Elementos de la admnistración

Elementos de la administración

VIVIANA MAYERLY NOVA GALLO

FT. MSc(c) Gestión en servicios de saludDocente Cátedra-Escuela de Fisioterapia - UIS

Deben estar atentos para:

planeación

Lo que haremos en clase!

objetivos

dofa

aplicaciónproyecto de aula

webgrafía

orientación

CLARIDAD EN EL CONCEPTO DEADMINISTRACIÓN

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Obtener las metas trazadas mediante la planeación, la organización, la ejecución, el control y la evaluación, de manera permanente y sistemática, para obtener el mejoramiento y progreso de las organizaciones, con el conjunto de esfuerzos humanos, físicos, económicos y sociales y por supuesto alcanzando el bienestar de los trabajadores.

Administración por calidad

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PLANEAR: Es prever, calcular el porvenir, visualizar el futuro, trazar un plan de acción

Elementos de la administracion según FAYOL:

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ORGANIZAR: Es crear la estructura de la empresa, proveerla de todo lo útil para su funcionamiento, como personal, capital, materiales, herramientas

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COORDINAR: Es armonizar todos los esfuerzos, es dar a las cosas y a los hechos las proporciones que convienen.

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CONTROLAR: Es verificar que todo ocurra de acuerdo al plan, señala las faltas y los errores a fin de que se puedan reparar y evitar su repetición

DIRIGIR: Es conducir la empresa, hacer que las decisiones se pongan en marcha.

La Planeación,

Es el proceso de establecer objetivos y determinar las acciones que deberán realizarse para alcanzar el futuro. Proceso en el que se decide exactamente lo que se quiere lograr y cual es la mejor manera de hacerlo!

Es el ingrediente esencial para trazar el futuro!

PASOS PARA LA PLANEACIÓN

Determine donde esta, de acuerdo a los objetivos a lograr.

diagnóstico situacional

Desarrolle premisas acerca de sus condiciones futuras

visualice

Definir los objetivos: resultados específicos que una organización /empresa desea lograr

Objetivos

Analice posibles alternativas de acción, elija las mejores y decida como implementarlas

ALTERNATIVAS DE ACCION

Implemente el plan y evalúe los resultados.

ACCIÓN Y REACCIÓN

PASOS PARA LA PLANEACIÓN

Objetivos empresariales

Resultados o propósitos que se desean lograr

COMO PLANTEAR Y DESARROLLAR

LOS OBJETIVOS

ESTRATÉGICOS

Los objetivos estratégicos son los fines o metas desarrollados a nivel estratégico y que la organización pretende lograr en un periodo determinado de tiempo. Así, se basan en la visión, la misión y los valores de su organización y son ellos los que determinan las acciones y medios que se ejecutarán para cumplirlos. Los objetivos estratégicos deben ser, principalmente, claros, coherentes, medibles y alcanzables.

FINANCIEROS

Metas que las empresas se plantean a la hora de iniciar un proceso de planificación. Cada uno de ellos define un tipo de accionar, y por ende; marcan la pauta a seguir a la hora de tomar decisiones relativas a la gestión del dinero. La función principal es servir como punto de referencia. Y cuando esto se aplica a la gestión del dinero se enmarca desde dos perspectivas: algo qué alcanzar y punto de referencia para evaluar el desempeño. Estos objetivos deben ser claros, medibles y alcanzables.

PLAN

Asignación de Recursos

Cronograma de w

Acciones requeridas

Evaluar los recursos disponibles

MEDIBLES

Establecer los objetivos (individual o colectivo)

ALCANZABLES

Revisar los resultados y corroborar si se han logrado

CLAROS-COHERENTES

PASOS PARA ESTEBLECER OBJETIVOS

Consignarlos por escrito y divulgarlos

Revisar la Misión y propósitos de la organización

Deben ser conocidos por toda la organización

Políticas y Procedimientos

Planes de acción única: Presupuesto - proyecto

PLANIFICACIóN DE LA calidad

«Planificar la calidad es suministrar a las fuerzas operativas los medios para producir productos que puedan satisfacer las necesidades de los clientes» (Joseph Juran)

• Identificar los clientes
• Determinar las necesidades de los clientes
• Desarrollar las características del producto o del servicio que respondan a las necesidades de los clientes.
• Desarrollar procesos capaces de producir dichas características
• Establecer controles de procesos y Trasferir operaciones.
• MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD

Planeación ESTRATÉGICA

Proceso de formular e implementar estrategias para avanzar hacia el logro de la misión y las metas de la organización y garantizar la ventaja competitiva.

estrategia

Estrategia: Plan de gran alcance que establece el rumbo, orienta la asignación de recursos para lograr las metas de largo plazo.

PASOS PARA LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

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Identificaque la Misión- objetivos y estrategias actuales de la organización

¿Dónde estoy? ¿Quién soy? ¿Qué represento? ¿Cuál es mi papel en mi entorno? Son preguntas que permiten reflexionar hacia la definición de una misión de empresa.

Elija los objetivos según su estrategia y no su industria.Tenga en cuenta la misión y la visión de su organización a la hora de crear sus objetivos estratégicos.(VESA)

Cree tácticas que representan el enfoque de la estrategia, el cual se traduce luego en planes de acción o proyectos

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Realice un análisis al contexto interno y externo de la organización a través de la DOFA

¿Quines son mis clientes internos y clientes externos?

¿Cuáles son mis Fortalezas, Amenazas, Oportunidades y Debilidades?

¿Qúe estrategias y acciones identifico, para trabajar?

PASOS PARA LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

3/3

Formule las estrategias – implementación y evaluación de resusltados

Estraegias acorde a la DOFA

Estrategias corporativas, de negocio y funcionales

Las estrategias permiten alcanzar los objetivos y crear una ventaja competitiva sustentable a largo plazo.

PASOS PARA LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

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«Ninguna estrategia, no importa que tan bien formulada esté puede lograr el éxito a largo plazo, sino se implementa adecuadamente».

REVISAR WEBGRAFIA

TRABAJO individual!

lea, analice y justifique:

presentación

ENTREGA

Revise los link ubicados en la plataforma y defina:MisiónValores y Objetivos Institucionales

Como hacer el análisis de los recursos y habilidades organizacionales y en que consiste la técnica SWOT ó DOFA (sigla en español)

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La actividad la van a documentar en texto acorde a las normas vancouver vigentes, Recuerden incluir y aplicar referenciación bibliográfica.

Estara dispuesto en Moodle el recurso Entrega guía #4. Hasta el día anterior de la próxima clase.

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TENGAN EN CUENtA!

Continuaremos con el tema la próxima clase, y pueden ir trabajando en sus proyectos de aula aplicando los elementos vistos para crear empresa!(Nombre original, tipo de empresa, misión, objetivos, políticas institucionales)

Elementos de la administración

CONTINUIDAD CON EL DESARROLLO DE LA CLASE ANTERIOR!

¿QUE ES LA MISION?

Es una herramienta estratégica que sintetiza el propósito de una empresa. La misión describe el motivo o la razón de ser de una empresa. Se enfoca en los objetivos a cumplir en el presente. Debe estar definida de manera precisa y concreta para guiar al grupo de trabajo en el día a día.

• Campo en el cual pretende operar la empresa
• Clientes a quienes se pretende servir
• Productos y servicios que se pretende proporcionar
• Lugar en el que se va a operar
• Filosofia que orientara estas operaciones

PRINCIPALES CARACTERISTICAS:

otras características de la misión a tenEr en cuenta:

• Proveer foco, dirección y propósito
• Responder a los intereses de todos los grupos constitutivos de la empresa: clientes accionistas, empleados, comunidad
• Identificar productos o servicios principales

• Enfatizar el mejoramiento continuo
• Plantear el desarrollo del sector y la protección de ambiente.

QUE HACE??? PARA QUE??? Y COMO LO HACE???

VEAMOS ALGUNOS EJEMPLOS DE MISIÓN ISNTITUCIONAL

Institución pública que forma ciudadanos como profesionales integralesApropia, utiliza, crea, transfiere y divulga el conocimiento por medio de la investigación, la innovación científica, tecnológica y social,

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

Institución Pública de orden Departamental, prestadora de servicios de salud de mediana y alta complejidadtrabajo de un equipo humano calificado, con apoyo tecnológico, a través de un proceso administrativo transparente y el compromiso con la academia, apoyado en la investigación y generación de conocimiento.

HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SANTANDER

ESCUELA DE FISIOTERAPIA

Formar ciudadanos y fisioterapeutas autónomos, que fundamentan su actuación ética, investigativa y profesional en: la construcción y apropiación del conocimiento, la capacidad crítica y reflexiva, la tolerancia y la responsabilidad, para que contribuyan al mejoramiento de la calidad de vida de las personas y comunidades, mediante la prevención de las alteraciones del movimiento, habilitación, recuperación y optimización de su capacidad funcional, para favorecer su desarrollo biológico, psicológico y social. Sustenta su mision en las cualidades humanas de las personas que la conforman en su compromiso con la institucion y la sociedad asi como en la actitud pedagósica dialógica y cientifica de sus docentes.

MISIÓN

VISIÓN INSTITUCIONAL

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Estado deseado de la organización a largo plazo.

La vision debe ser motivada por los lideres- compartida y apoyada- amplia y detallada- positiva alentadora.Las organizaciones prosperan en la medida en que se enfoquen claramente

veamos las insticiones de ejemplo

VISIÓN UIS: VISIÓN HUS:

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Rentabilidad, participación en el mercado , Calidad talento humano, innovación

Los valores son creencias amplias acerca de lo que es o no una conducta apropiada Los objetivos operacionales son los resultados específicos que la organización pretende lograr.

VALORES - OBJETIVOS

La Organización

Es el proceso de establecer objetivos y determinar las acciones que deberán realizarse para alcanzar el futuro. Proceso en el que se decide exactamente lo que se quiere lograr y cual es la mejor manera de hacerlo!

Es el proceso de coordinar personas y otros recursos para trabajar juntos a fin de lograr un objetivo.

Organización en la administración empresarial

Con la organización se inicia el proceso de implementación delimitando claramente los puestos y relaciones de trabajo.

QUIEN VA HACER?

QUE VA HACER?

QUIEN ESTA A CARGO DE QUIEN?

COMO ESTAN RELACIONADAS LAS PARTES?

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ORGANIGRAMA

Diagrama que muestra la disposición formal de los puestos de trabajo dentro de una organización.

Forma como las diversas partes de la organización están ordenadas formalmente.

Es el sistema de tareas, relaciones jerárquicas y canales de comunicación que vinculan el trabajo de todos los individuos y grupos en la organización

+info

ORGANIGRAMA UIS ORGANIGRAMA HUS

La división del trabajo: puestos y títulos

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Relaciones de supervisión: líneas que muestran quien es el responsable ante quien.

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Canales de comunicación: flujos formales de comunicación

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Subunidades principales: Se muestran los puestos que son responsables ante un gerente común.

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Niveles de organización: Niveles verticales de administraciónn

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CARACTERÍSTICAS DE UN ORGANIGRAMA

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Ofrece una visión global:Es importante asegurar que el Organigrama ofrece una visión global de la empresa, es decir de todo el equipo de personas que forman parte de ella. Es la manera más sencilla de que los empleados identifiquen toda la estructura de la organización y conozcan sus posibilidades reales de movilidad interna. Un proceso que lleva intrínseca una transparencia fundamental respecto de las responsabilidades que tienen todos los profesionales de una empresa.

Establecer la cadena de mandoConocer la cadena de mando es esencial. Se trata de determinar la jerarquía del trabajo. En definitiva qué función y obligaciones tiene cada empleado; cuántos niveles de mando hay, así como quién toma las decisiones y quién lidera a quién. Aunque se trata de un aspecto fundamental en una empresa muy jerarquizada, todas las compañías deberían tener un organigrama para facilitar la gestión de sus recursos humanos. Incluso si mantienen una organización más horizontal. Por ejemplo, si un empleado tiene dos superiores –de quienes depende– podría resultar confuso. Si no se establece qué responsabilidades tiene cada uno sobre ese empleado, este puede recibir instrucciones dispares. Esto se soluciona definiendo correctamente la cadena de mando.

Segmentar los departamentos-áreas:La creación de departamentos es esencial para la correcta organización empresarial. De esta manera resulta más sencillo crear planes de carrera, formaciones para departamentos concretos y, en general, dirigir acciones a grupos enteros de empleados. Se trata de una tarea propia del análisis de puestos. Durante este proceso ya se habrá registrado en qué consiste cada trabajo y se podrán crear familias y departamentos. Estos pueden funcionar de manera independiente o conjunta. Algo que debería reflejar el organigrama de una empresa.

Asociar tareas y responsabilidades a cada grupoEs bueno que asociar tareas y responsabilidades concretas a cada grupo de empleados. De esta manera se podrá detectar redundancias en el trabajo y si existen responsabilidades que se solapan.

Determina el ámbito de controlSe trata de la amplitud de mando de una persona, es decir, si tiene a muchos empleados bajo su cargo o pocos. Esto ayuda a definir la independencia –o dependencia– de los empleados. Por lógica, una persona con un gran ámbito de control tendrá que dejar más libertad a los empleados.

tipos de ORGANIGRAMA

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El organigrama funcional se reconoce porque configura la estructura de la organización a partir de las funciones. Parte de un CEO (Chief Executive Officer) o líder y luego se divide en departamentos. Por ejemplo, el de marketing agrupa a todos los especialistas en el área; producción a todos los responsables del sector y el de venta reúne a todos los encargados de esa tarea. Gráficamente, se desarrolla de forma vertical. Esta estructura destaca por el orden, se ordena según las capacidades de cada empleado para que todos los departamentos funcionen bajo el enfoque global de la empresa y así evitar inconvenientes que afecten a la productividad en el trabajo.

tipos de ORGANIGRAMA

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Este tipo de estructura organizacional combina estructuras verticales y horizontales, organigrama que se divide en dos áreas. Los puestos de trabajo y los departamentos se dividen según las funciones, mientras que, por otro lado, se encuentran las divisiones de la organización. La jerarquía se divide en dos líneas independientes que cuentan con los mismos derechos. Es decir, el grueso de los trabajadores estará en contacto constante con ambas líneas. Gráficamente se representa con líneas verticales y horizontales que integran las diversas áreas.

tipos de ORGANIGRAMA

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Representa la estructura de arriba hacia abajo, el CEO o líder jerárquico en la parte superior y subordina el resto de las áreas y empleados. El organigrama vertical suele ser el más utilizado, por su sencillez y porque se basa en la jerarquía para desarrollar la distribución; válido tanto para organizaciones pequeñas como de grandes dimensiones. Es considerado como uno de los organigramas más antiguos y clásicos. Esta estructura es un poco más rígida en cuanto autoridad y responsabilidad. Los responsables tendrán que hacer un seguimiento más exhaustivo de los trabajadores, para que no se sientan bloqueados o limitados en sus funciones.

tipos de ORGANIGRAMA

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Se despliega de izquierda a derecha, aparecen las personas con mayor jerarquía en el extremo izquierdo. Las siguientes escalas jerárquicas se despliegan hacia la derecha. Esta estructura aporta formalidad a la organización. Dependiendo de la comunicación y el tipo de relación entre las partes, incentiva los vínculos horizontales, sin que las jerarquías cierren la puerta a distintas opiniones e ideas si se fomenta una dinámica dialogística.

tipos de ORGANIGRAMA

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Se reconoce porque describe las relaciones entre las áreas de forma escalonada, parte de un sector con mayor autoridad y así establece los vínculos con los otros componentes. Desde ese punto de partida se despliegan tanto los departamentos como las divisiones que los componen, siempre sujetos a la autoridad máxima o directiva de la organización.

tipos de ORGANIGRAMA

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Fusiona al organigrama horizontal con el vertical. Partiendo de un área principal y que actúa como director, se despliegan de arriba hacia abajo las diversas áreas y, de forma horizontal, los departamentos que la componen. Esta estructura es muy usada en organizaciones que tiene muchos empleados y divisiones.

tipos de ORGANIGRAMA

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Toma como eje de la estructura a la persona o departamento de mayor jerarquía. Entorno a su figura o sector se despliegan el resto de componentes, conformando un círculo que va de adentro hacia fuera. Su estructura difumina las jerarquías, facilitando la integración entre áreas.

ESTRUCTURAS TRADICIONALES DE la ORGANIZACIÓN

Departamentalización

Es la base sobre la cual se agrupan los trabajos a fin de alcanzar las metas organizacionales

TIPOS:

• Funcional
• Por producto
• Geográfica
• Por procesos
• Por clientes
• Por simples números

Departamentalización Funcional

Consiste en agrupar las tareas de acuerdo con las funciones por realizar

Departamentalización Geográfica

Se agrupan las actividades tomando como base el territorio o la geografía

Departamentalización por producto

Consiste en agrupar actividades de acuerdo con las líneas de producto.

Departamentalización por proceso

Se agrupan las actividades tomando como base el flujo de los productos o de los clientes

Departamentalización por cliente

Forma de agrupar las actividades tomando como base los tipos de clientes. Ej. Agencia de viajes

LINEa de mando

Línea de autoridad que se extiende desde los niveles mas altos a los mas bajos y que ayuda a especificar quien le reporta a quien.

Autoridad: derecho de decir a los subordinados que deben hacer. Responsabilidad: Obligación que tienen los subordinados de acatar las ordenes. Unidad de Mando:Cada empleado debe reportar únicamente a un gerente.

ESTRUCTURAS INNOVADORAS

EQUIPOS INTERFUNCIONALES : Empleados de similares niveles jerárquicos, pero de diferentes áreas de trabajo, que se agrupan para realizar una tarea.

ESTRUCTURA SIN LIMITES y ESTRUCTURAS EN RED :Formada por un núcleo central de negocios que trabajan con redes de proveedores y contratistas de servicios externos. Estructura de aprendizaje basado en adopción, adaptación y cambio continuo. Uso de las TIC como ventajas para desarrollo de organizaciones sin fronteras y corporaciones virtuales.

PROYECTO DE AULA!

Trabajo en grupo!

1. Definir el tipo de empresa que desean crear 2. Elaborar la misión - visión – valores y objetivos de su empresa y Estructura Organizacional (Organigrama).3. Subir el documento creado en clase en moodle en el recurso -"Aplicación en el proyecto de aula"

Lección finalizada

POR SU ATENCIÓN GRACIAS!

viviana.nova@correo.uis.edu.co