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Sommaire

Formation calendrier Outlook

  1. Mon calendrier Outlook
    1. Retrouver mon calendrier
    2. Le tableau de bord
  2. Afficher et créer un événement
    1. Créer un rendez-vous
    2. Créer une réunion
    3. Créer une réunion Teams
  3. Collaborer avec le calendrier
    1. Ajouter et visualiser le calendrier d'un collègue
    2. Paramétrer l'accès à mon calendrier
  4. Les 4 bonnes pratiques
    1. Regarder l'agenda IFPEK
    2. Compléter son événement
    3. Rendre un événement privé
    4. Synchroniser mon calendrier Formeïs

Par Youenn COLOMBEL Ingénieur Pédagogiquede la C.I.A.P de l'I.F.P.E.K Rennes

2) Puis dans l'application j'ouvre l'onglet calendrier

1) Je recherche et j'ouvre l'application Outlook

a. Trouver mon calendrier

1. Mon calendrier Outlook

Si cette zone ne s'affiche pas cliquez ici

b. Le tableau de bord

Je développe l'onglet calendrier ici

J'épingle l'onglet de façon définitif

Afficher l'onglet calendrier

  • D'ajouter un événement individuel dans son agenda

Un rendez vous permet :

Ajouter l'emplacement

Ajouter des horaires

Ajouter des informations sur l'événement

Ajouter un titre

a. Créer un nouveau rendez vouspuis...

2. Afficher et créer un événement

Les participants doivent accepter ou refuser le réunion

Ajouter les participants

Ajouter le titre de la réunion

Ajouter des informations sur la réunion (ordre du jour...)

Ajouter les dates et heures de la réunion

  • D'ajouter un événement collectif dans vos agendas
  • D'inviter des collègues à l'événement
  • D'obtenir un suivi des participants à la réunion

Une réunion vous permet :

b. Créer une nouvelle réunion puis...

  • Titre
  • Inviter
  • Date et heure
  • Emplacement

La configuration est identique à un réunion :

  • Comme une réunion d'ajouter un événement collectif dans vos agendas
  • D'inviter des collègues à l'événement
  • D'obtenir un suivi des participants à la réunion
  • Et rajoute un lien vers une classe virtuelle Teams est directement inscrit dans la zone de texte

Une réunion Teams vous permet :

c. Créer une nouvelle réunion Teams puis...

Démarche

a. Ajouter et visualiser le calendrier d'un collègue

3. Collaborer avec le calendrier Outlook

  • cliquez en haut à droite sur "Ouvrir le calendrier"
  • Puis "à partir du carnet d'adresses"
  • Je sélectionne le calendrier que je souhaite regarder et il s'affiche dans "Calendriers partagés"

Grâce au calendrier paratgés je peux visualiser le calendrier de mon collègue

b. Paramétrer l'accés à mon calendrier

En cliquant sur "Autorisation du calendrier" J'accède aux paramètres

Je sélectionne le niveau d'autorisation désiré

J'autorise un tiers à supprimer un élément de mon calendrier

Je peux autoriser ou non l'écriture sur mon calendrier

Je peux modifier les autorisations sur mon calendrier "par défaut"

4. Les 4 bonnes pratiques avec le calendrier Outlook

3) Je peux accéder à l'agenda IFPEK

  • Rechercher l'agenda IFPEK
  • Double-cliquer sur Agenda IFPEK
  • Puis "OK"

2) Démarche

1) Ajouter le calendrier IFPEK

a. Penser à regarder l'agenda IFPEK

...et ajouter des informations sur l'événement grâce à la zone de texte

... vous pouvez modifier l'emplacement...

Grâce à un double-clique sur un événement...

b. Renseigner les informations d'un événement

c. Masquer des événements dans mon calendrier

Il est possible d'afficher 5 statuts de disponibilité sur votre calendrier

Une fois, un événement crée, j'ai la possibilité de le rendre privé, les informations ne seront pas disponibles dans mon calendrier sauf mon statut de disponibilité.

d. Synchronisation de Formeïs vers Outlook

Démarche

  • Lancer le bureau à distance à l'adresse "ifpek-ts2.ifpek.local"
  • Lancer outlook 2013 depuis son bureau à distance puis le fermer
  • Ouvrir Formeïs
  • Suivre le chemin Fichiers>Paramètres généraux>Options utilisateur et cocher>
  • Puis Gestion>Planning Formateur, Secrétariats, Directions...
  • Puis Options>Paramètres utilisateur
  • Cocher >

Le tuto en vidéo

3 - Dés que vous ouvrez ou quittez Formeïs, i l ya une synchronisation automatique avec votre agenda Outlook

2 - Il faut relancer Formeïs pour tenir compte de la synchronisation et faire apparaître le bouton

1 - Les événements de Outlook ne peuvent pas remonter vers Formeïs

5. Temps d'échange