Decálogo reuniones eficaces

DECÁLOGO REUNIONES EFICACES

EFICACIA«Para qué se hace la reunión»Cumplir con un objetivo trazado

EFICIENCIA«Cómo se hace»Menor costo y menor tiempo posibe, obteniendo resultados de calidad.

ANTES DE LA REUNIÓN

1

2

3

Cumplir con los criterios generales de eficacia y eficiencia.

4

Contar con un orden del día establecido y unos objetivos claramente definidos.

Realizar la convocatoria en tiempo y forma y contar con la confirmación de asistencia de las personas participantes.

Preparar las condiciones adecuadas en cuanto a la elección del espacio (mobiliario, iluminación, ventilación...) y preparación del material necesario. Cuidar factores socioemocionales que puedan mejorar el clima de la reunión.

DURANTE LA REUNIÓN

5

6

7

8

AL FINALIZAR LA REUNIÓN

9

Realizar síntesis parciales a lo largo de la reunión, recordando los objetivos planteados.

10

Explicar/fijar los objetivos y establecer los roles de cada persona asistente para un buen funcionamiento de la reunión (moderador/a, secretario/a, controlador/a del tiempo...).

Establecer una serie de normas para el correcto desarrollo de la reunión (escucha activa, brevedad de las intervenciones, respeto a las intervenciones de las demás personas, evitar interrrupciones y conversaciones laterales., respeto turnos de palabra..)

Comenzar la reunión con puntualidad.

Realizar una síntesis final, visibilizando los objetivos alcanzados y los acuerdos tomados.

Agradecer la asistencia y hacer llegar un acta de la reunión, con los acuerdos tomados a todas las personas asistentes.