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L'équipe duPetit faucheux

Administration

Artistes

Publics

L'équipe duPetit faucheux

Administration

Artistes

Publics

Le chargé deproduction

L'anticipation

Préparer l'arrivée

Le jour J

À la fin du concert

La principale qualité d'un ou une chargée de production est un sens de l'organisation très développé. Puisque la majeure partie de son travail consiste à anticiper les besoins des artistes, le chargé de production se doit d'avoir en tête un planning précis. Si des places de stationnement doivent être réservées, si un membre du groupe a un régime alimentaire spécifique, si des artistes sont à chercher à la gare..., le chargé de production doit avec anticipé chaque détail.

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En échangeant des mails avec les artistes ou la personne chargée de les représenter, le chargé de production s'informe des demandes et besoins des artistes. Combien de chambres d'hôtel doivent être réservées, quels types de repas sont à prévoir ou éviter, comment se déroule le transport... Le chargé de production doit avoir répondu à toutes ces questions avant qu'elle ne se posent.

Avec son binôme, le régisseur, le chargé de production aide souvent au démontage du plateau après les concerts. Principalement, il reste à disposition des artistes pour toute demande.

Le jour du concert, c‘est le moment pour le chargé de production de concrétiser son travail. Il prépare les loges pour accueillir les artistes, gère leur arrivée, réceptionne et prépare les repas qu'il a commandés, etc.

Le programmateur

Projet artistique

Démarchage & veille

Écoute

Intégration dans la saison

Discussions, négociations

Contrats

Concert

L'association conçoit le projet artistique du Petit faucheux. Le rôle du programmateur est de le mettre en oeuvre.

Deux canaux sont possibles. La première éventualité est qu'un groupe (directement ou par l'intermédiaire de son ou sa chargée de diffusion) propose un projet. La seconde est que cela vienne du programmateur. Toute l'année, il fait une veille et peut être amené à proposer des dates.

C'est l'heure de la concrétisation d'un travail qui a débuté il y a des mois. Ce soir-là, le programmateur fait partie des membres de l'équipe du Petit faucheux qui accueillent les artistes.Le Petit faucheux est également l'une des rares salles à encore présenter ses concerts. C'est lui qui s'en charge. Avant que les artistes n'entrent en scène, il vient les présenter au public.

À cette étape, l'essentiel du travail se fait par échanges de mails et discussions téléphoniques. Sont discutées les conditions d'accueil, l'aspect financier, etc.

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L'idée n'est pas seulement d'organiser des concerts mais surtout de créer une programmation cohérente sur l'année. En variant les styles, les types de formations, les esthétiques... le programmateur doit créer un agenda qui a du sens.

Lorsque la salle et les artistes sont tombés d'accord, c'est l'heure pour le programmateur de rédiger les contrats.

Le programmateur se doit d'être parfaitement au fait de l'actualité musicale. Entre ce qu'il reçoit et ce qu'il découvre par lui-même, le programmateur écoute énormément de disques.

Le régisseur

L'organisation globale

Discussions

Coordination

Pour le régisseur aussi, tout démarre avec une réflexion globale de l'organisation de la saison. Entre les concerts (organisés par le programmateur), les répétitions, les résidences, les actions (programmées par la chargée d'action culturelle ou la chargée de médiation)... le planning d'occupation de la salle se construit petit à petit. Le rôle du régisseur dans tout ça est de faire en sorte que l'accueil technique soit toujours optimal et donc, prévu en amont.

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Une fois que l'évènement est planifié, le régisseur prend contact avec les artistes pour parfaire l'accueil technique. Il réceptionne le rider et leur envoie une feuille de route. Par échange de mails, ils discutent des besoins des artistes pour que le jour du concert, la salle soit prête à les accueillir.

La veille ou le matin, le régisseur s'assure que la scène est prête. Avant que les artistes n'arrivent, il aura, avec les techniciens embauchés pour l'occasion, mis en place la batterie, les amplis...Lorsque les artistes et/ou le public est présent, il garantit le respect de la règlementation en matière d'hygiène et de sécurité.

Lorsque l'accueil technique est prêt sur le papier, le régisseur doit travailler à le mettre en oeuvre. Il définit les besoins en personnel technique et organise la venue des techniciens. Du côté des besoins matériels, il doit également anticiper les dates pour que, si besoin, les instruments soient loués, le piano accordé, etc.

Le jour J

La chargée decommunication

Stratégie de communication

Collecte de matière

Avant de passer à la réalisation, la chargée de communication définit avec l'association une stratégie globale. Selon les activités et les évènements, elle prévoie les plans et supports les mieux adapatés pour que la communication soit la plus efficace.En parallèle, elle assure une veille en compilant et répertoriant les articles de presse liés au Petit faucheux. Aussi, elle entretient des relations avec la presse et négocie des partenariats pour parfaire la communication du lieu.

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Selon les supports et les activités du Petit faucheux à mettre en valeur, la chargée de communication contacte nombre de membres de l'équipe.Pour l'élaboration du programme papier par exemple, elle reçoit du programmateur les éléments de communication transmis par les artistes et les textes qu'il a rédigés, les horaires et tarifs définis par la directrice, les éléments relatifs à l'action culturelle de la chargée d'action culturelle, etc.

Lorsque les éléments sont rassemblés, la chargée de communication les transmet à la graphiste, avec qui elle relit, corrige... jusqu'à obtenir la version définitive, qu'elle fait ensuite parvenir à l'imprimeur avant de gérer la distribution du produit final.Pour le site web, la billetterie ou les évènements Facebook, le déroulé est le même.

Mise en oeuvre

La chargée demédiation etcommunication web

Communication web

Médiation auprès des étudiant.e.s

Que ce soit sur les réseaux sociaux ou pour le site internet, la chargée de communication commence par produire du contenu. Photos, vidéos, textes sont créés dans le but de mettre en valeur les évènements liés au Petit faucheux, des résidences aux actions culturelles en passant par l'organisation de concerts hors les murs par exemple. Elle s'occupe des captations, du montage, avant de diffuser puis d'archiver.

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Comme pour la partie portant sur la communication web, la médiation avec les publics étudiants montre que l'intérêt de ce poste est d'aller vers des groupes de personnes peu captifs et peu sensibilisés aux esthétiques du Petit faucheux, dans une volonté de diversification des partenariats et des publics.

La troisième mission de la chargée de médiation et de communication web est relative à la billetterie. En alternance avec le chargé de gestion, elle assure, certains soirs de concert, la vente de billets, de cartes d'adhésion, informe le public...

Billetterie

En lien avec le travail de la chargée d'action culturelle, la chargée de médiation met en oeuvre des projets avec les structures et associations étudiantes.

La chargéed'actionculturelle

Projet artistique

Élaboration des projets

Construction du contenu

Préparation administrative

Concrétisation

Bilan & valorisation

L'association conçoit le projet artistique et culturel du Petit faucheux. Le rôle de la chargée d'action culturelle est de le mettre en oeuvre.

La chargée d'action culturelle commence par rencontrer les partenaires avec qui les projets vont se construire : des établissements scolaires, médico-sociaux, culturels, pénitentiaires...

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Si l'objectif est de créer des actions concrètes, une grande partie du travail se fait derrière un ordinateur et des piles de dossiers. Qu'il s'agisse des recherches de financements ou des conventions, en passant par les budgets prévisionnels, les bilans, l'administration est présente à chaque étape.

Lorsque le projet touche à sa fin, la mission de la chargée d'action culturelle n'est pas terminée pour autant. C'est le moment de rédiger les bilans, de poursuivre le travail de valorisation qu'elle gère tout au long de l'année (qu'il s'agisse des pages spécifiques dans les pages du programme du Petit faucheux ou du volet le concernant sur le site internet) et de penser à l'année prochaine !

Des programme et planning d'interventions au contenu artistique, c'est à cette étape que se façonne réellement le projet. En lien avec les musiciens et les partenaires, la chargée d'action culturelle assure la médiation entre toutes les personnes concernées.

En fonction des projets, qui sont très variés, l'aboutissement peut prendre différentes formes. Par exemple, pour les projets au long cours, comme le dispositif Des Étoiles Plein Les Oreilles, il peut s'agir d'une restitution publique, sur scène. Les participants auront pu assister à des répétitions-rencontres avec des équipes artistiques accueillies au Petit faucheux, participer à une visite de la salle et surtout avoir une pratique artistique suffisante pour aboutir à cette présentation.

Au Petit faucheux, c'est la même personne qui s'occupe de la programamtion jeune public. Pour cette partie du travail, voir ici.

Suivi

La directrice

Projet artistique et activités

Gestion administrative et budgétaire

Par le biais d'outils comme les conventions pluriannuelles d'objectifs par exemple, la directrice formalise et propose un projet artistique et culturel pour l'association et impulse de nouveaux enjeux en phase avec l'environnement socio-culturel et économique de la structure.

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La directrice supervise la rédaction des documents et actes administratifs, définit les choix budgétaires, garantit le respect de la législation et la sécurité...

La directrice du Petit faucheux pilote l'équipe et gère les ressources humaines. C'est elle qui organise les relations de travail, mène les entretiens annuels d'évaluation et les plans de formation, définit les besoins de travail, organise et anime les réunions d'équipe...Aussi, elle anime la vie associative en organisant les conseils d'administration et assemblées générales, en faisant évoluer les documents régissant la vie associative... en lien avec le président.Enfin, elle a un rôle de représentation important, notamment au niveau poliique et se retrouve dans bon nombres d’instances fédérales, syndicales ou institutionnelles, locales ou nationales.

L'humain

L'administrateur

Gestion financière

Administratif, juridique, fiscal

En lien avec le chargé de gestion, l'administrateur pilote le suivi budgétaire général. Il suit la trésorerie et assure les relations avec les établissements bancaires. C'est également l'administrateur qui contrôle les relations financières avec les institutions qui subventionnent (suivi des échéanciers, appels de fonds...).

C'est l'administrateur qui est garant de la sécurité juridique du Petit faucheux.Il assure le suivi des dossiers concernant les habilitations, licences et autorisations règlementaires.

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Qu'il s'agisse du lieu ou de l'équipe, l'administrateur est responsable du bon fonctionnement général du Petit faucheux.Au niveau humain, il contrôle l'évolution et l'adéquation des contrats de travail, fiches de postes, bulletins de paie...Quant au lieu, en lien avec le régisseur, il supervise les travaux de construction, transformation, renouvellement, maintenance du bâtiment et de ses équipements.

Fonctionnement général

Au-delà des assurances, des comptes bancaires, etc., l'administrateeur réalise et suit les dossiers de demandes de subventions. C'est aussi lui qui s'occupe des mises à disposition de la salle.

Le chargéde gestion

Réception des informations

Traitement

Suivi

Qu'il s'agisse de la comptabilité ou des paies, la première étape est la réception des informations (des factures, de vente ou d'achat, ou des éléments de paie).Pour que le chargé de gestion puisse faire ces transactions, il doit en être informé par les autres membres de l'équipe du Petit faucheux.

Les rémunérations des artistes, les salaires de l'équipe du Petit faucheux, les dépenses engagées pour le lieu, de la communication à la technique en passant par la restauration par exemple, sont gérées par le chargé de gestion.

Lorsque les factures lui ont été transmises, que les paies ont été réalisées, le chargé de gestion s'occupe des déclarations aux caisses de cotisations sociales et de la TVA.S'en suit l'alimentation de tableaux (comme le bilan d'activité ou les statistiques liées à la billetterie) qui lui permettent de participer à une réflexion globale, sur la politique de prix par exemple.

Au Petit faucheux, le chargé de gestion est aussi le responsable des bénévoles, du bar, et de la billetterie.

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