Leon XIII
sernamariana93
Created on December 9, 2020
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León XIII
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INSTRUCTIVO: PLAN DE CONTINGENCIA ANTE LA SUSPENSION DEL SISTEMA GHIPS
VERDE. Garantizar la generación de Back up de datos del Sistema GHIPS. AMARILLO. Garantizar la generación y exportación diaria de las agendas de citas y órdenes de servicio pendientes por el sistema GHIPS. NARANJA. Distribuir los formatos de historia clínica y registros RIPS disponibles en stock. ROJA. Diligenciar en formato papel las historias clínicas. NEGRA. Cerrar servicios si aplica
Toque cada color
Describa explícitamente las actividades (En infinitivo) de preparación o activación del plan de contingencia de acuerdo a las siguientes indicaciones:
ACTIVIDAD DE CONTINGENCIA
Grupo de Whatsapp de Caída del Sistema (GHIPS)
Por que medio o canal se genera la alerta
Suspensión de la Historia Clínica del Sistema GHIPS
Defina cual es la situación que genera una alerta en su proceso para prepararse o activar el Plan de Contingencia
10 min
Definir tiempo de tolerancia máximo en el cuál el proceso/subproceso o servicio puede soportar sin tener acceso al GHIPS
Coordinador(a) de Facturación
Cargo del Responsable del proceso/subproceso/servicio donde se activa el Plan de Contingencia
Suspensión de la Historia Clínica del Sistema GHIPS
Riesgo que se materializa para activar la contingencia
Facturación
Nombre del Subproceso/Servicio al que pertenece según Mapa de Procesos publicado en CALIPSU
FUENTE DE ALERTA
INDICADOR DE ALERTA
TIEMPO DE TOLERANCIA
CARGO DEL RESPONSABLE
RIESGO MATERIALIZADO
SUBPROCESO/SERVICIO
Gestión de Recursos Financieros
Nombre del Proceso al que pertenece según Mapa de Procesos publicado en CALIPSU
PROCESO
EJEMPLO
INSTRUCCIÓN PARA DILIGENCIAR
ITEM
¿Qué consecuencias tiene la materialización del riesgo?
Asistente de facturación (Cargo del responsable de la ejecución de cada actividad)
1. Socializar la recuperación del sistema
Se describen las actividades y responsables cuando se les informa la reactivación de Sistema.
Soportes físicos de historia clínica manual en archivo físico.
Se describen documentos soportes o evidencias del cierre satisfactorio de la actividad si aplica.
PLAN DE RECUPERACIÓN
SOPORTE O EVIDENCIAS DEL CIERRE
Cargo del responsable de la ejecución de la actividad.
RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD
CADENA DE LLAMADAS
Después de 10 minutos sin sistema GHIPS se convierte en una emergencia: Por lo cual existen 2 alternativas previas a la activación del plan de contingencia: ATERNATIVA 1: Migrar al DATA CENTER secundario. (activar replicación) ALTERNATIVA 2: Si es falla de conectividad se accede a través de internet. El Director (a) General es quien se encarga de definir el cierre de servicios de las sedes León XIII y Ambulatoria de la IPS Universitaria, en caso que la contingencia lo amerite
Da clic en cada titulo
Procesos de apoyo
Proceso de Gestión Clínica
Para minimizar los efectos de la contingencia ante la suspensión del GHIPS, la IPS Universitaria debe garantizar bajo condiciones controladas y seguras:
- La continuidad en la prestación del servicio de salud.
- El flujo de información de los pacientes entre servicios.
- La continuidad del manejo de la historia clínica y los registros asociados.
- El pago posterior de las cuentas generadas en el proceso de atención.
2. PLANEACIÓN: PLAN DE CONTINGENCIA 2.1 DEFINIR PROCESOS PRIORITARIOS DONDE SE IMPLEMENTA EN PRIMERA INSTANCIA EL PLAN DE CONTINGENCIA
Para el apoyo de la contingencia se define el equipo líder con sus respectivos roles: Equipo TIC´s: Son los encargados de hacer el diagnostico, reestrablecer el sistema y evaluar. Para definir la formación del personal que debe suplir la contingencia se debe promover la capacitación y despliegue del plan de contingencia ante la suspensión del sistema GHIPS, a cargo de: Equipo de Formación: Director (a) de Salud Coordinador (a) Sede Ambulatoria Coordinador (a) de TIC's
2.12 RESPONSABLE DE LOS RECURSOS: Coordinadores y líderes de procesos priorizados para la contingencia ante la suspensión del GHIPS.
2.11 RESPONSABLE DE LA DISTRIBUCIÓN DE LOS RECURSOS -Jefes de Enfermería. Mantener en los servicios asistenciales, un stock de carpetas y formatos básicos de historia clínica definidos para soportar hasta un día de contingencia en la sede León XIII y distribuirlos durante la contingencia de la suspensión del GHIPS. -Tecnólogo (a) Archivo Clínico. Mantener en el área de archivo clínico de la sede Ambulatoria, un stock de carpetas con formatos básicos de historia clínica definidos para soportar hasta tres días de contingencia en la sede Ambulatoria y distribuirlos en los consultorios durante la contingencia de la suspensión del GHIPS.
2.9 LUGAR DE DISPOSICIÓN DE LOS RECURSOS Servicios asistenciales 2.10 PROVEEDOR DE LOS RECURSOS Coordinador (a) Adquisiciones, Logística e Inventarios. Mantener en inventario un stock de carpetas y formatos básicos de historia clínica definidos para proveer hasta dos días de contingencia ante la suspensión del GHIPS en la IPS Universitaria.
3. ACTIVACIÓN DEL PLAN
Da clic en cada circulo.
Nivel V
Nivel IV
Nivel III
Nivel II
Nivel I
Sistema de Alertas
Da clic en el recuadro.
TIEMPOS DE TOLERANCIA PARA EL PLAN DE CONTINGENCIA ANTE LA SUSPENSION DEL SISTEMA GHIPS
OPERATIVO
Plan de Contingencia
Da clic en cada circulo.
Nivel IV
Nivel III
Nivel II
Nivel I
Sistema de Alertas
Dirección de Salud
TIC's- Gestión Documental- Archivo Clínico
Facturación
Autorizaciones Hospitalarias
Servicio Farmacéutico
Tesorería- Recaudo
Referencia y Contra-referencia
Ayudas Diagnósticas y Complementación Terapéutica
Cirugía
Admisiones y Autorizaciones- Call Center
Admisiones y Autorizaciones
Todos los Servicios Asistenciales
Dirección de Salud
Da click en cada servicio para mas información.
PLAN DE RECUPERACION ANTE LA SUSPENCIÓN DEL SISTEMA GHIPS
¡Gracias!