REUNIONES EFECTIVAS

¿Qué valorle dasal tiempo?

REUNIONES EFECTIVAS

GUIA PRACTICA

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Guía Práctica Reuniones Efectivas

¿Para qué es la reunión?

¿Qué temas se van a tratar?

¿Cómo se va llevará a cabo la reunión?

Propósito

Hacer uso efectivo del tiempo promueve el foco y la productividad.

¿Por qué hacer la reunión aporta valor?

🎯 Definir el sentido de la reunión. Evaluar si es el método apropiado o puede resolverse con otros, tales como:

• una llamada telefónica
• un videoconferencia corta
• un mail
• un chat colaborativo
• búsqueda de información de manera autogestionada

🤷‍♀️ Definir expectativas de la reunión. Identificar el valor que aportará invertir tiempo de las personas en el encuentro.

• comunicar
• cocrear
• coconstruir
• acordar
• alinear
• resolver

📝 Clarificar el tema a tratar. Es recomendable que los temas sean precisos para lograr el foco en el mismo. A más se abran más tiempo requerirá su tratamiento. Por ello se hacer un mapa del tema, identificar y clasificar subtemas es una práctica útil.

• hacer un mapa del tema

Técnica del árbolTécnica MindMap Técnica Diagrama ISHIWAWA

• identificar y clasificar subtemas

Matriz de Stephen Covey Matriz de Eisenhower

🛠 Establecer dinámica de la reunión. Una reunión debe incluir:

• Presentación
• Introducción del tema
• Argumentación y desarrollo del mismo
• Participación y recolección de opiniones
• Cristalización de inquietudes
• Plan de acción con sus respectivos responsables y tiempos de entrega
• Documentación para dar visibilidad y seguimiento
• Cierre y agradecimiento

Adicionalmente se deberá considerar:

• espacio: sala o canal virtual
• elementos: pizarra, aplicación colaborativa
• roles: moderador, expositor, anotador, guardián del tiempo

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¿Cómo lograr asistencia?

¿A quiénes les aporta valor al tema?

¿Qué hacer para lograr involucramiento?

Regla de dos pies: Si un participantes no encontrara sentido a su participación, posibilidad de aprendizaje y/o contribución al tema será responsable de usar sus dos pies para moverse, haciéndolo con respecto sin perjuidicar la reunión.Quienes permanezcan en la misma aceptarán la decisión con naturalidad.

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Convocatoria

📢 Identificar las personas necesarias para el tratamiento del tema. La definición precisa de las personas que deben participar del encuentro favorece el uso efectivo del tiempo, maximiza el foco y la productividad. La matriz RACI es una herramienta que puede facilitar su identificación y, adicionalmente, dará visibilidad de las asistencias con carácter mandatario y aquellas optativas.

✔ Asistencia de las personas necesarias para el tratamiento del tema. El día es finito y la agenda también. Realizar la convocatoria a la reunión con un mínimo de 72 horas de antelación ofrece tiempo a los invitados para su organización personal, e incluso preparación de sus aportes al tema (incluirlo en la convocatoria). Es recomendable realizar un recordatorio de la cita unas horas antes e incluso validar la asistencia. Cuando se estime una concurrencia menor al 50% es conveniente reagendar el encuentro. En casos de demoras, cancelación y/o modificación notificar con la mayor antelación posible, a los efectos de respetar el tiempo y agendas de los convocados.

🖇 Involucrar a las personas en el tema. Lograr que las personas mantengan la atención y se involucren con el tema es posible. Para ello considerar:

• Reuniones concretas y preparadas
• Repasar el propósito de la reunión y la agenda
• Clarificar el impacto del tema para los participantes
• Validar la emocionalidad en el aterrizaje a la reunión
• Considerar las características de la audiencia (personalidad e interés en el tema)
• Incluir recursos visuales, auditivos y de movimiento
• Usar técnicas de storytelling y lifetelling
• Definir el tiempo de exposición por integrante para la participación de todos de manera dinámica
• Generar atmósfera de cognición y empatía social promoviendo la apertura de consultas y preguntas
• Evitar interrumpir el feedback de un participante
• Prestar atención a la comunicación no verbal (postura corporal, tono de voz, movimientos, expresiones faciales)
• Usar nombres y crear conexión visual

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Especificar funciones antes del inicio teniendo en cuenta las fortalezas de los participantes. Hacerlo favorecerá la efectividad de la reunión.

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Roles

Facilitador visual

Persona que mediante la técnica de registración visual representará con dibujos, gráficos y letras el contenido de la reunión para disponibilizarlo posterior a la misma.

Tomador de notas

Persona que tomará notas de las conversaciones y acciones acordadas. Adicionalmente será quien distribuya las mismas favoreciendo su visibilidad y trazabilidad.

Moderador

Persona que facilitará y moderará dándole dinamismo a la reunión acorde a la agenda pautada. Rol de suma importancia en encuentros que abran debate colaborativo.

Participantes

Personas convocadas a la reunión dado su posible aporte e interés en el tema.

Organizador

Persona responsable de la reunión, quien llevará adelante el tema en cuestión.

Guardián del tiempo

Persona que velará por el tiempo asignado a la reunión en vistas de cumplir con al agenda y participación de todos los concurrentes.

En equipos maduros, es posible, que la distribución de tareas surja de manera espontánea y autogestionada. Podrían utilizarse técnicas de creatividad y construcción colaborativa que promuevan el intercambio de miradas y desafíen modelos mentales.

sombreros para pensar

zapatos para la acción

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¿Se ha descubierto alguna práctica para compartir?

¿Qué acciones se acuerdan?

¿En qué plazos se establecen?

¿Quiénes son responsables de llevarlas adelante?

¿Cómo se visibilizarán para que sean trazables?

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Entrega de valor y acciones

➡ Dar forma a los accionables cocreados en la reunión Una reunión con propósito y expectativa clara deviene en acciones concretas. Darle forma a las mismas le asigna sentido a la inversión de tiempo e inteligencia colaborativa que implica toda reunión. Pueden quedar reflejadas en las notas tomadas durante la reunión y en la registración visual. Algunas técnicas que pueden implementarse para definir objetivos y establecer resultados esperados: Técnica SMART Técnica OKR

🔗 Compartir prácticas y conocimiento En las reuniones efectivas suelen aparecen ideas, comportamientos y/o prácticas de valor. Es de utilidad registrar las mismas y ponerlas a disposición del equipo como inspiración, autoaprendizaje y/o guía. Partir de lo que se ha creado optimiza el tiempo dejando porciones del mismo para innovar y/o crear nuevas cosas.

⏱ Acordar plazos de avance y entrega Una vez definidos los responsables de las acciones, objetivos y expectativas es necesario calendarizar. Hacerlo favorece la organización y coordinación de quiénes estén implicados en las mismas. Además reduce la ansiedad.

🧿 Definir responsables de las acciones CoCrear acciones es el primer paso para que una reunión sea efectiva. El segundo acorde quién y/o quiénes tendrán responsabilidad de llevar adelante las mismas. Es de extrema importante que esos acuerdos y las expectativas queden claras.

👓 Dar visibilidad y seguimiento Disponibilizar el plan de trabajo es clave. Promueve la autogestión, reduce el tiempo de consultas y la ansiedad de los resultados. El uso de herramientas como Jira, Trello y Asana (entre otras) son opciones de valor. ¡Eso sí! Toda herramienta requiere actualización. Es decir que será compromiso y responsabilidad de las personas involucradas plasmar los avances en las mismas. Hacerlo generará confianza, transparencia y tranquilidad.

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Atención

Como en toda práctica suelen haber situaciones frecuentes que pontencian y/o debilitan las mismas.

Revisar el material antes

Probar las herramientas

Puntualidad

Actitud positiva y colaborativa

Preguntar y escuchar

Usar el celular y/u otra distracción

Interrumpir

Juzgar y suponer

Faltar el respeto

Tomar personal las opiniones

Seguir con un tema cuando no se avanza

Elevar el tono de voz y usar expresiones inapropiadas

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Este checklist interactivo tehacer un aprendizaje evolutivo de los encuentros que lleves adelante para convertirlos en reuniones efectivas.

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CheckList

¿Propósito claro?

Instrucciones

INSTRUCCIONES

• Previo a cada reunión relee a guía práctica REUNIONES EFECTIVAS.
• Antes de iniciar el encuentro valida el propósito, expectativas, los roles y tiempo.
• Cuando haya terminado la misma lee las preguntas de la lista.Puedes hacerlo con la audiencia o bien a modo de introspección.
• Desliza con el mouse el círculo verde cuando la respuesta sera favorable y el colorado cuando sea negativa.

¿Concurrencia mayor al 50%?

¿Interracción de la mayoría?

¿Cumplimiento del tiempo?

¿Hubo distracciones?

¿Hay acciones y responsables definidos?

¿Hay notas de la reunión?

¿Las herramientas y dinámicas funcionaron?

¿Hay visibilidad y trazabilidad acordada?

¿Las expectativas están acordadas?

Todas las reuniones te servirán para mejorar y aprender de otros y con otros.

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