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CÓMO MONTAR UN CURSO, SEMINARIO O GRUPO DE TRABAJO ONLINE A TRAVÉS DE TEAMS

COORDINADORESDE FORMACIÓN EN CENTRO Y DE ACTIVIDES DE FORMACIÓN

1. CREAR UN NUEVO EVENTO EN EL CALENDARIO

Abre la web del Portal de Educación de la Junta de Castilla y León

  1. Pincha en ACCESO PRIVADO
  2. Escribe tu USUARIO de educacyl
  3. Escribe tu CONTRASEÑA
  4. Pulsa en INICIAR SESIÓN
  5. Pulsa en ACCESO A MI ZONA PRIVADA

educa.jcyl.es

  1. Pincha en OFFICE 365
  2. Pincha en CALENDARIO
Si no lo ves pincha en TODAS LAS APLICACIONES

  1. Escribe el TÍTULO de tu curso, seminario o grupo de trabajo
  2. Pon la FECHA y el HORARIO de la sesión
  3. Elige REUNIÓN DE TEAMS
  4. Agrega una DESCRIPCIÓN con el aviso a los asistentes (opcional)
  5. Antes de GUARDAR pasa a la siguiente diapositiva

  1. Abrir el menú OPCIONES DE RESPUESTA.
  2. Desmarcar SOLICITAR RESPUESTAS
  3. Desmarcar PERMITIR REENVÍO
  4. Marcar OCULTAR LISTA DE ASISTENTES
  5. GUARDAR

  • Vuelve a abrir el evento del curso seminario o grupo de trabajo
  • Pincha en EDITAR
  • Pincha en MÁS OPCIONES

  1. Abrir OPCIONES DE REUNIÓN (CTRL+CLIC IZQ)
  2. Abrir la nueva pestaña del navegador OPCIONES DE REUNIÓN
  3. Elegir la opción SOLO YO en "Quién puede omitir la sala de espera" y en ¿Quién puede presentar"
  • De esta manera nadie podrá entrar a la videoconferencia hasta que el moderador lo haga y nadie podrá presentar salvo el moderador

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2. INVITAR A LOS INSCRITOS A TRAVÉS DEL CALENDARIO

  • Vuelve a abrir el calendario
  • Busca el evento del curso seminario o grupo de trabajo
  • Pincha en EDITAR
  • Pincha en MÁS OPCIONES

  1. Escribe el NOMBRE de los asistentes (de todos, incluido el ponente si lo hubiera). Si no sale por su nombre, escribe su CORREO educacyl
  2. Pincha en ENVIAR

3. CÓMO ACCEDER A LA VIDEOCONFERENCIA DE TEAMS

15 minutos antes de la sesión, abrimos el CALENDARIO seleccionamos el EVENTO y pinchamos en UNIRSE

  1. ABRIR MICROSOFT TEAMS (recomendado)
  2. Si no tenemos instalada la aplicación de escritorio CONTINUAR EN ESTE EXPLORADOR

  1. Asegúrate de que has entrado en TEAMS con tu USUARIO de educacyl
  2. Activa/ desactiva la CÁMARA y el MICRÓFONO según necesidad
  3. Pincha en UNIRSE AHORA

4. ADMINISTRAR LA VIDEOCONFERENCIA EN TEAMS

LA BARRA DE CONTROL 1/2

TIEMPO DE CONEXIÓN DE LA VIDEOCONFERENCIA

ACTIVAR/ DESACTIVAR CÁMARA Y MICRÓFONO

COMPARTIR EL ESCRITORIO DE NUESTRO DISPOSITIVO

LEVANTAR LA MANO PARA PARTICIPAR

LA BARRA DE CONTROL 2/2

ACTIVAR/ DESACTIVAR CHAT DE LA REUNIÓN

MOSTRAR/ OCULTAR PARTICIPANTES

Cuando un asistente intente acceder quedará en la sala de espera hasta que el moderador lo admita.Si hubiera varios esperando se les puede meter a todos de golpe.

En el caso de que el curso o seminario tenga un ponente (1), debemos meterlo en la reunión cuanto antes y convertirlo en moderador (2)Cuando el ponente sea externo, lo invitaremos escribiendo su correo (hotmail, gmail, etc) en el cuadro "Escribe un nombre" (3). Le llegará una invitación que debe aceptar para acceder a la reunión. Lógicamente tiene que tener TEAMS instalado en su ordenador.Si hay muchos asistentes se puede incluir a alguien como co-moderador

QUIÉN ES MODERADOR/ES

Por defecto, el único moderador de una videoconferencia es el que la convoca, en nuestro caso el coordinador de la actividad. El moderador puede aceptar o rechazar participantes, silenciarlos, invitar a alguien externo, compartir la pantalla de su dispositivo y descargar el listado de asistentes

EL MENÚ CONTEXTUAL DE PARTICIPANTES

Si alguno de los inscritos no ha recibido su invitación o no sabe como entrar a la sala, lo invitamos escribiendo su nombre y apellidos o su correo educacyl. Si no pertenece a la organización (igual que con los ponentes externos) escribimos su correo electrónico, sea el que sea (gmail, hotmail, yahoo, etc).

Pinchando en los tres puntos a la derecha de un asistente podemos:1. Silenciarlo2. Anclarlo (a la parte superior del menú)3. Quitarlo de la reunión4. Convertirlo en moderador (recomendado solo para los ponentes y ayudantes del coordinador)

RECOMENDACIONES SOBRE EL CHAT

  • Para los cursos o seminarios donde hay un ponente y como norma general cuando hay un número elevado de asistentes, se recomienda pedir a estos que desactiven la cámara y el micrófono.
  • En este caso el chat será el canal para que los asistentes formulen sus dudas y preguntas al ponente/ coordinador.
  • Se debe establecer con el ponente si prefiere contestarlas sobre la marcha o dejar un tiempo al final para ello.
  • En cualquier caso el coordinador actuará como moderador, bien lanzando las preguntas al ponente, bien pidiendo al interesado que active su micro y cámara y la formule él mismo.
  • Si hubiera que compartir algún material con los asistentes (presentaciones, archivos, enlaces, imágenes, tablas, vídeos, etc) este sería el medio para hacerlo de forma instantanea, con independencia de que se pueda colgar más adelante en el aula virtual (Moodle) del curso, si lo hubiera o enviarlo por correo electrónico.

¡¡¡MUY IMPORTANTE!!! ANTES DE CERRAR SESIÓN DESCARGAR LA LISTA DE ASISTENCIA

Esta acción descargará en tu equipo una HOJA DE EXCEL que debes enviar a tu asesor del CFIE junto al ACTA DE SESIÓN.Sustituye a la HOJA DE FIRMAS a la hora de certificar la asistencia tanto de los ponentes como de los asistentes

GRACIAS Y MUCHA SUERTE