Reuniones eficaces

REUNIONES EFICACES

10 CONSEJOS

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ANTICÍPATE

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CONOCE A LOS ASISTENTES

FIJA OBJETIVOS

PREPARA LA DISCUSIÓN

PRESENTA CON CLARIDAD

PROMUEVE LA PARTICIPACIÓN

ESCUCHA DE FORMA ACTIVA

RESUME LAS APORTACIONES

GESTIONA EL TIEMPO

otros consejos

REFERENCIAS

@fjbalsera

• Prepara la reunión con antelación.
• Recoge la información que se vaya a tratar.
• Ten organizado el material.
• Envía con antelación a los asistentes el orden del día, así como la documentación que sea necesaria.

• Conoce a los participantes y prevé sus puntos de vista para proponer alternativas.
• Anticípate a las posibles preguntas que te puedan plantear.
• Cuida la recepción y da la bienvenida a los participantes para fomentar una buena disposición.

¿Por qué tenemos que realizar esta reunión? Fija los objetivos y los temas que se van a tratar. El próposito de la reunión debe estar claro desde el principio.

Ten preparadas la información que se va a aportar y las posibles respuestas, así como el establecimiento de tiempos.

Presenta el tema de forma clara y concisa.

Anima a que los participantes aporten su opinión pero siempre manteniendo centrado el tema. Las intervenciones deben ceñirse a los puntos señalados en el orden del día.

Escucha activamente a los participantes para que se generen expectativas.

Toma nota de las diferentes aportaciones y de los acuerdos a los que se llegue. Se dejará constancia de las personas responsables de llevar a cabo cada tarea. Con posterioridad a la reunión, es necesario realizar un seguimiento de estos acuerdos.

• Comienza la reunión con puntualidad y finaliza a la hora que se haya acordado.
• Es aconsejable fijar los tiempos de intervención.

• Fomenta un ambiente cordial.
• Selecciona un espacio que sea adecuado para llevar a cabo la reunión.
• Sé empático y asertivo.
• Envía a los participantes el acta y un resumen de las conclusiones y acuerdos tomados una vez finalizada la reunión.

Para la elaboración de esta infografía se han consultado los siguientes documentos:

• Contenidos del bloque 3 del curso "El desarrollo de la función directiva". INTEF. 2020
• Arroyo, Diego (2020). Soft skills para COFO.
• ONiAd Academy (2019. ¿Cómo hacer una reunión eficaz? 7 tips para mejorar tus reuniones.