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Guida a cura de Il Fattore Umano
Come gestire gli aspetti tecnici
Videocall su ZOOM
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Guida a cura de Il Fattore Umano

Come gestire gli aspetti tecnici

Videocall su ZOOM

La gestione delle dinamiche virtuali riguarda sì aspetti relazionali, ma non solo.E dal momento che Webinar, Workshop online e videoconferenze sono il modo più comune per mantenere vive le relazioni personali è bene non trascurare gli aspetti tecnici per la buona riuscita della chiamata.Chi non è abituato ad utilizzare questi strumenti potrebbe avere qualche difficoltà, perciò abbiamo pensato di darvi dei consigli affinché le videochiamate, di qualsiasi natura esse siano, funzionino al meglio.

PRIMA DELLA VIDEOCHIaMATA

ANTICIPO

Arrivare qualche minuto prima rispetto all’appuntamento è un ottima escamotage e una buona abitudine per darci la possibilità di verificare la corretta funzionalità dei mezzi che andremo ad utilizzare.

ANTICIPO

CONNESSIONE INTERNET

connessioneinternet

Se la chiamata è importante, si potrebbe evitare il disagio collegando il computer direttamente al modem tramite un cavo Ethernet, questo consentirà di lavorare più tranquillamente garantendo una stabilità maggiore. Per coloro che dispongono della sola connessione wireless, il consiglio è di non impiegare la linea per fare altre cose nel frattempo, come download, upload, utilizzo dei social, Netflix.Inoltre, prima della videochiamata potreste fare uno speed test. La verifica è piuttosto semplice da fare, è sufficiente digitare su google come chiave di ricerca nome gestore+speed test (foto).

Può capitare spesso, e a volte del tutto inaspettatamente, che la qualità della connessione diminuisca.

Potrebbe sembrare banale ribadire l’importanza della stabilità della connessione internet, ma a chi non è capitato almeno una volta di dover interrompere una videochiamata per la scarsità del segnale? Connettersi in anticipo e navigare in internet, provando a fare il download di qualche file, oppure andare su YouTube e caricare un video vi potrà aiutare a capire la velocità del vostro segnale.

DURANTE LA VIDEOCHIaMATA

USO DELLECUFFIE

USO DELLECUFFIE

Questo è il motivo per cui spesso la voce dell’interlocutore gracchia oppure rimbomba producendo un’eco. Il problema è facilmente risolvibile indossando delle cuffie, che possono contribuire anche a dare un aspetto più professionale. A maggior ragione si condivide l’ambiente con altre persone, le cuffie sono un valido aiuto per risaltare la propria voce e coprire quelle diverse dalla nostra.

Quasi nessuna delle persone che conosciamo e con cui ci videochiamiamo usa le cuffie per comunicare, preferendo, invece, l’uso degli altoparlanti e del microfono già integrati nel computer.

Spegnereil microfono

COME SI FA?

spegnereil microfono

Un'abitudine che non tutti hanno è quella di spegnere il microfono quando sono altre persone a parlare e riaccenderlo solo quando si vuole prendere la parola. I rumori di sottofondo come lo spostamento della sedia, del semplice colpo di tosse o di un "coinquilino rumoroso" potrebbero distrarre gli interlocutori.

USO DELLACHAT

USO DELLA CHAT

Per comunicazioni di tipo tecnico (mal funzionamento dell'audio o del video, connessione internet lenta ecc) o non necessariamente urgenti, è consigliato l'utilizzo della chat di servizio, con cui si può comunicare a tutti contemporaneamente oppure a un solo utente privatamente. Si può utilizzare la chat. anche per l'invio di link esterni, è sufficiente copiare l'url e incollarlo nella barra di digitazione del messaggio.

REAZIONIIMMEDIATE

Per esprimere approvazione su quello che l'interlocutore sta dicendo senza però interrompere o creare disturbo si può utilizzare la funzione reazioni.

reazioniimmediate

sfondoNEUTRO

La scelta della propria posizione durante una videoconferenza è sempre molto difficile. La soluzione è semplice, quando non è possibile posizionarsi davanti a uno sfondo neutro è possibile ricorrere a una funzione di zoom chiamata Sfondo virtuale, con cui è possibile modificare e personalizzare lo scenario alle proprie spalle.

SFONDONEUTRO

ILLUMINAZIONE

L’illuminazione, nella scelta della posizione da cui effettuare la videochiamata, è un aspetto fondamentale. Sedersi davanti a una finestra, in pieno giorno, è certamente poco funzionale. Affinché l’interlocutore ci veda correttamente e quindi l’immagine sia chiara e nitida sarebbe opportuno avere una fonte di luce che illumini il viso ma non direttamente.

apparire al meglio

apparireal meglio

Sapevate che si può mettere un filtro "bellezza" anche su zoom?Ebbene sì. Farlo è molto semplice, basta andare sotto la voceVideo nelle impostazioni dell'applicazione e spuntare la casella Ritocca aspetto personale.

RIDURRE AL MINIMO LE DISTRAZIONI

RIDURRE ALMINIMO LE DISTRAZIONI

Quando non parlate, silenziate il microfono per evitare eco e rumori di fondo. Ovviamente, ricordatevi di riattivarlo prima di parlare.

Come già accennato, la scelta di uno sfondo neutro e di un abbigliamento sobrio e semplice favorisce la concentrazione. Anche muoversi troppo o giocherellare con bracciali e capelli è sicuramente motivo di distrazione per noi e per la persona con cui si sta parlando.

È molto facile distrarsi durante una videochiamata. Una piccola accortezza è quella di liberarsi di smartphone, gadget, applicazioni o qualunque altro possibile accessorio che potrebbe distrarre dall’interlocutore.

Proprio come qualsiasi altra attività dal vivo, le videochiamate richiedono un po' di pratica.Quindi, se finora non avete dato importanza a questi aspetti, non a tutti perlomeno, da oggi potreste metterli in pratica, vedrete che dalle prossime volte andrà sicuramente meglio!

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