interactuar y hasta 10.000 oyentes. Se tiene el control del audio/video sobre los participantes y la calidad del audio y video son inmejorables. La recomendamos para negocios que impartan clases y para escuelas y universidades.Si quieres realizar pequeñas reuniones de trabajo y utilizas gmail como método de envío de correo electrónico, sin duda te recomendamos Hangout Meet, ya que tienes la herramienta integrada ya en el correo y es mucho más cómodo. La calidad de audio/vídeo que nos ofrece es muy buena además de la posibilidad de grabar las reuniones y videollamadas. Recomendamos esta herramienta para Pequeñas y Medianas empresas que quieran llevar su negocio a otro nivel.

Conclusiones

¡Enhorabuena! Y has aprendido a realizar videoconferencias por Zoom y Meet. Como has visto, son dos herramientas que te facilitarán mucho tanto las reuniones de equipo como con tus clientes cuando estéis teletrabajando (¡o cuando quieras!) Esperamos que te haya servido y empieces a utilizar estas herramientas en tu día a día en el trabajo.

¡Muchas gracias!