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Sommaire

Agenda

Préinscription

Confirmation de l'organisateur

Inscription définitive

Ressources

Je veux créer ma rencontre

Agenda

Barre de recherche: Sélection de la période: ​Affichage des rencontres en fonction des critères demandés:

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Agenda

Etat des inscriptions

La rencontre est ouverte aux préinscriptions, c'est-à-dire que l'association peut préinscrire sa ou ses classe(s) et fournir ses effectifs

X classes de votre association sont actuellement préinscrites à cette rencontre. Il est possible de modifier, compléter ou annuler votre préinscription tant que le statut Agenda n'est pas passé à "Organisation".

La rencontre a été confirmée par l'organisateur avec une date, un lieu et un horaire défini. L'association déjà préinscrite est invitée par mail à confirmer sa participation.

L'organisateur est en train de finaliser la rencontre. Les associations ne peuvent plus modifier leur inscription mais elles peuvent consulter les informations et documents mis à leur disposition.

Préinscription

Des messages d'erreur peuvent s'afficher:

• Oubli de saisie des effectifs

• L'association choisit une classe qui a un niveau ne correspondant pas à ceux indiqués par l'organisateur.

Pour se préinscrire, vous devez:

• ré affilier vos élèves
• vous connecter avec l'identifiant et le mot de passe du président(e) ou du trésorier.

Vous devez sélectionner la classe et les effectifs, puis cliquez sur "Ajouter cette classe". Mettre des informations complémentaires s'il y en a (horaire du car, enfant en situation de handicap...), puis enregistrer votre préinscription. Le retour à l'agenda fait apparaître sur votre statut "Utilisateur" la mise à jour des effectifs participants. Si le statut de l'agenda est toujours sur "Préinscription, vous pouvez effectuer des modifications. Sinon, contactez l'organisateur.

Préinscription

Echange avec l'organisateur

Return

Posez votre question puis cliquez sur "envoyer la question à l'organisateur". Vous recevez une confirmation par mail que l'organisateur a été informé de votre demande. Vous recevez un mail lorsque l'organisateur répondra à la question que vous avez posée.

Echange entre l'organisateur et l'enseignant

Confirmation de l'organisateur

L'organisateur finalise l'organisation de la rencontre.Il y a 3 situations:

L'organisateur confirme votre participation

Vous allez recevoir un mail de confirmation: Vous devez vous connecter à Webaffiligue, via votre identifiant et mot de passe envoyé après votre réaffiliation, pour confirmer votre participation définitive à cette rencontre.

L'organisateur reporte votre participation sur une autre rencontre

En fonction du nombre de préinscriptions sur une rencontre, l’organisateur peut être obligé de répartir l’ensemble des associations préinscrites sur une ou plusieurs autres rencontres.Des problèmes de météo ou de disponibilité du lieu de la rencontre peuvent aussi obliger l’organisateur à reporter toutes les préinscriptions sur une autre rencontre. La rencontre proposée peut être identique.L’association recevra l’information par mail de l’organisateur. Quand l’association va consulter l’agenda, son statut « Utilisateur » affiche les modifications de l’organisateur :

L'organisateur annule la rencontre

Si l’organisateur constate qu’il ne peut plus organiser la rencontre (effectifs préinscrits insuffisants, météo capricieuse, lieu de la rencontre non praticable), il peut décider d’annuler la rencontre. Toutes les associations préinscrites ou inscrites reçoivent un mail pour leur signaler l’annulation de la rencontre. La rencontre apparaît toujours sur l'agenda mais "barrée" pour signaler son annulation. Le statut Agenda est alors "Agenda=Annulation".

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Inscription définitive

Quand l’association consulte la date de la rencontre, elle voit :- le statut « Agenda = Inscription »- les effectifs inscrits définitivement apparaître dans la colonne « inscrits »- son statut « Utilisateur = Préinscrit »Lors de la première ouverture, ces effectifs sont égaux à 0 puisqu’aucune inscription définitive n’a été faite.

Inscription définitive

L’association ouvre la fiche de la rencontre et peut modifier les effectifs annoncés et les informations complémentaires de la rencontre. Ensuite elle clique sur le petit bonhomme à droite pour valider les effectifs des enfants licenciés inscrits.

Attention ! Si tout ou partie des licences des enfants de la classe n'a pas été demandées, l'enseignant ne pourra pas valider ses effectifs de licenciés et ne pourra donc pas confirmer son inscription.

La liste des enfants licenciés de la classe choisie apparaît. Cette liste comprend toutes les licences « USEP enfant » validées ou en cours de renouvellement. Il suffit juste de sélectionner les élèves qui participent à la rencontre et valider la liste des enfants licenciés en cliquant sur le bouton "Valider". Attention ! Pour une classe à plusieurs niveaux :

• Un seul niveau s’affiche à la fois.
• En cas de restriction à certains niveaux par l’organisateur, les niveaux de la classe non autorisés par l’organisateur ne sont pas accessibles. (Exemple : pour une classe de CE1-CE2, si la rencontre est réservée aux CE2, le niveau CE1 ne sera pas accessible). Dans ce cas, contacter l’organisateur.

Le message suivant apparaîtra pour guider l'association sur la démarche à suivre:

Inscription définitive

L'affichage revient à la liste des classes inscrites et l'affichage a été mis à jour.

Il est obligatoire que les deux chiffres soient égaux (il doit avoir le même nombre dans la case et entre les parenthèses).Si ce n'est pas le cas, vous devez donc modifier l'effectif annoncé lors de la préinscription pour qu'il corresponde au nombre de participants de votre classe.

• Le premier chiffre dans la case est l'effectif qui a été inscrit lors de la préinscription
• Le deuxième chiffre est le nombre de licenciés qui ont été validés

Sinon, le message suivant apparaîtra bloquant la confirmation de l’inscription.

Inscription définitive

Si l’organisateur a demandé aux associations de télécharger, remplir et retourner un document. Ne pas fournir les documents ne bloque pas la confirmation de votre inscription définitive

Lorsque le bouton « S’inscrire » en bas de page s’affiche en vert, c’est que l’association remplit toutes les conditions pour confirmer son inscription.

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Message de confirmation. Le statut "Utilisateur" mis à jour.

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Enregistrement

La fiche est en statut «1 – Brouillon ». L’événement n’a pas de numéro de rencontre et il est visible uniquement par l’organisateur qui ne veut pas encore la publier sur l’agenda Webrencontre car il a encore des informations à compléter

La fiche est en statut « 2 – Publié ». L’événement a un numéro de rencontre et il est visible dans l’agenda par toutes les associations Usep qui peuvent maintenant se préinscrire.

La fiche initiale est en statut «1 – Brouillon » . Ce bouton est utilisé quand l’organisateur a besoin de créer plusieurs rencontres avec une fiche identique s’il n’a par exemple qu’un changement de date à effectuer. L’organisateur met à jour les informations pour créer une autre rencontre.

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Préinscription

• Insérer le n° d'association de l'école à inscrire
• Rechercher l'enseignant et le niveau de classe
• Inscrire le nombre d'enfants et d'accompagnateurs
• Cliquer sur "Ajouter cette classe"
• Enregistrer les modifications

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Validation des préinscriptions

Un message apparaît demandant la confirmation de la modification de statut de la rencontre. Choisir « Oui » Toutes les associations préinscrites sur cette rencontre ont reçu un mail automatiquement envoyé par Webrencontres pour les inviter à confirmer leur participation. Il y aura également dans ce mail un lien pour télécharger les documents proposés par l’organisateur. Les associations ne pourront plus effectuer de modification. Ils devront contacter l'organisateur

Pour commencer la procédure de confirmation, l'organisateur utilise les cases à cocher sur la gauche pour sélectionner les associations choisies pour participer à cette rencontre. Par exemple, l’organisateur a choisi de retenir 3 associations sur les 5 préinscrites. Sinon, il peut sélectionner toutes les associations en cliquant sur "Sélectionner toutes les associations".

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Validation des inscriptions

Les associations ont validé leur inscription

L’organisateur peut valider leurs inscriptions définitives.Il va cocher la ou les cases des associations à valider et cliquer sur le bouton « Valider les inscriptions ».

Les associations n'ont pas validé leur inscription

L’organisateur ne pourra pas passer une rencontre à l’étape « 4 – Organisation » s’il reste encore des associations n’ayant pas transformé leur préinscription en inscription définitive. En effet, S’il sélectionne toutes les associations pour valider toutes les inscriptions et passer à l’étape organisation, le bouton « Organiser et valider les inscriptions » sera inaccessible. L’organisateur doit annuler la participation des associations n’ayant pas confirmé leurs inscriptions en cliquant sur la croix rouge. Après avoir validé l'annulation de la participation d'une association, l'association reçoit un mail l'informant de cette annulation.

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Validation des inscriptions

Si l'organisateur valide la rencontre et les inscriptions, les associations participantes ne pourront plus faire de modifications. L'organisateur peut toujours ajouter une nouvelle école.

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Rappel de l'évènement

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Clôture de l'évènement

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Si l’organisateur répond OUI, il bascule sur le menu de clôture de l’événement pour saisir les réponses aux questions de l’enquête de l’Usep nationale :

Ressources

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