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León XIII


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León XIII

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INSTRUCTIVO: PLAN DE CONTINGENCIA ANTE LA SUSPENSION DEL SISTEMA GHIPS

VERDE. Garantizar la generación de Back up de datos del Sistema GHIPS. AMARILLO. Garantizar la generación y exportación diaria de las agendas de citas y órdenes de servicio pendientes por el sistema GHIPS. NARANJA. Distribuir los formatos de historia clínica y registros RIPS disponibles en stock. ROJA. Diligenciar en formato papel las historias clínicas. NEGRA. Cerrar servicios si aplica

Toque cada color

Describa explícitamente las actividades (En infinitivo) de preparación o activación del plan de contingencia de acuerdo a las siguientes indicaciones:

ACTIVIDAD DE CONTINGENCIA

Grupo de Whatsapp de Caída del Sistema (GHIPS)

Por que medio o canal se genera la alerta

Suspensión de la Historia Clínica del Sistema GHIPS

Defina cual es la situación que genera una alerta en su proceso para prepararse o activar el Plan de Contingencia

10 min

Definir tiempo de tolerancia máximo en el cuál el proceso/subproceso o servicio puede soportar sin tener acceso al GHIPS

Coordinador(a) de Facturación

Cargo del Responsable del proceso/subproceso/servicio donde se activa el Plan de Contingencia

Suspensión de la Historia Clínica del Sistema GHIPS

Riesgo que se materializa para activar la contingencia

Facturación

Nombre del Subproceso/Servicio al que pertenece según Mapa de Procesos publicado en CALIPSU

FUENTE DE ALERTA

INDICADOR DE ALERTA

TIEMPO DE TOLERANCIA

CARGO DEL RESPONSABLE

RIESGO MATERIALIZADO

SUBPROCESO/SERVICIO

Gestión de Recursos Financieros

Nombre del Proceso al que pertenece según Mapa de Procesos publicado en CALIPSU

PROCESO

EJEMPLO

INSTRUCCIÓN PARA DILIGENCIAR

ITEM

¿Qué consecuencias tiene la materialización del riesgo?

Asistente de facturación (Cargo del responsable de la ejecución de cada actividad)

1. Socializar la recuperación del sistema

Se describen las actividades y responsables cuando se les informa la reactivación de Sistema.

Soportes físicos de historia clínica manual en archivo físico.

Se describen documentos soportes o evidencias del cierre satisfactorio de la actividad si aplica.

PLAN DE RECUPERACIÓN

SOPORTE O EVIDENCIAS DEL CIERRE

Cargo del responsable de la ejecución de la actividad.

RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD

CADENA DE LLAMADAS

Después de 10 minutos sin sistema GHIPS se convierte en una emergencia: Por lo cual existen 2 alternativas previas a la activación del plan de contingencia: ATERNATIVA 1: Migrar al DATA CENTER secundario. (activar replicación) ALTERNATIVA 2: Si es falla de conectividad se accede a través de internet. El Director (a) General es quien se encarga de definir el cierre de servicios de las sedes León XIII y Ambulatoria de la IPS Universitaria, en caso que la contingencia lo amerite

Da clic en cada titulo

Procesos de apoyo

Proceso de Gestión Clínica

Para minimizar los efectos de la contingencia ante la suspensión del GHIPS, la IPS Universitaria debe garantizar bajo condiciones controladas y seguras:

  • La continuidad en la prestación del servicio de salud.
  • El flujo de información de los pacientes entre servicios.
  • La continuidad del manejo de la historia clínica y los registros asociados.
  • El pago posterior de las cuentas generadas en el proceso de atención.

2. PLANEACIÓN: PLAN DE CONTINGENCIA 2.1 DEFINIR PROCESOS PRIORITARIOS DONDE SE IMPLEMENTA EN PRIMERA INSTANCIA EL PLAN DE CONTINGENCIA

Para el apoyo de la contingencia se define el equipo líder con sus respectivos roles: Equipo TIC´s: Son los encargados de hacer el diagnostico, reestrablecer el sistema y evaluar. Para definir la formación del personal que debe suplir la contingencia se debe promover la capacitación y despliegue del plan de contingencia ante la suspensión del sistema GHIPS, a cargo de: Equipo de Formación: Director (a) de Salud Coordinador (a) Sede Ambulatoria Coordinador (a) de TIC's

2.12 RESPONSABLE DE LOS RECURSOS: Coordinadores y líderes de procesos priorizados para la contingencia ante la suspensión del GHIPS.

2.11 RESPONSABLE DE LA DISTRIBUCIÓN DE LOS RECURSOS -Jefes de Enfermería. Mantener en los servicios asistenciales, un stock de carpetas y formatos básicos de historia clínica definidos para soportar hasta un día de contingencia en la sede León XIII y distribuirlos durante la contingencia de la suspensión del GHIPS. -Tecnólogo (a) Archivo Clínico. Mantener en el área de archivo clínico de la sede Ambulatoria, un stock de carpetas con formatos básicos de historia clínica definidos para soportar hasta tres días de contingencia en la sede Ambulatoria y distribuirlos en los consultorios durante la contingencia de la suspensión del GHIPS.

2.9 LUGAR DE DISPOSICIÓN DE LOS RECURSOS Servicios asistenciales 2.10 PROVEEDOR DE LOS RECURSOS Coordinador (a) Adquisiciones, Logística e Inventarios. Mantener en inventario un stock de carpetas y formatos básicos de historia clínica definidos para proveer hasta dos días de contingencia ante la suspensión del GHIPS en la IPS Universitaria.

3. ACTIVACIÓN DEL PLAN

Da clic en cada circulo.

Nivel V

Nivel IV

Nivel III

Nivel II

Nivel I

Sistema de Alertas

Da clic en el recuadro.

TIEMPOS DE TOLERANCIA PARA EL PLAN DE CONTINGENCIA ANTE LA SUSPENSION DEL SISTEMA GHIPS

OPERATIVO

Plan de Contingencia

Da clic en cada circulo.

Nivel IV

Nivel III

Nivel II

Nivel I

Sistema de Alertas

Dirección de Salud

TIC's- Gestión Documental- Archivo Clínico

Facturación

Autorizaciones Hospitalarias

Servicio Farmacéutico

Tesorería- Recaudo

Referencia y Contra-referencia

Ayudas Diagnósticas y Complementación Terapéutica

Cirugía

Admisiones y Autorizaciones- Call Center

Admisiones y Autorizaciones

Todos los Servicios Asistenciales

Dirección de Salud

Da click en cada servicio para mas información.

PLAN DE RECUPERACION ANTE LA SUSPENCIÓN DEL SISTEMA GHIPS

¡Gracias!

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