Redactar un email

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Consejos para redactar un email correctamente

El correo electrónico es un medio de comunicación que está totalmente integrado en nuestras vidas. Estoy segura de que tú también lo utilizas a diario. Pero, ¿sabemos escribirlo correctamente cuando se trata de un correo formal o a una persona que no es de confianza?

Hoy quiero hablarte de cómo puedes redactar un email sea quien sea el destinatario del mismo. Voy a explicarte qué estructura debe tener, y también veremos algunos consejos que está bien que tengas en cuenta cuando el email tiene carácter formal

Un email es un correo electrónico. La palabra email o e-mail, abreviatura de la expresión en inglés electronic mail, que en español puede traducirse como ‘correo electrónico’

Un email formal está estructurado igual que una carta formal, con la diferencia de que estamos escribiendo con nuestro teclado. Este documento debe ser breve y muy conciso, además de claro para el destinatario.

Veamos en unos sencillos pasos cómo redactar un email correctamente.

El destinatario, CC o CCO. Es el correo de la persona que va a recibir el mensaje, sin un destinatario el correo no llegará a nadie. Cuando enviamos el correo a varias personas podemos utilizar CC (en copia, mostrará todas las direcciones a todos los destinatarios) o CCO (en copia oculta, enviará la copia sin que los destinatarios puedan ver a quién más se ha enviado el correo).

El asunto. Es el título del correo y lo primero que va a ver el destinatario antes de abrirlo. Debe ser muy claro, conciso y breve, indicando el tema sobre el que trata el mensaje.

¡Recuerda! El asunto NO es el mensaje. Escribe en el asunta el tema del que trata el email, de forma clara y concreta, pero NUNCA escribas el mensaje completo en este espacio.

El contenido o cuerpo del mensaje. Se divide en saludo, desarrollo del mensaje y despedida.

Para saber más...

Y, por último, la firma

El cuerpo del mensaje. Es la esencia del correo. Se ha de expresar todo lo que se quiere comunicar con una redacción adecuada para ser entendido. Si es muy largo se recomienda adjuntar todo en un archivo. Las partes del cuerpo del mensaje son:

• Saludo. La manera en la que se redacta dependerá de quién es el destinatario. No es igual si se trata de un correo formal que si es un correo personal-informal.
• Contenido del mensaje. Es la parte más importante del correo. Debe ser breve y conciso, haciendo un adecuado uso de los signos de puntuación para que el mensaje no sea malinterpretado o pierda el sentido.
• Despedida. Es el cierre del mensaje y es importante incluirlo al final del correo.

Pincha para conocer otros elementos que podemos incluir en nuestro correo (elementos adjuntos, emoticonos, enlaces...)

• Utiliza un lenguaje sencillo y formal. La formalidad no está reñida con la sencillez. Olvídate de buscar vocablos rimbombantes que no gustan a nadie.
• No escribas párrafos largos. Si tienes que compartir mucha información, hazlo en pequeños párrafos de no más de 3 líneas cada uno.
• Aprende a sintetizar la información. Si quieres que tu destinatario lea tu correo, ayúdale con frases concisas, cortas y cargadas de información. Tienes que escribir de manera muy directa sin perder la elegancia.
• No utilices negritas, subrayados y adornos en el texto. Esto sólo puedes hacerlo si el contenido es largo y lo requiere.
• Por favor, cero faltas de ortografía. Y revisa tu texto las veces que haga falta. Te aconsejo que lo leas en voz alta, ya verás como siempre cambias algo para mejorar la calidad del contenido.

Antes de enviarlo, revisa tu email y ten en cuenta...

Herbet Spencer

El gran objetivo del aprendizaje no es el conocimiento, sino la acción.